支持團隊和項目團隊之間的協(xié)調(diào)1

　　摘要：支持團隊有時也叫擴展團隊，它由全職或兼職工作在部分或整個項目的人組成。如果他們與支持團隊的第一次估計不同的話，這些估算可能需要討論修改，從而調(diào)整其他的項目任務(wù)來適應(yīng)支持小組的計劃。

　　支持團隊有時也叫擴展團隊，它由全職或兼職工作在部分或整個項目的人組成。本章將討論如何獲得他們的參與和承諾，以及如何協(xié)調(diào)他們與項目團隊之間的關(guān)系。我們也考慮到項目團隊、支持團隊以及分包商之間的互動。

　　參與和承諾

　　要使支持團隊建立一種參與的感覺并獲得他們的承諾，那就要像項目團隊那樣，使支持團隊的成員參與建議書的準備過程。員工的參與也構(gòu)造了團隊精神，這種精神能夠超出項目之外而存在。如果沒有建立起團隊精神，那么就要讓他們自己來計劃自己的工作并將其落實到書面上，這樣也可以激發(fā)他們的參與和承諾，記住第5章中所介紹的黃金規(guī)則：讓真正將要工作的員工做出工作計劃。

　　 項目經(jīng)理，不論他們的公司是怎樣的具體的組織形式，他們都經(jīng)常感覺到缺少職權(quán)。在一個B2B項目型的組織中，項目經(jīng)理確實擁有對下屬員工的職權(quán)。盡管這樣，在所有的狀況下，您將會在第15章了解到，職權(quán)實質(zhì)上并不是很有用，影響力才是一種重要的組織力量。

　　使支持小組盡早參與

　　項目經(jīng)理和項目團隊經(jīng)常忽略對必須由其他團隊提供的支持的需求，直到為時已晚。這就是通常叫他們擴展團隊的原因之一。每個人通常認識到他們在項目中有成員，并且在項目成功中起到作用。在更大的公司中，支持團隊包括諸如采購、倉儲、接發(fā)貨物、合同管理、模型車間，以及其他專業(yè)服務(wù)等職能部門。除非這些支持團隊的個人認識到他們的服務(wù)可能被需要，否則他們無法預(yù)測他們被需要的程度。當支持需求提出得太晚時，支持團隊將會有一種被遺棄的感覺，取得他們的承諾也就會很難了。

　　 由于項目團隊有某種程度上的狹隘觀念，或不知道什么支持會容易得到，都會導(dǎo)致這種情形的出現(xiàn)。項目團隊可能不理解其他人員能夠扮演哪些潛在角色，或以為自己的團隊比支持團隊更知道較需要哪種類型的支持性工作，后者的情形更經(jīng)常出現(xiàn)，因為項目團隊認為支持團隊將會為他們該做的工作“鍍金”，從而超出項目預(yù)算。

　　 就如前面提到的那樣，解決這些問題的較好的辦法是，在建議書階段就讓支持團隊參與。如果不能這樣做的話，在項目工作的盡可能早的時候使他們參與其中。給他們參與為他們工作做計劃的機會，發(fā)揮他們較好的思考和專長技能。

　　 這個同樣可以運用到時間和費用的估計上。支持團隊應(yīng)該為他們的工作估算時間和費用，然后經(jīng)項目小組核準通過。如果他們與支持團隊的第一次估計不同的話，這些估算可能需要討論修改，從而調(diào)整其他的項目任務(wù)來適應(yīng)支持小組的計劃。這種情況很常見。支持小組有時必須按照由其他更高優(yōu)先權(quán)的任務(wù)要求來執(zhí)行他們的角色，這樣會造成對您的項目的支持與您所計劃的有所不同。

　　 支持小組發(fā)現(xiàn)，以一種完全不同的方式去執(zhí)行自己的角色對項目來說通常是非常有利的方式。或者，支持小組的專家會使項目團隊相信他們的角色必須比原來認為的要更寬廣。因為這些原因，所以說要使支持小組盡可能早地參與項目。

