文具大廠利百代 導(dǎo)入HRM助力人資轉(zhuǎn)型及企業(yè)蛻變

文：張吟綺

利百代

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-11 17:22:00

企業(yè)流程管理 一例一休

我們希望藉由系統(tǒng)對(duì)成本的管控，真正知道我們的成本在哪邊、浪費(fèi)在哪裡，這樣我們才有辦法有效地管控，才有辦法去跟國(guó)外競(jìng)爭(zhēng)。

─利百代張正昇協(xié)理

人情是利百代最大的優(yōu)勢(shì)，也是最大的包袱。」張正昇協(xié)理破題點(diǎn)出利百代目前最難以處理的問(wèn)題，也帶出了對(duì)導(dǎo)入系統(tǒng)後制度化管理的期盼。成立近70年的老字號(hào)文具大廠－利百代國(guó)際實(shí)業(yè)股份有限公司，在進(jìn)入資訊快速流動(dòng)的現(xiàn)代社會(huì)後，不僅深感紙本化作業(yè)的不足，對(duì)於節(jié)節(jié)攀升的成本更難以招架；另一方面，政府不斷調(diào)整、翻修的勞基法令，也讓利百代疲於奔命，決心攜手鼎新、走向資訊化之路。

▲明年將過(guò)70歲生日的利百代國(guó)際實(shí)業(yè)股份有限公司，可說(shuō)是臺(tái)灣文具史的活歷史。(利百代提供)

▲自1948年前，利華文具行(利百代前身)即已在臺(tái)灣「陪著你長(zhǎng)大」。(利百代提供)

　　成立於1948年，利百代從自產(chǎn)自銷的初創(chuàng)期，到年?duì)I業(yè)額10億的文具集團(tuán)，始終秉持著誠(chéng)信踏實(shí)、研發(fā)創(chuàng)新的經(jīng)營(yíng)策略，以品質(zhì)第一為自我要求，以自產(chǎn)文具、代理品牌及紙類為三大營(yíng)利來(lái)源，期許成為辦公室的第一品牌。而利百代「陪著你長(zhǎng)大」的口號(hào)，不只是廣告詞，更是利百代身為臺(tái)灣文具業(yè)活歷史的最佳見(jiàn)證。

　　由於國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)激烈，利百代的獲利也逐漸變得困難。張正昇協(xié)理不諱言，正因以前都只看到前端的業(yè)績(jī)，未察覺(jué)隱形後端成本，甚至導(dǎo)致本業(yè)虧損。為了抓出被忽視的成本，公司決定導(dǎo)入鼎新ERP，希望能讓公司資訊即時(shí)且透明，並在制度化的管理及紀(jì)錄下，達(dá)到流程優(yōu)化、精進(jìn)經(jīng)營(yíng)的目的。而資訊化的第一步，就從導(dǎo)入鼎新HR系統(tǒng)開(kāi)始。

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▲利百代【戰(zhàn)勝一例一休】適法新思維，看利百代如何因應(yīng)，迅速轉(zhuǎn)型！

紙卡作業(yè)計(jì)算考勤 耗時(shí)費(fèi)力錯(cuò)誤多

▲總公司人資專員卓美如，為此次HR系統(tǒng)導(dǎo)入主要成員。

　　「剛到公司時(shí)，看到利百代的廠區(qū)考勤都用紙卡作業(yè)，每到月底要收集所有紙卡核算出缺勤、遲到及加班費(fèi)，登錄在excel核算薪水後，再提供薪水總表給總公司財(cái)務(wù)部核發(fā)，平均需要三天正常工時(shí)及加班，才能完成結(jié)算的例行工作，真的覺(jué)得非常浪費(fèi)時(shí)間?！箍偣救速Y專員卓美如坦承，一開(kāi)始對(duì)於公司的紙本化並不適應(yīng)，而傳產(chǎn)不喜變動(dòng)的特質(zhì)，讓她在之後導(dǎo)入系統(tǒng)時(shí)，也遇到不少內(nèi)部雜音。

