永嘉輝科技產(chǎn)銷(xiāo)協(xié)調(diào)透通 提高交期保證與交貨品質(zhì)

符合內(nèi)稽內(nèi)控，即時(shí)反應(yīng)營(yíng)運(yùn)績(jī)效及營(yíng)業(yè)目標(biāo)

文：張宏澤

永嘉輝科技

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-29 13:53:00

企業(yè)流程管理

????????企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力之所在，維繫於不斷創(chuàng)新及研發(fā)─永嘉輝科技未來(lái)將持續(xù)進(jìn)行前瞻性技術(shù)與創(chuàng)新應(yīng)用的研發(fā)、落實(shí)產(chǎn)品化設(shè)計(jì)、量產(chǎn)化研究與系統(tǒng)化管理，以繼續(xù)深化核心競(jìng)爭(zhēng)力的領(lǐng)先地位，同時(shí)也創(chuàng)造出更多的股東價(jià)值。於此，永嘉輝科技重整企業(yè)管理流程，符合內(nèi)稽內(nèi)控原則，強(qiáng)化製造與財(cái)務(wù)間資訊串聯(lián)，進(jìn)而達(dá)到資訊即時(shí)性與正確性，做為企業(yè)未來(lái)發(fā)展的基石。

▲面對(duì)未來(lái)發(fā)展與目標(biāo)，永嘉輝科技決定重新評(píng)估導(dǎo)入資訊系統(tǒng)，符合內(nèi)稽內(nèi)控的公司治理原則，
讓營(yíng)運(yùn)績(jī)效及營(yíng)業(yè)目標(biāo)即時(shí)反應(yīng)。
財(cái)務(wù)長(zhǎng) 杜維真(左五)、總經(jīng)理 陳偉傑(左六)、鼎新電腦顧問(wèn)張宏澤(左三)

管理挑戰(zhàn)

• 隨著公司規(guī)模成長(zhǎng)，人員的擴(kuò)充與作業(yè)表單增加。

• 自行開(kāi)發(fā)製造系統(tǒng)功能不足，無(wú)法將製造與財(cái)務(wù)流程串接。

• 員工對(duì)於企業(yè)流程認(rèn)知程度參差不齊，流程未符合內(nèi)稽內(nèi)控原則。

• 紙本簽呈人工判斷錯(cuò)誤，如簽核的金額，資訊不夠透通。

• 自行開(kāi)發(fā)的製造系統(tǒng)資料較為分散，難以找到原始單據(jù)。

應(yīng)用效益

• 符合內(nèi)控內(nèi)稽準(zhǔn)則下標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程。

• 方便查詢(xún)目前庫(kù)存數(shù)字，進(jìn)行即時(shí)存貨控管。

• 成本會(huì)計(jì)本來(lái)結(jié)算成本於每個(gè)月10號(hào)~15號(hào)完成。

• Workflow ERP系統(tǒng)則能滿(mǎn)足依條件篩選與統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

• 簽核進(jìn)度透明可見(jiàn)，查詢(xún)方便且讓相關(guān)人員掌握狀況。

• 利用系統(tǒng)自動(dòng)辨別簽核流程、免去人為的疏失外，權(quán)責(zé)的規(guī)範(fàn)與時(shí)程上有明文的規(guī)定。

• 從客戶(hù)接單、採(cǎi)購(gòu)、生產(chǎn)、庫(kù)存、銷(xiāo)貨、應(yīng)收付各環(huán)節(jié)的連繫、溝通及管理，降低公司營(yíng)運(yùn)的成本，以及對(duì)客戶(hù)交貨的品質(zhì)及交期的保證。

前瞻技術(shù)與研發(fā)創(chuàng)新 深化核心競(jìng)爭(zhēng)力

　　永嘉輝科技為一專(zhuān)業(yè)之電路板加工、血糖機(jī)代工設(shè)計(jì)製造廠。為了打造適合生產(chǎn)血糖機(jī)的環(huán)境，永嘉輝科技於桃園大溪打造了自有廠房，建構(gòu)自動(dòng)化生產(chǎn)線機(jī)器設(shè)備，並獲得品質(zhì)管理系統(tǒng)證書(shū)(ISO 9001:2008) 認(rèn)證。

　　從廠房落成到機(jī)器設(shè)備的定位試產(chǎn)，永嘉輝科技積極投入電路板加工、血糖機(jī)代工設(shè)計(jì)，並致力改善生產(chǎn)技術(shù)與品質(zhì)水準(zhǔn)，相關(guān)產(chǎn)品功能與品質(zhì)已陸續(xù)獲得多數(shù)客戶(hù)的下單與肯定。

