項目采購計劃的制定

　　 恰當(dāng)?shù)牟少徲媱澓推鸩萘己玫暮贤材芙o組織節(jié)約數(shù)百萬美元。很多公司通過集中采購產(chǎn)品，如個人計算機(jī)、軟件和打印機(jī)等來賺取特殊的價格折扣。例如，在20世紀(jì)80年代中期，美國空軍簽署了一個歷時5年、價值數(shù)百萬美元的合同來將巧個空軍指揮基地的系統(tǒng)自動化6項目經(jīng)理和合同主管決定允許對工作站和打印機(jī)等一些合同需要的資源采取單位定價策略。通過不要求所有東西都以一個固定的價格的談判，勝出的供應(yīng)商把較終出價降低了4 000多萬美元。

　　 采購計劃需要的輸入包括項目范圍說明書、WBS和WBS字典、項目管理計劃和企業(yè)環(huán)境因素信息以及組織過程資產(chǎn)。例如，一個大型的制衣公司可能考慮外包公司為它的國際貿(mào)易和營銷部門提供筆記本電腦的派送、維護(hù)和基本的用戶培訓(xùn)等方面的支持。如果供應(yīng)商能夠以合理的價格提供良好的服務(wù)，·就有理由外包，因為這樣就能降低制衣公司的固定和周期性費用，讓他們把精力集中到服裝銷售這一核心業(yè)務(wù)上。

　　 重要的是，要理解為什么公司想要采購商品或服務(wù)，以及計劃采購需要的輸入是什么。在開篇案例中，Marie的公司雇用外部咨詢師來幫助完成操作系統(tǒng)移植項目、是因為在短時間內(nèi)需要這些特殊技能的人才。這是許多IT項目的普遍需求。臨時雇用技術(shù)熟練的咨詢師來完成特定任務(wù)比全時雇用或保留員工更有效。

　　 然而，明確地定義項目范圍、產(chǎn)品、服務(wù)或要求的成果、市場條件、約束和假設(shè)條件也很重要。在Marie的案例中，項目范圍和要求的服務(wù)相對清晰，但是她的公司可能沒有充分地就使用外部咨詢師進(jìn)行討論或記錄市場條件或者約束和假設(shè)條件。是否有許多公司像他們那樣提供咨詢師來做操作系統(tǒng)轉(zhuǎn)換項目?項目小組有沒有調(diào)查提供咨詢師的公司背景?他們有沒有為使用外部咨詢師列出重要的約束條件和假設(shè)條件，例如限定咨詢師完成轉(zhuǎn)換項目的時間或派遣到這個項目中的咨詢師的較低工作經(jīng)驗?這些是簽訂外部協(xié)議需要滿足的重要前提條件。

　　12．2．1 制訂采購計劃的工具和技術(shù)

　　 一些工具和技術(shù)能幫助項目經(jīng)理和他的團(tuán)隊制訂采購計劃，包括自制／外購分析、專家評判和合同類型。

　　自制／外購分析

　　 自制／外購分析是用于決定一個組織應(yīng)該自己生產(chǎn)特殊產(chǎn)品或服務(wù)，還是外購的常規(guī)管理方法。這種形式的分析涉及估算內(nèi)部生產(chǎn)產(chǎn)品或服務(wù)的成本，和外包的成本進(jìn)行比較。考慮有1 000個帶筆記本電腦的全球銷售員工的公司。通過使用自制／外購分析，此公司可以比較使用內(nèi)部資源提供服務(wù)的成本和從外部資源購買服務(wù)的成本。如果供應(yīng)商出價比內(nèi)部估算低，則公司確實應(yīng)該考慮外包培訓(xùn)和用戶支持服務(wù)。

　　 許多組織也使用自制／外購分析來決定是否為一個特定的項目購買或租用某些東西。例如，有一個項目需要一臺設(shè)備，價格是1．2萬美元。假設(shè)每天的運營費用是400美元。假設(shè)你能夠以800美元／天的價格租到同樣的設(shè)備，其中包括運營費用。你可以列出一個方程，即購買花銷等于租用成本，來決定購買還是租用設(shè)備比較實惠。在這個例子里，d等于你需要這件設(shè)備的天數(shù)。公式是：

