臺(tái)灣油研 偕BI為提升競(jìng)爭(zhēng)力的決策夥伴

世界性油壓專業(yè)之頂尖製造廠家

文：陳柔澄

臺(tái)灣油研

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-29 14:48:00

商業(yè)智慧

????????BI系統(tǒng)可彈性變化不同角度分析，與以往慣用靜態(tài)報(bào)表的呈現(xiàn)方式差異很大！透過互動(dòng)式連動(dòng)查詢，在內(nèi)部會(huì)議主管們使用BI報(bào)表做會(huì)議檢討時(shí)，見證到BI高效率決策分析的強(qiáng)大功能。而成功上線的關(guān)鍵是要讓高階知道BI是要給高階使用的系統(tǒng)，高階主管們的熱情參與專案開發(fā)，才是上線成功的絕對(duì)保證。─管理部楊智勇經(jīng)理

　　臺(tái)灣油研股份有限公司於1969年5月，由日本油壓專業(yè)之頂尖製造廠家─油研工業(yè)株式會(huì)社所設(shè)立，為臺(tái)灣最具規(guī)模的油壓元件綜合製造廠。30餘年以來，以世界油壓元件水準(zhǔn)之品質(zhì)、性能自期，在油研工業(yè)強(qiáng)力指導(dǎo)之下，致力於新製品之國(guó)產(chǎn)化推進(jìn)，從事新技術(shù)之開發(fā)，締造名實(shí)相符之世界性油壓專業(yè)企業(yè)；促進(jìn)產(chǎn)業(yè)機(jī)械業(yè)界之技術(shù)提升以及國(guó)家繁榮。?
????????近年來由於內(nèi)銷市場(chǎng)逐漸飽和，於是從1996年7月開始拓展外銷市場(chǎng)，目前遍及歐洲、北美洲、中東、東南亞、非洲及香港等地成果豐碩。公司發(fā)展至今已有一定之規(guī)模與基礎(chǔ)，今後更將擴(kuò)大與日本母公司技術(shù)合作，並藉由國(guó)內(nèi)外廣大的市場(chǎng)，逐步建立完美的行銷網(wǎng)路，使公司品質(zhì)逐日提升達(dá)到永續(xù)經(jīng)營(yíng)的目地。

管理變革，提昇產(chǎn)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力

　　「YUKEN」臺(tái)灣油研油壓元件品牌面臨競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的壓力，對(duì)手的生產(chǎn)技術(shù)、品質(zhì)已逐漸趕上，在對(duì)手的產(chǎn)品價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)下，要如何維持臺(tái)灣油研產(chǎn)品在市場(chǎng)的佔(zhàn)有率，並維護(hù)產(chǎn)品一定的品質(zhì)，是臺(tái)灣油研當(dāng)前最重要的課題之一。導(dǎo)入BI系統(tǒng)是希望建置一套能協(xié)助高階做經(jīng)營(yíng)管理決策的資訊平臺(tái)，利用BI資訊整合分析數(shù)據(jù)，以提升管理者的決策能力，進(jìn)而提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。?
　　臺(tái)灣油研沿襲日本總公司嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾盹L(fēng)格，對(duì)管理報(bào)表的格式及版面排列方式都有特定要求，故自行開發(fā)一套系統(tǒng)來滿足各管理階層及作業(yè)層單位的需求，導(dǎo)致報(bào)表支數(shù)相當(dāng)多；另舊系統(tǒng)報(bào)表開發(fā)非常費(fèi)工，為了取得舊有ERP及相關(guān)子系統(tǒng)資料，需額外寫程式將舊系統(tǒng)資料轉(zhuǎn)出文字檔，再將文字檔資料寫入資料庫(kù)，合併資料作業(yè)非常耗時(shí)費(fèi)工，每月僅能更新一次，無法滿足及時(shí)分析的管理需求。?
　　選擇導(dǎo)入鼎新系統(tǒng)主要是看重鼎新系統(tǒng)產(chǎn)品功能齊全，且對(duì)鼎新服務(wù)團(tuán)隊(duì)深具信心。希望藉由導(dǎo)入BI系統(tǒng)導(dǎo)入能重新翻寫舊系統(tǒng)的管報(bào)，精簡(jiǎn)彙整相同分析主題的報(bào)表，降低報(bào)表支數(shù)，改善分析報(bào)表格式，引入新的分析工具功能引導(dǎo)主管如何活用報(bào)表做分析的技巧，提升管理效率。

以打造藝術(shù)品的態(tài)度建置BI系統(tǒng)

