項(xiàng)目管理的十個(gè)步驟解析1

　　摘要：本章能夠幫助您了解如何讓您的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和問題，分析它們，開發(fā)應(yīng)對(duì)表以及實(shí)施這些應(yīng)對(duì)表。該雷達(dá)能夠使得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)預(yù)期威脅，把威脅因素進(jìn)行優(yōu)先次序排序，并采用合適的措施有效地回避或減輕風(fēng)險(xiǎn)事件。

　　管理風(fēng)險(xiǎn)和問題是成功的項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)。本章能夠幫助您了解如何讓您的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和問題，分析它們，開發(fā)應(yīng)對(duì)表以及實(shí)施這些應(yīng)對(duì)表。

　　 杰出的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與一般的團(tuán)隊(duì)之間的區(qū)別在于：一般的團(tuán)隊(duì)只為成功做計(jì)劃，而杰出的團(tuán)隊(duì)卻認(rèn)識(shí)到了影響績效的許多威脅。近年來，項(xiàng)目管理領(lǐng)域越來越關(guān)注失敗項(xiàng)目的影響，并將它引入項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的必備程序和工具。如果您在項(xiàng)目的計(jì)劃和實(shí)施過程中引入了風(fēng)險(xiǎn)和問題管理，那么項(xiàng)目成功的概率也大大增加了。

　　 介紹這個(gè)重要的命題前，我們首先介紹風(fēng)險(xiǎn)和問題的定義。

　　 一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)事件指二個(gè)不連續(xù)發(fā)生的事件，被認(rèn)為是導(dǎo)致某事物發(fā)生的原因以及相應(yīng)的結(jié)果。風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生是有概率的。一個(gè)通常用于識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的標(biāo)準(zhǔn)是“可能發(fā)生，可能不發(fā)生?！比绻擄L(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生了，就會(huì)導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)結(jié)果。所有這三個(gè)因素(風(fēng)險(xiǎn)、事件、結(jié)果)是界定一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)不可或缺的。

　　 相對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的離散、不確定性，問題卻是確定的。因此，與風(fēng)險(xiǎn)的估計(jì)和管理也有所不同。如果某個(gè)事件百分之百發(fā)生，就肯定不是風(fēng)險(xiǎn)，而是必然的事情。因此，如果您能確定它會(huì)發(fā)生，或它已經(jīng)發(fā)生，這就是問題。您還應(yīng)該解決該問題對(duì)后續(xù)活動(dòng)可能造成的影響。

　　 舉個(gè)關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)的案例：某一天的清晨，天氣多云。您查看了天氣預(yù)報(bào)，說今天雷陣雨的概率是50％。您將“雷陣雨”定義為事件，并估計(jì)了發(fā)生的概率以及相應(yīng)的可能結(jié)果。謹(jǐn)慎起見，您決定在您的日程計(jì)劃中加人應(yīng)急儲(chǔ)備。您帶上了雨傘，以防風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生。

　　 再看一個(gè)問題的案例。假設(shè)您現(xiàn)在看到窗外的雨下得很大。降雨不再是一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，而是一個(gè)您必須管理的確定事件。因?yàn)槭且粋€(gè)確定的時(shí)間，要求您接受現(xiàn)實(shí)并以積極地態(tài)度解決問題。作為一個(gè)理智、謹(jǐn)慎的人，您不應(yīng)該傻傻的認(rèn)為沒有下雨的可能性，或認(rèn)為您能變成超人阻止下雨。所以，帶好您的雨衣，即時(shí)打開您的雨傘！

　　以團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)的項(xiàng)目管理的十個(gè)步驟

　　 所有好的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是用合作的方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、分析以及應(yīng)對(duì)的。打個(gè)比方說，這些項(xiàng)目都有‘‘雷達(dá)’’對(duì)即將出現(xiàn)的威脅進(jìn)行監(jiān)控。該雷達(dá)能夠使得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)預(yù)期威脅，把威脅因素進(jìn)行優(yōu)先次序排序，并采用合適的措施有效地回避或減輕風(fēng)險(xiǎn)事件。能夠預(yù)期項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)并采取有效措施的團(tuán)隊(duì)很有可能獲得成功。

　　步驟一：準(zhǔn)備

　　 在召集團(tuán)隊(duì)成員參加風(fēng)險(xiǎn)管理會(huì)議之前實(shí)施這一步驟。好的績效取決于交叉職能部門的貢獻(xiàn)。因此，有必要用系統(tǒng)、整體的方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，而不是項(xiàng)目經(jīng)理運(yùn)用一對(duì)一的模式召開個(gè)人會(huì)議。

