如何建設(shè)一支好的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)3

　　摘要：指派任務(wù)我們?cè)谝郧暗恼鹿?jié)講過(guò)使用工作分解結(jié)構(gòu)和網(wǎng)狀圖來(lái)將項(xiàng)目分成小的工作單元。如果您處在虛擬的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，那么不要卷人通常的工具主義的鴻溝，也就是說(shuō)，對(duì)待人員就像完成一項(xiàng)任務(wù)那樣缺少感情。

　　指派任務(wù)

　　我們?cè)谝郧暗恼鹿?jié)講過(guò)使用工作分解結(jié)構(gòu)和網(wǎng)狀圖來(lái)將項(xiàng)目分成小的工作單元。每個(gè)工作單元有相應(yīng)的費(fèi)用估計(jì)。在理想狀態(tài)下，負(fù)責(zé)每個(gè)工作的人員會(huì)參與到進(jìn)度和預(yù)算的估計(jì)中。這個(gè)人也應(yīng)該積極在他的工作包計(jì)劃中扮演重要角色。在任何情況下，項(xiàng)目經(jīng)理必須將任務(wù)指派給不同的人。

　　 收到了任務(wù)指派后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員就應(yīng)該向項(xiàng)目經(jīng)理提交一份關(guān)于該項(xiàng)任務(wù)如何執(zhí)行， 所有工作指派都應(yīng)該的詳細(xì)計(jì)劃了，并定期對(duì)照計(jì)劃?rùn)z查工作進(jìn)度。由于任務(wù)的執(zhí)行者在創(chuàng)建和啟動(dòng)任務(wù)指派時(shí)起到重要的作用，在執(zhí)行任務(wù)時(shí)，他會(huì)有很大的積極性和動(dòng)力。相反，如果在沒(méi)有任何協(xié)商的情況下指派任務(wù)，人員則有很少的投入意識(shí)，而且對(duì)于工作也不會(huì)有什么動(dòng)力。

　　 在創(chuàng)建工作流分解結(jié)構(gòu)時(shí)，有五種潛在利益，處理好這些關(guān)系，工作分配就會(huì)很輕松。

　　 (1)一個(gè)小工作通常比大工作有少得多的風(fēng)險(xiǎn)。

　　 (2)一個(gè)小工作的目標(biāo)比大工作的目標(biāo)可能更加清楚。

　　 (3)在結(jié)束日期快到時(shí)，緊迫感會(huì)更強(qiáng)烈。(在一個(gè)著名實(shí)驗(yàn)中，阿摩司·特沃斯凱和埃爾達(dá)·沙佛給他們的學(xué)生5美元去完成一份長(zhǎng)的問(wèn)卷。在以5天為限的小組中，有60％的完成率；在以21天為限的小組中，有40％的回收率；而在以無(wú)期限的小組中，回收率僅為25％。)

　　 (4)(假設(shè)工作已經(jīng)完成)存在更快的心理加固和更強(qiáng)的激勵(lì)影響。

　　 (5)(如果工作延期完成或根本就沒(méi)完成)您會(huì)很早得到困難的警告。

　　虛擬項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

　　 現(xiàn)在的組織越來(lái)越多地運(yùn)用虛擬項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)模型。虛擬項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)獨(dú)具的特點(diǎn)是，團(tuán)隊(duì)成員很少面對(duì)面開會(huì)。很多情況下，虛擬項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員在世界不同的洲進(jìn)行工作。

　　 組織發(fā)現(xiàn)虛擬項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的很多優(yōu)點(diǎn)：

　　 ．他們可以更好地綜合那些在相同企業(yè)里但有不同地理區(qū)域生活背景的人的知識(shí)和技能。這包括利益相關(guān)者，比如供應(yīng)商和客戶。

