千里眼精密部件資訊不脫軌 打造企業(yè)資訊化零件王國

提升工作效率，降低管理成本

文：林嘉祺

千里眼精密部件

發(fā)布時間： 2018-10-23 14:39:00

企業(yè)流程管理

????????千里眼精密部件股份有限公司創(chuàng)立1983年，主要產(chǎn)品為精密螺絲，通訊設(shè)備元件，光學(xué)接頭電子元件，汽車零件，3C電子產(chǎn)品元件…等。拜網(wǎng)路所賜，現(xiàn)為全球採購模式，採購人員採丟單方式再回收作業(yè)，臺灣地屬偏遠(yuǎn)直接聯(lián)絡(luò)專業(yè)開發(fā)和採購人員不易；內(nèi)銷因此佔有地域優(yōu)勢，銷售比率較歐美市場為高。目前主要客戶為導(dǎo)航龍頭GRMMIN，其次為其他電子、腳踏車、汽車、醫(yī)療業(yè)者。

　　所謂工欲善其事，必先利其器。管理初期皆為紙本化、簽核流程無標(biāo)準(zhǔn)化，常造成資訊傳遞上有嚴(yán)重斷層，因此本次資訊系統(tǒng)導(dǎo)入專案負(fù)責(zé)人財務(wù)部經(jīng)理楊純陵(以下簡稱 楊經(jīng)理)評估後，於2003年導(dǎo)入鼎新ERP系統(tǒng)，目的為整合ERP單據(jù)及人事考勤HR表單，建構(gòu)出企業(yè)日常業(yè)務(wù)流程管理的電子簽核及辦公平臺，進(jìn)而使資料無縫接軌，加速各部門資訊傳遞，有效提升企業(yè)管理水平。

放眼未來 E化挑戰(zhàn)

　　透過EasyFlow導(dǎo)入，協(xié)助千里眼改善目前企業(yè)面臨關(guān)鍵問題外，也讓企業(yè)感受在導(dǎo)入系統(tǒng)後效益，分別以內(nèi)外部整理說明。

透過系統(tǒng)規(guī)範(fàn)制度 避免與現(xiàn)實脫節(jié)

　　在資訊化過程中，由各單位主管親自參與每階段的輔導(dǎo)，各單位主管明確提出從使用者系統(tǒng)操作到高階管理者管理應(yīng)用，與過往操作模式不同的看法，因此系統(tǒng)導(dǎo)入過程中，難免會有不適應(yīng)和疑慮。但經(jīng)各單位主管擔(dān)任系統(tǒng)與使用者間磨合討論，並適時與顧問溝通找出最適方案改善企業(yè)營運模式。

　　在千里眼管理機制上透過系統(tǒng)建置內(nèi)部有效管理方法。依循公司原先既有的辦法規(guī)章，應(yīng)用在系統(tǒng)上。並將相關(guān)表單正規(guī)化、流程標(biāo)準(zhǔn)化，讓同仁們不需複雜操作，便可輕鬆上手，進(jìn)行資訊化管理。表單管理如下：

• 品保：報廢申請單、矯正預(yù)防措施單

• 生管：請購單、器具維修報廢申請單、機器設(shè)備保養(yǎng)記錄單

• 業(yè)務(wù)：顧客提供財產(chǎn)記錄單、客戶需求表

• 開發(fā)：新產(chǎn)品開發(fā)可行性評估

• 財務(wù)：外訓(xùn)申請單、課後滿意度調(diào)查與心戒菸期滿證明申請表、外訓(xùn)申請單、課後滿意度調(diào)查與心得報告表&教育訓(xùn)練訓(xùn)後績效追蹤表、推薦獎金申請表

• 人事：補刷卡申請、請假申請、加班調(diào)休申請、銷假申請、加班計劃申請(多時段多人)、出差登記

提升工作效率，降低管理成本

　　EasyFlow系統(tǒng)上線3個月，透過此次訪談，了解系統(tǒng)導(dǎo)入對各部門帶來的正面效益：財務(wù)部楊經(jīng)理說：「EasyFlow表單加速資訊傳遞，不會因人員跑單造成面對面溝通狀況，也減少串門子機會，工作效率相對提升」。

　　財務(wù)部人事林家妍說：「原先請假卡都需匯整後，在依各部門分類，送到各單位歸檔，原先每天要花2小時，現(xiàn)在都不用再處理這些事項」。

　　品保部李儀隆經(jīng)理說：「每位業(yè)務(wù)撘配一位品保，遇到出貨旺季可即時掌握品保人員出勤狀況」。

　　生管部蕭淑杏課長說：「器具維修費用已往都是頭腦在記花多少錢，但是若有人員接手無法掌握廠商報價行情，可能會造成公司費用提升?，F(xiàn)在有系統(tǒng)就可以即時查詢維修歷程了」。

　　業(yè)務(wù)部許琬茵說：「透過客戶需求表，業(yè)務(wù)與包裝單位有效傳遞客戶包裝要求，不會漏寄文件，提升客戶滿意度」。

檢視問題瓶頸，優(yōu)化內(nèi)部流程

　　千里眼目前已完成部分表單上線，電腦化已正式起步，後續(xù)將繼續(xù)規(guī)劃其他進(jìn)階表單。鼎新顧問也建議進(jìn)行第二階段的表單深化應(yīng)用，開發(fā)更多產(chǎn)業(yè)表單進(jìn)行管理及分析，提供內(nèi)部有效數(shù)據(jù)庫，讓管理者能夠依據(jù)資料進(jìn)行內(nèi)部流程優(yōu)化或進(jìn)行最佳決策，找出管理瓶頸、調(diào)整內(nèi)部作業(yè)流程。千里眼已從手動管理邁入e化管理，幫助同仁更省力、更有效率的作業(yè)，同時強化了內(nèi)稽內(nèi)控，邁入企業(yè)新的里程碑。

▲感謝千里眼精密部件有限公司專案負(fù)責(zé)團(tuán)隊 財務(wù)部經(jīng)理 楊純陵(左二)、人事 林家妍(右二) 接受鼎新專訪。
鼎新電腦BPM諮詢部黃子豪 經(jīng)理(右一)、EF顧問林嘉祺(左一)。?

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