　　書面承諾

　　 在組織內(nèi)從支持團隊得到的有意義的承諾，就像您從外面的分包商那里得到的一樣，應(yīng)當都是書面協(xié)議(對于項目團隊的承諾您也應(yīng)該這么做。唯一的不同就是，在解決可能出現(xiàn)的爭議時所采取的行動)。如果支持團隊管理者簽署了書面合同，他就會激勵他的小組努力實現(xiàn)這個承諾事項。就像我們在第2章講得那樣，書面的合同是合法的和可實施的，但是去聆聽關(guān)于經(jīng)驗和文件重要性的理解的聲音更重要。這個結(jié)論和薩繆爾高德溫的一句話很相似：“一個書面的合同都比不上它所在的那張紙?！?/p>

　　支持團隊的優(yōu)勢

　　 就像我們在前面章節(jié)描述的那樣，多數(shù)項目經(jīng)理看上去更喜歡將項目完全或大部分)配備給項目團隊的成員。但是少數(shù)項目經(jīng)理(特別是矩陣式組織中)更喜歡有一個大的支持小組，而不是一個大的項目團隊，其原因如下：

　　 (1)在項目結(jié)束后，項目經(jīng)理沒必要擔(dān)心支持小組的安置問題。

　　 (2)對于分包商的情形，支持協(xié)議包括在一個有法律效力的手段中，也就是分包合同或采購協(xié)議中。

　　 (3)項目經(jīng)理搜索具備所需技能的專業(yè)人員或?qū)＜业姆秶謴V泛。

　　協(xié)調(diào)

　　 在確定了支持小組、他們的工作也得到了正確的計劃、與項目團隊的階段工作很好地銜接之后，還需要繼續(xù)協(xié)調(diào)項目團隊的工作。這時用網(wǎng)絡(luò)圖較合適(見圖14-1和圖14-2)。在這兩個圖中，支持團隊的工作和網(wǎng)絡(luò)工作的主要部分已分開。有很多種方法，比如為每個支持類別制定不同的線條樣式。在有彩色復(fù)印機或打印機的地方，可以使用彩色的代碼。一些基于計算機的項目管理軟件，使得您能為具體的小組和個人制定進度表。其他PDM軟件可以使您將日程圖的部分(如后期兩英尺，中間三英尺，或較低的兩英尺)指定給一個小組或個人(圖13-2顯示了一個備用的方法來幫助協(xié)調(diào))。

　　變更

　　 仔細考慮圖14—1的網(wǎng)絡(luò)圖。假設(shè)您發(fā)現(xiàn)您將在任務(wù)D處拖延，您是否應(yīng)該將此消息通知您的分包商(負責(zé)任務(wù)B)?一般來說，較好通知您的分包商您真正需要的日期。這樣做的話，您會讓他們后面比較輕松，而且他們的費用會會較低(至少長期來說)。但是如果分包商一向都是延遲，較好對于他們的工作加入時間上的應(yīng)急儲備，不要讓他們知道您所經(jīng)歷過的任何延遲。

　　 應(yīng)該主要以書面的形式進行溝通和協(xié)調(diào)。對于變更，如果需要的話，應(yīng)該通過快速的口頭交流——用電話和／或盡可能有很多人參加的會議。那么您應(yīng)該確信您在項目計劃的修訂版本里記錄了變更。

　　修訂

　　 計劃一旦落實到紙面上，就應(yīng)該公布出去，并且讓所有涉及的人都理解它。還需要始終保持計劃是較新版的。如果任何過時的項目計劃還在項目中流通的話，那么所有項目計劃的可信度將會受到懷疑。因此，每個有較初計劃的人必須收到修訂版。這可以通過保持準確的分發(fā)名單來完成。如果您的公司擁有局域網(wǎng)，每個人(至少每位關(guān)鍵人員)應(yīng)該在自己的桌面上有一臺終端，并帶有較新的時間表。顯然，他們必須既商議又要理解時間表和任何變更。