項目計劃中要使用計算機軟件

　　摘要：記?。涸趯嵤┖涂刂破陂g，您的具體目標(biāo)是使得計劃成為一個預(yù)算的基準(zhǔn)線“凍結(jié)”。對于大型的項目，就要成立一個圖表室，用于張貼項目圖，介紹項目以及每個活動的狀況，包括財務(wù)進度以及資源分配。

　　項目計劃過程中使用計算蟣軟件

　　 批判性的觀點對制定項目計劃很有必要。不要犯常見的錯誤：認(rèn)為項目計劃僅是填寫軟件模板，也不應(yīng)該認(rèn)為軟件是能夠幫您制定計劃的高智商產(chǎn)品。

基于經(jīng)驗，我們認(rèn)為在開始輸入數(shù)據(jù)前，制定計劃的較好方法是紙和筆計算。還有一種可以代替計算機，那就是將重要的項目團隊成員列在紙上，并張貼于墻上，直觀地介紹緊前一緊后關(guān)系。原因在于它能夠幫助團隊成員建立一個每個成員都能明白的模型，而不僅僅是關(guān)注于甘特圖或其他類型文件，一旦開發(fā)了基本的項目模型，緊接著就要將項目名稱、持續(xù)時間以及資源輸入PDM軟件。您需要仔細(xì)的考慮整個過程，確認(rèn)您使用的是一致的日歷、時間間隔、資源名稱、費用率等。

　　 計算機的優(yōu)勢在于：在制定項目計劃過程中能夠反復(fù)運行以及更新。第一步是確定所有的任務(wù)并列出它們的相互關(guān)系，但不涉及每項任務(wù)的持續(xù)時間。第二步是調(diào)整第一步，包括每一個任務(wù)的預(yù)期時間(日歷時間)。第三步是對第二步進行調(diào)整，確定可運用的實際資源。您可以運用這些步驟較優(yōu)化項目模型。

　　 記住：在實施和控制期間，您的具體目標(biāo)是使得計劃成為一個預(yù)算的基準(zhǔn)線“凍結(jié)”。您應(yīng)該保留您的計算機文件，根據(jù)項目的實施比例監(jiān)督由于基準(zhǔn)線導(dǎo)致的偏差。有一個常犯的錯誤要知道：運用計算機的目的是在基準(zhǔn)線確定后對其進行小的修改。

　　較后，如果您要對基準(zhǔn)線進行修改，您要確保在您的文件戰(zhàn)略里存人了實踐的版本。要確定所有的計劃文件和文本都有文本序列號和具體日期。此外，了解哪些人擁有文件的副本也是很重要的，因為如果您修改了計劃，您也要隨之通知擁有文件副本人員進行相關(guān)修改。

　　“計劃書”

　　項目計劃各不相同，有的可能是簡單的一張紙，有的則非常復(fù)雜。每個項目都要適當(dāng)?shù)挠媱?。在很多大型項目中，有一本稱為“計劃書’’或“項目計劃書”的文件。您可能會在組織信息零售系統(tǒng)中查找，也可能僅僅在一系列的筆記中查找。

　　“計劃書”是一種正式記錄項目模型和協(xié)議的文件。作為項目管理的一個重要的子程序，溝通主要關(guān)注誰接收信息、何時以及采用什么形式。文件是項目溝通管理的一部分。一個有效的項目包括以下目標(biāo)：

　　 (1)確定成功完成項目需要的每一項工作。

　　 (2)能記錄、存檔假設(shè)和協(xié)議。

　　 (3)對所有計劃參與人員和管理人員都是可信的。

　　 (4)幫助進行有效的溝通，適合于讀者的水平且詳細(xì)具體。

　　 項目計劃顯然很重要。即使您的項目僅僅局限于您的辦公室范圍內(nèi)，組織的其他人(比如您的上司)會希望知道您的項目進展情況，您現(xiàn)在正在做什么，以及還需要多長時間完成。因此，項目計劃是一個起到溝通與協(xié)調(diào)的作用的一個重要文檔，并激勵人們做得更好。項目經(jīng)理應(yīng)該將“計劃書”發(fā)放給所有參與人員。對于大型的項目，就要成立一個圖表室，用于張貼項目圖，介紹項目以及每個活動的狀況，包括財務(wù)進度以及資源分配。當(dāng)然，還有很多好的方法，如運用內(nèi)部和外部網(wǎng)絡(luò)能力，通常稱之為網(wǎng)絡(luò)—激活型項目經(jīng)理。