符合內(nèi)稽內(nèi)控 強(qiáng)化資訊流串接

　　隨著公司業(yè)務(wù)的蓬勃發(fā)展，人員的擴(kuò)充與作業(yè)表單的增加，公司內(nèi)部本來(lái)有一套自行開(kāi)發(fā)的製造系統(tǒng)，但是受限於功能不足的限制以及無(wú)法將製造與財(cái)務(wù)流程串接在一起，經(jīng)營(yíng)管理上相對(duì)重工耗時(shí)。

　　由於永嘉輝科技的員工對(duì)於企業(yè)流程認(rèn)知程度參差不齊，為了讓內(nèi)部的營(yíng)運(yùn)作業(yè)流程，符合內(nèi)稽內(nèi)控的公司治理原則，營(yíng)運(yùn)績(jī)效及營(yíng)業(yè)目標(biāo)可以即時(shí)反應(yīng)，認(rèn)為導(dǎo)入一套完整的ERP系統(tǒng)是一個(gè)快速的解決方案。

　　財(cái)務(wù)長(zhǎng) 杜維真表示，永嘉輝針對(duì)ERP廠商評(píng)選包含以下七大項(xiàng)目：

1. 系統(tǒng)功能的穩(wěn)定與完整性

2. 輔導(dǎo)顧問(wèn)的專(zhuān)業(yè)程度

3. 軟、硬體的配置與異常排除

4. 系統(tǒng)訓(xùn)練機(jī)制完整與否

5. 全面性的售後服務(wù)

6. 線上客服人員及提供教育訓(xùn)練課程

7. 需要隨著企業(yè)成長(zhǎng)，不需另外客製介接就可以直接增加其他管理性的系統(tǒng)。

　　基於以上考量，遂決定於2013年10月開(kāi)始導(dǎo)入鼎新的Workflow ERP企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)和EasyFlow電子表單系統(tǒng)。

　　永嘉輝於2013年底開(kāi)始進(jìn)行資訊化建置，導(dǎo)入模組包含基本資料管理系統(tǒng)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理系統(tǒng)、庫(kù)存管理系統(tǒng)、訂單管理系統(tǒng)、採(cǎi)購(gòu)管理系統(tǒng)、製令/託外管理系統(tǒng)、批次需求計(jì)劃系統(tǒng)、成本計(jì)算系統(tǒng)、應(yīng)收應(yīng)付管理系統(tǒng)、自動(dòng)分錄系統(tǒng)、票據(jù)資金管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、營(yíng)業(yè)稅管理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)總帳管理系統(tǒng)、EasyFlow電子表單系統(tǒng)等，透由流程改善和建立，串聯(lián)製造與財(cái)務(wù)資訊。

• 計(jì)劃時(shí)間：2013年10月1日~ 2014年01月1日

• 正式上線時(shí)間：2014年1月1日

• (三) 結(jié)算成本與產(chǎn)出財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)間：2014年2月~2014年4月順利結(jié)算完3個(gè)月成本與產(chǎn)出財(cái)務(wù)報(bào)表

專(zhuān)案控管到位 準(zhǔn)確執(zhí)行落實(shí)

(一) 領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)導(dǎo)入系統(tǒng)的全力支援

上線輔導(dǎo)及培訓(xùn)期間，ERP電腦化小組積極參與，並獲得高層的支持，進(jìn)一步促使各部門(mén)人員與顧問(wèn)的積極配合，故能全力投入系統(tǒng)的實(shí)施。

(二) 專(zhuān)業(yè)顧問(wèn)輔導(dǎo)

在上線期間，先確認(rèn)各部門(mén)未導(dǎo)入系統(tǒng)前的狀況以即使用的表單與報(bào)表，針對(duì)各部門(mén)使用者實(shí)施ERP管理流程的教育訓(xùn)練，並與高層共同決定公司最適化的作業(yè)流程與各流程的管控點(diǎn)，大大縮短了實(shí)施的週期，使系統(tǒng)能順利上線運(yùn)作。此外，針對(duì)各管理部門(mén)會(huì)使用的報(bào)表一一歸屬分類(lèi)出來(lái)，以利於上線後將龐大的報(bào)表資訊透過(guò)簡(jiǎn)單化的方式讓人員有效執(zhí)行。

(三) 完善的售後服務(wù)體系

在培訓(xùn)實(shí)施及上線使用期間，客戶(hù)皆可透過(guò)線上eService；網(wǎng)路線上問(wèn)題登錄；客服專(zhuān)線或是客服電腦遠(yuǎn)端連線，迅速處理操作或系統(tǒng)的問(wèn)題，使系統(tǒng)學(xué)習(xí)更為順利。

資訊透通 實(shí)現(xiàn)產(chǎn)銷(xiāo)協(xié)調(diào)

