項(xiàng)目的時(shí)間估計(jì)法

　　摘要：如果您按照這種方法來估計(jì)數(shù)量比較多的任務(wù)，那么對時(shí)間和費(fèi)用估計(jì)過高和估計(jì)過低的情況就會(huì)相互抵消。壓縮關(guān)鍵路徑 第3章介紹過項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為要迅速完成項(xiàng)目會(huì)有很大的壓力，整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要了解涉及平衡需求的問題。

　　本章繼續(xù)第7章關(guān)于進(jìn)度計(jì)劃的介紹。本章主要介紹時(shí)間估計(jì)以及如何快項(xiàng)目完成速度。

　　時(shí)間估計(jì)的類型

　　 時(shí)間估算通常有一些錯(cuò)誤，您的目標(biāo)是了解錯(cuò)誤的程度。任何項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃都要求知道(或估計(jì))每項(xiàng)活動(dòng)或任務(wù)的時(shí)間。因?yàn)?，根?jù)項(xiàng)目的定義，任何項(xiàng)目都具有一次性的特點(diǎn)。因此，此類估計(jì)必然是不準(zhǔn)確的(要保證滿足時(shí)間估計(jì)的唯一方法就是把時(shí)間估計(jì)得無限長，但如果是這樣，項(xiàng)目一定不會(huì)得到批準(zhǔn))。

　　 在收集了制作項(xiàng)目計(jì)劃所需的工作分解結(jié)構(gòu)和里程碑之后，您還需要評(píng)估它們的準(zhǔn)確性。您如何才能判斷對項(xiàng)目各組成部分的估計(jì)是否模糊、是否合理、是否過于保守呢?盡管有的項(xiàng)目可以基于與以前的相似性，但許多項(xiàng)目都與以前的是截然不同的，或需要開發(fā)的新技術(shù)或新的處理方法，因此很難對它們進(jìn)行準(zhǔn)確的估計(jì)。您所能做的只有使時(shí)間估計(jì)盡可能達(dá)到足夠的準(zhǔn)確。如果您按照這種方法來估計(jì)數(shù)量比較多的任務(wù)，那么對時(shí)間和費(fèi)用估計(jì)過高和估計(jì)過低的情況就會(huì)相互抵消。如果您的團(tuán)隊(duì)對很多任務(wù)進(jìn)行估計(jì)，假定對單個(gè)任務(wù)有一些隨機(jī)的、較少的、過高或過低的估計(jì)錯(cuò)誤，那么項(xiàng)目總的時(shí)間估計(jì)錯(cuò)誤率就會(huì)降低。如果您項(xiàng)目中的一些任務(wù)與以前項(xiàng)目的任務(wù)相同或類似，那么估計(jì)起來就會(huì)更加容易(如第6章所述，將項(xiàng)目進(jìn)行拆分的目的之一是使任務(wù)更易理解，同時(shí)也說明可以更容易對其進(jìn)行估計(jì))。有種估計(jì)的方法：PERT和實(shí)用法。但是請記住，進(jìn)行時(shí)間估計(jì)時(shí)有兩個(gè)問題：第一，對一個(gè)給定的任務(wù)，要確定它所需要的勞動(dòng)小時(shí)數(shù)(這一點(diǎn)可能取決于人員的具體技能水平)；第二，要確定這個(gè)活動(dòng)所持續(xù)的時(shí)間。要做費(fèi)用計(jì)劃和管理項(xiàng)目，您必須了解前者，而后者則是用于確定整體項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的。然而，當(dāng)您需要某種資源但該資源在那個(gè)時(shí)候可能又不可用時(shí)，您就應(yīng)該把這種情況作為一種估計(jì)假設(shè)，并列入到您的問題管理和風(fēng)險(xiǎn)可能來源當(dāng)中。

　　不要夸張任務(wù)持續(xù)時(shí)間和成本

　　夸張是一種風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)同方式——為了防備未知的事情而對某項(xiàng)任務(wù)的持續(xù)時(shí)間和所花費(fèi)的人力投入量進(jìn)行過高的估計(jì)。一些人也把這種行為稱為“填充脂肪”。不幸的是在現(xiàn)實(shí)生活中這種現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，但是越來越多的組織意識(shí)到這個(gè)問題，并且阻止這種情況發(fā)生。下面列出了一些阻止原因。