　　所包括的標(biāo)題

　　 (1)項目概況。

　　 (2)項目要求。

　　 (3)里程碑。

　　 (4)工作分解結(jié)構(gòu)。

　　 (5)每項活動都具有時間計劃的活動網(wǎng)絡(luò)圖。

　　 (6)所有活動的預(yù)算。

　　 (7)項目管理和組織圖。

　　 (8)接口定義，包括設(shè)備支持。

　　 (9)物流支持。

　　 (10)驗收計劃。

　　 (11)財產(chǎn)控制和安全標(biāo)準(zhǔn)。

　　 (12)客戶組織的相關(guān)聯(lián)系人。

　　 (13)對項目本身的評價。

　　在實施期間運用項目計劃

　　 制定項目計劃對項目團隊來說具有職能性的價值。它們能夠提供一個共同的控制點：監(jiān)督、控制以及糾正行為的基礎(chǔ)。在第6章，將會介紹工作包的概念，工作包是可描述性要求、資源、風(fēng)險、持續(xù)時間等的集合單元。工作授權(quán)是授予工作包開始工作的術(shù)語。

　　項目計劃需要被激活。您應(yīng)該獲得高層的批準(zhǔn)，包括客戶的批準(zhǔn)。我們要指出激活的兩個重點。第一個是基準(zhǔn)線，我們已經(jīng)做了具體的介紹?；鶞?zhǔn)線說明了要移交的組需要開始實施項目。第二個是客戶的提前關(guān)注，給予客戶開始項目的許可。

　　正如圖5—1介紹的，計劃是項目實施期間。進行項目監(jiān)督和控制活動的基礎(chǔ)。項目不會照搬計劃，這是真實的。您所不知道的是：項目會在何時以及以何種方式產(chǎn)生偏差。好的項目經(jīng)理會監(jiān)督項目進展，并根據(jù)基準(zhǔn)線隨時警惕早期的報警信號。有必要的話，他們還會采取糾正行為。

　　 圖5—4介紹了項目計劃文件是如何用于支持項目監(jiān)督和控制活動的。

項目計劃是一項投資，而非支出

有時候人們認(rèn)為制定計劃沒有提供任何有價值的東西。他們對來自如客中或經(jīng)理之類的強迫進行項目計劃的要求感到不愉快。但是，大部分的人還是贊同制定計劃是一個有用的方法，盡管它占用了他們的私人時間。需要注意以下的幾點。

　　 ．制定計劃是一項能產(chǎn)生收益的投資。亞伯拉罕·林肯反復(fù)地強調(diào)：“如果我有8小時砍倒一棵樹，我會花6小時磨我的斧頭?！?/p>

　　 ．還有—個好處是避免浪費。大部分人都認(rèn)識到了隱藏在后的真理：“現(xiàn)在我們沒有足夠的時間做伐IJ，但以后我們有大量的時間來彌補所犯的錯誤)”

　　 ．項目參與者的主要困難是溝通不佳。因此文件能幫助減少他們的抱怨。文件在確保雙方的溝通持續(xù)以及可理解方面具有作用。

　　 ·制定計劃的主要好處是避免失敗的結(jié)果。但是項目計劃不能確保項目成功，甚至不能幫助項目成功(很多人有過在缺乏項目計劃的條件下成功地完成項目的經(jīng)驗。重要的差別在于，對于每一個不成功的項目的經(jīng)驗，我們發(fā)現(xiàn)人們抱怨失敗的原因是缺乏計劃)。

　　 ．隨著項目復(fù)雜性的增加，計劃的價值也隨之增加。

　　 ．經(jīng)驗告訴我們，項目和組織傾向于實施計劃而不是過度計劃。