淺論項目中的合同

　　摘要：相反，固定價格合同對于承包項目的組織而言，其財務風險較高，但是如果低于估算的成本則也能夠獲得較高的潛在獎勵，如圖4-2所示。美國政府承包商(無論聯邦的、州的或者地方級的)由于其項目不滿足其性能而遭到猛烈的抨擊，并經常被媒體曝光。

　　本章描述了在項目和客戶之間發(fā)展和使協議正式化的過程。正式合同是表示協議的一個重要方法。合同不僅適用于內部項目，也適用于外部項目。許多合同都是建議書和談判過程的結果。

　　 本書的第1部分主要著重介紹定義項目的重要性和方法。在前面的章節(jié)中，我們描述了項目與其他活動的不同之處，以及客戶需求如何建立測量成功的基準。我們建立了所有項目包括協議的原則。我們描述了項目和客戶如何通過權衡競爭要求的過程來達成一致協議。

　　 在本章中，我們著重通過討論合同、談判和建議書這些方面討論項目定義。

　　合同

　　 在第2章中，我們特別提到所有的項目都包含協議，并且在需求、管理授權和基線方面提供了例子。從法律術語的角度來說，協議一詞比合同實質上更加溫和。因此，當項目經理、團隊或者發(fā)起人負責交付某物給客戶時，這個義務是一個合同。不論項目是內部的或者外部的，承諾都構成合同。

　　 在實際過程中，由于人們可能對內部項目的認識各持己見，這就要求必須以文件的形式表達出來，然后一起商議他們各自的看法。人們可能認識不到這些額外的工作是有益的，但是如果項目執(zhí)行得較差，人們幾乎經常將較差的“合同’’視為較差的執(zhí)行的原因。

　　您也應該認識到，在過去的10年中，項目管理中較大的趨勢之一是，合作、共同開發(fā)、外購和與其他組織的聯合。項目經理理解合同的基礎知識是至關重要的。

　　 一份有效的合同必須符合下列三項檢驗。

　　 ．需要有一份要約——由一個參與者提供給另一個參與者。誠然，要約必須合法。例如，如果兩個藥材販賣商同意相互出售可卡因，因為出售可卡因是違法的，法院會不支持這個協議。

　　 ．參與者的另一方接受了這份要約。通常談判的目的是平衡要約的發(fā)出者和接受者。每個參與者自愿地參與合同(沒有強制參與)。

　　 ．交易必須是“合理的”，意指將有價值的某物(例如，資金)進行交換。

　　 一些法院的法規(guī)——包括美國較高法院——承認口頭協議與書面協議同樣有束縛力和強制力。盡管如此，使協議成為正式書面合同仍是一個好的選擇，并且在實際中也經常采用正式的書面合同。

　　圖4-1顯示了合同參與雙方由合同搭建了兩個組織的溝通之橋。

　　 當一個組織與另一個組織簽訂合同時，有各種形式的合同(表4—1)。其中第一種形式的合同，也是商業(yè)環(huán)境中常見的一種，這種合同被稱為固定價格(Fixed-Price，FP)或者嚴格固定價格(Firm-Fixed-Price，FFP)合同。由于這種合同限制了較大的財務負擔，對于客戶來說，這種合同財務風險較低。相反，固定價格合同對于承包項目的組織而言，其財務風險較高，但是如果低于估算的成本則也能夠獲得較高的潛在獎勵，如圖4-2所示。這其中存在各種變化形式，但由于某些因素(例如，通貨膨脹)，往往允許提高價格或重新制定價格。或者可以在固定價格合同下，根據表現(例如，提前交付)而增加一定的獎勵酬金。

　　 成本補償合同是另一種合同形式。此時，客戶有責任補償承包商發(fā)生的所有成本，因此客戶的財務風險很高，相應地承包商承擔較低的風險。此合同的典型形式是成本加固定費用(CostPlusaFixedFee，CPFF)合同和成本加獎勵費用(CostPlus加IncentiveFee，CPIF)合同。時間和材料合同(T&M以及成就率)也是成本補償合同的一種。

