納諾科技 邁向公開發(fā)行之路

資訊與管理再升級 跨越兩岸異質(zhì)系統(tǒng)阻礙

文：楊秉翰

納諾科技

發(fā)布時間： 2018-06-15 13:37:00

企業(yè)流程管理

為公開發(fā)行做準(zhǔn)備，進(jìn)行兩岸資料整合

納諾科技成立於2007年，集合研發(fā)、生產(chǎn)與銷售於一體的高新技術(shù)企業(yè)。

在資訊系統(tǒng)佈建上，納諾在大陸，ERP系統(tǒng)運(yùn)行已有一段時間，包含財務(wù)系統(tǒng)與前端進(jìn)銷存，而臺灣總公司則使用鼎新Smart ERP系統(tǒng)。於此，當(dāng)兩個營業(yè)處使用不同的資訊系統(tǒng)情況下，需要耗費(fèi)大量人力調(diào)整與彙總財務(wù)資料與經(jīng)營分析；考量未來預(yù)計在臺灣公開發(fā)行，並且希望大陸各點(diǎn)的公司運(yùn)作資料可以即時與臺北串連整合，決定進(jìn)行系統(tǒng)升級導(dǎo)入Workflow ERP。首先以昆山工廠為第一階段整合對象，將昆山工廠的日常作業(yè)移轉(zhuǎn)到Workflow ERP內(nèi)輸入，讓臺灣可以即時掌握大陸的作業(yè)進(jìn)度，並節(jié)省後續(xù)製作財務(wù)合併報表的工作。

管理挑戰(zhàn)

• 大陸與臺灣營業(yè)處使用不同資訊系統(tǒng)，需要耗費(fèi)大量人力調(diào)整與彙總財務(wù)資料與經(jīng)營分析。

• 稅率複雜、發(fā)票開立原則與會計準(zhǔn)則不同，導(dǎo)致部分功能系統(tǒng)無法符合需求。

• 先出貨後結(jié)帳的作業(yè)模式，收入認(rèn)列時間點(diǎn)與開立發(fā)票時間點(diǎn)有衝突，財務(wù)核對帳務(wù)非常耗費(fèi)人力。

導(dǎo)入效益

• 公司內(nèi)所有日常表單已有完整且標(biāo)準(zhǔn)的共同作業(yè)規(guī)範(fàn)，且藉由系統(tǒng)與系統(tǒng)之間互相勾稽，財務(wù)單位與前端進(jìn)銷存生產(chǎn)單位的資訊更一致。

• 藉由鼎新多年來累積最容易成功的輔導(dǎo)方式與監(jiān)控的輔導(dǎo)文件，自行將深圳工廠輔導(dǎo)上線。

• 解決大陸財報與臺灣財報兩套帳、認(rèn)列銷貨收入但不能認(rèn)列應(yīng)收帳款的模式。

大陸特殊財務(wù)法規(guī)與人員教育訓(xùn)練挑戰(zhàn)

　　雖然納諾的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)運(yùn)作符合ERP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)模式，只須建構(gòu)完整的SOP作業(yè)流程即可符合公開發(fā)行需求；但因此次主要輔導(dǎo)對象為昆山工廠的員工，增加輔導(dǎo)過程的挑戰(zhàn)，包含：

1.財務(wù)法規(guī)不同導(dǎo)致部分功能系統(tǒng)無法符合需求

• 稅率複雜?
  臺灣固定稅率為5%。大陸的稅率會因?yàn)椴煌?xiàng)目與不同，區(qū)分為17%增值稅，3%或者5%的營業(yè)稅，以及其他特殊消費(fèi)稅、關(guān)稅等等。

• 發(fā)票開立原則
  臺灣一張發(fā)票無上限金額。大陸發(fā)票開立必須要透過大陸開票系統(tǒng)才可以開立，此開票系統(tǒng)會直接與政府機(jī)關(guān)連線記錄，因此無法直接由ERP產(chǎn)生；此外必須考慮發(fā)票金額上限，一張發(fā)票有最高上限的開立金額；當(dāng)一次銷貨超過此一面額時，就必須開立兩張發(fā)票。

• 會計準(zhǔn)則不同
  大陸使用會計科目與臺灣有些許不同，帳務(wù)認(rèn)列的方式也不同，因此若以臺灣的會計準(zhǔn)則為主，則需要另外建構(gòu)大陸的財務(wù)報表，以利申報營業(yè)稅時可以提供給官方稽查。

2.距離遙遠(yuǎn)，密集輔導(dǎo)，品質(zhì)較難掌握

此次輔導(dǎo)需要到大陸昆山進(jìn)行輔導(dǎo)作業(yè)，因此輔導(dǎo)行程安排較密集，採取一個月一次，一次一個禮拜的方式輔導(dǎo)，因此對於客戶來說需要在短時間內(nèi)吸收大量資訊，對於使用者來說壓力較大，且中間間隔三個禮拜沒有輔導(dǎo)，有時練習(xí)或者整理資料遇到問題，較不知如何處理，推行進(jìn)度上有些落後。

