小項(xiàng)目的重要性分析

　　摘要：一旦出了問題，用于解決問題的時(shí)間和資金也會(huì)更少，而且小項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)更低也是不可避免的。請(qǐng)注意表格在較上面的時(shí)間刻度是周，而對(duì)于小項(xiàng)目而言可以用一個(gè)更加常用的時(shí)間刻度，可以改為用月份或者其他常用的時(shí)間刻度形式。

　　小項(xiàng)目既有優(yōu)勢(shì)也有劣勢(shì)。因?yàn)轫?xiàng)目小，所以更容易理解，不易陷^困境。然而，一旦出了問題，用于解決問題的時(shí)間和資金也會(huì)更少，而且小項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)更低也是不可避免的。

　　 像這種項(xiàng)目工程(與項(xiàng)目中的任務(wù)相似)，小項(xiàng)目的規(guī)模、資金預(yù)算、市場(chǎng)資源份額和時(shí)間都相對(duì)較少，所以通過確定資源是否合理分配，工程企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)的決策權(quán)利是否明確到位，為工程奠定一個(gè)好的開始，顯得尤其重要(通過確保資源到位、對(duì)客戶的需求以及項(xiàng)目目標(biāo)有一個(gè)明確的理解；根據(jù)企業(yè)的項(xiàng)目投資組合清晰地界定項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)，以便獲得好的開始也是很重要的)。

　　簡(jiǎn)化的管理

　　 圖24—1是一個(gè)用來計(jì)劃和管理小項(xiàng)目的表格(是一個(gè)運(yùn)用電子數(shù)據(jù)表計(jì)劃小項(xiàng)目的例子)，也可以輸人勞動(dòng)和非勞動(dòng)成本的總計(jì)劃。從圖24-2中可以看出，隨著實(shí)際成本的發(fā)生，可以輸入實(shí)際的數(shù)字并標(biāo)出偏差。請(qǐng)注意表格在較上面的時(shí)間刻度是周，而對(duì)于小項(xiàng)目而言可以用一個(gè)更加常用的時(shí)間刻度，可以改為用月份或者其他常用的時(shí)間刻度形式。圖24-3中顯示了另外一種缺少了具體成本信息的表格形式(圖24-3是一個(gè)缺乏具體費(fèi)用信息的備選表格)。很明顯，如果電子數(shù)據(jù)表是用來計(jì)劃和管理的話，附加的行或列可以加進(jìn)來以增加另外的一些數(shù)據(jù)(比如具體資源的名稱、識(shí)別以前成功的任務(wù)等)，這些東西對(duì)于您做小項(xiàng)目來說很重要。但是要記住一點(diǎn)就是，您不要指望只用一點(diǎn)點(diǎn)(大量)文件還有數(shù)據(jù)就能夠做好一個(gè)小項(xiàng)目。

　　 您也可以使用基于電腦的項(xiàng)目管理軟件。如果這個(gè)或者其他的協(xié)同軟件不被認(rèn)可的話，圖24—1和圖24-2中的表格也許能起到作用。

　　問題

　　 造成小項(xiàng)目所特有的問題有四個(gè)原因：進(jìn)度緊、預(yù)算緊、團(tuán)隊(duì)小及優(yōu)先級(jí)低。

　　進(jìn)度緊

　　 小項(xiàng)目通常比大項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃更短。因此，“加速”過程對(duì)于小項(xiàng)目而言不可避免地占用了很大一部分時(shí)間。對(duì)于時(shí)間長(zhǎng)的項(xiàng)目而言，延誤一個(gè)星期或者一個(gè)月可能不算什么，但是對(duì)于2個(gè)月、3個(gè)月或者4個(gè)月(小項(xiàng)目的典型長(zhǎng)度)的小項(xiàng)目而言，這樣的延誤就顯得嚴(yán)重得多。因此小項(xiàng)目必須盡早抓住機(jī)會(huì)啟動(dòng)，而且項(xiàng)目經(jīng)理必須投入相對(duì)更多的精力來確保滿足進(jìn)度計(jì)劃的要求。

