矽菱企業(yè)構(gòu)築電子發(fā)票因應(yīng)根基 化繁為簡營運蛻變

資訊串聯(lián)財務(wù)打通關(guān)節(jié)，發(fā)票流程縮時省力效率大提升

文：林冠維

矽菱企業(yè)

發(fā)布時間： 2018-10-26 17:32:00

電子發(fā)票 企業(yè)流程管理

贏得世界多國品牌信賴，以「不可取代」的代理商為目標(biāo)

　　成立至今已過廿年的矽菱企業(yè)自1990年從4人團(tuán)隊起家，代理來自歐美與亞洲的多國知名品牌，為橫跨半導(dǎo)體、光電、面板材料暨設(shè)備的代理商。企業(yè)總部設(shè)於臺灣新竹臺元科技園區(qū)，並在臺中、高雄、昆山、蘇州、深圳、成都、西安皆設(shè)立辦事處，憑藉著不易妥協(xié)的韌性與及時的在地化服務(wù)，獲得供應(yīng)商的正面評價並贏得國內(nèi)外科技大廠的高度信賴?！复恚u的不只是材料和設(shè)備，還必須創(chuàng)造不可取代的氣魄」反映出矽菱企業(yè)的創(chuàng)新精神與積極進(jìn)取的態(tài)度。

電子計算機(jī)發(fā)票將落日，矽菱企業(yè)提早因應(yīng)減衝擊

　　歷年來法令持續(xù)更迭，政府為推行電子發(fā)票政策，將階段性施行電子計算機(jī)發(fā)票的落日，矽菱企業(yè)除了有部分封測大廠客戶早先要求配合採用電子發(fā)票，但仍有大多數(shù)客戶仍採行電子計算機(jī)發(fā)票，故除了滿足客戶需求，考量法令規(guī)定與未來趨勢，矽菱企業(yè)決定提早因應(yīng)，以期能減緩衝擊且預(yù)留時間做彈性調(diào)整。矽菱企業(yè)財務(wù)部吳美玲副理分享：「電子發(fā)票導(dǎo)入的原因是因為它要落日了，之前也有一兩家客戶要求要導(dǎo)入電子發(fā)票，但大部份還是用電子計算機(jī)發(fā)票，以對財務(wù)部來講，時間算真的很緊迫。所以希望在我們有空檔的時候來實施導(dǎo)入?！?/p>

　　採行Workflow ERP的矽菱企業(yè)與鼎新維持良好合作的關(guān)係，而矽菱企業(yè)藉由一次參與鼎新法令研討會的機(jī)會接觸到【鼎新 + 汎宇】電子發(fā)票解決方案，基於先前交流的服務(wù)體驗與信任，後續(xù)評估下決定繼續(xù)選擇鼎新，一起走過法令因應(yīng)之路。

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顧問一點靈，符合法令、疏通流程、營運調(diào)整一次搞定

　　針對電子發(fā)票法條內(nèi)容，企業(yè)相關(guān)部門必須先行了解可能影響的作業(yè)與層面，矽菱內(nèi)部如管理部、財務(wù)部與業(yè)務(wù)部三方也都必須協(xié)調(diào)內(nèi)部流程的因應(yīng)，從了解法令至內(nèi)部討論達(dá)成共識，在導(dǎo)入過程中顧問便會適時切入，對法理提出釋疑或檢視調(diào)整的作法是不是能夠符合新法的規(guī)定，增加整體調(diào)整的效率與正確性。在專案導(dǎo)入時，無論因流程調(diào)整而造成的企業(yè)內(nèi)部反應(yīng)聲浪、從矽菱的部份客戶開始階段性導(dǎo)入電子發(fā)票，以及系統(tǒng)上傳測試區(qū)的規(guī)劃與流程，顧問結(jié)合新制規(guī)定與對企業(yè)內(nèi)部流程調(diào)整的專業(yè)經(jīng)驗，協(xié)力矽菱企業(yè)穩(wěn)健完成法令因應(yīng)。

