項(xiàng)目的管理軟件分析

　　摘要：本書介紹了運(yùn)用項(xiàng)目管理軟件管理應(yīng)用到活動(dòng)里的案例以及圖示，比如項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃和團(tuán)隊(duì)協(xié)作。其中一種方法就是在關(guān)鍵項(xiàng)目人員會(huì)議中，通過投影儀把計(jì)算機(jī)顯示器上的內(nèi)容放大以便進(jìn)行團(tuán)隊(duì)討論。較后，要重申的一個(gè)關(guān)鍵是：假如您一直坐在計(jì)算機(jī)前，那么誰來管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?

　　本書介紹了運(yùn)用項(xiàng)目管理軟件管理應(yīng)用到活動(dòng)里的案例以及圖示，比如項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃和團(tuán)隊(duì)協(xié)作。項(xiàng)目管理軟件是一個(gè)工具。您應(yīng)該把項(xiàng)目管理軟件提供的能力作為一種手段來管理項(xiàng)目。

　　 在本書里，我們一直強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目管理需要的戰(zhàn)略決策和活動(dòng)，如組建團(tuán)隊(duì)、定位預(yù)期目標(biāo)、定義需求和識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)。

　　何時(shí)使用計(jì)算機(jī)項(xiàng)目管理軟件，在哪里使用

　　 在第5章中，我們提到批判性思維是必要的，而且要避免犯普遍存在的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)——認(rèn)為項(xiàng)目計(jì)劃僅僅是填寫一些軟件模板的問題。我們建議使用“筆紙”的方法來建立一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都能理解的項(xiàng)目模型，而不是簡(jiǎn)單地集中于甘特圖或一些其他人工制作的文件上。您的目標(biāo)是將計(jì)劃驅(qū)動(dòng)至一個(gè)基準(zhǔn)線“穩(wěn)定期”以便進(jìn)行執(zhí)行和控制。

　　 一個(gè)由協(xié)同軟件自動(dòng)生成的有效模型，為項(xiàng)目經(jīng)理提供了“真實(shí)測(cè)驗(yàn)”，迫使他將項(xiàng)目從頭到尾進(jìn)行詳細(xì)思考，研究出成功完成項(xiàng)目的較佳方法(至少是改善過的方法)。在本書中，我們提供了一些由項(xiàng)目管理軟件輸出的案例和圖示(圖7—17—7—19、圖13-2、圖17-5及圖22-5)。這種軟件是隨著更多特性、功能和衍牛的復(fù)雜性的增加而不斷改變的。您必須了解這種軟件對(duì)于您和您的項(xiàng)目有哪些幫助以及適合在什么情況下使用。

越來越多的公司都在配置企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目管理軟件體系。然而，假設(shè)您的關(guān)鍵項(xiàng)目人員不理解產(chǎn)生的圖表、報(bào)告和格式。為了能讓他們更有效地使用項(xiàng)目管理軟件，您應(yīng)該對(duì)關(guān)鍵項(xiàng)目人員進(jìn)行培訓(xùn)，以便軟件的每個(gè)細(xì)節(jié)都能掌握。同樣，外部組織也應(yīng)如此。

　　 我們已經(jīng)強(qiáng)調(diào)了成功進(jìn)行項(xiàng)目管理的重要性。作為一個(gè)工具，項(xiàng)目管理軟件可能促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的溝通以便計(jì)算機(jī)的輸出結(jié)果代表他們共同的想法。其中一種方法就是在關(guān)鍵項(xiàng)目人員會(huì)議中，通過投影儀把計(jì)算機(jī)顯示器上的內(nèi)容放大以便進(jìn)行團(tuán)隊(duì)討論。

　　謹(jǐn)慎地使用項(xiàng)目管理軟件

　　 第一，與所有的軟件一樣，銘記這個(gè)諺語“無用輸入，無用輸出(GIGO)”。如果您沒有花時(shí)間輸入盡可能準(zhǔn)確、有意義的數(shù)據(jù)，您的輸出則是毫無價(jià)值的。

　　 第二，熟悉您的軟件使用的術(shù)語。有一個(gè)好消息：在過去的幾年里，項(xiàng)目管理行業(yè)已經(jīng)研究了一組普遍被認(rèn)可的(標(biāo)準(zhǔn)的)項(xiàng)目管理術(shù)語。市場(chǎng)上供應(yīng)的、較好的軟件包都采取這一標(biāo)準(zhǔn)語言，但也有例外。

　　 第三，要避免讓人坐在計(jì)算機(jī)終端執(zhí)行“如果的”交易和更新進(jìn)度計(jì)劃，而不花費(fèi)充足的時(shí)間與您項(xiàng)目中的人相處。如果他們花費(fèi)過多的時(shí)間在自己的電腦前，軟件就會(huì)阻礙您(和他們)執(zhí)行主導(dǎo)活動(dòng)的能力。同樣，高級(jí)管理層不會(huì)認(rèn)為一個(gè)不合格的項(xiàng)目經(jīng)理使用項(xiàng)目管理軟件就能讓他變成一個(gè)好的項(xiàng)目經(jīng)理。

　　其他軟件

　　 在第21章中，我們談?wù)摿藢哟畏治鲕浖梢詭椭贫Q策。許多其他類型的軟件也是很有幫助的，如產(chǎn)品生命周期PDM管理軟件包含計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、工程和制造業(yè)模塊，對(duì)新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目尤其有幫助。計(jì)算機(jī)輔助軟件工程和模塊在適當(dāng)?shù)那闆r下也會(huì)有明顯的幫助。實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)處理包能發(fā)揮一定的作用。很顯然，Office軟件(文字處理、電子商務(wù)數(shù)據(jù)表格和圖像模塊)可以節(jié)省煩瑣的勞動(dòng)。關(guān)鍵是，軟件包不能解決您和您的團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目中遭遇的所有問題，但是您應(yīng)該采取和有效利用可能有幫助的軟件。

　　典型問題

　　挑選軟件的正確方法是，首先確定您希望通過軟件來解決的問題是什么，其次再尋找能解決問題的軟件，較后再找出能運(yùn)行所選軟件的硬件。對(duì)于很多購買項(xiàng)目管理軟件的人而言，他們的過程往往是相反的。他們具有硬件，接下來要做的是尋找能在上面運(yùn)行的項(xiàng)目管理軟件，然后他們卻不明白軟件為什么根本解決不了他們的問題。您的挑戰(zhàn)——也是您的機(jī)遇——在于找到并使用能夠更好地管理自己項(xiàng)目的計(jì)算機(jī)項(xiàng)目管理軟件。

　　 較后，要重申的一個(gè)關(guān)鍵是：假如您一直坐在計(jì)算機(jī)前，那么誰來管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?