用企業(yè)入口解決方案落實(shí)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的管理智慧

文：楊順凱

小磨坊國(guó)際

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-29 17:19:00

鼎新企業(yè)通從過(guò)去分享了兩篇Portal的企業(yè)成功案例後，今日又接獲了新的訊息，傳聞臺(tái)中有家鼎新餐飲業(yè)客戶。在Digiwin Portal的使用上相當(dāng)活躍，調(diào)整了許多版面、幾乎認(rèn)不太出來(lái)是鼎新出品的Portal系統(tǒng)！因此，筆者心中浮現(xiàn)出莫名的衝動(dòng)，心想：「餐飲業(yè)在Portal的應(yīng)用上也能如此神奇？！」。趕緊搜尋這傳說(shuō)中的Portal好客名單「小磨坊國(guó)際貿(mào)易股份有限公司」。這令人似曾相識(shí)的名字，公司分佈於北中南各區(qū)，總部坐落在臺(tái)中工業(yè)區(qū)，是臺(tái)灣香辛料之加工製造及行銷貿(mào)易公司。自西元1964年設(shè)立至今，已有47年之久(哇！好有歷史呀! (≧◇≦))。因秉持著做好「客戶第一好夥伴」的精神，不斷改良創(chuàng)新，在國(guó)內(nèi)香辛料產(chǎn)業(yè)中率先榮獲ISO 22000國(guó)際認(rèn)證與HACCP國(guó)際食品安全管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，展現(xiàn)小磨坊追求品質(zhì)卓越的決心。在整理資訊系統(tǒng)建置資料時(shí)發(fā)現(xiàn)，小磨坊也是國(guó)內(nèi)首先導(dǎo)入ERP企業(yè)資源整合流程系統(tǒng)的香辛料製造廠（2002年），緊接著在2004年開(kāi)始相繼導(dǎo)入BI(商業(yè)智慧)、EasyFlow(電子簽核流程)等多套鼎新應(yīng)用軟體。到了2009年，正式導(dǎo)入Digiwin Portal（也就是本次訪談的重點(diǎn)啦！）

才剛經(jīng)過(guò)這些基本資料的蒐集與整理，小編不禁佩服了起來(lái)，小磨坊在傳統(tǒng)的調(diào)味用品製造業(yè)當(dāng)中，能夠獨(dú)樹一格，建置完整的資訊系統(tǒng)，讓企業(yè)經(jīng)營(yíng)與管理邁向新的世代，將許多科技公司拋在後頭，實(shí)在是不簡(jiǎn)單，也讓小編對(duì)本次的訪談就更加的期待啦！不過(guò)在還沒(méi)看過(guò)前，話還是別說(shuō)得太早，趕緊來(lái)一探究竟吧！

Digiwin Portal導(dǎo)入源起

從上述的系統(tǒng)導(dǎo)入歷史中，相信讀者大大們可以理解，當(dāng)公司有那麼多個(gè)系統(tǒng)軟體時(shí)，一定渴望能有單一入口的平臺(tái)，可同時(shí)一併整合。甚至透過(guò)集團(tuán)化的架構(gòu)方式、讓各地分公司能夠連線回來(lái)主機(jī)，集中統(tǒng)一管理。但是這中間的歷程包含了平臺(tái)的選擇、功能需求的符合、技術(shù)架構(gòu)是否支持及使用者習(xí)慣的改變等關(guān)鍵要項(xiàng)，因此「改變」並非是一蹴可幾。可見(jiàn)小磨坊在系統(tǒng)建置的期間，也一定是歷經(jīng)一番寒徹骨阿！當(dāng)時(shí)狀況到底是怎麼樣呢？就讓我們繼續(xù)看下去吧！

