I.B.O強化資訊整合　搶先落實E化管理

二代領(lǐng)軍搶先落實E化累積數(shù)據(jù)黑金

文：曾郁雯，整理/李孟純

越南I.B.O責(zé)任有限公司

發(fā)布時間： 2019-05-20 10:00:00

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????????越南I.B.O責(zé)任有限公司成立於二○一六年底，秉持良心為初衷開創(chuàng)食品大業(yè)，主要經(jīng)營進(jìn)出口食品以及食品製造代工OEM、ODM的相關(guān)業(yè)務(wù)，擁有多樣化的專業(yè)自動化產(chǎn)線，多年來為許多知名的品牌客戶客製化研發(fā)商品配方，主力產(chǎn)品為蛋酥、膨化食品等加工製品。

????????不斷地追求創(chuàng)新以「實現(xiàn)顧客需求」，進(jìn)而強化提案型的營業(yè)活動，為了與客戶的共存共榮及提倡飲食文化的無限發(fā)展延續(xù)。並充滿創(chuàng)造商品的生命力與價值的熱情，這份對食品的執(zhí)著也延伸到企業(yè)的管理與經(jīng)營，整合企業(yè)資訊、妥善運用數(shù)據(jù)經(jīng)營管理是I.B.O所努力的目標(biāo)。

IBO食品

▲IBO 全廠以自動化投產(chǎn)，配料配方與效期需需要精準(zhǔn)嚴(yán)格的管控，製作出令人安心滿意的美味產(chǎn)品。

人力報表費時，跨部代溝成管理盲點　

????????在過去系統(tǒng)環(huán)境中，銷售、採購、生產(chǎn)、會計各自為政，各部門之間的資料皆為手動作業(yè)，僅靠人工串聯(lián)，且人員異動頻繁，表單格式不一導(dǎo)致無法各部門資料無法整合，也無法結(jié)合到後續(xù)財務(wù)、庫存等資訊，導(dǎo)致人員重工狀況嚴(yán)重；此外，人工產(chǎn)出報表後需再透過數(shù)據(jù)整合，管理人員才能閱讀報表資訊，不僅如此，未落實庫存盤點，管理者無法即使得知當(dāng)下庫存狀況，掌握安全庫存量並及時訂購、生產(chǎn)。

????????不僅如此，越南市場正進(jìn)入高速發(fā)展的階段，手動EXCEL產(chǎn)出製作報表已無法滿足作業(yè)的需求，在李金龍總經(jīng)理的審慎評估後，決定選擇在地化深耕，且擁有完整服務(wù)團(tuán)隊及定期培訓(xùn)課程的越南鼎捷數(shù)智成為I.B.O 資訊E化的最佳夥伴，導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，讓公司的作業(yè)流程e化，迎接各種新挑戰(zhàn)，帶領(lǐng)I.B.O邁向新的紀(jì)元。

統(tǒng)一營運表單，強化資訊整合落實管理

????????在正式導(dǎo)入Workflow ERP系統(tǒng)前，越南鼎捷顧問與I.B.O專案團(tuán)隊共同審視企業(yè)缺口及導(dǎo)入目標(biāo)，發(fā)現(xiàn)I.B.O面臨無系統(tǒng)進(jìn)行資訊自動並即時整合，使得內(nèi)部的流程制度不完善的困境，並確認(rèn)I.B.O欲E化整併管理數(shù)據(jù)。

????????專案團(tuán)隊根據(jù)企業(yè)缺口審視結(jié)果，進(jìn)一步定義出補足、串接及改善的目標(biāo)，先從基本組織能力補強，再進(jìn)一步完善流程及制度，好的表現(xiàn)就可獲得客戶的青睞，最後，營利自然豐厚，由少數(shù)高瞻遠(yuǎn)矚的人定出了公司級的目標(biāo)，要如何往下展開到各部門充份認(rèn)同、承接後逐項展開行動，是一大課題，亦是成敗的關(guān)鍵！

高階引導(dǎo)執(zhí)行，團(tuán)隊齊心向前

????????過程中I.B.O遇到最大的問題在於人員不穩(wěn)定，常有臨時取消、員工請假或缺席的狀況，初期專案PM狀況不穩(wěn)定，加上已習(xí)慣各部門各自為政，因此對於導(dǎo)入時討論要與各部門協(xié)調(diào)作業(yè)事項，或各部門前後作業(yè)影響上，較無法協(xié)調(diào)，會有操作者與管理者理念不同，或者在無發(fā)生之狀況下但目前已發(fā)生未來會持續(xù)發(fā)生的問題。

