落實策略指標(biāo)，全面提升企業(yè)績效管理的效率

文：朱亞蕾

喬越實業(yè)

發(fā)布時間： 2018-09-07 11:35:00

集團管理 商業(yè)智慧

誠信服務(wù)顧客、積極開發(fā)市場

　　喬越實業(yè)成立於1995年，迄今已逾19年，主要經(jīng)營項目為全方位電子膠材應(yīng)用。在總經(jīng)理 楊天祥先生帶領(lǐng)下取得國際知名第一品牌－美國道康寧矽膠產(chǎn)品大中華區(qū)經(jīng)銷權(quán)，提供電子業(yè)專用矽膠行銷。目前在臺北、臺南、東莞、昆山、成都、廈門均設(shè)有分公司，貼近客戶的即時服務(wù)為目的，並讓客戶能獲得最充分的材料供應(yīng)。因應(yīng)電子膠材的廣泛應(yīng)用需求，喬越服務(wù)應(yīng)用的行業(yè)，包括汽車電子、電源、被動元件、導(dǎo)熱應(yīng)用、LED封裝、LED照明、半導(dǎo)體器件封裝、顯示器、太陽能電池以及電源供應(yīng)器，電腦，筆記本電腦等，在各專業(yè)領(lǐng)域均獲得高度成長及業(yè)界客戶的肯定。

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企業(yè)經(jīng)營資訊及時掌握，即時關(guān)心

　　商業(yè)智慧是用來協(xié)助企業(yè)主管從如雪堆般的資料中，萃取出主要有用資訊，以便主管做出明智經(jīng)營決策的工具。對企業(yè)來說資料唾手可得，但因為資料維護方式差異，或各部門對資訊有不同的定義，往往使得不同的解讀者對其資訊的準(zhǔn)確度而有所存疑，甚而影響到要報告什麼數(shù)字、以及如何報告。藉由鼎新BI商業(yè)智慧系統(tǒng)，提供企業(yè)各部門統(tǒng)一的資訊平臺，喬越制定出集團績效的一致性衡量定義，能讓各部門主管於BI系統(tǒng)中獲得定義一致、及時性的績效資訊，而進(jìn)行正確的決策。

　　財務(wù)部康麗萍經(jīng)理表示；「上線一年多年，透過BI系統(tǒng)管理報表定期定時發(fā)送集團業(yè)績績效，能及時了解業(yè)績狀況，進(jìn)而透過前線業(yè)務(wù)單位，了解是否有主要客戶漏單。而業(yè)績管理主要仍是以業(yè)務(wù)單位為主，財務(wù)部則是定期透過BI關(guān)心費用耗用狀況，是否在預(yù)算控管內(nèi)。」康麗萍經(jīng)理進(jìn)一步說明：「目前由BI所提供的經(jīng)營績效資訊，也會定期發(fā)送給總經(jīng)理，使總經(jīng)理能及時掌握集團績效?！估蠲髀敻笨傃a充：「現(xiàn)在不需要收集資料，可以每天都看到企業(yè)資訊，隨時可以進(jìn)行討論。不用像以往要開會前才開始收集資料進(jìn)行分析，到那時就已經(jīng)來不及補救了」。

化被動為主動的管理資訊，優(yōu)化工作效率及品質(zhì)

　　客服部魏淑玟副理說明：「以前每天都要記得在幾號要進(jìn)ERP跑哪幾份報表?，F(xiàn)在導(dǎo)入鼎新BI後，變成了時間一到，報表資訊會自動送到門口(電子信箱中)，不看都不行?！箚淘紹I系統(tǒng)導(dǎo)入過程中，魏副理是主要負(fù)責(zé)實作管理報表格式及客服、業(yè)務(wù)跨部門管理資訊需求的協(xié)調(diào)者。副理描述：「導(dǎo)入鼎新系統(tǒng)之前，必須在OUTLOOK設(shè)定警訊器，提醒自己每月5號要提供給業(yè)務(wù)員資訊，每月1號就要進(jìn)ERP系統(tǒng)製表。往往需求單位每次都需要等待30分鐘的製表時間後，才能收到每月的統(tǒng)計資訊?！?/p>

　　現(xiàn)今透過鼎新BI系統(tǒng)與TIPTOP ERP連結(jié)，定期將資料統(tǒng)計彙整，需求者的管理資訊格式經(jīng)過製作後，BI系統(tǒng)便可定期MAIL OUT?！杆行枨髥挝徽撸诠潭〞r間皆可同步收到，現(xiàn)在不會有人在追報表產(chǎn)出。收到MAIL加以查閱，若遇到資料異常進(jìn)行討論後，再調(diào)整統(tǒng)計條件，即可有充裕的時間準(zhǔn)備每月報告內(nèi)容」。