　　電腦室資訊副理林明佳說(shuō)，在利百代工作的人，年資都非常資深，對(duì)系統(tǒng)抗拒性也較重。HR系統(tǒng)上線初期，電腦室及HR部門總是有接不完的電話、尋求排除系統(tǒng)問(wèn)題，如忘記帳密、怕key錯(cuò)等。為求根本解決，電腦室及HR部門甚至直接到各廠區(qū)、在每臺(tái)電腦上做安裝教學(xué)、安排教育訓(xùn)練，盡可能協(xié)助基層人員降低恐懼及不安。即便如此，仍經(jīng)過(guò)三個(gè)月的混亂期，系統(tǒng)才算平穩(wěn)順利地成功上線。

　　中壢廠區(qū)人資專員劉千葒表示，導(dǎo)入系統(tǒng)後月結(jié)薪資，不僅人力節(jié)省一半，也只需要半天即可提供總表給總公司，出錯(cuò)率更是大大降低?！笇⒖记诓楹朔稚⒌矫刻炖泄ぷ?，即時(shí)透過(guò)系統(tǒng)了解異常狀況並追單，不僅可確?？记跍?zhǔn)確性，也可避免員工忘記異常原因。」卓美如笑著說(shuō)出使用HR系統(tǒng)的好處。

▲利百代共有「總公司」、「平鎮(zhèn)廠」、「中壢廠(桃園廠)」、「南港廠」四個(gè)區(qū)域，
原各有2位人資負(fù)責(zé)日常作業(yè)。圖為中壢廠。

因應(yīng)新法限制加班 系統(tǒng)卡控總時(shí)數(shù)

在一例一休法令新制下，利百代面臨了更嚴(yán)苛的考驗(yàn)。「除了休假日加班費(fèi)飆高2.714倍，及增加了特休假天數(shù)、造成人事成本暴增外，其最大癥結(jié)點(diǎn)是未放寬延長(zhǎng)加班總時(shí)數(shù)，提供企業(yè)彈性運(yùn)用加班的自主權(quán)。」財(cái)務(wù)經(jīng)理林宇舜直指新法帶來(lái)的衝擊。除了增加的人事成本外，也因加班時(shí)數(shù)限制、產(chǎn)能降低，無(wú)法接下急單，直接影響營(yíng)收。面對(duì)法令，企業(yè)雖無(wú)權(quán)修改，但仍可靠系統(tǒng)控管有效因應(yīng)。

鼎新HR系統(tǒng)因應(yīng)一例一休

▲資料來(lái)源：匯整利百代專訪內(nèi)容

　　利百代的薪資單也趁著系統(tǒng)導(dǎo)入做了更新，「員工會(huì)說(shuō)『現(xiàn)在的那個(gè)薪資條變得很漂亮』！」人資專員劉千葒打趣又忠實(shí)地模仿著員工的反應(yīng)。以往利百代薪資條是從excel表格裁下來(lái)的細(xì)條狀，沒(méi)有月份也沒(méi)欄目，更無(wú)從得知?dú)v史紀(jì)錄。現(xiàn)在則可從每月薪資單看到出缺勤狀況、剩餘特休假等，員工也可自行進(jìn)到EasyFlow系統(tǒng)查詢。人資專員卓美如表示，目前各區(qū)薪資制度已統(tǒng)一化、薪資單標(biāo)示也很清楚，就算員工提問(wèn)時(shí)，也能快速確認(rèn)狀況。

即時(shí)掌控可用人力 集團(tuán)制度規(guī)章化

　　「導(dǎo)入HR系統(tǒng)對(duì)產(chǎn)線來(lái)說(shuō)，有一個(gè)很大好處是能即時(shí)掌控可用人力、安排調(diào)度?！怪袎葟S副廠長(zhǎng)蔡秀錦指明，透過(guò)HR系統(tǒng)可快速得知當(dāng)日人力是否有即時(shí)調(diào)整的需要，才能確保產(chǎn)線不斷線?！高B每天中午幫員工訂便當(dāng)?shù)牧鞒?，也一併被?jiǎn)化許多呢！」人資專員劉千葒身兼廠務(wù)管理，在節(jié)省「點(diǎn)人頭」的工作後，更有時(shí)間可到現(xiàn)場(chǎng)關(guān)心員工的工作狀況。

