準備建議書的過程2

　　摘要：要描述如何滿足時間維度， 建議書工作方法與項可以使用網(wǎng)絡(luò)圖，或在某些情況下使用條形 目計劃不是同一事物。如果您根據(jù)自己的建議制成建議書，那么您可以在您認為較合適的位置，在建議書中包括您所希望的內(nèi)容，這對未來的接受者是較好的。

　　技術(shù)和管理計劃

　　建議書是一份銷售文件。為了使客戶信服他們的組織是需要的，您必須使他相信您可以計劃、執(zhí)行和控制工作。您的建議書將需要在一些高標(biāo)準上描述技術(shù)方法和管理計劃。

　　 模擬

　　在許多情況下，使用模擬可以得到什么能完成和什么不能完成。例如，在制作實驗電路板之前，自動控制工程師會在紙上，或是進一步使用數(shù)字或模擬的計算機來模擬一個自動控制裝置的性能。他們通過這個模擬來研究在特定的規(guī)格下，自動控制裝置如何完成任務(wù)。

　　 國內(nèi)土木或結(jié)構(gòu)工程師通常檢查建筑物或者橋梁的變形情況，以決定如果按照設(shè)計圖紙建造，建筑物是否足夠結(jié)實。在許多其他領(lǐng)域也發(fā)生類似模擬,例如，在空氣動力學(xué)、熱力學(xué)以及光學(xué)設(shè)計中。這些模擬的主要目的是，在建造之前確認在預(yù)期系統(tǒng)中的任何潛在問題。如果一項設(shè)計在紙上行不通，那么它建成之后也就一定不能正常工作。

　　就項目計劃而言，項目計劃是項目將如何執(zhí)行的模擬，對于工程模擬有類似的理由。重要的是決定如何為被提議的工作確立價格。一個詳細的模擬，那是一個計劃，會使得所建議的價格或投標(biāo)價格更充分。如果計劃已經(jīng)完全準備好，它也將使客戶確信您的組織理解了所提議的工作，這會在您的合同談判中有所幫助。如果項目進度計劃在紙上是不能實現(xiàn)的，那么項目也將不能準時完成。項目管理軟件PDM可以有效地用于進度計劃和預(yù)算模擬工作。

　　 三重約束

　　 重要的是理解在建議書中描述的技術(shù)和管理計劃將變成詳細的項目計劃輸入。要描述如何滿足性能維度需要，可以使用工作分解結(jié)構(gòu)(Work BreakStructure，WBS)。許多計算機項目管理軟件包都具有WBS功能。要描述如何滿足時間維度， 建議書工作方法與項可以使用網(wǎng)絡(luò)圖，或在某些情況下使用條形圖，其中每個活動對應(yīng)一個WBS元素。要描述資金維度并維護您的價格，對每個活動都需要一個完整的成本分解。

　　 這三個計劃元素較好按照下列順序準備。首先，使用工作分解結(jié)構(gòu)來描述嘗試滿足績效規(guī)格的工作。完成之后，就可以為工作分解結(jié)構(gòu)中的每個指定元素準備網(wǎng)絡(luò)圖。較初，每個事物應(yīng)該在“自然的”時間框架中進行估算；然后，這些活動之間的邏輯關(guān)系才能確定。像通常發(fā)生的那樣，如果這產(chǎn)生了一個長得不可接受的項目計劃，那么就要決定哪些活動將被排定在比“自然的”時間更短的時間內(nèi)完成。也就是說，一些項目活動必須以比自然狀況更快的速度完成。在各方都同意縮短進度計劃之后，為每個活動準備成本估算。要注意的是，較好不要在確定指定活動的時間之前準備成本估算。這些問題將會在之后的章節(jié)中進行進一步說明。

　　 核對清單

　　 核對清單的作用在于保證在工作過程期間將要處理的事情不會被忘記，而且這些事情沒有從建議書中遺漏。檢查清單應(yīng)該包含附錄3中所示的所有項目。這些檢查清單也肯定是有遺漏的，并且還可能沒有包含較重大或者較重要的條款。它們的目的在于說明哪些內(nèi)容應(yīng)該出現(xiàn)在清單上。