　　管理部楊智勇經(jīng)理說：「BI系統(tǒng)彈性變化不同角度分析，與以往慣用靜態(tài)報(bào)表的呈現(xiàn)方式差異很大，BI於2013年2月階段上線，僅完成舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的初階目標(biāo)，楊經(jīng)理與顧問討論後為內(nèi)部訂下第二階段上線里程碑，希望優(yōu)化重建一套可以打動(dòng)高階主管，讓BI系統(tǒng)成為高階主管做決策分析的最佳利器的目標(biāo)。」?
?　　這兩年多來感謝顧問持續(xù)主動(dòng)關(guān)心專案上線狀況，並適時(shí)給予寶貴的意見。楊經(jīng)理帶領(lǐng)資訊同仁及相關(guān)的主管定期會(huì)議檢討，不斷嘗試改變不同的分析模式，終於找到符合臺(tái)灣油研的管報(bào)模式。楊經(jīng)理說:「歐洲汽車製造廠生產(chǎn)的汽車為什麼可以賣得比其國(guó)家生產(chǎn)的汽車貴，是因?yàn)闅W洲人把汽車當(dāng)做藝術(shù)品設(shè)計(jì)開發(fā)，他用設(shè)計(jì)藝術(shù)品的態(tài)度帶領(lǐng)推動(dòng)這個(gè)專案。」?
?　　主要負(fù)責(zé)BI系統(tǒng)報(bào)表開發(fā)的資深資訊專員李淑英說：「要學(xué)會(huì)BI工具操作並不難，但BI開發(fā)工具有別於用傳統(tǒng)的程式語(yǔ)言開發(fā)報(bào)表的方式，如缺乏管理經(jīng)驗(yàn)只熟悉工具操作很難設(shè)計(jì)出符合管理者所需要的報(bào)表。舉例說: BI工具有個(gè)A表格連動(dòng)B表格的功能，操作非常簡(jiǎn)單，但如何把這個(gè)工具的應(yīng)用融入分析思維中，全靠有經(jīng)驗(yàn)的顧問及主管指導(dǎo)才能順利開發(fā)完成，參與BI專案開發(fā)過程雖然很辛苦，但也讓我學(xué)習(xí)到很多寶貴的管理經(jīng)驗(yàn)?！?
?　　楊經(jīng)理分享其中一個(gè)有關(guān)營(yíng)收及成本管理的議題，可從BI系統(tǒng)先透過趨勢(shì)分析查看最近三年的銷售額及毛利率趨勢(shì)圖彙總資訊，選取某個(gè)年度可以連動(dòng)查看地區(qū)別各月的銷售交叉分析表，選取特定地區(qū)/年月可以連動(dòng)查看BY成本分類、產(chǎn)品大類、客戶..不同角度的銷售分佈。透過互動(dòng)式連動(dòng)查詢，可清楚掌握營(yíng)業(yè)額及毛利率高的重要產(chǎn)品、客戶，也可快速找到毛利率偏低的產(chǎn)品、客戶進(jìn)行問題檢討及改善方案擬定。有一次內(nèi)部會(huì)議主管們使用BI報(bào)表做會(huì)議檢討時(shí)，發(fā)現(xiàn)報(bào)表上的某個(gè)地區(qū)毛利率異常(比正常毛利率高很多)，後來透過BI報(bào)表向下追查，找到原因是有一筆銷貨單單價(jià)多打了一個(gè)零，當(dāng)場(chǎng)讓主管們見證到BI系統(tǒng)高效率決策分析的強(qiáng)大功能。?
??　　?BI系統(tǒng)是逆向工程，專案目標(biāo)要由高階著重的管理議題出發(fā)，報(bào)表設(shè)計(jì)要從分析問題由向上而下找到關(guān)鍵問題的方向設(shè)想，道理聽起來很簡(jiǎn)單，但若管理階層沒有親身帶領(lǐng)參與專案開發(fā)是很難上線成功的。楊經(jīng)理說：「BI成功上線的關(guān)鍵是要讓高階知道BI系統(tǒng)是要給高階使用的系統(tǒng)，高階主管們的熱情參與專案開發(fā)，才是上線成功的絕對(duì)保證?！?/p>

主動(dòng)式管理的新管理領(lǐng)域

??　　臺(tái)灣油研因機(jī)器設(shè)備及人事費(fèi)用佔(zhàn)比高，如何降低生產(chǎn)成本，讓「YUKEN」品牌仍舊保有市場(chǎng)品質(zhì)保證及價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力是「原價(jià)委員會(huì)」定期會(huì)議檢討的重點(diǎn)，例如:各項(xiàng)生產(chǎn)成本的影響動(dòng)因、主要採(cǎi)購(gòu)原料價(jià)格波動(dòng)分析、人事成本結(jié)構(gòu)分析、產(chǎn)量、生產(chǎn)稼動(dòng)率、良率..等等分析資訊，皆可透過BI系統(tǒng)快速掌握，讓開會(huì)議程討論更有效率。?
????????營(yíng)業(yè)主管們可隨時(shí)了解營(yíng)運(yùn)狀況進(jìn)行內(nèi)部的業(yè)績(jī)檢討改善對(duì)策，例如:內(nèi)、外銷/地區(qū)/國(guó)家/客戶/產(chǎn)品的銷售趨勢(shì)變化以及銷售達(dá)成及毛利率分佈…等等分析資訊。?
??　　資材單位可隨時(shí)了解料件庫(kù)存數(shù)量及庫(kù)存金額、庫(kù)存呆滯的狀況，可精準(zhǔn)掌控存貨數(shù)量及成本。有效改善對(duì)於國(guó)內(nèi)市場(chǎng)交期短，主要材料常需要配合最低採(cǎi)購(gòu)量備貨存積庫(kù)存，安全存量及庫(kù)存水位管控不易的問題。?
產(chǎn)銷會(huì)議上檢討新產(chǎn)品開發(fā)策略及行銷佈局，可透過BI分析新產(chǎn)品營(yíng)收貢獻(xiàn)及市佔(zhàn)分佈，以及產(chǎn)品、地區(qū)、客戶銷售額及毛利率貢獻(xiàn)分佈分析資訊做決策參考。?
??　　現(xiàn)在主管們都非常樂於參與討論開發(fā)BI智慧報(bào)表，BI系統(tǒng)的導(dǎo)入也成功帶給主管開啟主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問題管理問題的新管理領(lǐng)域。

