項(xiàng)目管理的基本原則2

　　摘要：對(duì)于計(jì)劃中的一個(gè)重要采購活動(dòng)，如果任何人都沒有獲得批準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理而言，就意味著任務(wù)可能偏離了計(jì)劃。在修改過的計(jì)劃里，包括到目前為止的勞動(dòng)付出，附件的光學(xué)和機(jī)械設(shè)計(jì)已經(jīng)花了大約2400小時(shí)，比較初計(jì)劃多了1 800小時(shí)。

　　預(yù)測

　　一旦確定了當(dāng)前的狀態(tài)(基準(zhǔn)與實(shí)際之間的偏差)，您就可以對(duì)實(shí)際的結(jié)果進(jìn)行預(yù)測。狀態(tài)是與計(jì)劃相比項(xiàng)目進(jìn)展如何的“快照”。預(yù)測是基于當(dāng)前的進(jìn)展以及其他因素(如突出的風(fēng)險(xiǎn)或問題)而對(duì)未來的估計(jì)。我們通常以逐漸累積的狀態(tài)作為預(yù)測項(xiàng)目完成百分比的基礎(chǔ)。

　　進(jìn)行預(yù)測時(shí)，您應(yīng)當(dāng)首先考慮成本和進(jìn)度偏差。偏差是一次性事件還是系統(tǒng)性事件?一次性事件可能是項(xiàng)目早期的一種合理假設(shè)，而系統(tǒng)性假設(shè)則適用于項(xiàng)目中期。

　　例如，假設(shè)您有一個(gè)為期8個(gè)月、預(yù)算成本為80 000美元的項(xiàng)目。在您進(jìn)行了兩個(gè)月的時(shí)候(到第2個(gè)月月底為止)，發(fā)現(xiàn)您只完成了一個(gè)月的工作，實(shí)際成本為40000美元。

　　成本偏差為-20000美元，意味著您比原計(jì)劃成本超了20000美元。如果這是一次性的超支，那么您預(yù)測的較終完成成本為100000美元。如果這是系統(tǒng)性問題，預(yù)測的較終結(jié)束成本則為160000美元。

　　您可以對(duì)進(jìn)度使用相似的推理。如果這是項(xiàng)目的一次性延期，項(xiàng)目總的持續(xù)時(shí)間為9個(gè)月，延期一個(gè)月。然而，如果這是系統(tǒng)性問題，預(yù)測的持續(xù)時(shí)間為16個(gè)月。應(yīng)對(duì)這個(gè)問題的其他方法見第18章。

　　項(xiàng)目績效管理方法非常重要，因?yàn)樗鼈優(yōu)楣芾硇袨樘峁┲笇?dǎo)。它們將實(shí)際完成所用的成本與計(jì)劃成本進(jìn)行對(duì)比。因此，有助于確定結(jié)束時(shí)是否會(huì)存在超支或節(jié)支，并對(duì)結(jié)束日期進(jìn)行預(yù)測。

　　現(xiàn)在，由項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)來考慮糾正措施。例如，如果時(shí)間是更重要的因素，可以考慮通過投入更多的資源來加速進(jìn)度，實(shí)際上，是將時(shí)間與成本進(jìn)行了交換。我們將在下一部分討論糾正措施。

　　糾正措施

　　 糾正措施可以包括保留資源或自由支配職權(quán)。當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理使用這些控制措施時(shí)，要確保項(xiàng)目工作人員請(qǐng)求使用這些資源或職權(quán)，從而提供了可見度。舉例來說，項(xiàng)目經(jīng)理可以要求任何超過1 000美元的支出必須經(jīng)過他的同意?；蛘?，項(xiàng)目經(jīng)理可以要求任何的預(yù)支必須有他的簽名。這種控制超出了項(xiàng)目計(jì)劃，因?yàn)樗鼈兪沟庙?xiàng)目工作人員在執(zhí)行每個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)或任務(wù)的時(shí)候都要尋求項(xiàng)目經(jīng)理的批準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃中的一個(gè)重要采購活動(dòng)，如果任何人都沒有獲得批準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理而言，就意味著任務(wù)可能偏離了計(jì)劃。

　　 對(duì)于前面的例子，一個(gè)大項(xiàng)目的所有決定并不是全部必須要通過經(jīng)理批準(zhǔn)的。項(xiàng)目會(huì)因?yàn)樗麤]有時(shí)間審查無數(shù)待批的文檔而陷入困境。這種方法的一個(gè)有效變通是堅(jiān)持獨(dú)立檢查以及質(zhì)量控制批準(zhǔn)，或者堅(jiān)持將測試數(shù)據(jù)作為驗(yàn)證進(jìn)度的手段。例如，您可以堅(jiān)持每個(gè)子系統(tǒng)的測試必須由其他相關(guān)子系統(tǒng)的工作人員來 控制可以告訴您是否批準(zhǔn)通過。