　　 在任何一個(gè)團(tuán)隊(duì)召開會(huì)議之前要做大量的準(zhǔn)備。下面介紹四項(xiàng)工作。

　　 ．查閱基本問題。您是否親自參與過項(xiàng)目? (許多項(xiàng)目沒有以項(xiàng)目圖的形式經(jīng)過管理授權(quán)就啟動(dòng)了，也沒有獲得對(duì)于工作的要求。)您是否有獲得合適人員的途徑? (很多人并不參與早期的項(xiàng)目計(jì)劃，因?yàn)樗麄兊慕?jīng)驗(yàn)告訴他們?nèi)蝿?wù)有可能變更。因此，他們并不愿意參與那些不能產(chǎn)生產(chǎn)品設(shè)計(jì)或?qū)е庐a(chǎn)品啟動(dòng)的過程。)您是否邀請(qǐng)了關(guān)鍵的供應(yīng)商?(根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn)，我們較大的困難在于我們沒有過早地邀請(qǐng)供應(yīng)商參與L您是否有交叉部門的代表(常犯的一個(gè)錯(cuò)誤是推遲了“下游職能部門的參與，如采購、測試、銷售以及生產(chǎn))。有關(guān)產(chǎn)品的建議書價(jià)值如何? (較快產(chǎn)生的擁護(hù)的概念對(duì)現(xiàn)有客戶沒有任何意義。如果您正在進(jìn)行一項(xiàng)根本性變革，或試圖進(jìn)入一個(gè)市場，那么您較好能讓別人明白您的目標(biāo))。成功如何定義和測量?

　　 ．識(shí)別利益相關(guān)者。項(xiàng)目通常都有很多利益相關(guān)者。常被忽視的利益關(guān)者包括：產(chǎn)品服務(wù)以及支持、法律保證、支付、倉庫費(fèi)、分銷途徑廣告、物流、安全、環(huán)境保護(hù)功能、保險(xiǎn)等，有的時(shí)候還涉及重要的分包商。各方對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的觀點(diǎn)都不同，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的容忍度也不同。有的利益相關(guān)者并沒有在早期考慮，而他們較終的結(jié)論卻導(dǎo)致很多問題。訓(xùn)練您自己從利益相關(guān)者的角度看待問題，您可能會(huì)獲得很好的觀點(diǎn)。沒有一個(gè)項(xiàng)目是同計(jì)劃完全一致的。您在啟動(dòng)項(xiàng)目時(shí)所不知的是，您將會(huì)在何時(shí)以及以何種方式偏離計(jì)劃。

　?。芯恳郧暗捻?xiàng)目。組織總是犯同樣的錯(cuò)誤。他們的目標(biāo)是避免犯重復(fù)的錯(cuò)誤，這樣他們項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就可以進(jìn)行革新。以前的項(xiàng)目都有一系列的關(guān)于常見錯(cuò)誤和問題的知識(shí)，包括不確定或變化的需求、資源變更、角色或職責(zé)界定不清、對(duì)接的問題等。上述幾項(xiàng)是經(jīng)常遇到的困難，您需要建立這樣一種觀點(diǎn)：“這個(gè)項(xiàng)目是不同的”。您也應(yīng)該嘗試識(shí)別影響組織其他能力的機(jī)會(huì)，以及建立新技術(shù)、戰(zhàn)略和知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

　　．溝通目的。您要確保各參與方明白會(huì)議召開的目的，并提前發(fā)出您的通知書，以便為會(huì)議的召開留出足夠多的時(shí)間。會(huì)議結(jié)束得比計(jì)劃的早會(huì)比較容易，而計(jì)劃另外的時(shí)間去完成較后的風(fēng)險(xiǎn)——應(yīng)對(duì)計(jì)劃——相對(duì)比較難。當(dāng)您聽到“我沒有時(shí)間”，那么請(qǐng)記?。阂粋€(gè)早期的風(fēng)險(xiǎn)事件的負(fù)面影響可能會(huì)導(dǎo)致進(jìn)度計(jì)劃的落后和費(fèi)用超支。有必要了解學(xué)習(xí)型曲線：如果人們剛接觸風(fēng)險(xiǎn)管理過程，那么至少要計(jì)劃一天進(jìn)行學(xué)習(xí)。對(duì)于大型復(fù)雜的項(xiàng)目，可能時(shí)間更長。隨著團(tuán)隊(duì)流暢地使用術(shù)語和工具，團(tuán)隊(duì)會(huì)變得更有效。這些決定在面對(duì)面的環(huán)境中將會(huì)更加有效。