　　 開發(fā)核對清單的較好的方法是，再通過幾年時間創(chuàng)造您自己的清單。一種方法是，無論它們何時發(fā)生在項目工作的過程中，簡單地將值得記錄的事項加到檔案中。然后您可以按順序，也可以按照時間階段，或者按照一些其他的邏輯方法安排這些卡片。從您的經(jīng)驗中建立清單，您將在未來的項目中做得更好，因為您將不會忘記可能會很重要的條款。因此，在建議書階段，您將考慮它們對項目的影響；而且在項目進展中，它們的出現(xiàn)不會顯得出乎意料。

　　 對于新的建議書或者項目，在參考您的核對清單之前先仔細地思考。如果您首先看了核對清單，您就無異于為自己帶上了“眼罩”，因而也就無法識別現(xiàn)在工作所特有的重要因素。

　　調(diào)整

　　 在建議書已經(jīng)部分地完成之后，通常要求做一些調(diào)整。這些調(diào)整可能是某人發(fā)現(xiàn)兩個部門在為準備建議書做的是重復(fù)投入，或者對一些重要事項做出不同的假設(shè)。或者也許某人發(fā)現(xiàn)新信息或者糾正一些遺漏之處。

　　當(dāng)要求調(diào)整時，所有參與者必須共同決定如何做出調(diào)整。從參與者做出的調(diào)整中可獲得兩個好處。第一，由專家考慮問題，并做出較具有判斷力的調(diào)整。第二，為調(diào)整做貢獻，其他參與者獲得參與決策的一種感覺，并且當(dāng)建議書轉(zhuǎn)化為項目任務(wù)時，他們往往能更好地執(zhí)行任務(wù)。

　　批準

　　如同建議書工作的啟動情形一樣，建議書的結(jié)束也要求組織采取一種管理行為。典型情況下會有一張簽署同意控制表(圖4—9)。正常情況下，每個組織都有程序上的要求，詳細說明規(guī)定管理層級的簽字權(quán)限，這種規(guī)定指明哪些經(jīng)理或是執(zhí)行官員必須簽署控制表，表示他們批準提交建議書。簽署同意控制表必須對要提交的建議書文件中的三重約束有個簡要的描述。簽署同意控制表保存在建議組織的檔案中，不提交給客戶。

　　重要的一點是：不要想當(dāng)然地認為高級管理者一定會批準建議書。因此，重要的是貫穿建議書準備投人中適時地給這些人匯報，匯報一些關(guān)于建議書的范圍和以及項目中將使用的資源的性質(zhì)。雖然，建議書授權(quán)文檔(見圖4-5)代表了高級管理的參與，但僅僅是它并滿足不了需要。在建議書準備中，這樣的指示的數(shù)量和頻率依賴于組織的規(guī)定和程序，以及建議書經(jīng)理的良好判斷。

　　 對于為政府客戶所做的建議書，通常要求一名執(zhí)行官員簽署當(dāng)前價格或者類似形式的電子商務(wù)表格。這種做法的目的是，確保政府被提議的價格的證明是按照當(dāng)前的法律和采購規(guī)章計算的。因為如果證明是不準確的，這個證書的簽署者需服從實質(zhì)性的個人處罰，這就要求簽署官員仔細檢查您建議書中的工作說明書和成本估算。

　　 提交

　　 前述工作完成之后，便需要提交建議書給指定的接受人，接收人或許要求按某個郵戳日期或者通過蓋了特定時間印的詳細日期在指定的辦公室接受。這些標(biāo)準都是必須遵守的。正常情況下，建議書通常應(yīng)該包括三個部分：

　　 (1)執(zhí)行概要。

　　 (2)建議書主體(技術(shù)部分和管理部分)。

　　 (3)附錄。

　　 每一個部分通常都可以單獨成冊，并且在某些情況下，技術(shù)和管理部分以及每個附錄也可能單獨成冊。其中每一部分的準確內(nèi)容由建議書邀請函規(guī)定。如果您根據(jù)自己的建議制成建議書，那么您可以在您認為較合適的位置，在建議書中包括您所希望的內(nèi)容，這對未來的接受者是較好的。