▲利百代的核心價(jià)值，貼在中壢廠牆面上與員工共勉。

　　對(duì)利百代而言，系統(tǒng)化還帶來(lái)其他的附加效益－人事制度的規(guī)章化及集團(tuán)式管理的整合?！溉邕t到的算法原本各區(qū)不同，經(jīng)由鼎新陳孟羚顧問(wèn)的流程梳理及建議，我們才統(tǒng)整成同一做法；此外還有差旅、薪資等規(guī)章，也都在簡(jiǎn)化了人資日常作業(yè)後，由節(jié)省下來(lái)的原人資人力陸續(xù)建置定案，完成以前公司應(yīng)做而未做到的工作?！谷速Y專員卓美如說(shuō)明。

　　「原先利百代配合各廠區(qū)當(dāng)?shù)貭顩r，分別有四、五個(gè)薪轉(zhuǎn)銀行，遲遲無(wú)法統(tǒng)一。趁著導(dǎo)入系統(tǒng)，特別與銀行談合作，以『免手續(xù)費(fèi)』等誘因才讓員工願(yuàn)意改變?cè)惺褂昧?xí)慣，也節(jié)省總公司財(cái)務(wù)的作業(yè)時(shí)間。」總公司人資專員蔡雅淳點(diǎn)出在走入集團(tuán)化管理時(shí)來(lái)自各分立單位的抗拒，但利用此次整合機(jī)會(huì)，不僅將公司的制度及流程一併重整，也提高了人事作業(yè)的公正及保密性。

建置整合性資料庫(kù) 提供經(jīng)營(yíng)者決策

　　林明佳資訊副理分析EasyFlow（電子簽核系統(tǒng)）與HR（人資管理系統(tǒng)）的結(jié)合，「除了減少紙本作業(yè)，更可配合行動(dòng)簽核加速業(yè)務(wù)進(jìn)行，讓基層使用者確實(shí)感受到系統(tǒng)的便利性；未來(lái)電腦室更可將介接ERP及HR等系統(tǒng)到EasyFlow表單中，使資訊系統(tǒng)累積出量化資料。在整合性的資料庫(kù)，不斷地利用數(shù)據(jù)管理及微調(diào)下，使簽單流程真正地被分析與優(yōu)化?！?/p>

　　蔡秀錦副廠長(zhǎng)認(rèn)為，當(dāng)人資可更精準(zhǔn)且快速完成薪資計(jì)算等事宜，即是降低了人資人事成本。卓美如人資專員也表示：「我們還有很多想繼續(xù)推行的事務(wù)，比如說(shuō)規(guī)劃教育訓(xùn)練、健檢、員工福利、績(jī)效管理辦法，或者是離職、任用制度等，把節(jié)省人力時(shí)間拿來(lái)做對(duì)公司更有幫助的事?！?/p>

　　張正昇協(xié)理則從管理者的角度，期盼人資透過(guò)例行性的數(shù)據(jù)觀察，發(fā)現(xiàn)異常、即時(shí)回饋，更可在未來(lái)人員管理及升遷考核上，提供更具可信度的資料分析；財(cái)務(wù)經(jīng)理林宇舜總結(jié)以上效益，認(rèn)為導(dǎo)入人資系統(tǒng)後，除了透過(guò)統(tǒng)一作業(yè)提高HR部門行政工作績(jī)效、確保遵行勞動(dòng)法令，更可進(jìn)一步提供更完整數(shù)據(jù)資訊給主管做決策，最終達(dá)成組織獲利目標(biāo)，滿足股東的期待。

