臺灣索尼電腦娛樂 實(shí)踐企業(yè)流程再造

掌握資訊等於掌握優(yōu)勢 站穩(wěn)電腦娛樂業(yè)推手！

文：馬新嵐、鄭嘉欽

臺灣索尼電腦娛樂公司

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-29 15:30:00

企業(yè)流程管理

▲臺灣索尼電腦娛樂公司蘇永生副總經(jīng)理強(qiáng)調(diào):「公司非以系統(tǒng)導(dǎo)入為最終目的，而在於如何將公司制度規(guī)則化、標(biāo)準(zhǔn)化，營造一個(gè)更明確以及更舒適的工作環(huán)境?！褂肊RP、人事薪資管理、商業(yè)智慧、電子簽核將這兩個(gè)目標(biāo)串接起來。
─臺灣索尼電腦娛樂公司 副總經(jīng)理 蘇永生

?　　臺灣索尼電腦娛樂股份有限公司(SCET)是世界最大規(guī)模之家庭電視遊戲機(jī)組合製造商Sony Computer Entertainment Inc.（簡稱SCEI）在臺灣成立的公司。臺灣索尼電腦娛樂公司主要業(yè)務(wù)是負(fù)責(zé)PlayStation?4、PS Vita及PS3?等產(chǎn)品在臺灣的銷售及市場推廣，並成立中文化中心進(jìn)行本公司或由第三方廠商開發(fā)之遊戲的本地化作業(yè)，以提供給臺灣玩家一個(gè)健全、高品質(zhì)的遊戲環(huán)境。

　　臺灣索尼電腦娛樂公司在2013年時(shí)因應(yīng)公司組織的擴(kuò)編及業(yè)務(wù)的迅速成長，配合倉庫外包與日本總公司管理需求，庫存異動(dòng)的資訊需要即時(shí)更新匯出；加上過去訂單的簽核都是透過紙本跑流程，當(dāng)主管出差時(shí)，簽核天數(shù)甚至可能多達(dá)3天，導(dǎo)致無法及時(shí)出貨；業(yè)務(wù)不確定訂單的已出貨未出貨資訊；管理報(bào)表主要透過手動(dòng)調(diào)整彙總多個(gè) Excel 報(bào)表產(chǎn)出……等等困擾。體認(rèn)到公司內(nèi)部流程分工不明確且面臨進(jìn)行重新梳理優(yōu)化及改善的必要性，且原本臺灣索尼電腦娛樂公司用的友商ERP軟體系統(tǒng)已無法符合其需求，在評估了多家軟體廠商後，因鼎新的企業(yè)整體解決方案及服務(wù)團(tuán)隊(duì)符合該公司的流程再造需求，所以便選擇了鼎新電腦成為臺灣索尼電腦娛樂公司流程再造的推手！

▲一方面感受到公司改變的決心，另一方面有專案負(fù)責(zé)人蘇永生副總的大力支持和推動(dòng)、MIS陳良武先生的建議與溝通，讓專案輔導(dǎo)過程順利圓滿。?
(左起：鼎新產(chǎn)品總監(jiān)：鄭明洲／SCET副總經(jīng)理：蘇永生／鼎新ERP顧問師：馬新嵐/鼎新EF顧問師：鄭嘉欽/SCET資訊：陳良武)

管理挑戰(zhàn)

• 庫存異動(dòng)資訊無法即時(shí)匯出。

• 簽核天數(shù)長。

• 業(yè)務(wù)不確定訂單資訊。

• 管理報(bào)表手動(dòng)調(diào)整。

• 重新梳理優(yōu)化及改善流程。

應(yīng)用價(jià)值

• 大幅提升庫存準(zhǔn)確率。

• Bundle品的管理更符合需求。

• 同仁透過一個(gè)介面即可完成填單、簽核及表單流程。

• 簽核時(shí)效由3天降至0.85天。

• BI報(bào)表透過圖像方式清楚呈現(xiàn)，作為決策判斷之依據(jù)。

突破困境，實(shí)踐企業(yè)流程改造

　　臺灣索尼電腦娛樂公司蘇永生副總經(jīng)理強(qiáng)調(diào):「公司不是以系統(tǒng)導(dǎo)入最終目的，而在於如何將公司制度規(guī)則化標(biāo)準(zhǔn)化，營造一個(gè)更明確以及讓同仁更舒服的工作環(huán)境，系統(tǒng)導(dǎo)入正是把這兩個(gè)目標(biāo)串接起來?！笲PR(企業(yè)流程再造)以流程合理化並符合內(nèi)控為主要原則，在流程討論關(guān)聯(lián)到跨部門的工作分配和權(quán)責(zé)時(shí)，因?yàn)闀鼊?dòng)過去作業(yè)的流程，故時(shí)有意見分歧的狀況。Kick-off會議時(shí)，江口總經(jīng)理即宣示了企業(yè)流程改造的宗旨，導(dǎo)入過程中除了顧問到府會議的時(shí)段，導(dǎo)入小組另外密集的進(jìn)行內(nèi)部會議，召集相關(guān)人員討論，由各個(gè)流程主導(dǎo)的職能製作SOP文件，於正式會議中請各部門主管蓋章確認(rèn)定版。

