項(xiàng)目和項(xiàng)目群管理解析

　　摘要：項(xiàng)目包含重復(fù)性活動(dòng)，例如獲取需求、組建團(tuán)隊(duì)和發(fā)布報(bào)告，但是過(guò)程并不是大量、長(zhǎng)期的生產(chǎn)線。例如，貫穿阿拉斯加州的 項(xiàng)目群是項(xiàng)目的集合，管道和有人操縱的登陸月球的項(xiàng)目需要多年 項(xiàng)目群從它們的組合管理的時(shí)間和數(shù)億美元的資金。

　　項(xiàng)目是一項(xiàng)臨時(shí)的、獨(dú)特的和漸進(jìn)明細(xì)的工作。

　　 因此，項(xiàng)目管理是一門(mén)學(xué)科，包括特殊的知識(shí)體系牙口一套專(zhuān)門(mén)的研究工具。在本章中，我們解釋項(xiàng)目管理怎樣不同于過(guò)程管理和例外管理，介紹九大知識(shí)模塊，強(qiáng)調(diào)綜合和管理期望的重要性。并總括管理的五大職能。

　　 項(xiàng)目成功并不是一種“偶然”，它來(lái)自人們使用的注重實(shí)際的工具，這些工具適合特殊種類(lèi)的項(xiàng)目和受過(guò)訓(xùn)練的組織環(huán)境。要理解什么促使項(xiàng)目管理“成功”，我們需要從它的基礎(chǔ)個(gè)體，即項(xiàng)目著手。本章中，我們將解釋什么是項(xiàng)目和什么不是項(xiàng)目，并描述項(xiàng)目管理這一門(mén)學(xué)科的基礎(chǔ)。

　　項(xiàng)目是一種工作

　　 理解什么是項(xiàng)目是非常重要的，這樣項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)才能選擇適當(dāng)約項(xiàng)目管理工具。本節(jié)給出了項(xiàng)目的基本定義。

　　 首先，讓我們檢查任何一種工作活動(dòng)的一些特征，也包括項(xiàng)目活動(dòng)。因比，所有的工作(包括項(xiàng)目在內(nèi))都具有如下要素。

　　 ·使用資源。對(duì)于這個(gè)定義來(lái)說(shuō)，資源包括人、資金、裝備、想法等。不論組織是精煉石油、建造建筑物、編制電腦程序、完成管理咨詢(xún)?nèi)蝿?wù)、給人造衛(wèi)星設(shè)計(jì)一份說(shuō)明、開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品和服務(wù)，或者如外科手術(shù)般的摘除癌癥腫瘤，管理者都要對(duì)資源的高效應(yīng)用負(fù)責(zé)。

　　 ·要求或者需要?？蛻?hù)以及他們?yōu)楫a(chǎn)品和服務(wù)花費(fèi)較少資金的意愿，是任何組織生存的源泉，政府、商業(yè)或者慈善團(tuán)體也是如此。成功的組織要注意，客戶(hù)需要交付體現(xiàn)客戶(hù)價(jià)值的產(chǎn)品和服務(wù)。

　　 ·具有目標(biāo)。一般地，管理就是建立目標(biāo)并組織資源達(dá)到目標(biāo)的過(guò)程。

　　這三個(gè)因素描述了項(xiàng)目，但是不足以區(qū)分項(xiàng)目和非項(xiàng)目。一般公認(rèn)的項(xiàng)目的定義是：項(xiàng)目是一項(xiàng)臨時(shí)性的工作投入，產(chǎn)生唯一的工作結(jié)果。讓我們看看項(xiàng)目區(qū)別于和其他工作的三個(gè)特征。

　　 ．項(xiàng)目具有臨時(shí)性。臨時(shí)性意味著項(xiàng)目有開(kāi)始和結(jié)束。當(dāng)發(fā)起人組織批準(zhǔn)項(xiàng)目時(shí)項(xiàng)目開(kāi)始，項(xiàng)目符合要求時(shí)項(xiàng)目結(jié)束。所有良好管理的項(xiàng)目必定走向結(jié)束!例如，建造主要的市區(qū)旅館的項(xiàng)目需要1—2年的時(shí)間，但是項(xiàng)目較終要完成這項(xiàng)工作。

　　 ．項(xiàng)目具有獨(dú)特性。獨(dú)特性意味著項(xiàng)目創(chuàng)造的工作產(chǎn)品或者過(guò)程是新穎的、不同的。盡管二次編寫(xiě)賬目可付系統(tǒng)協(xié)同軟件項(xiàng)目與此項(xiàng)目第一次相類(lèi)似，但是它們?nèi)匀淮嬖谝恍┎煌?，可能某些與報(bào)告的形式一樣簡(jiǎn)單。相同的是“挖兩條溝”(目的或者地形可能不同)或者組織兩次大會(huì)(地點(diǎn)或者程序可能不同)等。例如，雖然旅館可能有類(lèi)似的設(shè)計(jì)(“足跡”)，但是每個(gè)旅館包含于建筑中的人和材料是不同的。