　　 當對自己有能力按進度計劃、成本和利潤目標滿足性能規(guī)格有很大的信心時，固定價格合同更適用。當您以前做過完全相同或者非常相似的項目，而且您有合適的、可利用的人力和物質資源時，您通常也可以選擇此種合同形式。如果不能滿足這些條件，固定價格合同就無異于一場財務賭博。只有在風險可接受，而且未來的回報足以彌補此風險時，才可以這樣選擇。

　　 與美國國防部門簽訂的合同受各種法律的管制，這些法規(guī)都是聯邦采購法規(guī)的特殊形式。在固定價格合同情況下，政府決不會支付超過規(guī)定部分的成本。然而，如果承包商執(zhí)行得很好，而且設法使成本大大低于成本預算，政府有權減少支付給承包商合同規(guī)定的價格。因此，固定價格合同是單方面偏向政府方利益的。

　　法律事項

　　 項目合同中有許許多多的法律事項。與您的組織中適當的人進行討論常常是很有幫助的。

　　 以與美國政府的合同為例，這里有許多特殊的規(guī)定。一個典型的政府合同可能包括以下幾項。

　　 (1)客戶和承包商的名稱、地址和授權簽字證書。

　　 (2)所供應物品、服務和價格的說明(工作說明書)。

　　 (3)保存、包裝和打包要求。

　　 (4)提交或者履約階段。

　　 (5)檢查和驗收條款。

　　 (6)合同管理數據。

　　 (7)特殊規(guī)定(資金投入限制或者客戶提供的設備)。

　　 (8)一般規(guī)定(對聯邦采購法的引用、加班付款條件或類似情形)，例如，制造商違背聯邦法規(guī)，則要受到刑事和民事處罰。

　　 (9)專利條款、條件和所有權權利(如果沒有在條款7和條款8中包括)。

　　 (10)要求文檔清單。

　　 盡管看起來已經很詳細了，但仍有可能找到模棱兩可之處。某公司曾起訴府將PDM系統(tǒng)項目進行外包是無效的，原因是當時與此有關的國會付款授權還沒有通過。雖然這在很大程度上是承包商為了重新談一個更高的合同價格的策略，但卻證明了表面上清楚的合同也可以引起爭議。

　　 不如實地描述成本是違法的，而且會產生嚴重的結果。政府合同還有其他問題。美國政府承包商(無論聯邦的、州的或者地方級的)由于其項目不滿足其性能而遭到猛烈的抨擊，并經常被媒體曝光。另外，在固定價格合同情況下，假如不能提交的話，會使承包商遭受非常嚴重的成本懲罰，它遠遠超過自己工作成本所能承擔的范圍。此類處罰不僅僅包括終止合同，還可能要求承包商支付因為無法履行合同而造成的政府為完成項目而雇用替代者所需的花費。

　　 如果在項目期間獲得任何專利，政府可能擁有這些專利。另外，常常有許多十分苛刻的條款規(guī)定項目中有多少工作是必須完成的。當項目完成時，成本常常是要受到審核的，并且較終支付給承包商的總數常常會比預計的要少。

　　 例如，在建筑項目中，可以有條款規(guī)定，假如地基下面意外地遇到了巖石怎么辦，以及不平常的天氣或者類似的原因導致發(fā)生延期怎么辦。不可抗力(也就是“天有不測風云”的時候)可能允許承包商在不能如期交付而逃脫任何懲罰。另外，合同如果制定得足夠完備，爭論將通過仲裁而不需通過法院解決。仲裁對于雙方參與者而言是更簡單、更迅速并且不是很昂貴的一種方式。然而，反托拉斯法規(guī)和許多其他法律限制對兩家電子商務公司可能達成的商業(yè)調節(jié)的形式進行了限制。