山隆運(yùn)通 - 合併編制系統(tǒng)化，精進(jìn)集團(tuán)資訊化

文：曾佳恬

山隆運(yùn)通

發(fā)布時(shí)間： 2018-04-19 16:20:00

企業(yè)流程管理 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理

運(yùn)輸業(yè)標(biāo)竿企業(yè)

　　山隆通運(yùn)公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)山隆)成立於民國(guó)65年4月6日，主要服務(wù)項(xiàng)目為汽車(chē)貨運(yùn)、汽車(chē)貨櫃運(yùn)輸、汽車(chē)修理及加油站等業(yè)務(wù)，秉持著「忠誠(chéng)信實(shí)」的經(jīng)營(yíng)理念， 達(dá)成員工滿意、顧客滿意、股東滿意的三贏目標(biāo)，於民國(guó)80年8月26日公開(kāi)發(fā)行，民國(guó)86年11月正式掛牌上市。在80年代，整體運(yùn)輸產(chǎn)業(yè)處?kù)秲r(jià)格競(jìng)爭(zhēng)、營(yíng)運(yùn)成本上漲的經(jīng)營(yíng)環(huán)境，山隆公司除積極於運(yùn)輸業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)外，並於全省投入加油站業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)，除此之外，山隆公司也在民國(guó)93年將事業(yè)版圖觸及海外，於中國(guó)大陸成立儲(chǔ)運(yùn)及集裝箱運(yùn)輸公司，經(jīng)營(yíng)海峽兩岸多角化事業(yè)。隨著集團(tuán)營(yíng)運(yùn)模式逐漸擴(kuò)大，加上因應(yīng)全球化時(shí)代之來(lái)臨，直接採(cǎi)用國(guó)際會(huì)計(jì)準(zhǔn)則(以下簡(jiǎn)稱(chēng)IFRSs)亦成為國(guó)際資本市場(chǎng)之趨勢(shì)，為順利因應(yīng)IFRSs，產(chǎn)製合併報(bào)表，山隆採(cǎi)用鼎新電腦建議之資訊系統(tǒng)解方案，進(jìn)行系統(tǒng)版本升級(jí)，採(cǎi)用鼎新Cosmos ERP，將財(cái)務(wù)報(bào)表編製流程系統(tǒng)化。

快速因應(yīng) 遠(yuǎn)見(jiàn)經(jīng)營(yíng)

　　上市櫃公司主管機(jī)關(guān)公告，第一階段適用IFRSs對(duì)象主要為上市上櫃公司、興櫃公司及金管會(huì)主管之金融業(yè)，而山隆剛好就是在第一階段需積極因應(yīng)IFRSs的其中一員。2012年為中華民國(guó)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則與IFRSs併行期間，2013年對(duì)外公告之財(cái)務(wù)報(bào)表則需以合併報(bào)表為主體，如何減少會(huì)計(jì)準(zhǔn)則轉(zhuǎn)換帶給公司的衝擊，一個(gè)能有效率產(chǎn)出相關(guān)報(bào)表的資訊解決方案則成關(guān)鍵，於此，本次受訪的會(huì)計(jì)經(jīng)理，林玉凡小姐(以下簡(jiǎn)稱(chēng)林經(jīng)理)表示:「山隆從2011年就開(kāi)始評(píng)估因應(yīng)IFRSs的資訊解決方案，為因應(yīng)IFRSs，順利產(chǎn)製合併報(bào)表，當(dāng)初就規(guī)劃將合併報(bào)表導(dǎo)入系統(tǒng)，才會(huì)毫不猶疑的將現(xiàn)有ERP系統(tǒng)升級(jí)至具備IFRS及合併報(bào)表功能的Cosmos ERP?9.3版本，目的在使進(jìn)銷(xiāo)存及會(huì)計(jì)總帳等ERP模組可與前端的應(yīng)收付及關(guān)係人交易資訊完整連結(jié)」。因此，當(dāng)主管機(jī)關(guān)於100年12月21日修正公開(kāi)發(fā)行公司建立內(nèi)部控制制度處理準(zhǔn)則，其中第八條第十一項(xiàng)提到財(cái)務(wù)報(bào)表編製流程的管理需納入內(nèi)部控制作業(yè)之時(shí)，山隆公司因有導(dǎo)入合併報(bào)表的系統(tǒng)化程序，而更有效率的達(dá)到主管機(jī)關(guān)的規(guī)範(fàn)與要求。

人工帳務(wù)繁處理? 系統(tǒng)自動(dòng)輕鬆易

　　山隆導(dǎo)入合併報(bào)表系統(tǒng)的目的之一就是欲減少人工帳務(wù)處理的時(shí)間，林經(jīng)理說(shuō)：「未導(dǎo)入合併報(bào)表系統(tǒng)前是使用Excel編製合併報(bào)表，架Excel檔案最麻煩之處莫過(guò)於公式連結(jié)，可能會(huì)發(fā)生會(huì)科遺漏、加減號(hào)公式也要特別注意，萬(wàn)一公式設(shè)定錯(cuò)誤，不僅整張報(bào)表合計(jì)數(shù)不正確，也必須重新一一檢視。另外沖銷(xiāo)分錄的借貸方，也可能因?yàn)槊恳患緯?huì)科金額正負(fù)數(shù)的異動(dòng)，而需特別調(diào)整，因?yàn)槭侨斯づ袛?，故難免會(huì)有遺漏。自從導(dǎo)入合併系統(tǒng)，只要將於總帳系統(tǒng)將傳票輸入，運(yùn)用沖銷(xiāo)樣板設(shè)定或手動(dòng)將沖銷(xiāo)分錄入到系統(tǒng)，就能產(chǎn)生合併沖銷(xiāo)報(bào)表，不會(huì)有會(huì)科遺漏或公式設(shè)定錯(cuò)誤的問(wèn)題。」