????????因此李金龍總經(jīng)理深覺人員穩(wěn)定，將是專案成功的最重要關(guān)鍵，特派李婕副總經(jīng)理擔(dān)任此次PM，全程參與討論並學(xué)習(xí)資訊化ERP，在李婕認(rèn)真規(guī)劃實施、重新統(tǒng)籌定義、訂定規(guī)則之下佈達(dá)實施，有效改善跨部門協(xié)調(diào)問題，並比預(yù)期上線時程還要提前，令專案團(tuán)隊士氣大振！

策略目標(biāo)上下支撐，建置全面管理機制

????????通常企業(yè)內(nèi)的資源不足，就更顯得人員的重要性，在建置系統(tǒng)與作業(yè)流程的重要階段，如果展開得宜，人員能力會逐步提升；但若操作不得宜，劣幣驅(qū)逐良幣，後悔莫及。因此佈建適當(dāng)?shù)膱鼍耙龑?dǎo)團(tuán)隊的氣氛是很重要的，處理好心情，事情自然好辦！

????????鼎捷團(tuán)隊發(fā)現(xiàn)，透過宣導(dǎo)會議以及補助的影片情境，能讓各部主管及儲備幹部充份理解及認(rèn)同公司的策略目標(biāo)，再引導(dǎo)大家一步步的制定行動方案，及量化衡量成效的方式。在預(yù)定的時間內(nèi)跟催相關(guān)人員繳交SOP作業(yè)、完成待辦事項或提前做好課前準(zhǔn)備。

????????系統(tǒng)導(dǎo)入的前期的學(xué)習(xí)階段，各部門員工如實如否完成建單工作：有新訂單、採購或庫存異動等等就實際輸入至系統(tǒng)，在上機模擬實資料齊全，後期的ERP操作就能跑得更順暢，因此整個專案進(jìn)度是比一般客戶更提前！

E化資訊加速作業(yè)，提升企業(yè)營運效能

????????在導(dǎo)入期中，李婕發(fā)現(xiàn)若各部門各自為政，將無法達(dá)到資訊整合目標(biāo)，因此要求各單位人員即時且落實的於鼎捷ERP中作業(yè)，雖上線過程中，人員對於新系統(tǒng)的不熟悉還無法完全放掉手工作業(yè)，但在鼎捷顧問的細(xì)心訓(xùn)練及耐心說明，與李婕全心投入督導(dǎo)員工之下，慢慢的步入軌道，且使用者也享受到系統(tǒng)所帶來各項資訊的便利性。

IBO系統(tǒng)導(dǎo)入效益：

結(jié)帳速度加快
庫存準(zhǔn)確率提高
財報產(chǎn)出提效

????????落實E化管理，減少人為錯誤與溝通問題，建構(gòu)資訊化高效穩(wěn)定、準(zhǔn)確的工作環(huán)境，分析報表快速精確，能迅速掌握各部門面臨的問題；由於ERP讓資訊收集的正確性與完整性提高，讓資訊回饋變得即時與有效，讓企業(yè)流程與系統(tǒng)作業(yè)整合後，庫存的準(zhǔn)確率已達(dá)80%，且?guī)齑娼档屠麧欁匀痪驮黾?，此外，因前端資料的完整性提高，未來可如期使用系統(tǒng)自動展出報表，達(dá)成越南公司創(chuàng)建以來苦有財務(wù)報表的困境。

????????I.B.O在導(dǎo)入過程中，雖遇人員異動、跨部門協(xié)調(diào)等環(huán)節(jié)，但在李婕的專案管理團(tuán)隊與鼎捷顧問師齊心合力，不斷的與使用者討論溝通，終能達(dá)成共同成長與管理目標(biāo)，未來I.B.O因為全面資訊化這樣的好基礎(chǔ)，可以在各方面取得起跑優(yōu)勢，運用數(shù)據(jù)驅(qū)動自動化生產(chǎn)與智慧化管理；越南鼎捷數(shù)智也將持續(xù)站在輔助的角色，提供良好的E化顧問諮詢，共同精進(jìn)管理，共創(chuàng)智造未來。

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