3.先出貨後結(jié)帳的作業(yè)模式

大陸有不少大型客戶的結(jié)帳方式並非銷貨即可開立發(fā)票，而是銷貨後需要帶客戶通知上線數(shù)量或者驗(yàn)收結(jié)果，使得開立對應(yīng)數(shù)量的發(fā)票金額，造成客戶已經(jīng)銷貨卻不能認(rèn)列銷貨收入，必須等到客戶告知可對帳金額，才能完成發(fā)票開立；對於舊有系統(tǒng)來說，收入認(rèn)列的時間點(diǎn)與開立發(fā)票的時間點(diǎn)有衝突，財務(wù)核對帳務(wù)非常耗費(fèi)人力。

運(yùn)用豐富大陸輔導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)化解疑慮

針對上述困難點(diǎn)擬定後續(xù)輔導(dǎo)解決方案：

1.完整的教育訓(xùn)練與進(jìn)度追蹤互動模式

　　顧問與納諾的專案經(jīng)理討論教育訓(xùn)練模式時，考慮因?yàn)橹饕褂谜叨荚诖箨懀容^沒有辦法進(jìn)行面受課程的安排，且難要求員工主動利用線上學(xué)習(xí)網(wǎng)進(jìn)行教育訓(xùn)練。由顧問擔(dān)任系統(tǒng)教育訓(xùn)練講師，於輔導(dǎo)行程安排時，利用完整的一個禮拜時間將個系統(tǒng)模組的操作方式與系統(tǒng)功能進(jìn)行內(nèi)部教育，藉由這次的教育訓(xùn)練，讓大陸使用者了解系統(tǒng)的架構(gòu)、功能、操作方式等，並且利用考試、作業(yè)加強(qiáng)記憶。上完課後馬上進(jìn)行考試，可以立即了解使用者對於剛才上課的吸收是否順暢，出回家作業(yè)讓使用者回去複習(xí)，可以藉由不斷的操作訓(xùn)練加深記憶，避免因?yàn)殚L時間沒有使用而忘記課程內(nèi)容。另外也要求納諾的專案經(jīng)理協(xié)助掌握功課交付狀況與使用者學(xué)習(xí)成效。多了一次完整的教育訓(xùn)練輔導(dǎo)行程，對於後續(xù)的流程擬定與上機(jī)模擬成效明顯提升。

2.解決大陸財報與臺灣財報兩套帳的主副帳導(dǎo)入

　　由於臺灣納諾有預(yù)計公開發(fā)行的計畫，因此導(dǎo)入初期就決定昆山納諾的財務(wù)帳必須要用臺灣的會計原則作帳，以利後續(xù)合併財務(wù)報表與符合公開發(fā)行稽核的條件。因此，開發(fā)「主副帳」功能，藉由主副帳的功能，可以讓一個公司別內(nèi)同時存在兩套會計帳，並且可設(shè)定自動對應(yīng)的功能，快速的將臺灣的會計帳複製一份到大陸稅務(wù)帳，之後只要針對細(xì)項(xiàng)微調(diào)即可。除了節(jié)省使用者的操作複雜度以外，還可以同時支援臺灣帳務(wù)與大陸稅務(wù)的作業(yè)，使用者節(jié)省不少工作時間。

3.延遲收入認(rèn)列流程導(dǎo)入

　　昆山納諾的主要客戶富士康對於銷貨開立發(fā)票具主導(dǎo)性，並非該月銷貨金額多少納諾就可以開立多少發(fā)票，需要等富士康確定產(chǎn)品上線或者產(chǎn)品無問題，才會告知納諾可開立發(fā)票數(shù)量與金額，對於銷貨即可認(rèn)列收入的流程來說是需要調(diào)整的，因此，訂定兩種作業(yè)模式，第一種作業(yè)模式為先轉(zhuǎn)暫出單，日後帶確定發(fā)票金額後，再轉(zhuǎn)成銷貨單的流程；第二種作業(yè)模式為個案解法，於銷貨單內(nèi)可記錄產(chǎn)生結(jié)帳發(fā)票金額，讓一個銷貨單序號可以分次對應(yīng)不同的結(jié)帳單，解決認(rèn)列銷貨收入但不能認(rèn)列應(yīng)收帳款的模式。

昆山工廠正式上線，經(jīng)驗(yàn)複製進(jìn)軍深圳

1.系統(tǒng)流程精進(jìn)

