德亞樹脂創(chuàng)造無紙化環(huán)境 加速資訊傳遞

流程記錄是溝通最佳橋樑

文：黃子豪

德亞樹脂股份有限公司

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-22 13:58:00

內(nèi)稽內(nèi)控 進(jìn)貨銷貨管理 ERP 表單電子化

誠信至上品質(zhì)領(lǐng)先－德亞樹脂

　　德亞樹脂股份有限公司，主要是生產(chǎn)合成樹脂與特殊塗料方面，產(chǎn)品應(yīng)用範(fàn)圍有紡織業(yè)、橡膠業(yè)、膠帶業(yè)、皮革業(yè)、塗裝業(yè)、帷幕牆業(yè)...等，在市場競爭上，把握在誠信至上品質(zhì)領(lǐng)先之公司文化，特別將傳統(tǒng)化工製品精細(xì)化多功能化，賦予較高附加價(jià)值，提供下游業(yè)者良好品質(zhì)，可以安心使用的產(chǎn)品，自然就有競爭力，在一片低價(jià)大量生產(chǎn)的市場中，闖出一片天地。

　　公司一直以穩(wěn)健保守來經(jīng)營，除了自己有設(shè)立貿(mào)易公司在中國外，東南亞市場都是經(jīng)由多年日本關(guān)係夥伴的經(jīng)銷商在各地扎根，將來主要目標(biāo)會(huì)放在泰國，為打開東協(xié)市場的初步建立一條出路。

會(huì)成功的人，是學(xué)習(xí)他人的經(jīng)驗(yàn)

　　舊DOS系統(tǒng)是由單一人員維護(hù)，系統(tǒng)優(yōu)化時(shí)也有盲點(diǎn)，針對(duì)單一需求部門進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)整，只能解決單點(diǎn)問題卻造成全面性影嚮，且軟、硬體搭配也是一大難題。為了改善公司的多據(jù)點(diǎn)管理工作，期望新系統(tǒng)e化可建置多公司管理制度，讓同仁在同一環(huán)境下作業(yè)，即時(shí)連線有效管理中國昆山公司的庫存。

　　德亞在評(píng)選ERP系統(tǒng)時(shí)，對(duì)於精細(xì)化工業(yè)行業(yè)，就是有非常多的製品與複雜的交錯(cuò)製令，所以這也慎選ERP關(guān)鍵項(xiàng)目之一，也期望能夠幫助我們完成許多以前無e化管理的許多步驟，譬如：批號(hào)與倉庫管理和出貨...等。

　　鼎新?lián)碛胸S富的導(dǎo)入經(jīng)驗(yàn)及大量成功案例客戶。成功案例客戶之一茂康公司已經(jīng)使用多年，非常大方分享導(dǎo)入經(jīng)驗(yàn)給德亞樹脂同仁，再透過鼎新系統(tǒng)規(guī)劃的說明及功能呈現(xiàn)，將過往問題一一排除，最後德亞樹脂決定選擇鼎新，成為軟體應(yīng)用最佳伙伴。

▲德亞樹脂導(dǎo)入團(tuán)隊(duì)由左至右。許貴川部長、溫秀雲(yún)次長、林有志副總經(jīng)理、蕭秀玲組長

提出問題，往往比解決一個(gè)問題更重要

　　導(dǎo)入ERP過程中，最重要的關(guān)鍵因素是人，人員的配合是上線的成敗關(guān)鍵，在此還是特別要感謝德亞樹脂各單位主要負(fù)責(zé)人，盡心盡力全力以赴支持ERP系統(tǒng)的建置與徹底執(zhí)行，只要缺少任何一個(gè)部門的支持，都會(huì)使系統(tǒng)難以順利上線。觀察同仁們平時(shí)工作負(fù)荷，調(diào)整增加人力，都是必要的工作，特別是在舊系統(tǒng)、新系統(tǒng)同時(shí)併行時(shí)，是比以往未導(dǎo)入前增加一倍的工作量，需透過人力調(diào)配協(xié)調(diào)，分擔(dān)同仁們壓力來解決無法上線致命的缺口。