利百代HR系統(tǒng)導(dǎo)入能如此成功，可統(tǒng)整為以下原因：

HR系統(tǒng)成功導(dǎo)入主因

(1)高層的意志力及力挺

(2)中階主管的支持與實(shí)質(zhì)參與

(3)為提高使用者對(duì)電腦的熟悉度，系統(tǒng)流程須簡(jiǎn)化、並採(cǎi)逐步開(kāi)放，才能降低使用者排斥

(4)主導(dǎo)PM須督促關(guān)鍵使用者自主學(xué)習(xí)，並營(yíng)造可提出問(wèn)題的溝通氛圍

(5)鼎新孟鈴顧問(wèn)細(xì)心學(xué)習(xí)進(jìn)度，耐心回覆所有問(wèn)題

(6)增加工作現(xiàn)場(chǎng)電腦數(shù)、並有專職人員教導(dǎo)使用

（資料來(lái)源：匯整利百代專訪內(nèi)容）

　　蔡秀錦副廠長(zhǎng)則建議，傳產(chǎn)若有資訊化需求，第一波可考慮導(dǎo)入與基層切身相關(guān)、經(jīng)常需接觸的HR及EasyFlow系統(tǒng)，不只操作上較為簡(jiǎn)易，習(xí)慣後也有助於再導(dǎo)入其他ERP系統(tǒng)。

▲與鼎新團(tuán)隊(duì)的協(xié)同合作，為HR系統(tǒng)成功導(dǎo)入的主因之一。
(圖右至左為：劉千葒專員、蔡秀錦副廠長(zhǎng)、卓美如專員、鼎新人員)

精準(zhǔn)數(shù)據(jù)創(chuàng)造營(yíng)收 凝聚公司向心力

　　「我最大的期許就是統(tǒng)計(jì)數(shù)字能夠精準(zhǔn)，才能算出需要多少人力、多少設(shè)備，才能幫公司創(chuàng)造最大的利益?！共绦沐\副廠長(zhǎng)希望未來(lái)在導(dǎo)入Workflow後，能在產(chǎn)能及成本的計(jì)算上，協(xié)助公司達(dá)到最大效益，也希望與電子簽核間的拋轉(zhuǎn)能更密切，加速管理時(shí)效。

　　對(duì)於利百代未來(lái)的資訊化藍(lán)圖，林明佳資訊副理說(shuō)明，今年目標(biāo)即是SFT及ERP的導(dǎo)入，為因應(yīng)各廠不同工作形式，前期的流程梳理及定義就需花上不少時(shí)間，而HR及ERP的員工資料也須拋轉(zhuǎn)完成。在獲得完整數(shù)據(jù)後，明年度導(dǎo)入的BI才能做出有意義的決策分析。

　　「我希望透過(guò)數(shù)據(jù)及系統(tǒng)管控，呈現(xiàn)出真實(shí)數(shù)據(jù)。雖然真實(shí)成本可能是我們沒(méi)有辦法忍受的，但唯有當(dāng)問(wèn)題浮現(xiàn)，我們才能真正地去解決問(wèn)題?！箯堈龝N協(xié)理語(yǔ)重心長(zhǎng)地闡述利百代資訊化的重要意義，也希望能透過(guò)數(shù)據(jù)分析看到背後潛藏的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提供經(jīng)營(yíng)者做為決策參考。對(duì)公司內(nèi)部而言，則可因系統(tǒng)的資訊化及透明化，凝聚向心力，讓利百代每個(gè)人都為這個(gè)共同的家盡一份心力，一起控管成本。

　　利百代的e化之路，才剛起步。始於HR、目標(biāo)是二年後進(jìn)入決策分析的BI數(shù)據(jù)化經(jīng)營(yíng)。一家逾一甲子年歲的傳產(chǎn)公司，漸漸地走向全面資訊管理的轉(zhuǎn)型願(yuàn)景中，相信在鼎新團(tuán)隊(duì)竭力地協(xié)助及合作下，利百代的蛻變將指日可待。

▲利百代導(dǎo)入團(tuán)隊(duì)與鼎新顧問(wèn)合影。
(圖右至左為：鼎新陳孟羚顧問(wèn)、蔡雅淳專員、卓美如專員、林宇舜經(jīng)理、林明佳副理、張正昇協(xié)理)

．ERP 解決方案：ERP．進(jìn)銷存系統(tǒng)．會(huì)計(jì)系統(tǒng)．生產(chǎn)管理系統(tǒng)?
．ERPII解決方案：ERP II．POS系統(tǒng)．HR人資系統(tǒng)．BI商業(yè)智慧

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