臺(tái)灣庵原 - 資訊緊密整合 加速營運(yùn)流程效率

企業(yè)流程管理

文：潘繼哲/王滋薇

臺(tái)灣庵原

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-15 14:35:00

座落於雲(yún)林田野間，恍如日式小學(xué)校舍的建築與椰林大道，這充滿懷舊氣息的工廠，是臺(tái)灣農(nóng)業(yè)界中享有盛名，也是臺(tái)灣歷史最悠久的農(nóng)藥製造商之一－臺(tái)灣庵原農(nóng)藥股份有限公司。

　　臺(tái)灣庵原創(chuàng)立於1963年，當(dāng)時(shí)臺(tái)灣農(nóng)業(yè)用藥製造商屈指可數(shù)，由日本最大農(nóng)藥工業(yè)廠商-IHARA（今クミアイ化學(xué)工業(yè)株式會(huì)社的前身）共同合資，於淡水設(shè)置工廠，透過日本技術(shù)人員駐臺(tái)引入農(nóng)藥技術(shù)，並深入臺(tái)灣農(nóng)村的研究調(diào)查，開始生產(chǎn)製造各劑型的農(nóng)業(yè)用藥。近50年來，臺(tái)灣庵原一直素有「日系高品質(zhì)」農(nóng)藥的形象，發(fā)行了許多長久以來在市場(chǎng)好評(píng)的日系產(chǎn)品，包括Kumiai公司的掃丹、百賜達(dá)克、果必佳、喜達(dá)仁-p，SDS公司的達(dá)克靈系列產(chǎn)品，以及日本曹達(dá)公司的甲基特?cái)谰⒍喔幻?、安達(dá)菌、日曹螨等。除此之外，臺(tái)灣庵原也致力於開發(fā)獨(dú)家的混合劑，如掃除丹、大野狼等產(chǎn)品，因?yàn)閷?duì)品質(zhì)的堅(jiān)持，讓臺(tái)灣庵原贏得客戶與農(nóng)民的信任，在市場(chǎng)上得到亮眼的成績。

導(dǎo)入緣起

臺(tái)灣庵原在導(dǎo)入?ERP前面臨了三大難題：

1. 資料不一致：過去臺(tái)灣庵原有請(qǐng)專人協(xié)助建置專屬的進(jìn)銷存系統(tǒng)及生產(chǎn)系統(tǒng)，但生產(chǎn)系統(tǒng)的建置尚不夠完善，兩個(gè)系統(tǒng)間的資訊整合度不足，資料無法正確串連與回饋，導(dǎo)致銷售與生產(chǎn)段兩邊的資訊不一致，增加了部門間的溝通時(shí)間與資料的核對(duì)。

2. 資訊不即時(shí)：由於臺(tái)灣庵原的主要營運(yùn)集中在雲(yún)林廠，總公司僅負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)段的作業(yè)，相隔兩地，舊有的資訊系統(tǒng)又缺乏即時(shí)性，造成雲(yún)林廠所回饋的銷售、庫存等資訊都慢了一週，公司內(nèi)部的資訊便出現(xiàn)了斷層?！纲Y訊不即時(shí)」不僅影響了部門間的溝通效率，更使得管理者對(duì)於公司現(xiàn)況的掌控度不足，提高了決策的風(fēng)險(xiǎn)。

3. 成本難以估算與分析：過去庵原的成本與價(jià)格都較同業(yè)來得高，但舊有系統(tǒng)無法有效地協(xié)助掌握工廠的生產(chǎn)成本，在內(nèi)部估算成本時(shí)準(zhǔn)確率便十分有限，更遑論成本分析。

　　基於這三大難題的癥結(jié)點(diǎn)在於資訊的即時(shí)性與整合性，經(jīng)過友人強(qiáng)力推薦下，蔡特助毅然決然地建議高層將舊有系統(tǒng)淘汰，導(dǎo)入Smart ERP。

系統(tǒng)導(dǎo)入效益

資訊來源統(tǒng)一，提高部門溝通效率

　　因臺(tái)灣庵原過去的進(jìn)銷存系統(tǒng)與生產(chǎn)系統(tǒng)的資料無法整合，使得不同部門的資料來源也不一樣，內(nèi)部溝通費(fèi)時(shí)費(fèi)力?，F(xiàn)在雖然還是有部分人員對(duì)新的編碼還是會(huì)有疑問，但慢慢地也發(fā)現(xiàn)這都是有其道理的，在查詢時(shí)邏輯就很明確，在溝通上就很一致、更快。

　　蔡特助：「過去在製作報(bào)表時(shí)，各部門都是用自己手上的資料做，格式不一，業(yè)務(wù)與生產(chǎn)手上的資料也不同，在溝通上就時(shí)常牛頭不對(duì)馬嘴，好像是兩家不同的公司。導(dǎo)入ERP後，各部門的資料來源都一樣，報(bào)表的格式也得以統(tǒng)一，清楚明瞭，在溝通上就變得容易很多，這才是一家公司應(yīng)有的樣子?！?img src="/tw/upload/default/20181115/0e479950fe9c1cfdb53c36242a0f99ae.png" alt="臺(tái)灣庵原 2.png" style="float: right;">

