怎麼挑專案管理工具？專案管理工具如何幫助製造業(yè)？

文：吳欣珊

專案管理工具 專案管理軟體 專案管理軟體推薦

市面上有許多應用於專案管理的工具或軟體，但功能大多類近，且現(xiàn)有的專案管理工具多以企業(yè)內部跨單位專案執(zhí)行為主力，少有連帶製造現(xiàn)場的作業(yè)需求而生的專案進度管理工具，該如何應對公司現(xiàn)有需求挑選專案管理工具，是之後製造業(yè)在處理大大小小與設計部門的專案合作上需要思考的問題。

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目錄(點擊可直達段落)

• 挑選專案管理工具的3要點須知

• 專案管理工具的常見功能

• 市面常見專案進度管理工具介紹

• 專案管理工具可以為製造業(yè)解決的3個問題

• 製造業(yè)的專案管理工具有什麼優(yōu)勢？

• 結論

挑選專案管理工具的3要點須知

由於專案類型範疇可大可小，挑選專案軟體進行管理也須因應公司營運實際情況、企業(yè)文化、團隊習慣等多重因素而定，故在專案管理工具能協(xié)助公司內部的專案進度追蹤前，需要了解三個要點，對應公司狀況近再行挑選專案管理軟體：

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預算大小與範疇規(guī)模

企業(yè)大小規(guī)模不一，大規(guī)模組織與小規(guī)模團隊所擁有的資源也有差距，在組織規(guī)模越龐大，架構體系繁雜，需求的軟體功能就越多，適合的是一套完整功能的專案管理工具；小企業(yè)團隊在前期預算有限的狀況下，則以最需要的進度管理功能為主，未來需要再行加購不同功能。

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審核嚴謹與彈性變動

對於大企業(yè)來說，由於部門眾多，決策在專案內會持續(xù)增加，若須主管機關或客戶稽核，則須設下審核限制，有階級的專案權限分配與審核關卡需求的專案管理工具，是制式化管理流程的大企業(yè)所需要的；小型組織或新創(chuàng)團隊多數(shù)都以扁平組織運作，因此需要的是高度彈性需求，例如權限開放與編輯彈性等，確保專案執(zhí)行中資訊流暢無礙，便於追蹤專案與子項目進度。

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整合多種軟體與資訊流通

以往多數(shù)企業(yè)或製造業(yè)都使用EXCEL進行專案進度管理，含括甘特圖繪製、PERT圖顯示作業(yè)流程、任務進度條列，聯(lián)絡單位資料整理等不同作業(yè)需求，但多半都使用不同作業(yè)軟體執(zhí)行，容易降低作業(yè)效率；在資料傳送到各單位後，也因後續(xù)資訊流通不同步而造成溝通落差，不即時的溝通也容易造成專案進度落後。大小企業(yè)的專案強度需求不一，如何挑選有效整合管理且即時的專案管理工具，是企業(yè)與製造產業(yè)都需思考的關鍵。

但要了解自家企業(yè)的特性、專案內容、實際目標，挑選適宜工具才能事半功倍。

延伸閱讀：如何加強專案管理？了解管理關鍵3大指標

專案管理工具的常見功能

由於專案管理工具是整合以往在專案執(zhí)行中，所分散於不同軟體的工作內容，包含聯(lián)絡溝通、進度執(zhí)行、作業(yè)紀錄等，這些功能整合後協(xié)助專案進度管理並完成目標，以下8項功能是現(xiàn)有專案管理工具所常見的服務項目：

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跨裝置運用

現(xiàn)有的作業(yè)系統(tǒng)都能於多裝置中呈現(xiàn)，網頁、電腦或行動版應用程式都能顯示，不論是辦公作業(yè)或現(xiàn)場製造都能檢視，以便專案執(zhí)行中能隨時機動處理，即時反應等。

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檢視任務管理系統(tǒng)

各單位在協(xié)作專案使用時最大困擾是任務進度各自管控，任務進度資訊不流通，也會因此降低專案計劃進度，當各單位的執(zhí)行進度集中管理並能隨時視察所有任務，確保進度沒有遺漏，也可省去多方溝通時間。

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整合試算表格

不管在成本或是執(zhí)行成效等數(shù)據呈現(xiàn)都需要試算表格執(zhí)行，但多單位的數(shù)據該如何統(tǒng)整進行管理也是一大問題，在同一個軟體內建構表單並填寫，提升數(shù)據透明度，也方便由軟體整合計算，確保成本控制等數(shù)據狀況。

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跨帳戶的工作行事曆

專案團隊由於成員眾多，在行事曆安排上以往都是以個人為單位自行建立，但行事曆流程作業(yè)不透明，需核對甘特圖一個個確認成員的安排進度為何，耗時且效率不高，以個人為單位整合在專案管理軟體的工作行事曆上，可有效檢核專案進度與個人進度狀況是否相符，以便進行檢討與計劃調整。

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甘特圖表

在進度追蹤常見的圖表，不論是整體專案進度或子項目的進度規(guī)劃都以甘特圖表顯示作業(yè)狀態(tài)，但跨單位執(zhí)行的子項目圖表為各單位獨立作業(yè)，資料往復確認也耗時耗力，藉由同一專案進度管理工具進行各甘特圖的建立，作業(yè)執(zhí)行與修正都能一目瞭然。