　　 另一種方法是信任執(zhí)行某項(xiàng)具體任務(wù)的人。這是例外管理的一種形式，您希望人們只向您匯報(bào)某些問題，如“政治”問題，或者是績效、進(jìn)度或預(yù)算的偏離。如果那個(gè)人能夠做到三件事：①識(shí)別出與計(jì)劃的偏離；②并意識(shí)到必須及時(shí)向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)這些偏離；③清晰的匯報(bào)這些問題。那么這種方法是很有效的。由于這三個(gè)前提條件很少能夠滿足，所以通常不應(yīng)該使用這種控制工具。

　　 對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來說，一個(gè)更好的方法是檢查由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及支持團(tuán)隊(duì)直接控制的工作。這種控制基于Y假設(shè)理論（在第15章中討論過），即項(xiàng)目工作人員都努力做好工作(這種意圖經(jīng)常會(huì)成為自我實(shí)現(xiàn)的預(yù)兆)。這種檢查通常可以通過閱讀報(bào)告和進(jìn)行項(xiàng)目評(píng)審來實(shí)現(xiàn)。

　　多個(gè)項(xiàng)目

　　 您可能同時(shí)負(fù)責(zé)幾個(gè)相關(guān)的項(xiàng)目。在這種大項(xiàng)目管理中，您可能有多個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理或任務(wù)經(jīng)理向您匯報(bào)，所以您不能親自參加所有的任務(wù)評(píng)審以及考察所有必要的細(xì)節(jié)。在這種情況下，您必須得到某種形式的總結(jié)信息，說明您所負(fù)責(zé)的幾個(gè)項(xiàng)目(或許多任務(wù))的狀態(tài)。

　　當(dāng)您不能親自處理細(xì)節(jié)問題的時(shí)候，您必須評(píng)估那些為您總結(jié)信息的人的能力和意圖。在20世紀(jì)90年代初，(美國)國防部長，作為較終負(fù)責(zé)許多大型開發(fā)項(xiàng)目的人，由于對(duì)艦載強(qiáng)擊機(jī)項(xiàng)目的狀態(tài)向國會(huì)做了錯(cuò)誤的報(bào)告，而不得不向國會(huì)(之前他曾是國會(huì)議員)道歉。他沒有從其諸多的助手那里得到有關(guān)項(xiàng)目狀態(tài)(延遲和超支)的完整或準(zhǔn)確的報(bào)告，于是其中一些人后來辭職或被重新安置，而項(xiàng)目則被取消了。在這個(gè)案例中，管理多個(gè)項(xiàng)目的優(yōu)勢(shì)(您可以平衡成功和失敗，也可以靈活地在不同項(xiàng)目之間調(diào)配資源)被劣勢(shì)(依賴于總結(jié)性信息，同時(shí)處理許多問題，并且對(duì)一個(gè)特定的項(xiàng)目只能投入有限的時(shí)間)壓倒了。

　　無論何時(shí)，您應(yīng)當(dāng)盡可能地親自參加不同的項(xiàng)目評(píng)審。假設(shè)有三個(gè)項(xiàng)目向您匯報(bào)，每個(gè)項(xiàng)目由另外一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，每月評(píng)審一次。您可以輪流參加每個(gè)項(xiàng)目的評(píng)審。這樣，您每三個(gè)月參加每個(gè)項(xiàng)目的評(píng)審各一次。如果您負(fù)責(zé)的某個(gè)項(xiàng)目比其他項(xiàng)目更重要，要更經(jīng)常地參加這個(gè)項(xiàng)目的評(píng)審(比如，如果不是每月的話，就隔月一次）。

　　計(jì)算機(jī)軟件

　　項(xiàng)目控制的基礎(chǔ)不是協(xié)同軟件，而是人力和溝通。不要認(rèn)為計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)就是正確的。具有諷刺性的是，軟件增加了詳細(xì)資料的重量，并且可能增加了復(fù)雜性。

　　項(xiàng)目經(jīng)理不能微觀管理和害怕。他需要建立一種關(guān)注重要事件的方法，并且確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的支持。大多數(shù)項(xiàng)目參與人員具有非常自然的渴望，即盡量避免考慮那些管理和綜合的細(xì)節(jié)，而是把時(shí)間花在更舒服和“有趣”的領(lǐng)域。

　　圖17—5顯示了如何重新計(jì)劃圖7—18中的案例項(xiàng)目，使之監(jiān)管起來更容易些。在該圖中，原來為期較長(分別為60天和55天)的兩個(gè)關(guān)鍵路徑任務(wù)(C和E)被分割為三個(gè)較短的子任務(wù)。