　　．項(xiàng)目是漸進(jìn)明細(xì)的。這意味著項(xiàng)目進(jìn)行的步驟或者階段。大多數(shù)良好管理的項(xiàng)目都使用階段方法，按照項(xiàng)目的控制需要定義項(xiàng)目階段。例如，真正的地產(chǎn)開(kāi)發(fā)者經(jīng)常投機(jī)地獲得土地，然后使之成為整體，按照當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的需要建造旅館、餐廳和大會(huì)中心。在第5章和其后的章節(jié)中，我們將更多地描述項(xiàng)目生命期階段。

　　 現(xiàn)在，讓我們來(lái)了解典型的組織如何使用這個(gè)作為臨時(shí)的、獨(dú)特的、漸進(jìn)明細(xì)的項(xiàng)目定義去識(shí)別工作活動(dòng)，而這些工作活動(dòng)會(huì)從項(xiàng)目管理工具中得到較好的利益。圖1-1說(shuō)明了可能發(fā)生在組織中的三種類(lèi)型的工作。第一列和第三列簡(jiǎn)單易懂，定義了什么是項(xiàng)目和什么不是項(xiàng)目。讓我們看這列標(biāo)題——可能是項(xiàng)目”?！翱赡堋边@列在抱怨項(xiàng)目管理方面是很重要的，項(xiàng)目管理是官僚的，包括很多會(huì)議。差別在于需要越過(guò)分界面管理和處理復(fù)雜的事物。

　　為什么您應(yīng)該關(guān)心與非項(xiàng)目的區(qū)別呢?并不是個(gè)人或者組織做的每件事情都是項(xiàng)目，只有一部分是項(xiàng)目。項(xiàng)目不是以人們?nèi)粘５墓ぷ鳛榇淼?，而是需要?jiǎng)?chuàng)造新的成果。項(xiàng)目是戰(zhàn)略!因?yàn)轫?xiàng)目是復(fù)雜的和戰(zhàn)略性的，所以它們要求一套獨(dú)特的、依賴(lài)經(jīng)驗(yàn)的管理工具。

　　 在術(shù)語(yǔ)“項(xiàng)目”指工作活動(dòng)的同時(shí)，人們一般也使用這個(gè)詞指組織資源。因此，項(xiàng)目執(zhí)行的工作包括：項(xiàng)目啟動(dòng)之后，他們“計(jì)劃工作，執(zhí)行計(jì)劃”，做出必要的修正并終止項(xiàng)目。

　　 較新的觀點(diǎn)將項(xiàng)目視為企業(yè)戰(zhàn)略的基本組成部分。項(xiàng)目是一種重要的組織工作，原因是它能產(chǎn)生創(chuàng)新。由于項(xiàng)目能產(chǎn)生創(chuàng)新，好的組織采用投資政策和管理意圖明確地排列他們的項(xiàng)目。我們將在下一章和隨后的章節(jié)中進(jìn)一步探究項(xiàng)目的選擇和定義。

　　項(xiàng)目區(qū)別于任務(wù)和過(guò)程

　　 區(qū)別項(xiàng)目和其他種類(lèi)的工作是十分重要的。項(xiàng)目比任務(wù)更復(fù)雜，比過(guò)程更獨(dú)特。它們之間沒(méi)有清晰的區(qū)別，個(gè)人和組織應(yīng)開(kāi)發(fā)并判斷它們的差異是在什么地方以及怎樣闡明。

　　 項(xiàng)目比任務(wù)更復(fù)雜。對(duì)個(gè)人而言，堅(jiān)持上午工作似乎是一項(xiàng)主要的事業(yè)。這是個(gè)人為了維持職業(yè)所必須做的事情，它需要資源，也有既定的目標(biāo)。個(gè)人需要應(yīng)用某種預(yù)見(jiàn)去識(shí)別考慮到風(fēng)險(xiǎn)在內(nèi)的較佳路徑。人們甚至可以為事業(yè)創(chuàng)造一份“應(yīng)該做什么”的清單，以便記住所有的步驟。

　　 然而，從企業(yè)的視角來(lái)看，個(gè)人的工作是任務(wù)而非項(xiàng)目。因?yàn)檫@不需要人們的協(xié)調(diào)(雖然組織汽車(chē)聯(lián)營(yíng)是個(gè)例外)，不需要資本投資，不需要從細(xì)心管理中獲利。在大多數(shù)組織中，任務(wù)是個(gè)人能依靠自己在幾小時(shí)或者幾天時(shí)間內(nèi)完成的。