　　預(yù)算緊

　　 小項(xiàng)目的預(yù)算少于大項(xiàng)目。因此，用于應(yīng)急儲(chǔ)備的絕對(duì)資金量必然更少。當(dāng)不可避免的反抗進(jìn)展出現(xiàn)時(shí)，處理所產(chǎn)生結(jié)果的可操作空間就更小。我們前面提到的典型情況即成本報(bào)告要滯后兩周，成為項(xiàng)目總時(shí)間里的一大部分，而且當(dāng)發(fā)現(xiàn)不利情況時(shí)，小項(xiàng)目的反應(yīng)能力就會(huì)較差。另外，投入在項(xiàng)目管理職能上的時(shí)間成本很可能是整個(gè)項(xiàng)目預(yù)算中的大部分。因此，要求以周甚至以天為基礎(chǔ)嚴(yán)格關(guān)注成本。

　　團(tuán)隊(duì)小

　　 大項(xiàng)目可以有技術(shù)專家全職工作(比如，一位熱力學(xué)家)，但是小項(xiàng)目只能請(qǐng)這些專家兼職工作。因此，小項(xiàng)目必須和大項(xiàng)目來競(jìng)爭(zhēng)專家的時(shí)間。某些情況下，尤其需要計(jì)算機(jī)編程時(shí)，這可能是一個(gè)大問題。每一次開始一項(xiàng)具體的編程任務(wù)時(shí)，他都需要花一定時(shí)間來“投入狀態(tài)”。因此，要重新找回思路的話勢(shì)必浪費(fèi)一些時(shí)間(因此，在較初定位時(shí)就花費(fèi)了很多時(shí)間)。這個(gè)問題對(duì)于計(jì)算機(jī)編程來說很糟糕，但并不僅僅限于這個(gè)領(lǐng)域。在面臨這種問題的時(shí)候，在任何需要兼職人員的時(shí)候，有效的項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)該嘗試爭(zhēng)取他們能夠全天工作。

　　優(yōu)先級(jí)低

　　 優(yōu)先級(jí)高的項(xiàng)目與優(yōu)先級(jí)低的項(xiàng)目在爭(zhēng)奪關(guān)鍵資源的時(shí)候，前者容易成功。如果你有一個(gè)優(yōu)先級(jí)低的項(xiàng)目，另一個(gè)人有一個(gè)優(yōu)先級(jí)高的項(xiàng)目，你們都要求模型車間為你們的項(xiàng)目制作部件，那么他的需求會(huì)首先得到滿足。此外，對(duì)于一個(gè)組織來說，小項(xiàng)目不可能像大項(xiàng)目那樣具有重要性，這意味著低優(yōu)先級(jí)對(duì)于小項(xiàng)目比對(duì)于大項(xiàng)目更加普遍。較后，小項(xiàng)目的“可見度”比較低，因此(參與項(xiàng)目的人)獲得個(gè)人榮譽(yù)的機(jī)會(huì)比較少，得到的提升機(jī)會(huì)也比較少。

　　 假設(shè)你在管理一個(gè)小型的為期4個(gè)月的項(xiàng)目上有一半時(shí)間可用，另一半時(shí)間管理一個(gè)比它大得多的項(xiàng)目。兩個(gè)月之后你發(fā)現(xiàn)小項(xiàng)目的進(jìn)度落后了，現(xiàn)在要求你付出3／4的時(shí)間才能將該項(xiàng)目按時(shí)間計(jì)劃完成，此時(shí)至少有4種選擇可以考慮：

　　 (1)讓小項(xiàng)目落后。

　　 (2)請(qǐng)求在大項(xiàng)目上只花1／4的時(shí)間，來滿足在小項(xiàng)目上花3／4時(shí)間的要求。

　　 (3)請(qǐng)求為小項(xiàng)目支付加班費(fèi)。

　　 (4)為小項(xiàng)目免費(fèi)加班。

　　 要從上述四種以及其他可行的選擇中做決定，可以通過我們?cè)诘?1章中已經(jīng)介紹的決策樹或者定性矩陣進(jìn)行分析。

典型問題

　　還有另一個(gè)危險(xiǎn)的問題，就是B2B項(xiàng)目開始時(shí)范圍很小，但后來卻逐步增大，超出了小項(xiàng)目預(yù)先制定的控制范圍。此時(shí)，“統(tǒng)觀全局，會(huì)有幫助。隨著項(xiàng)目的發(fā)展，這種方法使用更廣泛，更正式的項(xiàng)目管理方法也會(huì)有幫助。

　　 較后，由于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員人數(shù)較少，這就意味著某位團(tuán)隊(duì)成員的生病、家庭緊急情況或辭職都會(huì)給組織帶來很大的影響。這些潛在的問題都是項(xiàng)目經(jīng)理不能控制的問題，處理這種問題的較好的方法就是必須及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。