資訊的即時(shí)性大幅提升，產(chǎn)銷會(huì)議更有意義

　　在導(dǎo)入ERP前，資訊即時(shí)性一直都是臺(tái)灣庵原最頭疼的問題，尤其是庫存的掌握度深深影響著前端的業(yè)務(wù)銷售乃至後端的購料生產(chǎn)。導(dǎo)入ERP後，業(yè)務(wù)不再需要?jiǎng)虞m詢問現(xiàn)場(chǎng)的庫存量，只要上系統(tǒng)都查得到。再者，庵原是由工廠直接進(jìn)行採購的，過去都需要回報(bào)臺(tái)北總公司，現(xiàn)在臺(tái)北總公司也只需要連線到系統(tǒng)上便可以查到相關(guān)資料，管理得以更加確實(shí)。

　　蔡特助：「農(nóng)業(yè)用藥有淡旺季，也會(huì)因環(huán)境變化影響到庫存?zhèn)湄?，以前資料不足又不即時(shí)，無法支援相關(guān)的決策。討論的材料匱乏，在討論時(shí)就顯得無力；現(xiàn)在可以快速地直接拉到會(huì)議當(dāng)天的報(bào)表資料，這樣人員在討論時(shí)也相對(duì)積極很多，討論的結(jié)果也比從前有意義。」

逐步完善流程，庫存準(zhǔn)確率提升

　　臺(tái)灣庵原上線至今的庫存準(zhǔn)確率已從預(yù)期的80%大幅提升到90%以上，因生產(chǎn)流程尚需一段時(shí)間漸進(jìn)調(diào)整，但已讓現(xiàn)場(chǎng)依照SOP重點(diǎn)流程進(jìn)行作業(yè)，上線初期先使用倒扣料的方式進(jìn)行領(lǐng)料，再藉由平時(shí)出貨進(jìn)行小盤及半年一次的大盤增進(jìn)並驗(yàn)證庫存資訊的正確率。蔡特助表示：「現(xiàn)在系統(tǒng)的成效已開始顯現(xiàn)，過去生產(chǎn)段都是後補(bǔ)單，雖然現(xiàn)在因?yàn)轭I(lǐng)料時(shí)並不好去量測(cè)，暫時(shí)還是倒扣料的方式，但公司已開始慢慢調(diào)整，讓工廠人員逐漸習(xí)慣系統(tǒng)操作，我們也規(guī)劃了新的倉庫管理及領(lǐng)料流程藍(lán)圖，未來一定會(huì)更加落實(shí)SOP程序?！?/p>

　　因臺(tái)灣庵原過去使用的進(jìn)銷存系統(tǒng)在應(yīng)收應(yīng)付段的功能是完善的，在使用ERP系統(tǒng)後雖然在結(jié)帳的效率上差異不大，但是蔡特助提到：「以往我們都會(huì)受限於系統(tǒng)的查詢方式，在報(bào)表查詢上都較為死板，現(xiàn)在ERP系統(tǒng)所提供的查詢方式較靈活，核對(duì)資料變得十分方便，財(cái)務(wù)人員可以依自己的需求去查詢?！?/p>

確實(shí)掌握生產(chǎn)成本

　　ERP上線後，顧問只需要協(xié)助一次成本計(jì)算，臺(tái)灣庵原至今已成功自己算出前三個(gè)月的成本，因?yàn)樨?fù)責(zé)人員都有確實(shí)並即時(shí)打單，在結(jié)算成本時(shí)出現(xiàn)的異常狀況也都能及時(shí)排除，透過系統(tǒng)來收集生產(chǎn)所發(fā)生的各種成本，過去需要花一週來算成本，現(xiàn)在包含異常排除與資料核對(duì)，2~3天成本便可計(jì)算出來，成本計(jì)算變得不再困難，也可以透過報(bào)表來協(xié)助分析生產(chǎn)段是否還有可再精進(jìn)的地方。

　　蔡特助表示：「到目前為止，ERP系統(tǒng)不僅消彌了公司的資訊斷層，生產(chǎn)成本也都算出來了，而且系統(tǒng)的操作也不會(huì)很複雜，ERP系統(tǒng)也證明了其功用，人員也越來越接受新系統(tǒng)了。」

導(dǎo)入過程所遭遇之挑戰(zhàn)

　　已有近50年歷史的臺(tái)灣庵原，公司人員各個(gè)都有十幾年的年資，對(duì)於ERP的概念並不熟悉，過去都是紙本作業(yè)，又有舊系統(tǒng)，現(xiàn)在要人員捨棄舊有的觀念及工作方式是非常不容易的。在導(dǎo)入的過程中，要克服人員面對(duì)變革時(shí)的不安與不信任變得十分關(guān)鍵。此外，原本公司的作業(yè)流程較不嚴(yán)謹(jǐn)，在討論時(shí)就需要花更多的時(shí)間進(jìn)行內(nèi)部的討論與未來的管理規(guī)劃。在人力較為吃緊的情況下，除了日常工作以外，又增加了學(xué)習(xí)操作系統(tǒng)、資料建置、流程討論等功課，Smart ERP小組的成員工作負(fù)荷量早已超載。