　　以德亞公司此次ERP導(dǎo)入的專案，也感謝副總支持協(xié)助，充分授權(quán)給同仁，並積極關(guān)心與與會(huì)協(xié)調(diào)，才能順利完成系統(tǒng)上線。德亞目前各部負(fù)責(zé)執(zhí)行ERP的同仁，平均年資都在20年的中間幹部，對(duì)於公司工廠內(nèi)部營運(yùn)流程，都是瞭若指掌，然而學(xué)習(xí)鼎新的ERP系統(tǒng)是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，初期的線上學(xué)習(xí)，許多同仁們工作與家事二頭燒，皆需利用下班時(shí)間學(xué)習(xí)新系統(tǒng)，是相當(dāng)辛苦，也藉由鼎新提供大班課課程服務(wù)，透過講師與學(xué)員的互動(dòng)式教學(xué)，讓上線操作更加順暢。

　　更重要的是真心感謝24小時(shí)不打烊的鼎新ERP戴士真顧問，能夠順利成功上線，戴顧問功勞苦勞都是功不可沒。顧問直接輔導(dǎo)，其實(shí)對(duì)於初次接觸ERP系統(tǒng)的德亞樹脂是非常重要的，顧問專業(yè)讓同仁大家認(rèn)同，發(fā)揮顧問在行業(yè)專業(yè)知識(shí)，帶領(lǐng)德亞樹脂伙伴，將德亞目前面臨的流程瓶頸，透過即有系統(tǒng)功能逐一突破，顧問不單單只有ERP單純的技術(shù)觀念，『熱心』、『耐心』、『高EQ』都是溝通上最重要素，再次肯定與感謝戴顧問的辛苦付出。

德亞ｅ化過程中，最大困難有幾點(diǎn)：

1. 要求新舊系統(tǒng)同時(shí)併行，人員工作負(fù)荷太大。

2. 現(xiàn)場生產(chǎn)與物流人員難以接受新的作業(yè)模式。

3. 同仁對(duì)於新系統(tǒng)功能較不熟悉，因此有所抱怨。

4. 僅以部門方便行事，而自行調(diào)整流程。

德亞e化過程，解決方式如下：

1. 讓同仁了解系統(tǒng)上線是不可逆，且上系統(tǒng)目的是讓營運(yùn)更加順暢。

2. 提供正確觀念，並說明系統(tǒng)帶來的效益。

3. 透過鼎新顧問輔導(dǎo)及大班課程的輔助，確保人員對(duì)於系統(tǒng)熟悉度。

4. 以會(huì)議行事，進(jìn)行需求討論及觀念宣導(dǎo)。

為求精準(zhǔn)，行事需嚴(yán)謹(jǐn)

　　德亞樹脂為求精準(zhǔn)，導(dǎo)入鼎新完整內(nèi)稽內(nèi)控ERP系統(tǒng)，過程中，同仁輸入單據(jù)時(shí)，系統(tǒng)管控相當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)，因此數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)有跡可循，可即時(shí)進(jìn)行資料調(diào)，讓後續(xù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更加精準(zhǔn)。無論是品號(hào)編碼、庫別編制，為了讓同仁們能快速簡易辦識(shí)，並將品號(hào)與庫房進(jìn)行對(duì)應(yīng)，讓現(xiàn)場人員可明確辦識(shí)，以免入錯(cuò)庫。

　　以往在舊系統(tǒng)只有一個(gè)大倉庫觀念，為方便人員辦識(shí)，在新系統(tǒng)導(dǎo)入時(shí)將庫別區(qū)分至78個(gè)庫別，以至於填寫單據(jù)過程中，造成第一線人員輸入不便，經(jīng)由顧問建議後，調(diào)成為16庫別。原料效期對(duì)於德亞是相當(dāng)重要，也在此次導(dǎo)入運(yùn)用鼎新系統(tǒng)提供批號(hào)管理納入管控，有效管理原料效期，減少產(chǎn)品不良率發(fā)生，提升產(chǎn)品良率。

