科冠能源建構(gòu)完整資訊機(jī)制，速化內(nèi)部溝通，貫徹執(zhí)行力

文：蔡慧君

科冠能源科技

發(fā)布時(shí)間： 2018-04-20 10:05:00

企業(yè)流程管理

　　科冠能源科技股份有限公司於2006年1月份成立，是基於環(huán)保節(jié)能與科技並行的理念而誕生。主要營(yíng)業(yè)項(xiàng)目為太陽(yáng)能多晶矽原料與晶片電池之生產(chǎn)製造及銷售，經(jīng)營(yíng)體系區(qū)分為兩大事業(yè)群：多晶矽事業(yè)群、太陽(yáng)能電池事業(yè)群。

　　科冠的太陽(yáng)能電池廠設(shè)置於竹南工業(yè)區(qū)，於2007年1月開始量產(chǎn)，其間不斷致力於開發(fā)高效能與高品質(zhì)之太陽(yáng)能電池；於2011年開始擴(kuò)產(chǎn)，總產(chǎn)能將達(dá)到108MW?？乒诘亩嗑鶑S設(shè)置於彰濱工業(yè)區(qū)，經(jīng)過三年的努力，終於在2011年4月25日成功的生產(chǎn)出第一公斤的多晶矽 (臺(tái)灣第二家順利產(chǎn)出多晶矽的廠商)，預(yù)計(jì)2011年第三季量產(chǎn)9~11 N之IC級(jí)規(guī)格產(chǎn)品。

　　科冠能源的經(jīng)營(yíng)團(tuán)隊(duì)主要來(lái)自臺(tái)灣半導(dǎo)體及化工業(yè)界之菁英，皆具有深厚的專業(yè)知識(shí)、技術(shù)及多年豐富的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，採(cǎi)用全自動(dòng)化生產(chǎn)設(shè)備及機(jī)臺(tái)參數(shù)設(shè)定之機(jī)制，以達(dá)高品質(zhì)產(chǎn)品及製程變異即時(shí)控管與防範(fàn)。此外，科冠能源對(duì)產(chǎn)品自生產(chǎn)原料品質(zhì)良莠之篩選即實(shí)施嚴(yán)格把關(guān)措施，且高度重視成品的終端管制，運(yùn)用科技化設(shè)備確保每一次的出貨品質(zhì)，對(duì)於客戶的售前與售後服務(wù)同等重視，期能達(dá)到客戶最大滿意度之目標(biāo)。

　　科冠結(jié)合其大股東科風(fēng)公司之太陽(yáng)能模組及電力調(diào)節(jié)器(逆變器)，達(dá)成上下游垂直整合，為世界第一個(gè)完成太陽(yáng)能產(chǎn)業(yè)垂直整合的太陽(yáng)能集團(tuán)，提供客戶最完整的技術(shù)與服務(wù)支援。

彌補(bǔ)舊有系統(tǒng)不足，建立完整資訊機(jī)制

　　科冠能源原本已有資訊系統(tǒng)，但因資訊系統(tǒng)在管理與功能上的需求已不敷使用，因而計(jì)畫更換ERP企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)。經(jīng)多方面審慎考量，決定導(dǎo)入鼎新TIPTOP ERP，藉由完整的系統(tǒng)管理功能，讓企業(yè)可針對(duì)不同的面向做最有效的掌控。

　　科冠能源資訊主管謝經(jīng)理提到，光有ERP系統(tǒng)，只能解決部分需求，單據(jù)還是需要靠人工傳遞，無(wú)法即時(shí)追蹤管理，所以在評(píng)估ERP系統(tǒng)時(shí)，也一併評(píng)估EasyFlow流程管理系統(tǒng)，以彌補(bǔ)ERP的不足，讓整個(gè)資訊系統(tǒng)運(yùn)作機(jī)制更完整。

　　在導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)時(shí)，為了讓文件簽核與管理全面電子化，同時(shí)間科冠能源也評(píng)估了EasyFlow ISO文管系統(tǒng)，在EasyFlow第一階段輔導(dǎo)行程完成後，隨即進(jìn)行第二階段ISO文管系統(tǒng)輔導(dǎo)行程，透過系統(tǒng)全方位的安全控管，建置完整ISO文件管理機(jī)制。