　　 ．他們可以包括那些在家進(jìn)行工作的或有不同作息時(shí)間的人。

　　 ．他們可以使一些身體殘疾的人更好地適應(yīng)工作，如在聽力、視力和行 動(dòng)上有難度的人。

　　 ．他們可以投資那些因?yàn)槁眯匈M(fèi)用昂貴而不能正常運(yùn)行的項(xiàng)目。

　　 虛擬團(tuán)隊(duì)隨著某些技術(shù)(如電子郵件、激活電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目管理軟件、電話、即時(shí)信息、通宵包裹運(yùn)輸、傳真、個(gè)人數(shù)字助理、視頻會(huì)議等)的有效性的提高而增長(zhǎng)。這些技術(shù)使得傳遞請(qǐng)求和信息的速度加快，比如，即時(shí)信息的使用，使得當(dāng)有人有疑問(wèn)而問(wèn)其他人時(shí)，能夠在幾秒內(nèi)得到回復(fù)。

　　 這種技術(shù)也提高了團(tuán)隊(duì)不同步工作的能力。比如，在北美的項(xiàng)目經(jīng)理在臨近工作日結(jié)束時(shí)批準(zhǔn)(通過(guò)電子郵件)了一個(gè)工作包給一個(gè)在亞洲的軟件研發(fā)團(tuán)隊(duì)，這個(gè)研發(fā)團(tuán)隊(duì)可以開始這項(xiàng)工作包，并且在他們工作日的采尾把這項(xiàng)已完成的工作包返回給項(xiàng)目經(jīng)理。這意味著當(dāng)他第二天回到辦公室時(shí)，這個(gè)已完成的項(xiàng)目已經(jīng)在項(xiàng)目經(jīng)理的辦公室了。所有相關(guān)工作發(fā)生在16小時(shí)之內(nèi)。

　　 如果您處在虛擬的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，那么不要卷人通常的工具主義的鴻溝，也就是說(shuō)，對(duì)待人員就像完成一項(xiàng)任務(wù)那樣缺少感情。在過(guò)去的10年中，工作環(huán)境的轉(zhuǎn)變非常顯著，但是人員的認(rèn)知能力和感情需要并沒(méi)有發(fā)生變化。在虛擬團(tuán)隊(duì)中，較好的項(xiàng)目經(jīng)理仍然不斷地營(yíng)造和維持(甚至加強(qiáng))對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的親和力、同情心和可信的、尊重的氛圍。虛擬團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)是讓人感覺(jué)起來(lái)就像處在面對(duì)面同地辦公的組織環(huán)境中。對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，這個(gè)目標(biāo)對(duì)他們促進(jìn)和領(lǐng)導(dǎo)交流提出了更高的要求。

　　 關(guān)于創(chuàng)建和管理虛擬項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，這里有幾點(diǎn)小貼士可以參考。

　　 ·至少面對(duì)面會(huì)談一次，較好在項(xiàng)目的早期，較有效的還是在“啟動(dòng)”會(huì)議上(不管花多少旅行費(fèi)用和時(shí)間)。

　　 ·在運(yùn)用各種技術(shù)時(shí)，完善使用的基本規(guī)則。

　　 ·在開會(huì)前，投入相對(duì)較多時(shí)間在議程設(shè)置和分配上。

　　 ·在召開電話會(huì)議或視頻會(huì)議時(shí)，在發(fā)言之前，讓每個(gè)人介紹一下自己。

　　 ·在跨很多時(shí)區(qū)工作時(shí)，“分散痛苦”。不要重復(fù)地讓相同的團(tuán)隊(duì)在當(dāng)?shù)厣衔鐑牲c(diǎn)參加一個(gè)會(huì)議。

　　 ·記住肢體語(yǔ)言同樣傳送大量的信息，并且在一定文化背景下，肢體語(yǔ)言甚至比其他更重要。我們發(fā)現(xiàn)“我不能看到您的臉，告訴我您現(xiàn)在的感受”這樣的話非常有用。

　　 ·概括和說(shuō)明您的討論。多樣的網(wǎng)絡(luò)通信頁(yè)面的優(yōu)點(diǎn)是“保持每個(gè)人在相同的頁(yè)面上。

　　變一個(gè)小組為真正的團(tuán)隊(duì)