　　 雖然項(xiàng)目和任務(wù)都有較終目標(biāo)，都需要使用資源，但為正在進(jìn)行的工作任務(wù)發(fā)展項(xiàng)目管理方法，還是有一些價(jià)值的。我們認(rèn)為將項(xiàng)目管理工具的價(jià)值包含進(jìn)對(duì)項(xiàng)目的定義中是很重要的。但是，在那些并不復(fù)雜的工作中應(yīng)用復(fù)雜的項(xiàng)目管理工具卻也沒(méi)有什么意義。

　　我們想強(qiáng)調(diào)，項(xiàng)目管理不是管理您“做什么”的清單的。在第6章中，我們?cè)俅无D(zhuǎn)向?qū)θ蝿?wù)的討論，并將其作為項(xiàng)目組織的工作分解結(jié)構(gòu)的活動(dòng)進(jìn)行檢查。

　　 一些組織未能認(rèn)識(shí)到任務(wù)和項(xiàng)目之間的區(qū)別。特別的方法適用于任務(wù)而非項(xiàng)目。在這些組織中，投入和運(yùn)氣的結(jié)合推動(dòng)執(zhí)行。組織從其項(xiàng)目中經(jīng)常得到不一致的結(jié)果，并趨向?qū)⒔Y(jié)果(好或者壞)歸因于個(gè)人。然而，在過(guò)去的10年中，項(xiàng)目管理職業(yè)得到不斷發(fā)展，它在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)上去系統(tǒng)地衡量和發(fā)展“項(xiàng)目管理成熟度”?，F(xiàn)在，我們能更容易確認(rèn)成功項(xiàng)目管理的原因和結(jié)果。

　　 接下來(lái)，讓我們分析項(xiàng)目與過(guò)程有何差異。過(guò)程有三種組成：輸入、轉(zhuǎn)化和輸出。從一個(gè)組織的立場(chǎng)而言，過(guò)程通常是重復(fù)性的，生產(chǎn)普通輸出物。項(xiàng)目不同于過(guò)程，原因是它在輸入、轉(zhuǎn)化和輸出上很少有連貫性。例如，如果某個(gè)個(gè)人項(xiàng)目是生產(chǎn)擴(kuò)音器電路。同樣的生產(chǎn)繼續(xù)第二次、第三次或者第四次就不能成為項(xiàng)目，而成為了重復(fù)性的活動(dòng)。如果生產(chǎn)的擴(kuò)音器都是一樣的，我們就建立了一條生產(chǎn)線。因而我們是在管理過(guò)程而不是項(xiàng)目。這里的結(jié)論是，個(gè)人應(yīng)該決定客戶(hù)的要求是生產(chǎn)一個(gè)擴(kuò)音器，還是生產(chǎn)一批擴(kuò)音器，或者建設(shè)一條生產(chǎn)擴(kuò)音器生產(chǎn)線。通常，個(gè)人完成不必要的或者無(wú)預(yù)算的工作，項(xiàng)目管理團(tuán)體會(huì)出現(xiàn)“范圍潛變”這一眾所周知的現(xiàn)象。

　　 查閱圖1—1，過(guò)程的其他例證是制造業(yè)、工資表加工及建筑物維護(hù)。過(guò)程管理集中在標(biāo)準(zhǔn)化，尤其是輸出上。為了完成連貫性、高質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)化的輸出，過(guò)程管理將要求放在輸入(未加工的材料)和產(chǎn)品從輸入轉(zhuǎn)化為輸出上。高量、高質(zhì)的輸出是過(guò)程管理的一個(gè)典型目標(biāo)。

　　 “過(guò)程管理”和“項(xiàng)目管理”學(xué)科的區(qū)別在于目標(biāo)和度量體系。在過(guò)程管理中，目標(biāo)和測(cè)量體系的設(shè)立是為了在過(guò)程中消除變化，因?yàn)樽兓遣唤?jīng)濟(jì)的。在這一點(diǎn)上對(duì)一個(gè)新產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)是有益的。如果一個(gè)人正在購(gòu)買(mǎi)汽車(chē)，他會(huì)認(rèn)為自己所購(gòu)買(mǎi)的任何汽車(chē)將會(huì)與其他汽車(chē)像模型一樣一致，并且擁有廣告顯示的性能。管理者設(shè)計(jì)制造過(guò)程以消除變化，目的就是為了生產(chǎn)符合期望、質(zhì)量一致的汽車(chē)。亨利·福特較著名的關(guān)于T型車(chē)的引用語(yǔ)——“顧客能夠得到他想要的任何顏色的汽車(chē)，只要它是黑色的”，就是效率的一個(gè)極端的例子。