Dee Noon億潤企業(yè)運用ERP 實現(xiàn)財務(wù)生產(chǎn)一體化管理

文：李孟純/駱嘉敏Lok Kah Mun

億潤企業(yè)

發(fā)布時間： 2019-12-12 15:37:00

東南亞 企業(yè)流程管理 生產(chǎn)製造管理

來自馬來西亞的家具製造商Dee Noon Corporation Sdn Bhd (以下簡稱Dee Noon) 成立於2006年五月，身為董事長的Mr. Kang 與其團隊，發(fā)展了一系列優(yōu)質(zhì)的居家產(chǎn)品，例如臥室家具、客廳家具、廚房家具…等，銷售至全球約20個國家，例如東南亞、亞州與歐洲各國；近期更突破每月70個貨櫃的出口量，除了自製家具外，他們還為內(nèi)銷市場提供OEM服務(wù)，為當(dāng)?shù)刭u家提供製造內(nèi)鑲式廚櫃。

Dee Noon家具提供的服務(wù)，讓顧客可以根據(jù)喜好訂製修改規(guī)格，研發(fā)部門亦根據(jù)不同國家的當(dāng)?shù)匚幕瘉硌u作產(chǎn)品，例如專門為印度打造合適的臥室套組，以便銷售出口至該國家，可以看出Dee Noon家具高度重視客戶的喜好，努力了解符合當(dāng)?shù)氐内厔輥K為客戶生產(chǎn)最優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品，因此成為馬來西亞家具行業(yè)中最受尊敬的製造商之一。

基於企業(yè)流程的系統(tǒng)建置

Dee Noo家具始終相信，產(chǎn)品的高品質(zhì)能夠滿足客戶的期望，並獲得客戶信任；隨著業(yè) 務(wù)的逐步擴展，提高生產(chǎn)能量的第一步即是內(nèi)部管理的優(yōu)化；Alvin Kang先生提出了在Dee Noo企業(yè)內(nèi)導(dǎo)入ERP系統(tǒng)來改善企業(yè)內(nèi)部流程的想法！

Mr. Kang：「實施ERP系統(tǒng)的主要目的就是改善企業(yè)工作流程，並協(xié)助我的團隊有效地工作，提高工作的準(zhǔn)確性」。經(jīng)過了解企業(yè)資源管理系統(tǒng)ERP相關(guān)功能與評估可以使Dee Noo獲得哪些效益之後，選擇了DigiwinSoft的Workflow ERP。

啟動鼎捷ERP系統(tǒng)的導(dǎo)入程序：訪談

實施ERP系統(tǒng)以改善整體營運流程的關(guān)鍵原因，在於舊的系統(tǒng)在接到客戶採購的訂單時，業(yè)務(wù)部門需手動發(fā)出銷售訂單；並且會計系統(tǒng)與銷售訂單、庫存是沒有串接的，因此需要以大量的人力作業(yè)來蒐集並整理不同部門的資料，並獎系統(tǒng)匯整登打進會計系統(tǒng)。

第二個原因是生產(chǎn)部門沒有使用任何資訊化系統(tǒng)來控制整個製造過程。製造現(xiàn)場需要花費大部份時間在派發(fā)工單、，並且是使用紙本文件；當(dāng)物料需求和生產(chǎn)存貨，驅(qū)動製造型企業(yè)營運的關(guān)鍵，生產(chǎn)主管卻無法即時掌握工單狀態(tài)，以及關(guān)鍵物料存量，戌是工單的製程品質(zhì)與完工數(shù)量時，那麼會造成很大的影響。

承上所述，庫存系統(tǒng)對企業(yè)存在重要性，因為庫存管理涵蓋了所有生產(chǎn)的流程；例如在系統(tǒng)中發(fā)出銷售訂單時，就能立即檢查在庫存量，試算產(chǎn)能與數(shù)量並進行分析；所有的資訊應(yīng)會會計財務(wù)系統(tǒng)串接整合，更好的監(jiān)控生產(chǎn)成本的計算。

鼎捷馬來西亞的顧問團隊，在2019年元月投入了Dee Noo家具ERP專案，首先開始了一連串的訪談，透過各個部門的訪談與需求研究，了解現(xiàn)行的作業(yè)流程與面臨的狀況，此外，也延伸到了工廠，以了解整個生產(chǎn)過程。

部門訪談之後，顧問會回饋給予解決方案的建議，並在標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)的期間向使用者介紹功能；在進行標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)與實際上線操作期間，鼎捷馬來西亞顧問亦會觀察使用者對於系統(tǒng)的理解和熟悉程度，因為每個人員的理解不同，因此顧問團隊將會花費額外的時間，加強這些人員的系統(tǒng)操作與流程說明，以提升到同一個水準(zhǔn)。

全員以終為始，渡過系統(tǒng)上線的適應(yīng)期

在實施過程當(dāng)中，我們亦會發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)與實際作業(yè)流程之間，存在一些差距，此，Dee Noon團隊與鼎捷顧問人員，透過一些微小的調(diào)整，以符合內(nèi)部控管的機制，並同時滿足客戶的需求。

