安天德百電 精進(jìn)人力資源管理，HR系統(tǒng)成為人資得力助手

全球員工超過五萬人，美國財星雜誌排名前200大企業(yè)

文：謝惠珺

安天德百電

發(fā)布時間： 2018-11-21 16:16:00

HR人力資源

安天德百電 公司小檔案－
主要商品/服務(wù)項目：微動開關(guān)行業(yè)、螺絲業(yè)、扣具、連接器的製造服務(wù)商
本篇介紹之鼎新產(chǎn)品/服務(wù)：HR人力資源系統(tǒng)
導(dǎo)入效益：由於公司持續(xù)擴(kuò)張，人員增加，人工支援人事作業(yè)逐漸達(dá)到臨界點，因而開啟HR資訊化新里程。
．考勤管理自主率：0%→100%
．考勤異常處理時間：3天/月→1小時/周
．計薪正確率：95%→100%
．每月結(jié)薪時間：3天/月→1.5天/月
．資訊紀(jì)錄與保存完備

　　安天德百電股份有限公司，位在高雄前鎮(zhèn)工業(yè)區(qū)內(nèi)，進(jìn)入公司映入眼簾的是富質(zhì)感的休憩用高腳桌椅，進(jìn)一步踏進(jìn)辦公空間，則是寬敞的開放式辦公室，輔導(dǎo)所在的會議室中，還裝飾著員工寶寶的照片，馬上可以感覺安天德提供的是重視員工、自主開放的工作環(huán)境。

　　安天德(ITW Electronic Business Asia Co., Ltd.)是專業(yè)在微動開關(guān)行業(yè)、螺絲業(yè)、扣具、連接器的製造服務(wù)商，成立於西元1970年並擁有超過46年的按鈕開關(guān)、防水按鈕開關(guān)、金屬開關(guān)、按鍵開關(guān)、觸碰感應(yīng)型開關(guān)、微動開關(guān)、極限開關(guān)、指撥開關(guān)、旋轉(zhuǎn)開關(guān)製造經(jīng)驗，為美國Illinois Tool Works Inc. 100％投資之子公司，總公司為美國上市公司，擁有一百年以上歷史，員工人數(shù)達(dá)五萬人以上，年營業(yè)額140億美金，為美國財星雜誌排名之前200大企業(yè)。而安天德已使用鼎新ERP系統(tǒng)多年，是鼎新的老朋友，由於公司持續(xù)擴(kuò)張，人員日益增加，以原有人工方式支援人事作業(yè)逐漸達(dá)到臨界點，因此決定開啟HR資訊化的新里程。

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▲安天德非常重視員工，不但擁有寬敞的開放式辦公室，提供自主開放的工作環(huán)境，牆面更放上每一位員工的寶寶照片，有種溫馨如家的感覺！

平臺整合與資訊化串聯(lián)，強(qiáng)化人力資源管理

　　「原本各項資訊的平臺不統(tǒng)一，都要花費大量時間人工作業(yè)，非常無效率又偶爾會發(fā)生薪資計算錯誤。」回憶起專案啟動前對於財務(wù)長與管理部經(jīng)理的現(xiàn)況訪談，經(jīng)理提及原有的作業(yè)流程須人工比對刷卡數(shù)據(jù)、檢核線上請假平臺資訊、統(tǒng)整與核對紙本加班單、再逐筆人工輸入薪資計算系統(tǒng)中，亦即刷卡、請假、加班、薪資計算平臺各自獨立，導(dǎo)致人工重覆作業(yè)，徒增許多負(fù)擔(dān)，是最希望被改善的問題點。

　　而透過鼎新HR系統(tǒng)的導(dǎo)入，現(xiàn)在不僅是作業(yè)面對於薪資計算所需的刷卡、請假、加班皆於統(tǒng)一平臺作業(yè)、自動串聯(lián)，輕鬆因應(yīng)法令要求員工資料保存五年的規(guī)定，甚至在管理面也可以使用系統(tǒng)維護(hù)員工各項資訊，例如培訓(xùn)經(jīng)歷、考核結(jié)果等，在資料使用與人力資源管理上，提供清楚且大量的數(shù)據(jù)與便利的查詢，也能作為公司對於人才分析與利用的穩(wěn)固基礎(chǔ)。

