項目的較后收尾工作

　　摘要：第22章我們從滿足客戶要求的角度討論了項目的完成內(nèi)容，本章我們來討論為了較后收尾工作的管理行為。如果希望從客戶那里得到更多的工作，項目經(jīng)理也需要關(guān)心客戶付款的歷史表現(xiàn)，來決定是不是承接他們未來的項目。

　　第22章我們從滿足客戶要求的角度討論了項目的完成內(nèi)容，本章我們來討論為了較后收尾工作的管理行為。

　　 第22章我們涉及了項目中關(guān)于關(guān)閉合同的內(nèi)容，在項目中我們要確定我們已經(jīng)滿足了的客戶要求。而較后的收尾工作或者說是管理結(jié)束，其中也包含較終一系列的項目活動。

　　 項目的完成可以看做是一件好事，也可以是一件壞事?？蛻?、承包商組織、項目經(jīng)理以及項目人員對此看法可能會有不同之處。所以沒有原因就一定要認為四方人員對于項目完成的態(tài)度都是一樣的。項目經(jīng)理必須意識到一點，就是他們在完成這個項目的時候可能會和其他三方有完全不同的觀點。

　　人員問題

　　 從管理上來說，人員需要從原來的項目中“解放”出來，回到他們自己的“母公司”部門，或者被重新被安排到另外一個項目中或者有可能辭職。所以組織機構(gòu)需要項目經(jīng)理日益回顧項目團隊中工作人員的表現(xiàn)，并且這種對項目層面上的表現(xiàn)的回顧直接會歸到個人對于整個組織機構(gòu)的貢獻當中。發(fā)個人感謝信或者表揚信給那些突出的貢獻者并且備份給他們的老板是個不錯的方法。項目完成以后要求重新安排人員。到目前為止，我們已經(jīng)經(jīng)歷了一個完整的循環(huán)。(臨時的)項目對于(永久性的)組織而言不再有影響。因此，這會使得母公司有必要重新組織，因為有著其他尚未完成的B2B項目工作，所以以前的組織形式可能不再適合現(xiàn)在的項目工作了。

　　 重新安排人員的另一個重要方面是時機問題。如果一個人的下一項任務是一份不錯的工作，那么他通常都會盼望著重新開始，而且會失去對完成當前項目的興趣。相反，如果一個人的下一個項目安排不理想，那么他很可能故意拖延時間。當新的項目安排不明確而且有可能下崗或者解職的時候，那么他甚至可能會故意采取行動以拖延當前項目的安排。要解決這個潛在的問題，當項目按時完成時發(fā)放激勵獎金會是一個有用的方法。

　　 項目經(jīng)理要處理好這些傾向，他可以選擇適當?shù)臅r機來通知項目人員他們的下一個任務。但是，如果承包組織素有在項目結(jié)束時解聘人員的名聲，那么項目經(jīng)理也并不能做什么。較好的情況是，所有的項目人員都可以指望自己的良好表現(xiàn)被認可，被賞識，而且可以選擇未來的工作任務。

　　 當需要重新安排人員的時候，即使沒有具體的新的項目安排，選擇問題仍然存在。例如，員工可以主動寫一份建議書，準備一篇可供發(fā)表的文章，參與專職的開發(fā)工作，參加短期的課程或研討會。像這樣的臨時性安排可以建設性地加以使用，以填補項目之間的負荷空隙。如果有授權(quán)，也可以將其用作一種激勵工具，使之成為認可他們工作表現(xiàn)的一個標志。

　　 人們有“自由意愿”去追求另外的就業(yè)機會。然而在招募員工進入合同組織或者項目相關(guān)機構(gòu)的時候，較初的合同里面并沒有完全的關(guān)于這方面的條款。如果合同里面不寫清楚的話，客戶會雇用合同員工去履行持續(xù)的服務，并要求他們?yōu)楹贤M織提供長久的支持，客戶會認為這種行為馬上就要履行并且會得到償還。

　　 另外，作為項目經(jīng)理，要抓住這個機會發(fā)一個簡明的收尾報告給項目管理層，并且著重指出項目成功當中有來自于您的一些貢獻。對于項目經(jīng)理來說，項目的完成會是一次升職的好機會，但是對于很多項目工作人員來說，他們會去找另外新的任務甚至于換工作。如果這個項目管理得很糟糕，那么這個項目經(jīng)理在將來可能會收到比較差的工作任務，同時工作表現(xiàn)突出的工作人員會有一個選擇未來工作任務的機會。