　　在當(dāng)今快速的全球經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人們常常會(huì)面。盡管我們見證過一些B2B項(xiàng)目的成功，但大部分的會(huì)議卻是組織不佳。從面對(duì)面的溝通直到您建立一個(gè)資深的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，風(fēng)險(xiǎn)管理都是溝通與組織決策制定的一部分。

　　步驟二：用共同的語言進(jìn)行溝通

　　共同的語言是為好的溝通和行為建立了基礎(chǔ)。您應(yīng)該審查并“操縱”團(tuán)隊(duì)來研究本章開始介紹的問題和風(fēng)險(xiǎn)，還有回避、緩和、轉(zhuǎn)移以及自留風(fēng)險(xiǎn)——應(yīng)對(duì)戰(zhàn)略。我們將在第七步做詳細(xì)介紹。

　　首先進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，對(duì)團(tuán)隊(duì)提出以下問題：“考慮我們的公司或其他的組織，什么使得項(xiàng)目執(zhí)行效果不佳(甚至失敗)?”問題的答案與項(xiàng)目戰(zhàn)略方面有關(guān)。我們還須建立項(xiàng)目戰(zhàn)略的模型。此外，問題還能激發(fā)人們關(guān)于項(xiàng)目復(fù)雜程度的更深一層的考慮。記錄結(jié)果，并張貼起來，以便團(tuán)隊(duì)成員能夠獲得可能的觀點(diǎn)。這種識(shí)別活動(dòng)僅需15分鐘。

　　邀請(qǐng)高級(jí)管理者參與識(shí)別活動(dòng)，因?yàn)檫@能使風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別“合法化”，能夠幫助表明人們實(shí)施的不同事例，并為有效的風(fēng)險(xiǎn)打下基石。目標(biāo)是用于開發(fā)杠桿：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要讓高級(jí)管理者對(duì)有哪些可能的風(fēng)險(xiǎn)和問題留下印象。其中有的風(fēng)險(xiǎn)和問題需要高層管理者的擁護(hù)，高層管理者也要通過指派優(yōu)先權(quán)做出決策。

　　 這種方法采用從上而下的觀點(diǎn)看待失敗。它擴(kuò)大了技術(shù)人員的視野。大部分人，尤其是那些有著深厚技術(shù)背景的人，主要從狹隘的觀點(diǎn)管理項(xiàng)目，且不關(guān)注零售系統(tǒng)的綜合功能。通過直接介紹成功與失敗，您能讓他們更多地關(guān)注戰(zhàn)略問題，而不僅僅是細(xì)節(jié)問題。

　　 好的領(lǐng)導(dǎo)者建立了有效的團(tuán)隊(duì)文化，風(fēng)險(xiǎn)管理是該文化的催化劑。有效的團(tuán)隊(duì)文化有很多特點(diǎn)，包括開放的思維、忠誠、權(quán)威、調(diào)查與主張的平衡、激情及承諾的意愿?；闹嚨氖?，組織文化在許多美國組織中(如樂觀的、保密的、歡慶的、競爭的以及合作)競是風(fēng)險(xiǎn)的來源之一，因?yàn)楹芏嗳硕紟е?(／陜樂”的面具，而掩蓋了他們的不滿。領(lǐng)導(dǎo)者要能夠幫助團(tuán)隊(duì)成員克服他們的心理障礙。他們不愿意制造問題，因?yàn)樗麄儾辉敢獗毁N上“不樂意成為團(tuán)隊(duì)成員”或“不主動(dòng)”的標(biāo)簽。一種對(duì)團(tuán)隊(duì)有幫助的文化能夠起到確保人們關(guān)注成功而不是制造危機(jī)的行為。

　　 較大危險(xiǎn)是由于失職這種錯(cuò)誤導(dǎo)致的，而不是委任的錯(cuò)誤。失職的案例如缺少或忽視必要的技術(shù)或職能投入，而委任的錯(cuò)誤則是讓一個(gè)相關(guān)的評(píng)估會(huì)議變成了問題解決會(huì)議。

　　 案例研究分析、個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，以及經(jīng)驗(yàn)研究回顧表明有大量可預(yù)測、可識(shí)別的“紅旗”在通知我們項(xiàng)目的績效很差。您可能希望使用簡單的診斷性工具，如圖11—1所示，幫助識(shí)別與列舉遇到問題的常見原因。給每個(gè)“真”項(xiàng)目制定權(quán)重，如果總分大于25分，那么您可能要變更項(xiàng)目計(jì)劃或組織計(jì)劃，您可以使用這個(gè)工具評(píng)估您的項(xiàng)目會(huì)走人困境的可能性。根據(jù)您的實(shí)際情況制定適合您的項(xiàng)目的選項(xiàng)以及權(quán)重，并進(jìn)一步查找困難的根本原因。