　　 人們隨意地在項(xiàng)目中運(yùn)用“團(tuán)隊(duì)”這個(gè)詞語(yǔ)來(lái)提及工作在項(xiàng)目中的人員。通過(guò)運(yùn)用“團(tuán)隊(duì)”這個(gè)詞，人們希望得到合作，希望團(tuán)隊(duì)工作型的行為。但是就經(jīng)驗(yàn)來(lái)講，很少看到一個(gè)項(xiàng)目被一個(gè)真正的團(tuán)隊(duì)執(zhí)行。相反，我們看到成群的人照著指示去做，做著那些他們能做的去混日子，并且對(duì)與他們同樣的人憤世嫉俗。

　　 有很多的書和課程講述關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)和團(tuán)隊(duì)的建造，如果您仔細(xì)考慮它們所講的，您會(huì)贊成，團(tuán)隊(duì)就是一個(gè)相當(dāng)獨(dú)立和特殊的氛圍，那種氛圍由信任、相互的責(zé)任、共同的目標(biāo)和方式以及高效率的執(zhí)行構(gòu)成。(如果您是或曾經(jīng)是杰出的運(yùn)動(dòng)團(tuán)隊(duì)或工作團(tuán)隊(duì)的一員，您就會(huì)知道我們的意思。關(guān)于這個(gè)經(jīng)驗(yàn)，有很多難以真正了解的、模糊難辨的和特殊的地方。)

　　 建造一個(gè)真正的團(tuán)隊(duì)需要時(shí)間和感情的投資，而且它還是一個(gè)技能。

　　 ●形成。招募人員，使他們認(rèn)同他們是團(tuán)隊(duì)的一員，通過(guò)采用一些方式，辨別他們是哪個(gè)小組的。

　　 ●震蕩。必須承認(rèn)不同的人有著不同的價(jià)值觀和做事方式，而且沖突需要承認(rèn)和管理。

　　 ●規(guī)范。在規(guī)則上必須達(dá)成一致，并且團(tuán)隊(duì)用它來(lái)解決事件、做出決定和完成工作。當(dāng)組織不能成功變成團(tuán)隊(duì)時(shí)，通常都是因?yàn)樗鼈儾荒苡行У赝晟茍F(tuán)隊(duì)的規(guī)范。

　　 ●執(zhí)行。達(dá)到高水平的績(jī)效。

　　 ●解散。當(dāng)項(xiàng)目面臨完成時(shí)，團(tuán)隊(duì)也走向終端。如果您已經(jīng)是一個(gè)真正團(tuán)隊(duì)的一員，在您回憶時(shí)，您會(huì)為您再也不可能和同樣的一隊(duì)人工作而感到非常悲傷。多數(shù)真正的團(tuán)隊(duì)采用很多形式(如閉幕會(huì)議或聚會(huì))來(lái)暗示人們正在面臨新的委派。

　　計(jì)算機(jī)軟件

　　 圖13-2描述了一個(gè)微軟程序(MicrosoftProiect)是如何幫助團(tuán)隊(duì)(項(xiàng)日?qǐng)F(tuán)隊(duì)和支持團(tuán)隊(duì))組織的。項(xiàng)目所涉及的職能(或個(gè)人)都可占一列，同時(shí)標(biāo)明他們參與的性質(zhì)。這些圖列出了三個(gè)部門(#123，#456，#789)。每壩仕務(wù)必須有一個(gè)職能(或人)來(lái)負(fù)責(zé)(用A表示)，而且可能需要其他職能提供協(xié)作(用C表示)或要求輸入(用I表示)。

　　典型問(wèn)題

　　常見的問(wèn)題在于怎樣處置勉強(qiáng)夠格的人員。這就是為什么您必須按照我們第11章所講的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃的原因。因?yàn)橛袝r(shí)您必須將人員用在不屬于他們專業(yè)范圍的工作上。您需要為他的培訓(xùn)提供經(jīng)費(fèi)和時(shí)間。如果是真的不合格的人員，您可以采用簡(jiǎn)單的辭退方式。您必須預(yù)料到與很多個(gè)性很不一樣甚至是有個(gè)性沖突的人在一起工作。顯然，這些人必須在一起很有效地工作。根據(jù)具體情況不同，您必須解決與個(gè)性有關(guān)的問(wèn)題，面對(duì)各種人，或是替換某些人，或與整個(gè)小組一起工作來(lái)提高士氣，改善合作。