在小磨坊使用Portal之前，就已經(jīng)有自己的EIP系統(tǒng)(企業(yè)資訊入口網(wǎng)站；Enterprise Information Portal)。當(dāng)時(shí)的資訊部課長(zhǎng)：廖先生(也就是我們此次訪談的主角喔!)，在當(dāng)下(2009年)接到了這個(gè)神聖的任務(wù)。廖課長(zhǎng)回想起當(dāng)時(shí)：「記得我當(dāng)時(shí)主持這項(xiàng)計(jì)畫時(shí)，公司是希望能將現(xiàn)行功能與整合彈性不足的EIP換掉，能夠讓Digiwin Portal在公司能夠廣泛的被使用」。因此，Portal改造計(jì)畫就此開(kāi)始啟動(dòng)，也造就了小磨坊獨(dú)特的系統(tǒng)使用介面。

版面設(shè)計(jì)背後所蘊(yùn)藏的智慧

既然說(shuō)Portal是企業(yè)獨(dú)特的入口網(wǎng)，那使用者系統(tǒng)介面就顯得格外的重要。因此建置一個(gè)舒適的操作介面，譬如色調(diào)是否柔和？佈景主題是否符合企業(yè)形象與文化?版面設(shè)計(jì)是否符合工作需求種種?也成為IT人員重要的任務(wù)之一(說(shuō)MIS是公司的Iron Man，真是一點(diǎn)都不為過(guò)阿！)?？偠灾?，這中間確實(shí)隱藏了相當(dāng)多的學(xué)問(wèn)(?_?？)。

關(guān)於設(shè)計(jì)的思維，廖課長(zhǎng)提到：「我想要使用者可以用的很精簡(jiǎn)，而不是要把它複雜化。所以我在Portal上放置員工日常所要執(zhí)行的工作項(xiàng)目，甚至將公司的公用槽/資料夾(網(wǎng)路磁碟機(jī))也一同放進(jìn)來(lái)，讓使用者登入畫面後就可以直接使用。因此，我編製了四個(gè)頁(yè)籤讓使用者就可以充分的獲取/使用所需的資訊與功能了?！?/p>

小編可以理解，這樣的設(shè)計(jì)理念無(wú)非就是希望使用者一登入Portal，畫面就能夠一目了然，呈現(xiàn)個(gè)人工作所需的功能與訊息。譬如下圖中左邊的行事曆，可讓員工快速管理個(gè)人的行程。在中間的區(qū)塊，是員工最常使用的應(yīng)用程式以及待辦事項(xiàng)工作。下方再配置公告欄，顯示出小磨坊對(duì)這些功能被執(zhí)行與閱讀的速度相當(dāng)重視，因此擺放在最顯見(jiàn)的部分。在右邊則是消息中心，主要是整合EasyFlow 電子簽核系統(tǒng)，讓電子表單的簽核訊息能夠即時(shí)通知個(gè)人，這個(gè)時(shí)候就可以避免漏單或常常被追殺的命運(yùn)啦！

從上述的版面設(shè)計(jì)邏輯，可以看得出MIS所建置的標(biāo)準(zhǔn)模版，讓所有的使用者都能夠清楚地執(zhí)行各項(xiàng)工作，省去大量不常用的功能與訊息，呼應(yīng)了其簡(jiǎn)潔、一體化的設(shè)計(jì)理念。但對(duì)應(yīng)至各地區(qū)不同的使用者，會(huì)不會(huì)有什麼問(wèn)題呢？經(jīng)小編追詢資訊部裡的葵花寶典，發(fā)現(xiàn)將文件存在Terminal上，運(yùn)用遠(yuǎn)端連結(jié)來(lái)開(kāi)啟各個(gè)應(yīng)用程式。透過(guò)集中式的管理，讓使用者連線至指定的伺服器上使用系統(tǒng)，使整個(gè)小磨坊的企業(yè)入口網(wǎng)能維持其一致性，建置所專屬的企業(yè)風(fēng)格。如此特製化的頁(yè)面風(fēng)格，讀者大大們是不是對(duì)自家的入口畫面也有遐想了呢?