　?。捎诳鋸埖墓浪悖茈y在這個(gè)估算數(shù)據(jù)上判別到底總共有多少是虛報(bào)的。因此，項(xiàng)目經(jīng)理用來跟蹤實(shí)際績效的基線都是錯(cuò)誤的。從功能上來說，進(jìn)行了夸張的估算，會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目管理中的兩種歪曲活動(dòng)：估算和預(yù)算。

　?。话銇碚f，大家都喜歡在估計(jì)時(shí)間的較后時(shí)刻完成工作，這就導(dǎo)致工作時(shí)間很容易超出估計(jì)。從此，控制項(xiàng)目的任務(wù)由每個(gè)執(zhí)行者控制，而不是由項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行控制。

　　·若每個(gè)人夸張的部分比一個(gè)人夸張的部分要多，這會(huì)導(dǎo)致確認(rèn)的關(guān)鍵路徑是錯(cuò)誤的。

　?。藗冎粫?huì)把估計(jì)的精力都放在“賭博”上，而不去探索假設(shè)的合理有效性。較終會(huì)導(dǎo)致所有的人都不相信任何估計(jì)，企業(yè)的文化會(huì)變得更加糟糕。

　　·如果您將這些夸張的錯(cuò)誤估計(jì)用到某些類型的政府合同上，這就會(huì)將您和您所在的組織推向重罪的道路。所以，務(wù)必要在您向政府遞交估計(jì)之前，徹底了解您公司所在州在估計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)留方面的政策。

　　PERT時(shí)間估計(jì)法

　　PERT網(wǎng)絡(luò)圖起源于其活動(dòng)時(shí)間不確定的項(xiàng)目。解決這一問題要求對每個(gè)活動(dòng)做出三種時(shí)間估計(jì)。

　 　(1)較可能的活動(dòng)時(shí)間(Tm)。

　　 (2)樂觀的活動(dòng)時(shí)間，也就是要進(jìn)行這個(gè)活動(dòng)所需的較短時(shí)間(To)。

　　 (3)悲觀的活動(dòng)時(shí)間，也就是要進(jìn)行這個(gè)活動(dòng)所需的較長時(shí)間(Tp)。

　　 見圖8—1，我們可以計(jì)算出活動(dòng)的期望時(shí)間(Te)。這種計(jì)算是一種合理的估計(jì)方法。您還可以計(jì)算所得出時(shí)間的不確定性，我們稱之為“標(biāo)準(zhǔn)差”，計(jì)算方法見圖8-2所示。

　　 圖8-3顯示了如何計(jì)算一個(gè)路徑的期望時(shí)間以及該路徑期望時(shí)間的標(biāo)準(zhǔn)差。所計(jì)算出的標(biāo)準(zhǔn)差的意義與正態(tài)(高斯)概率分布相同：在2／3時(shí)間上，工作將在期望時(shí)間加上或減去一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)差的時(shí)間內(nèi)完成；95％的情況下，工作將在兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)差內(nèi)完成；99％的情況下，工作將在三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)差內(nèi)完成。當(dāng)項(xiàng)目延期會(huì)受到費(fèi)用處罰時(shí)，由于您可以估計(jì)延期的可能性，這種計(jì)算便很重要而且很有幫助。

　　 圖8-4列示了一個(gè)包含三個(gè)活動(dòng)的某種路徑的三種時(shí)間估計(jì)，在完成了這個(gè)案例的計(jì)算之后，結(jié)果顯示的期望時(shí)間為29天，標(biāo)準(zhǔn)差為6天，因此在2／3的情況下，項(xiàng)目將在第23天和第35天之間完成。

人們發(fā)現(xiàn)，較好讓電子商務(wù)團(tuán)隊(duì)之外的人進(jìn)行三種時(shí)間估計(jì)(樂觀時(shí)間、悲觀時(shí)間和可能時(shí)間)，然后根據(jù)問題——“告訴我為什么這是較樂觀的時(shí)間估計(jì)點(diǎn)?您的暗含假設(shè)是什么?”，以便獲得更多信息。這種詢問風(fēng)格能使其他人員認(rèn)為您是在尋求幫助，并非審問他們。運(yùn)用這種方法的會(huì)發(fā)現(xiàn)他們能夠更好地獲得信息，與其他人員或團(tuán)隊(duì)之間的工作關(guān)系也更好。

　　進(jìn)行三種時(shí)間估計(jì)需要耗費(fèi)一定的精力計(jì)算期望時(shí)間以及標(biāo)準(zhǔn)差。許多目管理軟件能進(jìn)行這些PERT時(shí)間估計(jì)的計(jì)算。