透過EasyFlow落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)流程，減輕人員Loading

　　當(dāng)初，科冠能源導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)主要目的，即是和鼎新TIPTOP ERP的無(wú)縫整合，能夠輕鬆銜接，所以科冠能源一開始設(shè)定導(dǎo)入目標(biāo)即為使用量最大的雜項(xiàng)請(qǐng)購(gòu)單、請(qǐng)款單，因單量大、單位處理重工時(shí)間多，希望藉由導(dǎo)入系統(tǒng)可節(jié)省單位處理時(shí)間，更可落實(shí)公司標(biāo)準(zhǔn)流程，依照公司核決權(quán)限設(shè)定至EasyFlow系統(tǒng)自動(dòng)傳簽，除了免去人工送簽的困擾，更將流程透明化，職責(zé)權(quán)限畫分明確，組織運(yùn)行也更順暢。

　　以前舊資訊系統(tǒng)雖有簡(jiǎn)易的FLOW功能，卻無(wú)法滿足公司核決權(quán)限規(guī)則，當(dāng)遇到複雜規(guī)則時(shí)仍只能依靠紙本傳簽方式，導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)時(shí)，將公司現(xiàn)有核決權(quán)限規(guī)則設(shè)定至系統(tǒng)上，讓系統(tǒng)自動(dòng)送簽，紙本作業(yè)衍生的問題就不會(huì)再發(fā)生了，也解決因跨地點(diǎn)簽核而產(chǎn)生的不便。

化解期初導(dǎo)入困難點(diǎn)，使用者主動(dòng)要求流程電子化

　　科冠能源因原本即有資訊系統(tǒng)，在新系統(tǒng)導(dǎo)入時(shí)，因?yàn)椴僮髁?xí)慣改變，使用者一開始也很難適應(yīng)，但這些問題在資訊單位與鼎新顧問溝通協(xié)調(diào)下，一一化解，科冠資訊人員總在第一時(shí)間面對(duì)與接收使用者的意見，與相關(guān)人員確認(rèn)後，反覆溝通協(xié)調(diào)，正因?yàn)檫@樣的努力，使用者漸漸接受系統(tǒng)差異上產(chǎn)生的改變。

　　在EasyFlow系統(tǒng)上線後，使用者也開始要求資訊單位將其他表單流程電子化，諸如用印申請(qǐng)單、名片申請(qǐng)單、人力需求申請(qǐng)表、庶務(wù)工作申請(qǐng)單等，資訊單位也將資訊需求單等與資訊人員工作內(nèi)容相關(guān)的表單電子化。

　　像庶務(wù)工作申請(qǐng)單，是由總務(wù)單位提出表單電子化需求，由員工填單申請(qǐng)，經(jīng)過單位主管核決後，最後送至總務(wù)單位執(zhí)行或處理，使用者可藉由EasyFlow系統(tǒng)隨時(shí)追蹤與回報(bào)進(jìn)度。

　　另一張STB工程變更單\實(shí)驗(yàn)工單，是研發(fā)與製造單位提出的需求，希望可達(dá)到跨單位溝通與記錄追蹤，由研發(fā)人員透過EasyFlow系統(tǒng)發(fā)起表單後請(qǐng)各單位協(xié)助完成製造或測(cè)試，並將結(jié)果回報(bào)到EasyFlow系統(tǒng)上，除了可隨時(shí)追蹤進(jìn)度，同時(shí)也控管專案時(shí)程。
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? ? ? ?當(dāng)資訊單位接受到使用者需求，會(huì)先接收與確認(rèn)使用者需求與現(xiàn)行作業(yè)流程，並與相關(guān)單位確認(rèn)流程是否完整、有無(wú)需要調(diào)整等，再將確認(rèn)結(jié)果設(shè)定至EasyFlow系統(tǒng)上。在重新檢視流程與建立相關(guān)單位共識(shí)的過程中，也塑造出企業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化的文化。

深化應(yīng)用資訊系統(tǒng)，e化之路永無(wú)止盡

　　科冠能源已經(jīng)慢慢延伸EasyFlow系統(tǒng)運(yùn)用範(fàn)圍，目前已完成ERP整合表單電子簽核與ISO文件管理系統(tǒng)，後續(xù)科冠資訊人員將繼續(xù)開發(fā)人力資源相關(guān)表單與其他進(jìn)階表單，更可利用EasyFlow做深度的統(tǒng)計(jì)分析，選取關(guān)鍵欄位等資料，讓管理者能夠依據(jù)資料進(jìn)行內(nèi)部流程檢討會(huì)議或進(jìn)行最佳決策，洞悉管理瓶頸，調(diào)整內(nèi)部作業(yè)流程，朝深度使用方向進(jìn)行，鼎新也將持續(xù)站在輔助的角色，提供良好的e化顧問諮詢。

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