流程記錄是溝通最佳橋樑

　　德亞ERP系統(tǒng)上線，許多重覆輸入與手工傳票工作都e化，電腦也是可以多機(jī)使用和遠(yuǎn)端連線，在EasyFlow電子簽核上，雖然只有請(qǐng)採購，但也代替了以前的手寫傳真等方式，減少錯(cuò)誤與失誤率。此次導(dǎo)入請(qǐng)、採購單是德亞樹脂單據(jù)量最多，常在流程追蹤及回覆過程中，成造人與人責(zé)任歸屬問題，副總提到未導(dǎo)入電子表單前，常常單據(jù)遺失，或延誤簽核以至於人員會(huì)推責(zé)，藉由系統(tǒng)流程，可得知單據(jù)進(jìn)度，『凡走過必留下痕跡』可即時(shí)記錄簽核時(shí)效及回覆意見。

　　在數(shù)十年前即自行開發(fā)專屬系統(tǒng), 舊系統(tǒng)上提供了非常完整且詳細(xì)的各式報(bào)表，因此也習(xí)慣於隨時(shí)取得即時(shí)營收, 財(cái)務(wù)及生產(chǎn)等資料，為了確保ERP上線後也能隨時(shí)取得營收狀況並維持原有的閱讀方式，選擇利用BI 快速製表的特性, 將常用的營收?qǐng)?bào)表移植到BI?上。但只取得上線後的營收資料，並無法看出整體的營運(yùn)狀況，尤其當(dāng)營運(yùn)的歷史資訊都能由舊系統(tǒng)取得時(shí)，更希望BI 的報(bào)表能確實(shí)且完整的呈現(xiàn)營收趨勢。

　　然而歷史資料與現(xiàn)行ERP 的資料存在著品號(hào)編碼的落差, 要將兩個(gè)不同系統(tǒng)的資料放在同一個(gè)天秤作比較，著實(shí)得下一番功夫才行。經(jīng)由林副總的大力協(xié)助，歷史資料順利載入BI 系統(tǒng)，使高階主管們都能看到近年的營收數(shù)字及各期的比較, 不因更換系統(tǒng)而產(chǎn)生資訊落差。有了營業(yè)部的成功經(jīng)驗(yàn)後, 各部門所需的報(bào)表也陸續(xù)在BI 系統(tǒng)上開發(fā)，因而使BI 系統(tǒng)的效用極大化。

與時(shí)俱進(jìn)? 擴(kuò)大資訊化應(yīng)用範(fàn)疇

　　在嚴(yán)刻的競爭環(huán)境中，企業(yè)爭相採用最新資訊應(yīng)用管理於提高產(chǎn)品品質(zhì)、加快效率、降低成本、增加滿意度。IT應(yīng)用儼然成為企業(yè)在競速時(shí)代生存並脫穎而出的必要條件。面對(duì)科技日新月異的瞬間躍進(jìn)管理模式，鼎新團(tuán)隊(duì)能與德亞樹脂的伙伴一同努力，邁向全面e化，將目前管理能夠籍由BI系統(tǒng)應(yīng)用功能，呈現(xiàn)更有效的管理報(bào)表，讓管理者能即時(shí)了解狀況解決問題，應(yīng)用EasyFlow流程引擎來達(dá)到資訊e化，讓整體e化管理更加便利性、敏捷性與可靠性，也期許鼎新團(tuán)隊(duì)能持續(xù)精進(jìn)產(chǎn)品及服務(wù)，並持續(xù)維繫與德亞樹脂合作模式，為德亞樹脂資訊化的投資發(fā)揮效用、體現(xiàn)價(jià)值，進(jìn)而讓德亞在資訊化應(yīng)用的路上更進(jìn)一步。

▲感謝德亞樹脂專案團(tuán)隊(duì)及專案負(fù)責(zé)人林有志副總（左一）接受鼎新專訪。
鼎新電腦PM經(jīng)理周桂霞(右一)、顧問陳純錦(右二)、顧問戴士真(左二)

更多案例