當(dāng)然，在輔導(dǎo)的過程當(dāng)中，因為這些調(diào)整皆會使得原本運行多年的作業(yè)方式帶來改變，因此需要花費更多的時間適應(yīng)，這對於一家成立十多年的企業(yè)來說，並不容易。

在所有部門當(dāng)中，會計部門的挑戰(zhàn)最大，因為和單純的財務(wù)系統(tǒng)來說，ERP系統(tǒng)中的會計模組，不僅涵蓋了會計、也與其它部門的業(yè)務(wù)流程相關(guān)，會計部份必須審核來自其它部門的數(shù)據(jù)，才能使相關(guān)作業(yè)往下接續(xù)執(zhí)行；例如採購部門選擇的稅號，可能就會影響銷售和服務(wù)稅(SST)的申報，就需要有檢查和驗證的步驟，甚至與採購部門進行溝通

很慶幸的是在調(diào)整新的作業(yè)流程之後，Dee Noon團隊的使用者全力配合，在日常工作流程中，正確遵循這些標(biāo)準(zhǔn)步驟。鼎捷始終相信，「全員全心地實踐」是本次ERP專案導(dǎo)入成功的關(guān)鍵要素；在使用者適應(yīng)新系統(tǒng)的導(dǎo)入歷程中，展現(xiàn)了他們的對ERP專案的高度認同與努力，因為了解系統(tǒng)上線的重要目的以及實現(xiàn)內(nèi)部控制的管理改革，顯示在他們對工作流程變化中的適應(yīng)力與支持心態(tài)。

重要的最後一哩路：資料數(shù)據(jù)準(zhǔn)備期

數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是ERP實施過程中最重要的步驟之一，儘管需要同時處理日常工作，但仍同步花費大量時間在整理數(shù)據(jù)(BOM表、未結(jié)銷售訂單、未結(jié)採購訂單、庫存開立…等)，並輸入到ERP系統(tǒng)之中。

由於需要線上前就完成所有數(shù)據(jù)，因此最後決定採用2019年6月份的訂單，而採購部門則從五月開始使用ERP系統(tǒng)發(fā)佈採購訂單；再往前推，研究與開發(fā)部門在此時承擔(dān)著最重要的工作，因為必須創(chuàng)建成品和原材料的物料數(shù)據(jù)以及BOM表數(shù)據(jù)。

高階支持與管理透明化，讓系統(tǒng)成為部門間的橋樑

最終，Dee Noon花費了約20天的時間，完成了這項重大的任務(wù)，在上線日期前，輸入所有的數(shù)據(jù)到ERP系統(tǒng)當(dāng)中。在此期間，專案經(jīng)理扮演著非常重要的角色。他們精心在組織人力的安排，並向同仁們提供清晰的說明，以便在上線之前完成上述數(shù)據(jù)。

此外，專案經(jīng)理還需要充當(dāng)公司部門與部門之間的協(xié)調(diào)員。

每個部門都了解各自的職責(zé)與分工，在舉行會議時進行討論有所依據(jù)。亦在專案經(jīng)理的監(jiān)督和協(xié)調(diào)下，部門之間的溝通就能變?yōu)楦咝н\作。現(xiàn)在，用戶能夠確定在發(fā)現(xiàn)某些錯誤或問題時應(yīng)該參考哪個部門。管理的透明化，讓系統(tǒng)成為跨部門間的橋樑！

ERP系統(tǒng)成功上線的未來展望

經(jīng)過六個月的培訓(xùn)與整備期，其中包含三十天的現(xiàn)場與非現(xiàn)場標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，Dee Noo在指定日期-2019年6月1日順利成功上線。

在實施ERP之後，最大的好處在於BOM表中，可以在系統(tǒng)中選擇多種的紙板類型與包裝方式，擺脫過去用紙本的方式，現(xiàn)在透過系統(tǒng)就能自動產(chǎn)生；並且市場銷售部門與客戶之間，也可以直接從系統(tǒng)的BOM設(shè)置輸入紙板類型和包裝方式，減少許多的紙本通訊溝通。

現(xiàn)在，生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單，透過系統(tǒng)下達工單。他們可以從銷售訂單中立即了解紙板的類型和包裝材料，該信息也通過系統(tǒng)同步傳遞給採購部門，以提供即時準(zhǔn)確的備料，這有助於減少材料的過度購買，並良好的管理庫存。

透過上面的舉例，可以實證Workflow ERP系統(tǒng)有效的解決企業(yè)流程的資訊斷鏈，現(xiàn)在Dee Noon可以將這些流程從BOM表、到銷售訂單、工單、採購單和財務(wù)成本結(jié)算…等，所有的流程都相互鏈接，並彼此監(jiān)控協(xié)作。

在導(dǎo)入ERP系統(tǒng)之後，外部顧問團隊參與營運後，肯定整體內(nèi)部流程和跨部溝通得到了很好的改善。相信未來Dee Noon在高階管理者與合作伙伴間，保持長期穩(wěn)定地提供支持之下，可以擁有更高效能的營運成果！持續(xù)精進管理，鼎捷東南亞團隊與企業(yè)攜手同行！

From left: Ms Jasmine Kang (Project manager), Ms Lok Kah Mun (ERP Project Manager), Mr Kang (Director of Dee Noon), Ms Khor (Project manager)

更多案例