項目采購中合同的管理及輔助軟件

　　摘要：例如，正式的合同變更控制系統(tǒng)、來自買方的績效 評審、檢查和審計、績效報告、支付系統(tǒng)、索賠管理、記錄管理和支持合同管理的信息 技術(shù)等。例如，多數(shù)組織使用文字處理軟件來書寫建議書或合同，用電子制表軟件來創(chuàng)建建議書評價表，用數(shù)據(jù)庫來跟蹤供應(yīng)商，用演示軟件來演示采購相關(guān)的信息。

　　12．6 管理合同

　　 管理合同或者合同管理用于保證賣方的履約行為能夠滿足合同的要求。合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，取決于各州和聯(lián)邦的合同法律。重要的是要有合適的法律和合同專家參與合同的寫作和管理。

　　 好的合同和嚴密的合同管理能夠幫助組織避免問題。例如，Department 56公司是明尼蘇達州的一個禮品公司，它于2001年3月向ArthurAndersen世界公司提出了60億美元的訴訟。Department 56公司聲稱這家著名的咨詢公司在管理他們的計算機系統(tǒng)的時候做得非常糟糕。ArthurAndersen向Department 56的領(lǐng)導(dǎo)們保證新連鎖系統(tǒng)的成本將不會超過330萬美元，但是較終的成本超出了1400萬美元。ArthurAndersen聲稱這是對Department 56公司在5個月以前贏得不支付訴訟的報復(fù)。ArthurAndersen是在2002年3月1日向Department56支付1 100萬美元的時候，提出訴訟的。兩個公司都從這次采購中學(xué)到了重要的經(jīng)驗教訓(xùn)。

　　 許多項目經(jīng)理幾乎沒有合同管理的知識。許多技術(shù)專家甚至根本不想看合同。然而，由于過去遇到的問題，許多項目經(jīng)理和技術(shù)人員不理解或者不相信自己的采購部門。理想情況下，項目經(jīng)理／項目組成員或者參與項目活動的用戶應(yīng)當積極地參與撰寫和管理合同，從而使每一方都理解好的采購管理的重要性。在處理合同問題的時候，項目組也應(yīng)當征求專家的建議。

　　 項目組成員必須警惕由于不理解合同而引起的潛在的法律問題。例如，許多項目涉及變更，針對合同條款這些變更必須很好地處理。由于不理解合同的規(guī)定，項目經(jīng)理也許不能意識到授權(quán)承包方以附加開銷做著附加的工作。因此，合同的控制是合同管理過程的重要部分。

至關(guān)重要的是，項目經(jīng)理和團隊成員應(yīng)當關(guān)注建設(shè)性變更單。建設(shè)性變更單(constructivechangeorders)指具有實際或明顯權(quán)力的人，以口頭或非正式的書面形式提出的意見，可以認為與書面變更命令有同樣的效力。例如，如果買方的一個項目組成員在三個月內(nèi)每周都和承包方會面，以提供完成工作的指導(dǎo)，那么這個人就可以認為是明顯的權(quán)威人士。如果他／她告訴承包方來重寫已經(jīng)交付并且為項目經(jīng)理確認的報告的一部分，那么該行為就可以認為是一個建設(shè)性變更單，承包方就可以為附加的工作而從法律上要求買方支付。類似地，由于時間原因，明顯的權(quán)威人士告訴承包方要缺席一個至關(guān)重要的評審會，那么該信息的遺漏就不是承包方的問題。

　　 下面的建議能夠幫助保證充分的變更控制和好的合同管理：

　　 ●項目任何部分的變更需要被同一個人，以計劃的原始部分被批準的相同方式進行評審、批準和存檔。

　　 ●任何變更的評估應(yīng)該包括影響分析。變更是如何影響范圍、時間、成本，以及被提供的貨物或者服務(wù)的質(zhì)量的?必須有一個基線來理解和分析變更。

　　 ●變更必須被書面存檔。項目組成員應(yīng)當對所有重要的會議和電話存檔。

　　 ●當采購復(fù)雜的信息系統(tǒng)的時候，項目經(jīng)理及其團隊必須密切參與以保證新的零售系統(tǒng)滿足業(yè)務(wù)需求，并且能夠工作在運行環(huán)境中。不要認為雇傭了一個著名的供應(yīng)商就萬事大吉了。買方組織也需要具備專業(yè)知識。

　　 ●當實際運行的時候，如果新系統(tǒng)沒有按計劃工作，是否有備份計劃?

　　 ●一些工具和技術(shù)能夠幫助合同管理。例如，正式的合同變更控制系統(tǒng)、來自買方的績效評審、檢查和審計、績效報告、支付系統(tǒng)、索賠管理、記錄管理和支持合同管理的信息技術(shù)等。

　　12．7 收尾合同

　　 項目采購管理的較后過程是收尾合同或者合同收尾。合同收尾包括每個合同的完成和結(jié)算，包括未決項的解決方案。項目組應(yīng)當決定是否每個合同中的工作都正確完成并符合要求。他們也應(yīng)當更新記錄，反映較后的結(jié)果和歸檔信息，以備將來使用。

　　 輔助合同收尾的兩個工具包括采購審計和記錄管理系統(tǒng)。采購審計經(jīng)常在合同收尾進行，以總結(jié)在整個采購過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)。組織應(yīng)當盡量改善所有的業(yè)務(wù)過程，包括采購管理。記錄管理系統(tǒng)提供方便地組織、查找和對采購相關(guān)文檔的保存等功能。它是一個自動的系統(tǒng)，至少是部分自動的，這是因為與項目采購相關(guān)的信息量是非常大的。