?延伸閱讀：甘特圖是什麼？甘特圖組成、用途、優(yōu)劣完整介紹

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Saas解決方案

這是現(xiàn)今許多軟體作業(yè)模式，訂閱制隨選隨用，且因系統(tǒng)建構於雲端，相對消耗公司財力與物力較少，以月為單位選購對應所需團隊規(guī)模的方案，是專案進度管理軟體彈性應用於各規(guī)模與各類型企業(yè)的重點。

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多種工具偕同管理應用

在以往的專案開展時，須常態(tài)在多種工具如郵件、試算表、日曆、硬碟與即時通訊間不斷切換作業(yè)紀錄並確認，手續(xù)繁雜，資訊不夠即時也容易造成傳達錯誤，作業(yè)進度也會因此拖延。當所有工具整合在一個軟體內即可查看全部內容，方便所有專案人員進行檢核與管理，降低紀錄出錯頻率，提高專案進度效率。

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雲端系統(tǒng)連結

提供足夠空間的雲端硬碟，即便專案範疇較大也能協(xié)助多種檔案儲存，也是現(xiàn)有許多公司選擇雲端伺服的原因：不佔實體伺服器空間，也同時省下技術維護成本。

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由於專案管理本身需要多種工具的整合，才能有效處理專案後續(xù)進度的追蹤和執(zhí)行，而專案管理工具應具備的，包含即時性、溝通性、多子母專案的連結性等，都是專案軟體工具需要能在同時間處理的重點項目。

延伸閱讀：滿足單一或多種專案的進度管理軟體

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市面常見專案管理工具介紹

市面上有許多專案進度管理工具可供公司選擇，但規(guī)格與功能都有差異，也有各式專注部分功能如甘特圖或任務進度管理的專案管理工具，這邊主要介紹的專案管理工具為全球性，且推出多項方案運用於大小企業(yè)的Asana與wrike。

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Asana

Asana最重要的特性是各式數(shù)據與子項目流程圖表化，介面設計能手動拖曳任務並創(chuàng)建內容，或導入現(xiàn)有CSV格式建立專案，除了便於管理專案任務與改變進度外，也可用於記錄不同文件並作為專案日誌使用，可隨時回朔查看舊任務。也提供工作負載視覺圖，讓專案負責人隨時調控分配工作量，平衡團隊工作量。自訂模式的自由度較高，也能進行視覺圖表顯示，適合運用於中小企業(yè)體，除了介面與功能可彈性調整，也同步提供不同企業(yè)體系與彈性收費的方案供選擇。

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wrike

2006年成立，與Asana較為不同的是商業(yè)方案提供的功能，有提供大型企業(yè)所需的雙重驗證、密碼政策、存取權角色設定、管理員權限與稽核報告等階級式呈報，也可自訂訪客類型與準許功能等，適合用於組織多的大型公司，但相較Asana功能較繁雜，費用收取模式與專案管理軟體使用調整的彈性較低。

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雖然功能規(guī)模龐大，但現(xiàn)有的專案進度管理工具多數(shù)應用及整合於公司管理階層，也就是作用在公司內部的專案管理，但現(xiàn)在少量多樣的接單製造形式，讓製造產業(yè)也需要使用專案管理工具進行專案進度追蹤，卻有現(xiàn)場運用此類工具卻仍舊無法處理的問題。

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專案管理工具可以為製造業(yè)解決的3個問題

製造產業(yè)的專案管理，橫跨公司組織與製造生產現(xiàn)場兩個區(qū)域的協(xié)同作業(yè)，其溝通作業(yè)與協(xié)作流程比起一般專案管理有更多的進度變因，製造產業(yè)的專案管理工具，除了上述所介紹的服務項目外，還需另外增加與客戶端的協(xié)調溝通與製造現(xiàn)場的進度管理並統(tǒng)整，才能實際為製造產業(yè)帶來管理上的助益。

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研發(fā)部門與製造現(xiàn)場的協(xié)商溝通與整合

製造業(yè)如需進行專案進度管理，多數(shù)都用於新產品開發(fā)作業(yè)管控，如設備開發(fā)這類與客戶需求高度連動的產品訂製生產，但以往都是研發(fā)部門與客戶協(xié)調後不斷修改設計，但後端製造部門等待確認耗時，或是相關修改指令來不及傳達，導致生產出非需求設備，造成成本損失。專案管理工具除了剛開始的任務排程進度管理外，重點在於客製化設計修正後的更新，藉由軟體同步且有效傳達到製造現(xiàn)場，讓資訊即時流通，隨時因應設計變動生產採購、製造流程與預算控制等作業(yè)。

掌握產線單一設備、整條產線的機臺輸出狀態(tài)