　　另外，林經(jīng)理也分享，在集團(tuán)之下，母公司與子公司功能幣不一致，進(jìn)行合併前，維護(hù)幣別匯率轉(zhuǎn)換匯率資訊，系統(tǒng)就能將子公司的會(huì)科餘額*匯率，轉(zhuǎn)換成母公司功能幣報(bào)表金額進(jìn)行合併，但是以前使用Excel編製時(shí)，若子公司會(huì)科或金額遺漏掉，幣別轉(zhuǎn)換過(guò)去，底稿金額仍不完整。

　　為了集團(tuán)合併報(bào)表資訊一致的方便性，山隆也規(guī)劃將集團(tuán)內(nèi)原本非使用鼎新系統(tǒng)的子公司，一併將前端子系統(tǒng)及會(huì)計(jì)總帳導(dǎo)入鼎新，而大陸子公司原本非使用Cosmos，所以前端資料，例如固定資產(chǎn)，在原本的稅帳系統(tǒng)是沒(méi)有財(cái)產(chǎn)卡的功能，但自從將集團(tuán)公司資料都導(dǎo)入Cosmos，就能減少人工帳務(wù)處理時(shí)間。

關(guān)係人交易繁複 沖銷(xiāo)樣板罩得住

　　合併報(bào)表系統(tǒng)可抓取關(guān)係人會(huì)科設(shè)定沖銷(xiāo)樣板，自動(dòng)產(chǎn)生沖銷(xiāo)分錄，前提為有拆分關(guān)係人明細(xì)科目，或是針對(duì)關(guān)係人會(huì)科維護(hù)關(guān)係人管理，林經(jīng)理說(shuō)：「當(dāng)初為避免使用者入帳時(shí)，不知道選擇哪個(gè)會(huì)計(jì)科目入帳，故山隆的會(huì)計(jì)科目尚未拆分關(guān)係人及非關(guān)係人會(huì)科」但在瞭解系統(tǒng)可針對(duì)會(huì)計(jì)科目設(shè)定「關(guān)係人管理」，例如:會(huì)計(jì)科目並未拆分關(guān)係人及非關(guān)係人，可設(shè)定關(guān)係人代號(hào)非必要輸入欄位，可針對(duì)非關(guān)係人不維護(hù)關(guān)係人代號(hào)，只針對(duì)關(guān)係人會(huì)計(jì)科目維護(hù)關(guān)係人代號(hào)，且前端客戶(hù)廠商主檔可預(yù)設(shè)關(guān)係人代號(hào)，異動(dòng)單據(jù)拋轉(zhuǎn)至分錄底稿及會(huì)計(jì)傳票可自動(dòng)帶出關(guān)係人代號(hào)，絲毫無(wú)須擔(dān)心使用者會(huì)選擇錯(cuò)誤的關(guān)係人代號(hào)。

　　日後林經(jīng)理希望針對(duì)關(guān)係人會(huì)科再次規(guī)劃，以善加利用系統(tǒng)的「關(guān)係人管理」功能，更活用沖銷(xiāo)樣板的功能。另外山隆集團(tuán)有「測(cè)流交易」，因金額微小，會(huì)計(jì)師沒(méi)有在合併工作底稿進(jìn)行沖銷(xiāo)，但系統(tǒng)可以處理測(cè)流交易沖銷(xiāo)分錄的問(wèn)題。

編製流程系統(tǒng)化? 工作交接有效率

　　提及導(dǎo)入合併報(bào)表系統(tǒng)的效益，林經(jīng)理提到：「顧問(wèn)輔導(dǎo)過(guò)程，僅花費(fèi)一天就可完成教育訓(xùn)練。雖然輔導(dǎo)結(jié)束後，尚需花費(fèi)時(shí)間了解合併系統(tǒng)功能，但是藉由鼎新提供的教戰(zhàn)手冊(cè)及合併報(bào)表SOP，依照步驟能自行將基本參數(shù)設(shè)定完成，並從系統(tǒng)編製產(chǎn)出合併報(bào)表，透過(guò)系統(tǒng)檢視異常，編制過(guò)程亦可自行除錯(cuò)。從剛開(kāi)始的自己一人編製完成合併報(bào)表，系統(tǒng)化後，依照合併報(bào)表SOP，現(xiàn)在已能將工作交接給編製合併的主要User」山隆從教育訓(xùn)練到上線僅花費(fèi)3個(gè)月，且目前在系統(tǒng)已進(jìn)行每季正常編製，導(dǎo)入合併報(bào)表系統(tǒng)的效益，除了減少人工帳務(wù)處理，更將集團(tuán)系統(tǒng)資訊一致化，故不只是單純應(yīng)付主管機(jī)或會(huì)計(jì)師的要求，更是優(yōu)化系統(tǒng)流程，精進(jìn)集團(tuán)資訊化營(yíng)運(yùn)。

▲感謝山隆通運(yùn)同仁接受鼎新電腦企業(yè)專(zhuān)訪

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