　　 合同收尾的輸出包括封閉的合同和對組織過程資產(chǎn)的更新。在合同完成的時候，買方組織通常提供給賣方正式的書面通知。合同本身應(yīng)當包括正式驗收和結(jié)束的必要條件。

　　12．8 使用軟件來輔助項目采購管理

　　 許多年以來，各組織使用了多種軟件來輔助項目采購管理。例如，多數(shù)組織使用文字處理軟件來書寫建議書或合同，用電子制表軟件來創(chuàng)建建議書評價表，用數(shù)據(jù)庫來跟蹤供應(yīng)商，用演示軟件來演示采購相關(guān)的信息。

　　 然而直到20世紀90年代末期和21世紀初期，許多公司才開始使用更加先進的軟件輔助采購管理。事實上，“電子采購”通常描述了現(xiàn)在以電子方式完成的各種采購功能。“采購功能已經(jīng)被忽略了很多年，直到較近才被認為是至關(guān)重要的”，PricewaterhouseCoopers公司的HankAd—amany說，“采購是在高級團隊之下人們要停留20—25年的位置，但是這個部門從來沒有得到很多關(guān)注或者投資。這是很奇怪的一件事情，因為這些部門占用了公司總成本的70％”。

　　 現(xiàn)在有許多不同的網(wǎng)站和軟件工具來輔助各種采購功能。例如，多數(shù)的大學(xué)生已經(jīng)發(fā)現(xiàn)Web站點能夠幫助他們購買書籍、機票甚至汽車。類似地，許多組織現(xiàn)在訪問免費的基于Web的門戶來購買各種東西，或者購買特殊的軟件來幫助簡化其采購活動。在過去的幾年里，像CommerceOne、Ariba等公司已經(jīng)開始在因特網(wǎng)上提供團體采購服務(wù)。另外一些公司，例如Oracle、SAS和Baan，已經(jīng)開發(fā)了新的軟件產(chǎn)品來幫助采購管理。傳統(tǒng)的采購方法是非常低效和高成本的，新的電子采購服務(wù)已經(jīng)被證明能夠有效地減少非直接采購的成本和負擔。Pricewater houseCoopers公司的HankAdamany說，“事實上，我們所調(diào)查的多數(shù)用戶組織能夠意識到，在因特網(wǎng)采購自動化系統(tǒng)部署的第一年內(nèi)，投資回報率超過300％”。

　　 組織也能利用網(wǎng)絡(luò)、工業(yè)出版物或者提供選擇供應(yīng)商建議的論壇上的信息。例如，許多組織在公司的項目管理軟件上投資數(shù)百萬美元。在決定使用哪個賣方的軟件之前，組織使用因特網(wǎng)來找出由不同的供應(yīng)商提供的相關(guān)產(chǎn)品的描述信息、價格、案例研究和當前客戶信息來幫助做出采購決策。如本章前面所述，買方也能使用因特網(wǎng)來召開投標人咨詢會，或者交流與采購相關(guān)的信息。

　　 無論使用何種信息或軟件工具，組織必須將注意力放在使用信息和工具來滿足項目和組織的需求上。許多非技術(shù)性問題常常包含在得到較多價值的新技術(shù)中，特別是新的電子商務(wù)采購軟件。例如，組織必須經(jīng)常和其他組織發(fā)展伙伴關(guān)系以及戰(zhàn)略合作關(guān)系，從而達到節(jié)省潛在成本的目的。組織應(yīng)當通過選擇新的軟件工具和管理與選擇的供應(yīng)商之間的關(guān)系來實施好的采購管理。

　　 項目采購管理中涉及的過程遵循一個清晰的邏輯順序。然而，許多項目經(jīng)理不熟悉包含在從其他組織采購貨物和服務(wù)中的許多問題。如果項目要從采購貨物或者服務(wù)中受益，那么項目經(jīng)理及其團隊必須進行好的項目采購管理。隨著IT項目中外包數(shù)量的增長，項目經(jīng)理需要對這個知識領(lǐng)域有一個基本的了解。

　　案例結(jié)局

　　 在仔細閱讀與咨詢師的合同后，MarieMcBride發(fā)現(xiàn)，她的公司有權(quán)在提前一周給出通知的情況下終止合同。她與項目團隊碰頭以獲得他們的建議。他們?nèi)匀恍枰獠抗镜膸椭鷣硗瓿刹僮飨到y(tǒng)轉(zhuǎn)換項目。一個項目組成員有一個朋友工作在一個很有競爭力的咨詢公司。該咨詢公司有經(jīng)驗豐富的人員，同時報價也比現(xiàn)在的合同要便宜。Marie請該成員來幫助她，對能夠承擔這個項目的其他咨詢公司進行研究，然后要求這些公司投標。她面試了排名前三的供應(yīng)商的管理團隊，并檢驗他們在以往相似項目中的業(yè)績。

　　 Made與采購部門一起終止了原來的合同，與新的具有更好聲譽和更低價格的咨詢公司合作。這時，她確保合同包括工作說明書、特定的可交付成果和描述所提供咨詢師的較低經(jīng)驗水平的需求。合同還規(guī)定了在一定時間范圍內(nèi)完成工作而提供的獎勵。Marie理解了好的項目采購管理的重要性。