ERP系統(tǒng)上線至今已經(jīng)有半年，財(cái)務(wù)長(zhǎng) 杜維真歸納資訊化對(duì)於企業(yè)管理效益：

一、結(jié)帳速度提升

成本會(huì)計(jì)本來(lái)結(jié)算成本需要1個(gè)月，現(xiàn)在每個(gè)月10號(hào)~15號(hào)可以結(jié)出來(lái)。

二、接訂單、領(lǐng)退料、隨時(shí)可查庫(kù)存

可方便查詢(xún)目前庫(kù)存數(shù)字，進(jìn)行即時(shí)存貨控管。接訂單排交期時(shí)，不怕進(jìn)貨太多或製造太多不必要的庫(kù)存。另外舊系統(tǒng)無(wú)法做到條件篩選與統(tǒng)計(jì)報(bào)表的部分， Workflow ERP系統(tǒng)則能滿(mǎn)足所需。

三、作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化

Workflow ERP設(shè)計(jì)即符合上市上櫃公司八大循環(huán)的內(nèi)控內(nèi)稽準(zhǔn)則，在不增加額外負(fù)擔(dān)下，同時(shí)完成管理循環(huán)的建置，整個(gè)公司的運(yùn)作就有了標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程。

四、方便查詢(xún)

以往自行開(kāi)發(fā)的製造系統(tǒng)，資料較為分散，導(dǎo)入ERP系統(tǒng)後可透過(guò)相關(guān)報(bào)表或是系統(tǒng)串查功能，找到該單據(jù)之前的原始單據(jù)。例如訂單樹(shù)狀結(jié)構(gòu)查詢(xún)作業(yè)，可以查詢(xún)因?yàn)樵撚唵嗡l(fā)生從訂單開(kāi)始->請(qǐng)購(gòu)->製令->應(yīng)收應(yīng)付的相關(guān)交易狀況。此外，也因?yàn)榱鞒潭伎梢詩(shī)A帶附件檔案，對(duì)於流程相關(guān)的資訊可以保留完整。

五、時(shí)效性

以前手工列印簽核單據(jù)會(huì)遇到，流程跑到哪邊？什麼時(shí)候可以跑完？進(jìn)度都要靠人工去追，嚴(yán)重會(huì)影響到生產(chǎn)或銷(xiāo)售的競(jìng)爭(zhēng)力。導(dǎo)入電子表單系統(tǒng)後，除了簽核進(jìn)度都透明可見(jiàn)，查詢(xún)方便外，更可讓相關(guān)人員都掌握整體狀況。

六、正確性

紙本簽呈最為人垢病的，便是人工判斷所跟隨來(lái)的錯(cuò)誤，例如簽核的金額，一不小心就會(huì)誤簽到不對(duì)的層級(jí)，加上資訊不夠透通，就算數(shù)字有錯(cuò)都很難抓得出來(lái)；現(xiàn)在全部利用系統(tǒng)自動(dòng)辨別、免去人為的疏失外，在權(quán)責(zé)的規(guī)範(fàn)與時(shí)程上也有明文的規(guī)定，能讓企業(yè)管理更上軌道。

七、產(chǎn)銷(xiāo)協(xié)調(diào)更加流暢

經(jīng)由Workflow ERP系統(tǒng)作業(yè)，可提升公司從客戶(hù)接單、採(cǎi)購(gòu)、生產(chǎn)、庫(kù)存、銷(xiāo)貨、應(yīng)收付各環(huán)節(jié)的連繫、溝通及管理，不僅降低公司營(yíng)運(yùn)的成本，更加強(qiáng)了對(duì)客戶(hù)交貨的品質(zhì)及交期的保證。

有用才有用 效益自然彰顯

　　從系統(tǒng)的屬性組功能查詢(xún)資料、採(cǎi)購(gòu)對(duì)廠商的評(píng)比管理、透過(guò)銷(xiāo)售預(yù)測(cè)或是訂單展出來(lái)的批次計(jì)畫(huà)到提前半個(gè)月結(jié)算出成本，以及老闆看到財(cái)務(wù)報(bào)表滿(mǎn)意的表情，再再都顯示出導(dǎo)入ERP系統(tǒng)的時(shí)效，且正確與方便性都較以往大大進(jìn)步。

　　陳偉傑總經(jīng)理表示，未來(lái)更要推行同仁多加善用各項(xiàng)管理報(bào)表，發(fā)揮系統(tǒng)的效益。對(duì)於公司未來(lái)醫(yī)療相關(guān)量測(cè)儀器設(shè)計(jì)到生產(chǎn)的發(fā)展，期待與鼎新一同成長(zhǎng)，讓永嘉輝科技發(fā)掘並精進(jìn)管理價(jià)值。?

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