　　藉由系統(tǒng)導(dǎo)正企業(yè)流程，公司內(nèi)所有日常表單已有完整且標(biāo)準(zhǔn)的共同作業(yè)規(guī)範(fàn)，且藉由系統(tǒng)與系統(tǒng)之間互相勾稽的功能，讓財務(wù)單位與前端進(jìn)銷存生產(chǎn)單位的資訊更一致。由於資料是可以彼此共存共享互相關(guān)連，所以當(dāng)前端資料輸入有誤，到財務(wù)單位作帳時就會發(fā)現(xiàn)異常，進(jìn)而即時改善與調(diào)整，讓公司的帳務(wù)更加透明，符合公開發(fā)行的內(nèi)控規(guī)範(fàn)。目前上線後已經(jīng)可利用系統(tǒng)進(jìn)行每個月的生產(chǎn)成本計算，並且確實(shí)產(chǎn)生臺灣所需要的財務(wù)報表。

2.經(jīng)驗(yàn)複製到深圳工廠

　　納諾除了昆山有工廠以外，深圳也有另外一個事業(yè)單位與工廠，當(dāng)初導(dǎo)入初期原本預(yù)計要三個點(diǎn)同時導(dǎo)入，但礙於人力時程，最後決議把鼎新的輔導(dǎo)方式與手法承接後，後續(xù)可於公司內(nèi)部自行輔導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)傳承，藉由鼎新多年來累積最容易成功的輔導(dǎo)方式與監(jiān)控的輔導(dǎo)文件，自行將深圳工廠輔導(dǎo)上線。透過之前輔導(dǎo)過程中鼎新的專案管理文件，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部員工的專案管理能力，將深圳工廠導(dǎo)入成功。

▲管理與系統(tǒng)都必須持續(xù)改善與精進(jìn)，以更為符合企業(yè)運(yùn)作模式，納諾與鼎新雙方制定一下個目標(biāo)─訂單達(dá)交率85%！納諾科技e化專案經(jīng)理廖建隆經(jīng)理(左)、專案成員林淑精(右)合影

提升訂單達(dá)交率、合併財務(wù)報表

1.提昇訂單達(dá)交率

　　系統(tǒng)上線後，雙方共同制定一下個目標(biāo)─訂單達(dá)交率85%。訂單達(dá)交除了代表公司業(yè)務(wù)的收入可以較快回轉(zhuǎn)之外，也代表公司對於訂單承接後展開的備料、排程、生產(chǎn)、追蹤都有一定的管理能力，更可以提昇客戶對於企業(yè)的品牌形象。因此，除了目前系統(tǒng)的作業(yè)模式外，可以再朝往精進(jìn)管理方法與系統(tǒng)運(yùn)用模式，讓訂單達(dá)交率可以持續(xù)提昇與進(jìn)步。

2.合併財務(wù)報表

　　納諾組織層級較為複雜，且屬多幣別多國家財報合併，日後可評估導(dǎo)入合併財務(wù)報表模組，將合併的邏輯規(guī)範(fàn)後，藉由系統(tǒng)自動化的功能將合併財務(wù)報表編制作業(yè)簡化，讓人員的工作效率提昇，作業(yè)錯誤率降低，進(jìn)而提昇人均產(chǎn)值。

公司目前擁有兩個事業(yè)處：

納米材料事業(yè)處

　　致力於納米鑽石微粉的製作、純化、分級以及材料的開發(fā)應(yīng)用，擁有世界第一納米粉體分級技術(shù)，高品質(zhì)產(chǎn)業(yè)化生產(chǎn)碳系列鑽石納米粉末、陶瓷納米粉末、金屬納米粉末、化合物納米粉末等系列產(chǎn)品，可廣泛應(yīng)用於光電通訊、生物醫(yī)藥、微電子、化妝保健、有機(jī)化工等領(lǐng)域，具有可觀的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

散熱材料事業(yè)處

　　專注研發(fā)、生產(chǎn)高性能電子散熱用導(dǎo)熱材料，在與俄羅斯國家科學(xué)院組成的強(qiáng)大研發(fā)團(tuán)隊(duì)下，已成功開發(fā)可應(yīng)用於太空科技產(chǎn)品之導(dǎo)熱塑膠粒，以塑膠注塑成型的方式，取代鋁擠或壓鑄 ，成為新型散熱材料，廣泛應(yīng)用於LED燈具、電池模組。

　　納諾穩(wěn)定生產(chǎn)的導(dǎo)熱膏，是一款極具高導(dǎo)熱性能的介面材料 (TIM)，其高導(dǎo)熱性能源於對材料的選擇、配方，以及製程嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芸?。以其?yōu)異的性能已成為高功率LED燈具、電腦CPU、GPU高性能晶片、散熱器、通訊器材等電子電器散熱介面所需的最佳介面材料 。同時，亦開發(fā)及生產(chǎn)導(dǎo)熱灌封膠，廣泛用於LED電源灌封、電子灌封、電子線路匯集處灌封，屬於通用型電子灌封材料。

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