　　蔡特助說：「除了溝通還是溝通，身為窗口，要清楚每個(gè)作業(yè)的目的，給使用者一個(gè)明確的藍(lán)圖畫面，讓他們清楚知道未來系統(tǒng)在使用上會(huì)如何幫助他們、會(huì)帶來什麼改變?！?/p>

　　值得讚許的是，臺(tái)灣庵原的員工們都十分團(tuán)結(jié)合作，目前公司的人員尚未全面使用ERP，會(huì)用系統(tǒng)的人會(huì)彼此討論學(xué)習(xí)，再慢慢擴(kuò)散至其他人，人員也會(huì)主動(dòng)提出報(bào)名課程的需要，也會(huì)彼此分工、互相幫忙，一一克服困難，使專案得以順利進(jìn)行。

關(guān)鍵成功因素

　　臺(tái)灣庵原是如期上線的，而且系統(tǒng)效用也開始如預(yù)期顯現(xiàn)，在每個(gè)ERP導(dǎo)入的專案中，作業(yè)如期繳交，每週的進(jìn)度能如預(yù)期達(dá)到是相當(dāng)不容易的事情，臺(tái)灣庵原即使人力緊繃還是辦到了！檢視整個(gè)輔導(dǎo)的過程，歸納其關(guān)鍵成功因素，有以下幾點(diǎn)：

1. 高階管理層的支持與關(guān)心：由蔡特助發(fā)起導(dǎo)入ERP，董事長、總經(jīng)理最初雖然也抱持懷疑態(tài)度，但他們也心知肚明「要突破就要有所改變」的道理。在編碼原則的討論中，總經(jīng)理也適時(shí)給予意見，後續(xù)也會(huì)不時(shí)地抓重點(diǎn)問題來關(guān)心進(jìn)度，確認(rèn)實(shí)際成效是否有達(dá)到預(yù)期。上線後也不斷在規(guī)劃臺(tái)灣庵原的倉庫管理及相關(guān)流程的逐步改善。

2. 窗口確實(shí)掌控專案進(jìn)度：每次輔導(dǎo)前都有會(huì)前會(huì)，蔡特助也會(huì)協(xié)助監(jiān)督每週的文件產(chǎn)出與資料建置等進(jìn)度，讓顧問輔導(dǎo)的討論更有效率。

3. 專案成員態(tài)度積極且團(tuán)結(jié)：輔導(dǎo)的過程中，人員即使有疑問也會(huì)盡力配合，彼此也會(huì)互相支援及討論，會(huì)議討論時(shí)會(huì)考慮到對(duì)未來的影響並思考到現(xiàn)場(chǎng)的想法，去檢視並調(diào)整自己的流程合理性。會(huì)計(jì)人員上了2次總帳的課，還自己跑去進(jìn)修會(huì)計(jì)課程，就為了能更充份使用ERP系統(tǒng)的功能。

結(jié)語

　　因不是在年初上線，還有有部分資料尚在舊系統(tǒng)中，所以臺(tái)灣庵原將這一年作為緩衝，讓人員學(xué)習(xí)新系統(tǒng)、新流程，再透過公司不斷地討論、規(guī)劃、精進(jìn)這樣的良性循環(huán)，蔡特助預(yù)計(jì)今年底人員在操作及SOP流程落實(shí)上會(huì)更加完整，讓公司能全面地使用系統(tǒng)。蔡特助深切地說：「在實(shí)際使用過系統(tǒng)前，人員不知系統(tǒng)的效用為何，在討論時(shí)多少會(huì)有遺漏；使用系統(tǒng)後，人員漸漸體會(huì)系統(tǒng)的效用，就會(huì)開始再進(jìn)一步思考要如何改進(jìn)。」

　　臺(tái)灣庵原也開始計(jì)劃利用LRP根據(jù)銷售預(yù)測(cè)來做計(jì)劃生產(chǎn)，現(xiàn)在已有雛形，未來的執(zhí)行指日可待。蔡特助說：「以前我們就算知道可以這麼做，但也沒有即時(shí)的資料做這方面的思考，現(xiàn)在ERP提供了大家一個(gè)平臺(tái)，讓大家能在這共同的基礎(chǔ)上一起前進(jìn)?！?/p>

　　未來除了針對(duì)ERP的應(yīng)用加強(qiáng)外，臺(tái)灣庵原也開始考慮行動(dòng)化資訊，讓業(yè)務(wù)能快速查到庫存與價(jià)格，但現(xiàn)階段還是著眼於加強(qiáng)公司人員的訓(xùn)練與流程落實(shí)。蔡特助認(rèn)為：「雖然有很多事情想做，也不是每個(gè)員工都能辦到，與其不落實(shí)，不如待人員都熟練了再做額外的規(guī)劃。」

▲臺(tái)灣庵原ERP專案PM：蔡特助(中)、ERP專案成員李小姐：(右)、
鼎新電腦中南整合輔導(dǎo)顧問：潘繼哲顧問(左)

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