改變使用者習(xí)慣：過(guò)程中的酸甜苦辣

在系統(tǒng)上線的過(guò)程中，常常會(huì)經(jīng)歷「安裝簡(jiǎn)單、設(shè)定易，輔導(dǎo)辛苦、改變難」的過(guò)程。(應(yīng)該是很多IT人員的心聲吧！)在系統(tǒng)導(dǎo)入的前期，降低使用者痛苦指數(shù)是很重要的事情，再來(lái)才看要如何節(jié)省成本。可是在這當(dāng)中常常會(huì)有矛盾與衝突，像是老闆重視管理、但使用者重視方便，這兩者間的平衡點(diǎn)，此時(shí)就是IT人員要展現(xiàn)超強(qiáng)戰(zhàn)鬥力的時(shí)刻啦！

困難一：使用者想看什麼?看似簡(jiǎn)單的問(wèn)題，但實(shí)際編排起來(lái)可不簡(jiǎn)單。新的系統(tǒng)介面不僅要讓使用者覺(jué)得比以前好用，還要能夠習(xí)慣想用。因此在友善連結(jié)的部屬，就是放置員工最常使用的系統(tǒng)與程式的捷徑。

困難二：開(kāi)始改變使用者的習(xí)慣。這往往也是最困難的地方，所以在進(jìn)行前，要先做好規(guī)劃操作手冊(cè)供閱讀，也讓使用者有1~2個(gè)月適應(yīng)期，再逐步透過(guò)強(qiáng)制性的設(shè)定固定使用者的習(xí)慣。雖然過(guò)程中還是會(huì)有些抗拒，但可在容易爭(zhēng)議的地方，預(yù)先規(guī)畫替代方案，使用者接受度會(huì)比較高。在訪談過(guò)程中廖課長(zhǎng)也提到:「一定要想辦法給使用者一條路走，進(jìn)而順利的完成每一個(gè)人的工作?！?/p>

困難三：溝通。IT人員雖然具備專業(yè)的角色，可以決定資訊系統(tǒng)的架構(gòu)，但回歸到系統(tǒng)使用層面，還是要看使用者能不能夠接受。因此IT人員就必須無(wú)時(shí)無(wú)刻地站在使用者的立場(chǎng)，了解使用者的感受，並不時(shí)地關(guān)心、盡力的協(xié)助作業(yè)，才能降低使用者對(duì)新系統(tǒng)的抗拒(畢竟在改變前期，使用者只會(huì)感受到眼前新增的負(fù)擔(dān)，不易感受未來(lái)所帶來(lái)的便利)。因此，溝通要能夠貼近使用者的位置，也才能夠更輕易克服困難。話雖如此，但可別忘了，最關(guān)鍵的因素，還是老闆/高階主管的支持。所以在致力於前端推廣的同時(shí)，也別忘了讓老闆/高階主管能清楚了解系統(tǒng)上線後所帶來(lái)的效益。

在小磨坊的導(dǎo)入過(guò)程中，也曾面臨EasyFlow.asp表單轉(zhuǎn)換至EasyFlow.net的陣痛時(shí)期。透過(guò)Portal的整合/分類、公告等方式，再加上文件管理平臺(tái)所放置的EasyFlow操作手冊(cè)(小編內(nèi)心不禁鼓掌了起來(lái)，也未免想的太周到了吧！)，讓使用者能夠更輕鬆的使用工作所需的表單。古諺常說(shuō)：「好事多磨」，Portal顯然已成為小磨坊的系統(tǒng)之窗了?，F(xiàn)階段也持續(xù)邁向下一個(gè)里程碑。就是開(kāi)啟電腦後，能強(qiáng)制Terminal自動(dòng)開(kāi)啟Portal。如此一來(lái)，所有的使用者都逃不出集中式管理的手掌心了！ Y(^_^)Y 不過(guò)相信這樣的規(guī)劃會(huì)讓系統(tǒng)的使用感到更佳便利。能建構(gòu)出如此便利的使用者環(huán)境，只能說(shuō)小磨坊的員工實(shí)在是太幸福啦！

