東毓油壓精進專案進度管理的自我轉(zhuǎn)型

經(jīng)常被抄襲不曾被超越

文：陳祈廷

東毓油壓

發(fā)布時間： 2022-11-21 16:48:00

「每一個個案都是企業(yè)心血，每一次導(dǎo)入都是立下新的標(biāo)竿！」東毓油壓陳淑婷副總經(jīng)理，在東毓的專案進度管理規(guī)劃提升之後，為什麼下了這樣的註解？

東毓油壓佔國內(nèi)油封製造廠95%市場佔有率，以油封的油壓機械設(shè)計生產(chǎn)與製造，於全球橡膠業(yè)界擁有極高市佔率與及品牌知名度，自創(chuàng)『Tung Yu』品牌產(chǎn)品行銷全球六十餘國，深獲業(yè)者認同與客戶肯定，躍升為亞洲最大的客製化油壓機械供應(yīng)商。

一個月在手專案100個專案管理能否從80分到100分？

東毓每月在手專案超過100個，每一個專案中可能有70、80個任務(wù)，在手專案的任務(wù)進度資訊散落各單位，包含設(shè)計、電控、資材、組裝，為確認每月出貨訂單金額能達成目標(biāo)，過去用管制表管控訂單的每一階段是否如期，業(yè)務(wù)、設(shè)計、電控、資材、製造需在各單位Excel上更新進度，造成重工維護執(zhí)行進度。

▲東毓油壓陳淑婷副總經(jīng)理

每一周，生管在產(chǎn)銷會議前需花費至少半天時間彙總整體狀況，才能提升產(chǎn)銷會議開會效率，「這樣的管理方式雖沒有100分但也有80分?！龟愂珂谜f。

不過，所有的工作流程，都還有可以改善的空間，專案進度資訊散落在線外表單中，當(dāng)客戶詢單答覆交期或確認訂單狀況時，等到產(chǎn)銷會議再特別提出，請業(yè)務(wù)主管跟催客戶確認圖回簽，生管無法即時掌握狀況並回覆。

設(shè)計單位於每周一Review進度後，需匯總更新進度後寄信給相關(guān)單位，才能讓其他單位掌握狀況，在關(guān)鍵任務(wù)的控管上，由設(shè)計主管mail通知執(zhí)行狀況，無人控管進度是否如期。

跳脫Excel管理思維專案進度管理更加分

陳淑婷分享，有時常跟同仁說，「現(xiàn)在這樣做已經(jīng)不錯，但應(yīng)該有機會可以更好！」，如果能在專案進度管控上更有效率，提前看到問題發(fā)生或掌握未來產(chǎn)能負荷，就可以更快速的處理與回覆，提升訂單答交速度並確保訂單如期出貨。

東毓以「提升專案進度管理效率」著手，過往，設(shè)計只控管機構(gòu)出圖與電控出圖，資材只控管採購發(fā)包，組裝在生產(chǎn)計劃表控管機臺預(yù)計上線日期，沒有關(guān)鍵製程計畫；由生管了解現(xiàn)場進度後再維護到產(chǎn)銷會議表進行報告。

從專案進度透明規(guī)劃，搭配各單位主管內(nèi)部控管專案進度的需求，將各大階段里程碑的計畫往下展開，各單位主管透過專案進度明細表可直接內(nèi)部Review執(zhí)行進度，透過各單位人員進度回報與ERP資料更新連動，不需PM再匯總進度更新道管制總表。

再來以專案立案與評審機制，於製單會議後與訂單成立後，PM直接立案並透過偕同計畫指派各單位主管依據(jù)人員能力與負荷，明確定義各項任務(wù)執(zhí)行人與任務(wù)時程，PM確認專案計畫符合訂單交期後，提交副總簽核，確認計畫後便直接啟動專案，專案啟動後自動偵測提醒任務(wù)執(zhí)行。

提升專案進度掌握能力?爭取提升訂單準(zhǔn)時出貨

以往的各單位於各自Excel表單上維護還有重工回報進度，如何靠關(guān)鍵路徑規(guī)劃與任務(wù)回報與預(yù)警材解決？

設(shè)計、電控單位可直接透過工作項回覆進度，不需填寫Excel並透過SFT報工，資材、廠務(wù)單位只要落實日常進貨單建立、組裝進度的SFT回報，即可即時更新各任務(wù)進度，且可直接讓PM與部門主管掌握細項，也可以時時提醒任務(wù)執(zhí)行人，需要優(yōu)先執(zhí)行哪些任務(wù)，降低人員疏漏而逾期且影響後置任務(wù)的狀況。

過去，設(shè)計、電控單位每週一部門會議前後需要花費1天時間確認，並維護進度到各單位Excel表上，生管(PM)才能匯總資料到總表。廠務(wù)單位並未維護Excel，生管需花費半天確認現(xiàn)場進度並更新總表上進度；生管(PM)每週五產(chǎn)銷會議前，需花費半天時間匯總各專案進度，才能掌握專案進度。

現(xiàn)在則可依靠專案進度的掌握，各單位主管可直接透過報表掌握部門成員各項專案任務(wù)執(zhí)行狀況，針對未如期、高風(fēng)險任務(wù)進行檢討與調(diào)整執(zhí)行方案。生管PM不需花費時間查詢SFT上現(xiàn)場組裝進度，可直接掌握各專案組裝進度，開立產(chǎn)銷會議前生管只需要關(guān)注要重點討論的專案，不需花費時間匯總進度才能報告。

導(dǎo)入系統(tǒng)形成同溫層快速掌握訂單狀況加速溝通

陳淑婷說，每次在做專案時，東毓通常會有啟動大會，讓同仁知道「為什麼要這麼做」，可以想要預(yù)見、或是可能的收穫會是什麼，必需要讓同仁非常清楚。

從早期WorkFlow ERP，轉(zhuǎn)換至PLM產(chǎn)品生命週期系統(tǒng)，引進SFT廠區(qū)生產(chǎn)追蹤系統(tǒng)的導(dǎo)入，讓資訊系統(tǒng)協(xié)助設(shè)計到生產(chǎn)製造順利整合。透過管理手法以及資訊工具的對接，快速適應(yīng)挑戰(zhàn)，因應(yīng)跨界挑戰(zhàn)中的瞬時競爭。

這次的專案進度管理也是如此，建立各類專案模板標(biāo)準(zhǔn)化各類專案的WBS(工作分解架構(gòu))，確保計畫完善以提升專案計畫快速擬訂與審核能力，並且改變管理方式，從人找事到事找人，明確各項任務(wù)時程與執(zhí)行人，透過數(shù)據(jù)偵測，主動提醒驅(qū)動人員執(zhí)行任務(wù)。

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