管理挑戰(zhàn)

競(jìng)爭(zhēng)激烈需透過資訊整合提管理者決策能力

• 面臨競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的生產(chǎn)技術(shù)、品質(zhì)已逐漸趕上，在對(duì)手的產(chǎn)品價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)下，需維持市佔(zhàn)率及品質(zhì)，希望建置一套能協(xié)助高階做經(jīng)營(yíng)管理決策的資訊平臺(tái)，利用BI資訊整合分析數(shù)據(jù)，以提升管理者的決策能力，進(jìn)而提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

• 總公司日式嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾盹L(fēng)格及報(bào)表規(guī)範(fàn)，資訊不易整合

• 報(bào)表支數(shù)相當(dāng)多，合併資料作業(yè)非常耗時(shí)費(fèi)工，每月僅能更新一次，無法滿足及時(shí)分析的管理需求。

導(dǎo)入效益

營(yíng)運(yùn)資訊即時(shí)、快速掌握，會(huì)議更有效率

• 各項(xiàng)生產(chǎn)成本的影響動(dòng)因、主要採(cǎi)購(gòu)原料價(jià)格波動(dòng)分析、人事成本結(jié)構(gòu)分析、產(chǎn)量、生產(chǎn)稼動(dòng)率、良率..等等分析資訊，皆可透過BI系統(tǒng)快速掌握，讓開會(huì)議程討論更有效率。

• 資料連動(dòng)分析，協(xié)助檢討及擬定改善對(duì)策

• 營(yíng)業(yè)主管們隨時(shí)了解營(yíng)運(yùn)狀況進(jìn)行內(nèi)部的業(yè)績(jī)檢討改善對(duì)策，例如:內(nèi)、外銷/地區(qū)/國(guó)家/客戶/產(chǎn)品的銷售趨勢(shì)變化以及銷售達(dá)成及毛利率分佈…等等分析資訊。

• 精準(zhǔn)掌控存貨數(shù)量及成本

• 資材單位可隨時(shí)了解料件庫(kù)存數(shù)量及庫(kù)存金額、庫(kù)存呆滯的狀況。產(chǎn)銷會(huì)議上檢討新產(chǎn)品開發(fā)策略及行銷佈局，可透過BI分析新產(chǎn)品營(yíng)收貢獻(xiàn)及市佔(zhàn)分佈，以及產(chǎn)品、地區(qū)、客戶銷售額及毛利率貢獻(xiàn)分佈分析資訊做決策參考。

BI系統(tǒng)是達(dá)成企業(yè)使命及目標(biāo)的最佳決策夥伴

　　臺(tái)灣油研董事黃正宏說：「目前高階所需要的管報(bào)約80%已經(jīng)建置完成上線使用，爾後管理部也會(huì)定期與各單位主管開會(huì)檢討，繼續(xù)開發(fā)更多好用的管報(bào)，未來希望能推廣到所有單位相關(guān)主管都能普及應(yīng)用BI系統(tǒng)做管理?！?/p>

????????下一階段要建置制一套標(biāo)準(zhǔn)成本，能讓營(yíng)業(yè)單位在進(jìn)行報(bào)價(jià)接單時(shí)，能取得較準(zhǔn)確的成本預(yù)估做報(bào)價(jià)參考依據(jù)，以確保接單利潤(rùn)率準(zhǔn)度。在財(cái)務(wù)資金預(yù)估方面，也預(yù)計(jì)要改善目前人工作業(yè)模式，希望未來能實(shí)現(xiàn)從BI系統(tǒng)主動(dòng)提供每日資金預(yù)估的資訊。持續(xù)優(yōu)化精進(jìn)完善BI系統(tǒng)功能，要讓BI系統(tǒng)成為協(xié)助臺(tái)灣油研達(dá)成企業(yè)使命及目標(biāo)的最佳決策夥伴。

▲由左而右依序?yàn)殡娔X課課長(zhǎng) 陳忠銘、董事 黃正宏、管理部經(jīng)理 楊智勇、電腦課專員 李淑英?
(鼎新電腦 陳柔澄 採(cǎi)訪/攝影)

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