資訊化助力 香港商振光玩具 跨國(guó)經(jīng)營(yíng)管理超即時(shí)

跨國(guó)經(jīng)營(yíng)首重資訊即時(shí)透明！做出準(zhǔn)確決策！

文：溫智如

香港商振光玩具

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-14 16:53:00

企業(yè)流程管理

　因?yàn)檎_的分析資訊、有效的控管商品數(shù)量及成本，讓臺(tái)灣分公司的業(yè)務(wù)拓展更加寬廣，除了銷售客戶外，進(jìn)而設(shè)立實(shí)體店面滿足消費(fèi)者需求。

首次跨國(guó)經(jīng)營(yíng)，期望能有效即時(shí)了解庫(kù)存數(shù)量及成本

　　香港的玩具產(chǎn)業(yè)已至少有六十多年的歷史，直至現(xiàn)在，香港製造生產(chǎn)的玩具依然在全球迄立不倒，且出口量約佔(zhàn)全球近七成的比例。而香港商振光玩具有限公司已在香港當(dāng)?shù)厣罡?jīng)營(yíng)十八年之久，初創(chuàng)的經(jīng)營(yíng)者為了能做品牌推廣及服務(wù)臺(tái)灣的消費(fèi)族群，決定於2014年年初來(lái)臺(tái)灣設(shè)立分公司。臺(tái)灣公司主要服務(wù)的項(xiàng)目為動(dòng)漫收藏，及兒童玩具品牌代理經(jīng)銷，包含收藏品牌的玩具系列：壽屋、Alphamax、Skytube、NECA、Square Enix 等知名品牌；而玩具的品牌主要囊括迪士尼、忍者龜、海綿寶寶、湯瑪士小火車…...等商品。

　　經(jīng)營(yíng)者在設(shè)立臺(tái)灣分公司前已深思，若想要在競(jìng)爭(zhēng)激烈的臺(tái)灣佔(zhàn)有玩具市場(chǎng)一定的規(guī)模，以及考慮未來(lái)業(yè)務(wù)量的發(fā)展需求，先以穩(wěn)定的商品品質(zhì)、及時(shí)的方式提供商品給客戶及消費(fèi)者來(lái)增加口碑，那麼隨時(shí)可查看準(zhǔn)確的商品庫(kù)存數(shù)量是最必要的環(huán)節(jié)。但跨國(guó)經(jīng)營(yíng)的情況下，經(jīng)營(yíng)者無(wú)法長(zhǎng)駐於臺(tái)灣，許多成本資訊相對(duì)應(yīng)的無(wú)法有效控管，唯有導(dǎo)入資訊化才能有效的回饋經(jīng)營(yíng)者想達(dá)到的目標(biāo)：即時(shí)盤(pán)查庫(kù)存數(shù)量及成本、商品／業(yè)務(wù)／客戶銷售排行、財(cái)務(wù)報(bào)表...…等，因而在臺(tái)灣公司正式設(shè)立的同時(shí)，也同步規(guī)劃 ERP 的導(dǎo)入計(jì)劃。

ERP 的導(dǎo)入的時(shí)程與各階段性目標(biāo)

　　在經(jīng)營(yíng)者及臺(tái)灣分公司總經(jīng)理馬月立、財(cái)務(wù)主管張蕙蘭與會(huì)討論評(píng)估過(guò)後，訂定ERP初期的導(dǎo)入主要目標(biāo)先以業(yè)務(wù)銷售、倉(cāng)庫(kù)管理、商品成本為主；而導(dǎo)入的中期主軸為財(cái)務(wù)日常帳務(wù)及結(jié)算成本；後期導(dǎo)入的重心將著重於各種報(bào)表的產(chǎn)出。

