項目成本的監(jiān)督問題分析

　　摘要：由于經(jīng)常性支出比率的改變而造成的偏離圖19-8是789部門從事任務(wù)E的項目報告，報告時間是第四個月月底。這一勞動小時數(shù)上的節(jié)約足以彌補經(jīng)常性支出的增加，這一案例中較終的結(jié)果是數(shù)額較小的、有利的偏離。

　　需要一個項目成本核算系統(tǒng)來監(jiān)督成本基準。這種分析有助于您識別進度或性能基準上的變化。我們將討論這些問題，并提供通常由計算機生成的成本報告的范例。我們還將討論掙值管理系統(tǒng)。

　　成本監(jiān)督

　　 監(jiān)督一個項目的實際成本所需的可用性信息因項目組織的不同而異。任何一個從事項目的公司都必須有一個項目成本會計系統(tǒng)。商業(yè)客戶可能不會進行審核，尤其當合同價格相對比較低的時候。但政府組織通常在項目執(zhí)行過程中和項目完成之后進行例行的審核。政府組織還會審核固定價格項目的項目成本。因此，為(美國)聯(lián)邦和其他政府機構(gòu)工作的公司以及建筑行業(yè)的許多公司都有良好的項目成本會計系統(tǒng)，用以記錄勞動和非勞動項目成本。

　　 公司還必須將資本財務(wù)投資和可以在當前財務(wù)期間沖銷的成本或費用區(qū)別對待。因此，當一個公司執(zhí)行一個增加其資本基礎(chǔ)設(shè)施的項目時，該公司必須收集并報告這次成本。一種典型的情況是，在工廠中增加一條新的生產(chǎn)線。此時，工廠工程勞動成本和其他直接費用，與新安裝的生產(chǎn)設(shè)備的采購價格一起被轉(zhuǎn)為資本。這樣的資本成本可以由稅務(wù)部門進行審核。盡管公司收集和記錄此類資本成本的系統(tǒng)不會像用于合同項目的系統(tǒng)那樣精細，但必須存在這樣一個零售系統(tǒng)。

　　 其他執(zhí)行項目的公司不一定有系統(tǒng)的項目成本會計系統(tǒng)，例如，許多進行新產(chǎn)品開發(fā)項目的公司。對于這些公司而言，重要的問題是事先計劃需要什么資源、產(chǎn)品上市時間、預(yù)期的利潤，l；J,Z相比投資其他新產(chǎn)品的贏利情況。一旦項目開始之后，達到進度要求才是較重要的，相比之下實際成本便沒有那么重要了。所有的成本(除了用于建設(shè)新的或?qū)ｉT的生產(chǎn)力的資本擴張)均作為當年的開支，這通常是通過限制員工人數(shù)的規(guī)模來控制的。

　　 許多項目，尤其新成品開發(fā)項目，在計劃或進入市場之前(或稍晚一點，在達到原來的贏利目標之前)就被停掉了。項目經(jīng)理有時候錯誤地要求將項目進行下去，其理由是已經(jīng)進行了大量的投資。這是不對的，因為所花費的成本會被沖銷(盡管無法收回的資本成本必須區(qū)別對待)。對一個收益不大的項目繼續(xù)投資使其維持，這絕不是什么好辦法。

　　計算機成本報告

　　 許多組織，尤其大型組織和那些為政府機構(gòu)做項目的組織，一般都有計算機生成的項目成本總結(jié)報告。這些報告通常由一個集中的企業(yè)信息系統(tǒng)生成。在某些情況下，它們還包括進度的偏離。有大量的可供購買或租用的報告系統(tǒng)。圖19—1顯示了報告對項目監(jiān)督帶來的幫助。實際成本(和進度)數(shù)據(jù)的收集來自于員工的考勤卡、采購訂單，以及項目其他的直接項目費用，將這些數(shù)據(jù)與計劃進行比較，分析其中存在的顯著不同，采取糾正措施促使重新計劃。在實際和計劃之間做比較，會使人想到某些趨勢導(dǎo)致未來的偏離，當然也會導(dǎo)致重新計劃。必須在每個成本中心(如部門)和工作分解任務(wù)時都做這種比較，才更加有效。

　　 盡管信息多比信息少好，但項目經(jīng)理必須在表格過多、信息過多與信息太少而不足以監(jiān)督項目這兩者之間謹慎地劃分界線。項目經(jīng)理和高層管理者都不應(yīng)該錯誤地相信只有實際成本數(shù)據(jù)(可以報告得非常詳細)才是衡量項目是否健康(這需要難度很大的三維標準)的唯一標準。

　　 多數(shù)用計算機報告進行項目管理的組織每個星期都會發(fā)布一次勞動分布報告。該報告列出在上一周中參與每個項目的人員的名字。這份關(guān)鍵報告為項目經(jīng)理提供了一個提前的預(yù)警信號。詳細考察該報告會發(fā)現(xiàn)，有不該參與您項目(開銷)的人卻參與了進來，而您所希望參與的人員卻沒有出現(xiàn)在您的項目中。

　　成本監(jiān)督問題

　　 在這一部分將回顧“材料研究項目”的幾個成本報告，以說明項目控制中的一些問題。不同組織的實際報告格式各不相同，所述問題的詳細程度也各異(圖19-2是一個比較合理而有幫助的成本報告系統(tǒng)應(yīng)該提供的協(xié)同信息的范例)。這些報告通常是由集中的項目成本核算職能部門來準備。盡管要處理的數(shù)據(jù)量龐大，即使是對于富有經(jīng)驗的項目成本核算師而言可能也一樣是個負擔(dān)．但小型項目并非一定要使用計算機。

　　時間安排造成的偏離

　　 圖19-2是一個商業(yè)部門(456部門)所承擔(dān)的任務(wù)B在第一個月月底時的項目成本報告。一般來講，這份報告會在第二個月的中旬(在這里是2月份)提供。在這種情況下，勞動和經(jīng)常性支出是符合計劃的。但對于非勞動費用，卻存在著有利的偏離。也就是說，計劃要花費4400美元，但實際還沒有花一分錢。

　　 圖19-3顯示了456部門相應(yīng)的任務(wù)和階段性承付款項報告。已經(jīng)發(fā)生了數(shù)額為4400美元的承付款項。因此，成本偏離僅僅表明有尚未支付的賬單，而不是因為尚未發(fā)生的活動造成的偏離。換一種說法，4400美元的花費將會在后來發(fā)生。這說明，如果不考察承付款項報告，便不能很好地使用項目成本報告。

　　 另外，由于購買大量的材料也會造成偏離，有的材料在早期的任務(wù)中需要，而另一些則在晚些時候的任務(wù)中才用到，之所以大量采購，是為了獲得更多折扣。在這種情況下，收到材料(以及材料成本)與何時在任務(wù)中使用材料并不一致。圖19-4和圖19-5表明的是在第二個月末相同的兩份報告。同樣，勞動小時數(shù)和成本以及經(jīng)常性支出是符合計劃的。在這種情況下，在第二個月出現(xiàn)了非勞動成本的不利偏離，因為差旅的單據(jù)是現(xiàn)在才支付，但在計劃中這項支出應(yīng)該在第一個月。對于目前的總計，到第二個月末為止，非勞動的偏離還是有利的。這一有利的偏離包含尚未支付的4000美元的采購訂單，而這只是由于支付時間問題而產(chǎn)生的偏離，此外還有因為實際的差旅費比計劃少50美元的有利偏離。