　　BI系統(tǒng)主要功能進(jìn)行資訊蒐集統(tǒng)計外，另一功能則是用於資料檢核，確認(rèn)前端系統(tǒng)輸入的資料其正確性及一致性，才能確保資訊分析時的完整性。副理表示「透過自動化派送，每天早上都可以收到錯誤單據(jù)資料的提醒，可以立即與物流單位聯(lián)繫，於ERP中進(jìn)行資料修改，不需要等到月底財務(wù)結(jié)帳時，再進(jìn)行回憶當(dāng)時錯誤原因及如何修正?！垢崩硌a充：「若現(xiàn)行收到BI寄發(fā)檢核MAIL，打開夾檔發(fā)現(xiàn)內(nèi)容是空的，是令人開心的，表示流程無錯誤的資料，可不用進(jìn)行處理?！箍到?jīng)理同步補充：「以往都是月底結(jié)帳前，財務(wù)部協(xié)助檢核前端子系統(tǒng)資料?，F(xiàn)在每天都會自動檢查，提早處理，如此提升結(jié)帳速度。以往每月10號完成結(jié)帳，現(xiàn)在是7號，朝目標(biāo)每月5號邁進(jìn)?！?/p>

透過KPI，達(dá)到有效管理企業(yè)的目標(biāo)

　　管理大師 Robert Kaplan及David Norton說：「如果您不能對它進(jìn)行衡量，您便無法管理它；而若您無法量化它，便不能衡量它」。因此，企業(yè)需透過可量化的?KPI(關(guān)鍵績效指標(biāo)做衡量)，以尋找企業(yè)的永續(xù)及最佳化利潤。喬越管理層在民國96年時，便引進(jìn)BSC平衡計分卡管理理念，並且逐步規(guī)範(fàn)四大構(gòu)面下可量化的指標(biāo)。李明聰副總特別說明導(dǎo)入鼎新BI的源由：「在導(dǎo)入鼎新資訊系統(tǒng)前，就已經(jīng)進(jìn)行手工EXCEL統(tǒng)計KPI。以前實際數(shù)據(jù)是在每此季會議前，透過同仁花費3~4天收集彙整實際數(shù)據(jù)，再經(jīng)由專人維護KPI EXCEL檔案?！埂冈诙π抡故酒髽I(yè)E化的整體方案時，了解鼎新有KPI資訊系統(tǒng)，因此決定與鼎新合作，並且同步規(guī)劃BI系統(tǒng)導(dǎo)入?！?/p>

　　過去無系統(tǒng)時，一季才能進(jìn)行一次指標(biāo)落實的檢討。現(xiàn)在KPI系統(tǒng)導(dǎo)入上線一年後，可以每天早上知道月指標(biāo)達(dá)成的狀況，隨時掌握經(jīng)營狀況。若有任何異常，也可以提前反應(yīng)對策，而不用再受限於月底或季底地落後式檢討。喬越現(xiàn)今透過儀表板監(jiān)控企業(yè)關(guān)鍵績效，企業(yè)內(nèi)部的同仁具備運用儀錶板的執(zhí)行力，配合願景藍(lán)圖，使得喬越整體能同心協(xié)力的達(dá)成經(jīng)營目標(biāo)。

E化沒有盡頭，只有不斷持續(xù)前進(jìn)、精進(jìn)

　　喬越在BI上線一年後，副總分享：「企業(yè)E化並非如此簡單，非是1年內(nèi)即可全部建立完成。需求是會不斷提出，許多商業(yè)行為分析都是可以透過BI撈取資料統(tǒng)計?！梗瑫r期望「業(yè)務(wù)同仁能逐漸取代定期派送，而能對資訊具有自主性，能具備分析角度交叉比對的置換能力?！箒K且認(rèn)為：「系統(tǒng)建置後，必須要常常用於工作上，並能從中獲得成就感時，更能積極操作使用，進(jìn)而讓系統(tǒng)對使用者是一項有助益的工具。」

下一階段管理資訊優(yōu)化及全面落實

　　現(xiàn)階段喬越BI系統(tǒng)整合了集團銷售、財務(wù)、庫存、採購、客戶商機等資訊，已達(dá)到階段E化導(dǎo)入階段目標(biāo)，替部門主管節(jié)省了許多蒐集的工作時間，而將時間致力於資訊的解讀及對策。下一個階段康經(jīng)理預(yù)計導(dǎo)入鼎新資金預(yù)估解決方案，主要在掌握喬越集團資金運用時，對匯率能事先進(jìn)行模擬配置。而副總則將規(guī)劃總經(jīng)理的個人戰(zhàn)情室，透過大型螢?zāi)患癇I一頁式面版功能，提供總經(jīng)理於每日可快速掌握系列產(chǎn)品的業(yè)績、毛利，集團下各營運中心的經(jīng)營狀況。讓集團整體由上而下，由內(nèi)而外將經(jīng)營資訊具體化、指標(biāo)化，朝集團目標(biāo)前進(jìn)。

▲感謝《喬越實業(yè)》接受鼎新電腦專訪。?
左起二：喬越財務(wù)部康麗萍經(jīng)理、李明聰副總經(jīng)理、謝佩娟副理、魏淑玟副理。?

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