　　擬定好資訊化的時(shí)程與階段性的目標(biāo)後，各相關(guān)人員便積極投入，雖然對(duì) ERP 是全新的接觸，且公司草創(chuàng)時(shí)期，每位職能除了準(zhǔn)備新公司及業(yè)務(wù)拓展的相關(guān)事宜外，對(duì)於資訊化導(dǎo)入的中後期，每個(gè)相關(guān)人員轉(zhuǎn)為專注的學(xué)習(xí)及投入時(shí)間來(lái)認(rèn)識(shí) ERP。而初期目標(biāo)的導(dǎo)入的時(shí)程前後約莫一個(gè)月至一個(gè)半月，各種子人員也落實(shí)ERP帶來(lái)的管理效應(yīng)及理念，讓業(yè)務(wù)銷售人員即時(shí)且有效利用ERP系統(tǒng)做訂單需求；採(cǎi)購(gòu)人員及倉(cāng)庫(kù)管理人員也透過(guò)ERP記錄每日實(shí)際進(jìn)貨、銷售狀況。資訊的透明化，讓各職能依不同的權(quán)限了解商品交易的情況。

　　初期導(dǎo)入的成效具明顯的成效後，香港的經(jīng)營(yíng)者期望能查看各項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)表，也期許能與初期般迅速導(dǎo)入，以便做更精進(jìn)的管理。但資訊化的過(guò)程，並非短時(shí)間即能完整導(dǎo)入，真正能由資訊化後產(chǎn)生最大的效益需要長(zhǎng)時(shí)間的蘊(yùn)釀，且在臺(tái)灣分公司員工尚未增加的前提下，財(cái)務(wù)主管必須管理的領(lǐng)域甚大，雖然財(cái)務(wù)主管張蕙蘭的職務(wù)繁忙，但同樣也花了很多精力與時(shí)間投入資訊化的導(dǎo)入。

資訊化後的成果及效益－快速產(chǎn)出報(bào)表，精準(zhǔn)經(jīng)營(yíng)管理

　　臺(tái)灣分公司創(chuàng)立後，一直以來(lái)僅有EXCEL表格能協(xié)助客戶處理各項(xiàng)貨款及庫(kù)存數(shù)量的記錄，財(cái)務(wù)報(bào)表由財(cái)務(wù)主管張蕙蘭依每個(gè)月產(chǎn)生的收入及費(fèi)用，自行結(jié)算並產(chǎn)生報(bào)表。最初上線輔導(dǎo)時(shí)，各相關(guān)種子人員，對(duì)於系統(tǒng)能否為公司帶來(lái)更大的效益態(tài)度有所保留，也因此對(duì)資訊化並沒(méi)有很積極的學(xué)習(xí)，為能讓各職能的人員更了解並全面性的使用系統(tǒng)，財(cái)務(wù)主管張蕙蘭在思考過(guò)後，建議公司的開(kāi)帳導(dǎo)入往前追溯至公司新成立的時(shí)間。也因?yàn)檎窆夤靖鲉挝坏闹鞴苋ε浜腺Y訊化，使得各職能的人員被要求必須學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)。

　　最初在開(kāi)帳盤(pán)入系統(tǒng)內(nèi)時(shí)，各單位人員不太清楚系統(tǒng)的操作，以及顧問(wèn)協(xié)助設(shè)定流程單據(jù)的用意，開(kāi)帳之後不斷的協(xié)助確認(rèn)及調(diào)整開(kāi)帳資料，也因?yàn)橥度朐S多時(shí)間在資訊化上，且對(duì)資訊化的決心及毅力更加堅(jiān)定，讓資訊化後的成果豐碩，同時(shí)更帶給經(jīng)營(yíng)者各項(xiàng)完整且正確的資訊，不但產(chǎn)出更完整財(cái)務(wù)報(bào)表、進(jìn)行商品成本結(jié)算，更讓桃園龜山的倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存量得以有效的控管且能即時(shí)查詢商品庫(kù)存量。