小磨坊的圖書館：「文件管理平臺(tái)」

小磨坊早期的文件管理，都是採(cǎi)用紙本的方式進(jìn)行。因此在提供文件時(shí)就必須列印出來(lái)並發(fā)送給同仁閱讀。在進(jìn)行文件版本更新時(shí)，就必須將舊有文件全部回收，並印製新的版本重新發(fā)送。而過(guò)去舊有的版本也必須保存下來(lái)，做為版本更新的軌跡紀(jì)錄。因此紙本文件不僅印製成本高、傳遞費(fèi)時(shí)、連保存也產(chǎn)生成本的負(fù)擔(dān)。最重要的是造成使用者知識(shí)搜尋上的不便，使得知識(shí)的傳遞受到了阻礙?；渡鲜龅睦碛桑∧シ桓臃e極的推動(dòng)文件管理平臺(tái)。讓使用者能即時(shí)獲得所需文件資訊。文件管理者也能夠輕鬆的管理/更新所負(fù)責(zé)的文件/圖片等內(nèi)容。然而小磨坊對(duì)平臺(tái)的應(yīng)用也不僅僅於此喔！甚至將BI系統(tǒng)的表單也一同納入至文件管理平臺(tái)，這可是連小編之前也料想不到的呀！

接著運(yùn)用一些文件的管理方法，就能讓各職能在這個(gè)平臺(tái)上能夠各取所需。譬如HR人員可以利用公告欄來(lái)發(fā)佈企業(yè)通訊錄更新資訊、人事規(guī)章、現(xiàn)行企業(yè)流程等相關(guān)資訊。再透過(guò)職能/權(quán)限上的分類與設(shè)定來(lái)進(jìn)行管控。如此一來(lái)，像是公司採(cǎi)購(gòu)單、採(cǎi)購(gòu)流程等文件，只會(huì)開(kāi)放給採(cǎi)購(gòu)人員與中高階主管閱覽或下載。客戶的訂單只會(huì)開(kāi)放給業(yè)務(wù)人員與其主管。從上圖中眼尖的讀者們是否有注意到，平臺(tái)內(nèi)所開(kāi)放的文圖檔案高達(dá)2100多筆耶！所以說(shuō)Digiwin Portal的文件管理平臺(tái)是小磨坊的線上圖書館，可真是一點(diǎn)也不為過(guò)！

整合CRM，誰(shuí)都可以是超級(jí)業(yè)務(wù)

小磨坊除了對(duì)工廠生產(chǎn)品質(zhì)的堅(jiān)持，也相當(dāng)重視通路的經(jīng)營(yíng)(當(dāng)然，否則怎麼能屹立不搖47年) 。因此，Portal與CRM(客戶關(guān)係管理系統(tǒng)Customers Relationship Management)的整合就成為必備的選項(xiàng)之一了。對(duì)於分秒必爭(zhēng)的業(yè)務(wù)單位而言，最期待的當(dāng)然是系統(tǒng)被使用的三個(gè)要點(diǎn)，就是簡(jiǎn)單、即時(shí)與快速。透過(guò)與電子表單的整合，業(yè)務(wù)人員能輕鬆執(zhí)行簽核作業(yè)，能工作有效率。透過(guò)待辦事項(xiàng)功能的整合，業(yè)務(wù)人員能快速處理客戶的需求，讓服務(wù)不延遲。透過(guò)消息中心的整合，業(yè)務(wù)人員能夠快速的獲得所需資訊，使訂單不遺漏。說(shuō)到這裡，眼尖的讀者們還有沒(méi)有印象，小磨坊可是將待辦事項(xiàng)放置在最顯眼的中間至頂位置呢！

所以有很多CRM的表單都是由Portal啟動(dòng)，並將這些訊息主動(dòng)傳遞給負(fù)責(zé)人員，讓業(yè)務(wù)同仁一登入Portal就可以知道CRM的待辦事項(xiàng)的進(jìn)度以及表單訊息，點(diǎn)選後直接開(kāi)啟表單訊息進(jìn)行簽核的動(dòng)作。

