項目成本中的掙值管理和軟件的應(yīng)用

　　摘要：掙值管理掙值管理方法是項目管理從業(yè)人員非常熟悉的方法，但是大多應(yīng)用于政府合同領(lǐng)域或者大型的建設(shè)項目。典型問題我們在前面提到的一個問題是，管理層傾向于認(rèn)為成本狀況是衡量項目進(jìn)度的唯一標(biāo)準(zhǔn)，除此之外，還有另外兩個常見的問題。

　　掙值管理

　　掙值管理方法是項目管理從業(yè)人員非常熟悉的方法，但是大多應(yīng)用于政府合同領(lǐng)域或者大型的建設(shè)項目。擁護(hù)者認(rèn)為這是綜合比較項目績效、進(jìn)度和成本的較佳方法。然而，許多個人和公司在使用這種方法時卻因為一些原因而失敗了。

　　 ．要求公司擁有項目會計系統(tǒng)。

　　 ．會計系統(tǒng)要能提供準(zhǔn)確、一致、及時的費(fèi)用支出報告。

　　 ．在度量部分完成的任務(wù)時，特別是那些涉及無形產(chǎn)品的項目，如服務(wù)或協(xié)同軟件，要求某些復(fù)雜的混合方法。

　　 ．要求項目經(jīng)理、項目團(tuán)隊和項目發(fā)起者自我約束。

　　 掙值法使用了三個重要的衡量變量，如圖19-11所示。計劃工作預(yù)算成本(BCWS)與已完成工作預(yù)算成本(BCWP)相比較，這兩者之間的差別就是進(jìn)度偏離。另外，已完成工作的實(shí)際成本(ACWP)與已完成工作預(yù)算成本相比較的差值。

　　 這里有一個例子來說明是如何使用掙值法的。假設(shè)您有一個為期3個月的任務(wù)，您預(yù)期的成本是一個統(tǒng)一的費(fèi)率，即每個月3000美元。另外假設(shè)該任務(wù)可以劃分為3個為期一個月的子任務(wù)，如圖19—12所示。圖19-13給出了您可以使用掙值法來描述計劃的3個選擇。表19-1總結(jié)了每個選擇在每個月月末的3個量和兩個偏離。選擇A是所謂的向后負(fù)載項目計劃，即在項目結(jié)束之前您一直會有不利的偏離。選擇C是所謂的向前負(fù)載項目計劃，也就是說情況到項目結(jié)束時偏離一直都是有利的。這說明在進(jìn)行計劃時所使用的估計的種類可以隱藏進(jìn)度和成本上的偏離。

　　計算機(jī)軟件

　　能夠比較實(shí)際和計劃的成本，這是計算機(jī)軟件廣告里經(jīng)常宣傳的功能。正如我們在前面提到的那樣，在使用計算機(jī)項目管理軟件時，要插入每個任務(wù)的預(yù)期成本(勞力和非勞力)是相對容易的。在項目進(jìn)行的過程中輸入實(shí)際成本信息也是可能的。然而，多數(shù)大型公司通過使用公用計算機(jī)(或是專用的項目管理計算機(jī))來收集這些實(shí)際成本數(shù)據(jù)。也就是說，項目上的每個成本中心(如不同的部門)提供數(shù)據(jù)，然后數(shù)據(jù)從它們所在的地點(diǎn)(經(jīng)常是遠(yuǎn)離項目經(jīng)理的)被傳送。盡管可以從公用計算機(jī)上獲得報告，并在您的小型機(jī)上輸人數(shù)據(jù)，但較好還是要有電子數(shù)據(jù)鏈，如圖19—14所示。事實(shí)亡，對于某些項目管理系統(tǒng)，幾個項目管理軟件就可以相互交換數(shù)據(jù)。

　　 許多成熟的項目管理計算機(jī)軟件可以為公司成本收集系統(tǒng)提供鏈接。項目經(jīng)理也可能會選擇使用一張簡單的電子商務(wù)表格收集成本信息。

　　典型問題

　　我們在前面提到的一個問題是，管理層傾向于認(rèn)為成本狀況是衡量項目進(jìn)度的唯一標(biāo)準(zhǔn)，除此之外，還有另外兩個常見的問題。第一，成本報告從來都不能在報告期末(通常是財政月或日歷月)結(jié)束時立即提供。它們通常都會在報告期結(jié)束后的2—3周的時間里才發(fā)布。因此，這里始終存在時間上的落后，項目經(jīng)理必須爭取這一點(diǎn)。由于財務(wù)上的其他優(yōu)先事項，這個問題無法解決，必須被接受。一位警覺的項目經(jīng)理可以意識到這一情況，并充分利用其他可用的數(shù)據(jù)以便更加了解情況，其中包括每周的勞動分布報告(說明誰在項目上花了時間，誰沒有)、采購訂單、差旅單據(jù)，以及各種圖表等。

　　 第二個問題是成本報告經(jīng)常有錯，比如應(yīng)該分配到其他項目上或分配到經(jīng)常性支出賬戶的費(fèi)用。項目經(jīng)理或行政助理必須仔細(xì)研究報告，而不能像對待福音書一樣接受報告。