　　且在資訊化導(dǎo)入前，振光玩具對(duì)內(nèi)及對(duì)外的各項(xiàng)憑証，都藉由EXCEL表格的方式列印，而初期導(dǎo)入訂單銷售端後，財(cái)務(wù)主管張蕙蘭決議銷貨單等對(duì)外憑証，統(tǒng)一由ERP系統(tǒng)列?。粡堔ヌm與國(guó)稅局申請(qǐng)電子計(jì)算機(jī)格式，也是由系統(tǒng)內(nèi)預(yù)設(shè)列印格式做申請(qǐng)，簡(jiǎn)化許多憑証列印上的問(wèn)題。

　　經(jīng)營(yíng)者與張蕙蘭深信，藉由資訊化來(lái)核算的成本及產(chǎn)出相關(guān)報(bào)表，能提供更精準(zhǔn)、更正確的資訊，而正確的資訊也將是引領(lǐng)公司向前躍進(jìn)的利器之一，資訊化的後期重點(diǎn)就在於能即時(shí)並且正確的產(chǎn)出各項(xiàng)報(bào)表。在資訊化導(dǎo)入的前、中期完成後，尾聲的報(bào)表產(chǎn)出已非難事，讓經(jīng)營(yíng)者感受最深的即為各種報(bào)表的產(chǎn)生，也因?yàn)橘Y訊化的成功，讓經(jīng)營(yíng)者每週、甚至於每日可透過(guò)系統(tǒng)，即時(shí)產(chǎn)出各項(xiàng)分析報(bào)表，並能清楚了解各商品交易的完整情況，以便掌控各項(xiàng)成本，也因?yàn)檎_的分析資訊、有效的控管商品數(shù)量及成本，讓臺(tái)灣分公司的業(yè)務(wù)拓展更加寬廣，除了銷售客戶外，進(jìn)而設(shè)立實(shí)體店面滿足消費(fèi)者需求。

管理挑戰(zhàn)

• 跨國(guó)營(yíng)運(yùn)，臺(tái)灣分公司庫(kù)存、財(cái)報(bào)資訊產(chǎn)生費(fèi)時(shí)，且資訊不易查詢。

• 業(yè)務(wù)訂單、採(cǎi)購(gòu)下採(cǎi)購(gòu)單，直至庫(kù)存及財(cái)務(wù)帳相關(guān)資料，僅用excel表格做維護(hù)。

• 客戶下訂速度快，業(yè)務(wù)外出時(shí)無(wú)法即時(shí)回饋訂單資訊。

• 產(chǎn)品／業(yè)務(wù)／客戶等分析報(bào)表為人工方式統(tǒng)計(jì)分析至excel表格內(nèi)，無(wú)法快速產(chǎn)出報(bào)表。

導(dǎo)入效益

• Smart ERP的導(dǎo)入與公司作業(yè)流程整合，能有效的產(chǎn)出庫(kù)存、財(cái)務(wù)等相關(guān)資訊給高階管理者參考，並能更有效做出準(zhǔn)確的決策。

• 業(yè)務(wù)人員在客戶端確認(rèn)客戶的商品需求後，可立即在客戶端遠(yuǎn)端遠(yuǎn)線至公司資料庫(kù)，並能迅速維護(hù)客戶訂單的內(nèi)容，減少需要重複確認(rèn)客戶需求的時(shí)間，且能透過(guò)遠(yuǎn)端方式查詢到商品庫(kù)存數(shù)量。

• 能快速且精準(zhǔn)的結(jié)算當(dāng)月商成本且產(chǎn)生各種報(bào)表，讓公司有效控管公司作帳時(shí)間。

• 導(dǎo)入Smart ERP讓進(jìn)銷存結(jié)至財(cái)務(wù)段的作業(yè)流程透明化，若有任何流程上的問(wèn)題需對(duì)外或?qū)?nèi)進(jìn)行討論時(shí)，可快速的做各單據(jù)的追蹤及查詢。

更多案例