　　矽菱企業(yè)管理部黃進(jìn)玉副理分享：「使用者當(dāng)然會有系統(tǒng)操作的不熟悉，因為電子發(fā)票必須要不斷的檢核，避免產(chǎn)生作廢的部分。這些層層關(guān)卡當(dāng)然會造成同仁的不便，但是只要熟悉是會很流暢的，也避免我們因忙碌而出現(xiàn)錯誤。另外顧問有詳細(xì)的介紹，包含法令的部分，像是B2B跟B2C發(fā)票的不同，整個樣式和重點，都有詳細(xì)解釋，將過程修正為客戶最簡單能夠?qū)氲姆绞?，讓我們?dǎo)入非常順利?！?/p>

▲【鼎新 + 汎宇】方案雙向監(jiān)控機(jī)制

發(fā)票自動上傳、多平臺異常通知，資訊隱形助手協(xié)力營運優(yōu)化

　　矽菱企業(yè)導(dǎo)入初期選擇3至4家指標(biāo)客戶先試行電子發(fā)票，並先行設(shè)定發(fā)票開立後兩天再由系統(tǒng)上傳至國稅局平臺，預(yù)留充裕時間彈性調(diào)整，以應(yīng)對新制較複雜的流程與卡控，而若大廠施行順利，後續(xù)所有客戶全面導(dǎo)入時便更為容易，階段性因應(yīng)也更能減緩企業(yè)整體營運衝擊。若無藉由資訊工具協(xié)助因應(yīng)電子發(fā)票，除了必須要熟習(xí)新制法規(guī)，更需自行建置Turnkey (營業(yè)人導(dǎo)入電子發(fā)票傳輸軟體)主機(jī)，處理發(fā)票逐筆檢閱並做大量的上傳測試，故因應(yīng)所需耗費的時間與人力成本會增加很多。

　　【鼎新 + 汎宇】電子發(fā)票解決方案使用第三方平臺，針對發(fā)票軌跡提供完整追蹤，第三方平臺、Turnkey主機(jī)或是財政部平臺這三方一但出現(xiàn)問題都會即時通知異常，且立即得知是哪個平臺出現(xiàn)問題，大大提升異常反應(yīng)的處理效率。矽菱企業(yè)導(dǎo)入後營運效率提升，除了省去多人手開發(fā)票的處理成本，一但出貨時確認(rèn)貨品數(shù)量便可直接運送，並隨即寄出電子發(fā)票，以便客戶一併比對交易資訊，而電子發(fā)票設(shè)定開立後兩天才上傳財政部平臺，除了預(yù)留可能的調(diào)整緩衝時間，自動上傳的功能如替財務(wù)人員打了定心針，藉由資訊工具協(xié)助，不必?fù)?dān)心開立發(fā)票後忘記上傳財政部平臺。

▲【鼎新+汎宇】電子發(fā)票導(dǎo)入效益

　　黃副理分享：「如果是傳統(tǒng)式的三連式發(fā)票的話，可能財務(wù)部需要增加七、八個人力專門開發(fā)票。但我們導(dǎo)入電子發(fā)票之後，其實只要一個同仁就可以完成。之後由後臺的部分，turnkey主機(jī)跟鼎新的小平臺，會自動幫我們把電子發(fā)票上傳到國稅局，這樣節(jié)省掉我們很多的人力，這是最大的效益。」未來電子發(fā)票也將走向交換制，矽菱企業(yè)有了資訊得力助手，無須再擔(dān)心後續(xù)法令、內(nèi)部流程的調(diào)整衝擊，專案藉由專業(yè)顧問輔導(dǎo)、階段性上線測試與因應(yīng)法令調(diào)整的彈性，過程更可檢視內(nèi)部程序的需求與改善。不只提早因應(yīng)法令，矽菱企業(yè)蓄積企業(yè)動能，資訊應(yīng)用引領(lǐng)每次營運進(jìn)化，面對未來可能的挑戰(zhàn)，矽菱企業(yè)走在蛻變的路上，持續(xù)於產(chǎn)業(yè)發(fā)光發(fā)熱。

▲矽菱企業(yè)上下一心，不只符合電子發(fā)票法規(guī)，更優(yōu)化營運效率提升！

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