制度建立，員工自主管理

　　本次推展的HR系統(tǒng)導(dǎo)入，也搭配了ESS線上簽核平臺，能夠讓員工線上進(jìn)行請假、加班、補刷卡的申請、以及主管線上簽核，節(jié)省紙張使用，並且使主管與員工可自行於平臺中查詢出缺勤紀(jì)錄，再搭配每日發(fā)送出勤異常資訊的Mail警示提醒，培養(yǎng)員工出勤意識，落實員工自主管理，減少人資作業(yè)負(fù)擔(dān)。推行一段時間後即可開始發(fā)現(xiàn)員工的出缺勤異常減少了、也因此更加提升了人力安排與管理的效率。

　　再者，因應(yīng)本次線上表單的推行，財務(wù)長與經(jīng)理從制度面著手，改善原有作業(yè)流程上的缺失，將原本加班事後提報、且無嚴(yán)謹(jǐn)檢核的作業(yè)模式，調(diào)整加班申請制，須事先申請，並透過系統(tǒng)自動檢核刷卡數(shù)據(jù)，有確實出勤者才核給加班，不僅自動化效率提升、資訊更加精確，也因為事先申請，主管更能夠有效掌握員工出勤與加班安排，在作業(yè)面與管理面皆有效的改善與優(yōu)化。

經(jīng)過系統(tǒng)導(dǎo)入階段的努力，考勤作業(yè)流程改善如下圖：

自動化作業(yè)、特休計算，大幅提升作業(yè)效率

　　「系統(tǒng)自動點名，節(jié)省人工核對考勤的時間！」HR系統(tǒng)的自動化，也幫了經(jīng)理很大的忙。系統(tǒng)可設(shè)定時間排程，每日自動執(zhí)行"點名"作業(yè)，且搭配每日異常警示，員工將會自行針對異常進(jìn)行確認(rèn)與補單，即可輕鬆省略導(dǎo)入前人工逐筆確認(rèn)的作業(yè)時間。

　　另外，關(guān)於特休制度，因應(yīng)安天德外商的背景，員工有臺籍、陸籍、美籍、人力派遣等員工類別，特休給予的方式皆不相同，並且安天德本著重視員工的經(jīng)營理念，公司還另給予優(yōu)於法令的特休額度，如此複雜的特休給假模式，讓每年度計算特休額度、以及員工離職或年度終結(jié)時的特休未休薪資結(jié)算，都是一個頭痛的過程，也是讓經(jīng)理頗為擔(dān)心的一塊。但系統(tǒng)可設(shè)定不同的給假天數(shù)與制度、針對員工個人進(jìn)行配置，每年底一鍵計算出明年全年度的給假額度；員工離職或年度終結(jié)時，就算採用個人週期制，每位員工的周期都不同，也可透過系統(tǒng)自動帶出須結(jié)算數(shù)據(jù)，於是公司的特殊規(guī)則再也不需擔(dān)心，特休假一律交由系統(tǒng)自動計算與卡控，並且針對新法令的規(guī)定，系統(tǒng)亦可快速進(jìn)行相關(guān)因應(yīng)，避免人工作業(yè)時的遺漏與錯誤，也是一大改善重點。

　　接著，關(guān)於薪資計算，經(jīng)理也提出了許多優(yōu)化的效益，例如部份變動薪資項目可以整批快速導(dǎo)入、操作簡單便利；因應(yīng)考勤與薪資連結(jié)，也大幅降低人為薪資計算錯誤；薪資計算後，薪資明細(xì)表可透過Email自動加密發(fā)送等，每項都是使HR系統(tǒng)成為人力資源運作得力助手的關(guān)鍵！

• 上線前後效益比對表

(鼎新電腦整理)

資訊化推展，強(qiáng)化人力資源管理

　　專案導(dǎo)入的成功，除了工具的重要性，當(dāng)然還需人員的配合與制度的建立。導(dǎo)入期間，財務(wù)長與經(jīng)理針對制度的檢討與建立、以及高度的配合，都是導(dǎo)入的重要成功關(guān)鍵，也成就了順利的專案推展，與成功的結(jié)果。

總結(jié)安天德的導(dǎo)入專案，系統(tǒng)導(dǎo)入效益總結(jié)如下：

1. 平臺統(tǒng)合，資訊完整且透明，易於管理與查詢。

2. 制度建立，落實員工自主管理意識，提供管理效率。

3. 自動化考勤與薪資作業(yè)流程，大幅提升作業(yè)效率，並降低錯誤率。

　　透過上述導(dǎo)入效益，產(chǎn)線主管可以更輕鬆的掌握人力，並且人資將可更加進(jìn)階，將時間花費於更有價值的人才管理議題，協(xié)助企業(yè)向下扎根，穩(wěn)固基礎(chǔ)資訊；並向上提升，強(qiáng)化人力資源管理，往更高的企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)邁進(jìn)！

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