　　「改變公司作業(yè)流程對於所有同仁是最大的困難，另一個(gè)是找出真正的問題，因此我們花最多時(shí)間討論溝通並找出共識。同時(shí)也面臨了各部門組織分工不明確且各部門成員意見不一致的艱苦歷程。」蘇永生副總經(jīng)理訴說系統(tǒng)初期導(dǎo)入面臨的挑戰(zhàn)。但因?yàn)楣緦?dǎo)入小組有明確的組織流程再造的決心並且收集各部門意見，輔以鼎新顧問的專業(yè)建議後，最終內(nèi)部流程逐漸清晰並建立出共識，並且讓各部門推派小組長一起參與討論並參與系統(tǒng)的操作學(xué)習(xí)及導(dǎo)入過程，且製作了許多流程系統(tǒng)功能的說明文件，讓公司內(nèi)各成員在面對系統(tǒng)操作不熟悉時(shí)，各部門小組長可以立即教導(dǎo)並參考說明文件供使用者查看，因而大幅降低系統(tǒng)操作及流程改造後的初期不適應(yīng)感！

掌握資訊等於掌握優(yōu)勢

　　ERP上線之後，庫存系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)合一，贈(zèng)品包材也都納入管理，大幅提升庫存準(zhǔn)確率。過去針對Bundle品的管理並不完善，導(dǎo)入Workflow ERP系統(tǒng)後，不管是組合品的庫存，售價(jià)的拆分，成本報(bào)表的顯示，內(nèi)含點(diǎn)數(shù)卡和會籍卡的分錄處理，都有對應(yīng)的解決方案，使得報(bào)表呈現(xiàn)更符合需求。

　　透過EasyFlow電子表單整合ERP、HRM等系統(tǒng)，所有同仁很方便地透過一個(gè)介面即可進(jìn)行填單、簽核及表單流程狀況。經(jīng)由EasyFlow表單設(shè)計(jì)功能設(shè)計(jì)了諸多表單來解決問題，例如:減少過去在信用額度放行上的人為聯(lián)繫，批次轉(zhuǎn)入應(yīng)付系統(tǒng)，減少人為重複處理可能造成的錯(cuò)帳和工作量；設(shè)計(jì)了折讓、促銷、變價(jià)相關(guān)的申請流程，讓業(yè)務(wù)能夠遂行。員購、活動(dòng)領(lǐng)用可以檢視庫存數(shù)量，並追蹤收款與庫存異動(dòng)進(jìn)度;人事差勤表單(請假、加班、出差等表單)方便同仁自行查詢自己的出勤狀況，也讓人事單位可快速地且準(zhǔn)確地結(jié)算薪資。EasyFlow導(dǎo)入後不僅讓公司流程符合了內(nèi)稽內(nèi)控，同時(shí)簽核時(shí)效上由3天降至0.85天，讓員工可以迅速跑完決策流程完成執(zhí)行作業(yè)。更特別的是，透過流程討論及系統(tǒng)測試階段，同仁們之前因工作模糊地帶導(dǎo)致的問題和衝突，也都透過表單的設(shè)計(jì)和流程標(biāo)準(zhǔn)化得到解決。同仁更清楚自己的工作負(fù)責(zé)內(nèi)容及彼此支援的內(nèi)容是什麼，團(tuán)隊(duì)的氣氛更加融洽。

　　而現(xiàn)行已上線的BI報(bào)表共16張，從每日用的執(zhí)行用報(bào)表月管理階層使用的業(yè)績分析報(bào)表都已設(shè)計(jì)並且驗(yàn)證完成。充分應(yīng)用以ERP資料為基礎(chǔ)，並透過圖像方式清楚呈現(xiàn)的特色，以利作為後續(xù)公司決策判斷之依據(jù)。

持續(xù)精進(jìn)邁向高峰

　　感謝臺灣索尼電腦娛樂公司選擇鼎新電腦，讓鼎新有機(jī)會實(shí)現(xiàn)一個(gè)完整的解決方案。專案輔導(dǎo)的過程中，一方面感受到公司改變的決心，另方面也有賴專案負(fù)責(zé)人蘇永生副總的大力支持和推動(dòng)，並感謝中途接手的MIS陳良武先生，憑藉著過去與鼎新合作的經(jīng)驗(yàn)，還有對遊戲產(chǎn)業(yè)的了解，不但縮減了溝通的時(shí)間，也提供了許多建議。

　　系統(tǒng)的上線輔導(dǎo)雖已告一段落，但應(yīng)用價(jià)值的發(fā)酵才要開始，相信臺灣索尼電腦娛樂公司可以在ERP的資訊基礎(chǔ)上，產(chǎn)出更有效益的BI決策管理報(bào)表，深化 EasyFlow和HRM系統(tǒng)的應(yīng)用，讓公司從上到下的每個(gè)人都可以享受到資訊化對營運(yùn)流程的助益。企業(yè)流程改造是一個(gè)持續(xù)的進(jìn)程，期待在不久的將來，鼎新電腦有機(jī)會接受託付協(xié)助精進(jìn)管理的需求，與臺灣索尼電腦娛樂公司一同進(jìn)步，共創(chuàng)雙贏！

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