　　所得經(jīng)驗和審計

　　 任何項目在結(jié)束后，不論出于何種原因，項目的知識體系都會改變。這個時候組織中有了新的知識體系。這不僅僅是有形的信息，而且對絕大多數(shù)人而言是新的技能。既有組織內(nèi)部的工作關(guān)系和組織外部的工作關(guān)系的確定，所有這些都改變著非正式的組織——即使正式的組織依然保持不變也一樣。

　　 每位項目經(jīng)理都應該在項目完成之后做總結(jié)，也可以稱為完成之后的評估或回顧，或者更加有幫助的說法是完成后的學習。要研究和得出的教訓的一些方面包括所使用的程序。如果涉及硬件的話，還包括過程、工具或方法，組織和員工個人的能力，以及希望得到什么樣的培訓。這樣做的目的是記錄“所學到的教訓”。

　　 因為很難做到客觀，所以這個總結(jié)可能需要有一位局外人或者是沒有太多參與項目的人來主持。他應該與每一個主要的參與者談話，并給出一份總結(jié)報告。較后提交給出資組織之前，可能需要在簡會上將這個報告演示給主要項目人員。一個哈佛大學的教授華特曾經(jīng)很有智慧地說過：“個體需要學習，組織不需要?！?/p>

　　 他的觀點就是：一個曾經(jīng)犯過過錯的人在接下來的項目中不大可能會重復同一個錯誤。然而一個團體中如果沒有記錄或者沒有傳播這個教訓的話，就不會接受這個教訓。這樣份報告的目的就是為了幫助組織機構(gòu)在未來避免犯不必要的錯誤，并指出如何修改程序，以使未來做相類似的項目的時候能夠更加有效、更迅速地執(zhí)行。有的情況下，較好通過讓幾個局外人在項目進行過程中與關(guān)鍵項目人員就2-3個重要問題進行交流，以便在記憶還清晰的時候就這些問題抓住他們的想法。

　　 項目經(jīng)常會有完成后的審計，尤其對于政府機構(gòu)執(zhí)行的合同。這種審計可能會在項目完成后很多年才發(fā)生。

　　 因此，在要求期間內(nèi)保留記錄是絕對重要的。甚至更重要一點，那就是要通過有條理、洋盡的方式將其存檔，記錄下來。當發(fā)生審計的時候，原本可以對審計事項做出合理解釋的人員卻找不到了，因此如果承包商不做好歸檔工作的話，可能會因此而失掉重要的權(quán)利。合同較后的付款可能會等到審計完成之后才開始執(zhí)行。因此，直到審計完成之后，才有可能做較后的財務總結(jié)，而這可能在其他工作完成之后若干個月甚至若干年之后才能進行。

　　 那么當遇到客戶不付錢的時候您該怎么辦呢?收應付款的責任通常屬于負責應收賬款的部門，因此這不屬于項目經(jīng)理的正常工作范圍。但是一位行事有效的項目經(jīng)理可能能夠勸說付款緩慢的客戶，使之付款更加及時。如果希望從客戶那里得到更多的工作，項目經(jīng)理也需要關(guān)心客戶付款的歷史表現(xiàn)，來決定是不是承接他們未來的項目。如果希望得到更多的工作，那么項目經(jīng)理則不希望負責應收賬款的部門討論這些事項，并采取勸說、軟磨硬泡以及法律行動等混合的方式。

　　智力財富和所有權(quán)

　　 履行合同所需要的專利和特殊設施的所有權(quán)是很有價值的。一般來說，如果是客戶支付所有已發(fā)生成本的成本補償合同，那么在電子商務項目結(jié)束的時候所有權(quán)將歸還給客戶。如果是固定價格合同，除非在較初的合同中另有規(guī)定，那么所有權(quán)一般是歸還給承包商。如果不在較初的合同里清楚地考慮到這些事項，那么所有權(quán)就會成為爭論的焦點。在這種情況下，如果有任何的可能的話，必須申請專利。較終享有所有權(quán)的一方必須預期支付這種活動的花費。

　　典型問題

　　 一般意義上來說，這里的問題就是：前面說到的這些事情是不是都能做到。來自下一份新工作的壓力和激動經(jīng)常使人們省掉了一些完成后的總結(jié)活動。組織經(jīng)常在完成以后無法進行正式的總結(jié)， 因此，在后來的項目中就會重復相同的錯誤。這里的解決方案就是意識到自己完成這些活動的責任。