製造業(yè)的專案由於最終目標仍為是否準時達交客戶訂單，製造時程的掌控，是專案進度工具幫助管理的首要重點，追蹤產線的產出狀況是最終產線能否穩(wěn)定生產的關鍵。由於設備製造在生產作業(yè)中的零件使用量大，製造步驟眾多，透明化管控單一機臺或整體製造作業(yè)流程，檢視生產環(huán)節(jié)，掌控整體進度，進行產線監(jiān)控，警示作業(yè)異常點，反饋作業(yè)進度並給予處理建議。

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確保專案檢視風險與專案進度異常的透明度

因製造業(yè)區(qū)分為研發(fā)設計與製造部門，專案管理工具的附加任務是提升專案進度的透明度，這會影響兩個部門之間的專案計劃協(xié)作順暢，確認設計作業(yè)的規(guī)格與製造需求擬定任務與目標，推動任務路徑確認執(zhí)行時程，後續(xù)進行生產進度追蹤並監(jiān)控異常數(shù)值，反饋製造問題點，讓研發(fā)部門根據問題改善作業(yè)流程，控制並降低專案風險。

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製造業(yè)的專案管理工具有什麼優(yōu)勢？

裝備製造雲-專案進度管理是鼎新專為機械設備製造商專屬的Saas訂閱軟體服務，作為製造業(yè)的專案管理工具，省去建置軟體的空間與維護成本，幫助製造業(yè)進行專案研發(fā)與產能的整合專案運作，使專案進度管理協(xié)助設備製造業(yè)省時省力且準確達交。下列4點是鼎新裝備製造雲-專案進度管理能為機械設備製造業(yè)提供的功能：

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管控透明的智慧平臺

專案進度管理的智慧平臺系統(tǒng)智能化、自動化能協(xié)助各種任務智能派發(fā)與後續(xù)追蹤，進行異常情況管理，並輔助圖示及數(shù)據呈現(xiàn)整體專案作業(yè)情形，設備製造業(yè)的設備規(guī)格與專案等經驗彙整至平臺，建立訂單可用知識資料庫，推算最佳專案路徑，實現(xiàn)專案進度透明化、智慧化。

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專案流程自動預警與建議

設備客製化程度高，任務繁雜，且使用零件多，物料週期也長，專案管理工具協(xié)助釐清任務順序，即使遇上設變頻繁，即時更新於生產任務系統(tǒng)，協(xié)助物料與管理人員控管時程，追蹤進度，警示關鍵問題環(huán)節(jié)，找出作業(yè)癥結點。專案計算模型協(xié)助統(tǒng)計關鍵路徑下的任務進度，追蹤預警提醒專案負責人並提供專案建議措施；非關鍵路徑異常，系統(tǒng)則提醒任務負責人於限定時間內處理，避免生成關鍵路徑節(jié)點，拖累訂單交付週期。

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掌控製造業(yè)客製化的三大效益

整體流程進度追蹤

提供經營層與管理層視角觀看整體專案進度狀態(tài)，即時掌控專案進度，追蹤出貨時程，控制生產狀態(tài)時的風險異常。

進度環(huán)節(jié)掌控

生產作業(yè)流程透明，掌握專案進度關鍵節(jié)點，即時發(fā)現(xiàn)線上作業(yè)異常，避免造成時間與物料損失，錯誤作業(yè)的損耗。

跨部門協(xié)作

跨部門即時溝通，發(fā)揮跨單位溝通同步率，不造成資訊傳遞障礙，提高訊息正確性與時效性。

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PDCA循環(huán)的專案管理協(xié)助

藉由PDCA循環(huán)，提升專案作業(yè)執(zhí)行力，依循專案計劃目標建立相關子路徑並執(zhí)行作業(yè)，反饋專案進度，協(xié)助提升專案除錯能力．系統(tǒng)協(xié)助專案追蹤預警，並提供異常發(fā)生處理建議，透明化路徑使專案進度透明，可使用不同維度觀測整體專案綜和績效，優(yōu)化專案檢討能力。

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鼎新秉持著未來的數(shù)智化趨勢，藉由數(shù)據驅動企業(yè)跳躍性成長。電腦輔助決策協(xié)助企業(yè)營運，企業(yè)知識經驗累積導入，透過每次專案運作優(yōu)化，形成企業(yè)專案專屬模板，可於後續(xù)開啟新專案時一鍵導入，快速產出專案計劃，讓專案進度管理協(xié)助製造產業(yè)建立溝通機制平臺，使專案資訊即時傳達，協(xié)助企業(yè)未來數(shù)智經營。

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延伸閱讀：多種工具整合的Saas專案進度管理

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結論

科技持續(xù)進步，數(shù)位化未來是不論個人到企業(yè)都不斷進行的轉變，專案管理工具的應用也不只用於企業(yè)內部的專案執(zhí)行流程，製造產業(yè)面臨少量多樣的訂單趨勢與協(xié)作生態(tài)圈體系成長下，使用專案管理工具協(xié)助跨部門運作、追蹤產品設變，達到客戶所需，推動企業(yè)成長力道，提升企業(yè)競爭力，數(shù)智未來將是未來企業(yè)的一大助力，也是未來企業(yè)的成長趨勢。

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延伸閱讀：如何加強專案管理？了解管理關鍵3大指標

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內文資料來源：

裝備製造雲-專案進度管理

該如何挑選專案管理工具？

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