項目的費用估算1

　　摘要：本章介紹估算費用、制定預(yù)算、開始資源計劃與費用系統(tǒng)的方法。對于資金密集型的建筑項目而言，假如您預(yù)期的準確性是—5％—十5％，那么進行估算的費用就會占項目總額的0．5％-5％。

　　本章介紹估算費用、制定預(yù)算、開始資源計劃與費用系統(tǒng)的方法。

　　資源計劃

　　 制定資源計劃是決定需要的資源的類型與數(shù)量的項目管理過程。制定資源計劃通常在費用預(yù)算之前進行。通常來講，項目經(jīng)理要考慮以下三個問題：

　　 ．有哪些要求？

　　 ．需要哪些技能？

　　 ．每項技能的獲得性怎么樣?

　　 注意：問題的順序暗示了我們在本書一直強調(diào)的某些原則。應(yīng)該始終從客戶和他們的需求出發(fā)。安排合適的人員給適當(dāng)?shù)捻椖渴且粋€戰(zhàn)略問題。獲得恰當(dāng)?shù)臅r間(以及可獲得性)是經(jīng)過分析與溝通、平衡競爭需求的連續(xù)過程。我們會在第10章與第3部分進一步介紹計劃問題。

　　費用估算

　　 費用可以只用勞動小時數(shù)來表示，這對從事研究工作的小組而言并不是罕見的情況，比如在某個項目上安排了若干個勞動小時的工作量。更多的情況下，費用是以美元(或日元、馬克)來表示的，當(dāng)然，也可以將勞動小時數(shù)換算成美元。不同人員的資歷水平對應(yīng)不同的小時費率，非勞動因素的成本(如采購、出差)也包括在內(nèi)。圖9-1顯示了用電子表格來概括和匯總一項任務(wù)的勞動和非勞動費用估算的方法。該圖顯示了任何成功的費用估算零售系統(tǒng)的主要因素：即估算每個部門或小組的每項活動的勞動小時數(shù)(可以按類型)和非勞動的美元值。在圖9—1中，所估算的條目用醒目的黑子表示。圖9-2是另一個電子商務(wù)表格的范例。構(gòu)成項目的一系列的任務(wù)在左面一欄中(此圖中任務(wù)包括開始準備建議到完成合同的任務(wù))。

　　 費用對于計劃一個項目而言，對推銷和管理項目顯然是有必要的?？偟膩碚f，計劃費用對所要求的具體程度，不要超過將來的會計費報告。假如一個組織的費用報告是兩周或一個月做一次，那么就沒有必要每天都做費用計劃。費用計劃，無論得出的結(jié)論是什么，基本上應(yīng)該是以時間階段為單位,并與支出報告相對應(yīng)。當(dāng)然，對于諸如出差費用或(計算機)上機小時數(shù)之類的事項，可以按小時或天計算，然后再分攤到按月的期間里。

　　 就像進度計劃一樣，費用估算中也會存在內(nèi)在的不準確性，要必須預(yù)料到并且接受這一點。接受這種不確定性并不意味著鼓勵它們的存在。我們的目標是做到盡可能的準確，但同時要意識到不可能達到完美無缺。

　　您對費用(或時間)估算付出的努力越多，所得到的結(jié)果就越精確。圖9-3說明了趨勢。對于資金密集型的建筑項目而言，假如您預(yù)期的準確性是—5％—十5％，那么進行估算的費用就會占項目總額的0．5％-5％。相反，假如您只需要-50％-+500／o的準確率的話，那么費用估算只需占項目總額的0．01％-0．1％就可以了。

　　技術(shù)方法

　　 在對費用做計劃的時候，“預(yù)測”或“估算”這兩個詞經(jīng)常可以互換使用。事實上，字典里對這兩個詞的定義是不同的，并且這些不同點暗含著很重要的意義。在項目管理中，我們指的是要完成一項工作預(yù)期所花費的資金(或時間)的量。

　　 如果請您來估計一下π的值，您可以估算得要多精確就有多精確。因為π是一個已知的量(3．14159...)。但是，如果請您估算一場橄欖球賽的時間，您可能會說2．5小時。您是在根據(jù)以前類似情況來估算未來發(fā)生的情況的時間。對于這樣一個估算，您可能查閱了以前有記錄的橄欖賽的較長時間和較短時間。您也了解到大多數(shù)的橄欖球賽的時間在2．25-2．75小時，因此，2．5小時是比較合理的估算。

　　 事實上，橄欖球賽不會是2．5小時。您所估算的時間的正確性的概率基本上是零，但可能非常接近這個數(shù)。要保證實際費用不會超出估算的唯一方法把就是把費用估算得非常高，以至于這樣的項目不可能得到批準。您的估算不會正確這個事實意味著您應(yīng)該習(xí)慣于錯誤，但不應(yīng)該害怕它。但這并不是說您不應(yīng)該追求準確。除了這些風(fēng)險之外，進行估算的目的在于為您的項目制定有意義的計劃，您可以使用這個計劃把項目建議書推銷給客戶，可以以此向上司解釋您的工作，可以提供足夠的資源來成功地完成工作。

　　對于項目的一項活動，假如您還沒有確定它的工期，那么估算它的預(yù)算是沒有意義的。而且，您還應(yīng)該了解它的緊前和緊后活動，以便更好地定義您所估算的活動。了解了這些情況之后，您會發(fā)現(xiàn)一個緊后活動在時間表上原來很靠后。若是這樣，這個活動的時間很可能比您想象的更長，因而費用也更高。

　　估算費用要使用工作分解結(jié)構(gòu)圖和網(wǎng)絡(luò)圖，將項目拆分成任務(wù)和活動。任何一個大的活動的預(yù)算都是由它所包含的小的任務(wù)組成的，如圖9—4所示。通常來說，要盡可能地細化它。工作分解結(jié)構(gòu)的每一項任務(wù)都應(yīng)該有一個單獨的任務(wù)估算（見圖9—1)，此估算由負責(zé)的任務(wù)經(jīng)理來起草。