驗(yàn)證了對(duì)Digiwin Portal的期待

想必每家企業(yè)在導(dǎo)入系統(tǒng)前，對(duì)上線後的效果都會(huì)有所期待吧!尤其是Portal系統(tǒng)，不僅是MIS的期待，更是2300萬(wàn)人民的期…不好意思，這邊更正應(yīng)該是140名小磨坊員工的期待XD。因?yàn)槟难e有系統(tǒng)使用者需求，哪裡就會(huì)有Portal (咦！好熟悉的詞^_^?)。本次請(qǐng)到廖課長(zhǎng)來(lái)驗(yàn)明正身，只見(jiàn)其眉頭一皺!發(fā)覺(jué)案情並不單純地分享：「大體來(lái)說(shuō)，企業(yè)導(dǎo)入Portal的目的，對(duì)公司而言，主要是能實(shí)現(xiàn)精進(jìn)管理。對(duì)使用者而言，是要能提高工作效益。對(duì)於不同的職能，則協(xié)助他們應(yīng)該要做的每一件事情。也就是說(shuō)，事情都必須被完成，但透過(guò)整合性的系統(tǒng)，則能夠加快完成的速度」。以BI系統(tǒng)的運(yùn)用為例，小磨坊早期都是用Excel來(lái)做統(tǒng)計(jì)分析，往往都要費(fèi)時(shí)好幾天。透過(guò)Portal與BI報(bào)表的整合以及權(quán)限的管理，讓總經(jīng)理可以看到所有的市場(chǎng)部、業(yè)務(wù)人員可以看到自己客戶的報(bào)表資訊。再藉由文件管理中心裡的操作手冊(cè)、程序書等等資訊，可以將經(jīng)驗(yàn)傳承下去，讓其他人一同使用。就連最基本的SSO(註2：?jiǎn)我蝗肟谡蟂ingle Sign-On)功能，在版本更新後，就要開(kāi)放使用者可以由Portal發(fā)起驅(qū)動(dòng)，一同更新其他系統(tǒng)的帳號(hào)與密碼、甚至可以同時(shí)對(duì)應(yīng)到多個(gè)網(wǎng)域。Digiwin Portal在本次訪談中展現(xiàn)了如此高的價(jià)值，讓小編不僅對(duì)Portal功能更有體認(rèn)，也更佩服小磨坊能有如此鬼斧神工之技，將其應(yīng)用的如此神奇，使系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)朝向永續(xù)經(jīng)營(yíng)，堅(jiān)持品質(zhì)與績(jī)效的經(jīng)營(yíng)理想。看來(lái)，小編的成功案例故事也必須持續(xù)不斷的寫下去囉！

感謝小磨坊董大斌董事長(zhǎng)與廖課長(zhǎng)對(duì)於本次採(cǎi)訪的支持，讓小編獲益良多阿!!

註1：企業(yè)資訊入口網(wǎng)站（Enterprise Information Portal）：目的在於建立單一的公司入口網(wǎng)站，以利用各企業(yè)的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，對(duì)內(nèi)提昇企業(yè)的營(yíng)運(yùn)績(jī)效，並對(duì)外提供客戶更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。不僅協(xié)助企業(yè)發(fā)展既有核心業(yè)務(wù)，從而帶給客戶、供應(yīng)商、公司及員工更佳的經(jīng)濟(jì)效益與新效能工作模式。一般來(lái)說(shuō)可以分為三大類，分別是員工入口網(wǎng)站（Employee Portal）、供應(yīng)商入口網(wǎng)站（Supply Portal）與顧客入口網(wǎng)站（Customer Portal）。
註2：?jiǎn)我蝗肟?Single Sign-On)：企業(yè)內(nèi)的資訊系統(tǒng)可連結(jié)至入口網(wǎng)站的環(huán)境裏，提供所有用戶單一整合的操作介面。用戶透過(guò)Web介面，登入企業(yè)入口網(wǎng)站，即可透過(guò)此入口網(wǎng)站連結(jié)取得企業(yè)內(nèi)各種的資訊服務(wù)。

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