　　 $800d=$12 000+$400d

　　 兩邊各減去$400d，得到：

　　 $400d=$12 000

　　 兩邊都除以$400后，得到：

　　 d=30

　　 這意味著30天內(nèi)購買成本等于租用成本。如果你需要這臺設(shè)備少于30天，租用會更經(jīng)濟(jì)。如果你需要這臺設(shè)備多于30天，你就應(yīng)該購買它。

　　 專家評判

　　 在制訂采購計劃中，組織內(nèi)部和外部的專家能夠提供極好的建議。項目組需要經(jīng)常咨詢組織內(nèi)部專家的意見作為有益的業(yè)務(wù)實踐。內(nèi)部專家有可能認(rèn)為上例中的公司不能為1 000個筆記本用戶提供優(yōu)質(zhì)的培訓(xùn)和用戶支持，因為服務(wù)的對象眾多，這些人的技術(shù)水平參差不齊而且分布在世界各地.公司的專家可能也知道他們大多數(shù)競爭對手也外包這類工作，而且知道誰是合格的外包商。因為外包合同是法律協(xié)議，所以咨詢法律專家也很重要。

　　 公司外部專家包括潛在供應(yīng)商管理本身，也能提供專家評判。例如，賣方可能建議銷售人員自己以優(yōu)惠價買筆記本電腦。這個選擇能夠解決雇員流動的問題——離職的員工可以保有自己的筆記本電腦，新的員工可以通過這個程序買筆記本電腦。內(nèi)部專家接下來可能會建議員工接受一份技術(shù)獎金來抵消額外的開銷。內(nèi)部和外部專家的評判都是做很多采購決策的寶貴資源。

　　 合同類型

　　 合同類型是一個重要的考慮內(nèi)容。不同類型的合同應(yīng)當(dāng)用在不同的場合。三個主要的合同類型是固定價格合同或總付合同、成本補(bǔ)償合同和時間與材料合同。根據(jù)特定采購需要，一個合同實際能夠包括所有這三種類型。例如，可以和賣方簽訂一個合同包括采購特定硬件的固定價格或總價，有些服務(wù)是基于成本補(bǔ)償來支付，其他服務(wù)是基于時間和材料來支付費用。項目經(jīng)理和他的團(tuán)隊必須理解和決定使用哪些方式來滿足項目特定的需要。理解什么時候和如何利用合同中的單位定價也是很重要的。

　　 固定價格或總付合同(fixed-priceoflump-sumcontracts)是對明確定義的產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)定固定總價的合同。由于價格已經(jīng)預(yù)先確定，買方在這種形勢下承受的風(fēng)險較少。賣方經(jīng)常要進(jìn)行估算以降低風(fēng)險，從而使得價格仍具有競爭力。例如，一個公司簽訂了一個固定價格合同，購買100臺能夠達(dá)到一定打印分辨率和速度的激光打印機(jī)，并且希望在兩個月內(nèi)送達(dá)某個地點。在這個例子中，商品和交付日期已經(jīng)明確決定。幾個賣方可以產(chǎn)生一個完成該工作流的固定價格估計。固定價格合同可能也會包括達(dá)到或超出項目預(yù)期目標(biāo)的獎勵條款。例如，合同可能包括如果激光打印機(jī)在一個月內(nèi)送到的獎勵費用。嚴(yán)格固定價格(FFP)合同對買方來講風(fēng)險較小，其次是有獎勵的固定價格(FFI)合同。

　　 成本補(bǔ)償合同(cost-reimbursablecontracts)包含向供應(yīng)商支付直接與間接實際成本的合同。第7章中提到的直接成本指的是項目中直接同產(chǎn)品和服務(wù)相關(guān)的成本，通常能夠追溯到項目的成本效益。間接成本是指項目中不直接同產(chǎn)品或服務(wù)相關(guān)，但是同項目開展間接相關(guān)的成本。這些成本通常不能追溯到成本效益。例如，付給直接在項目中工作的員工的工資、購買硬件和軟件的費用是直接成本；所提供的工作場地的電費、自助餐廳等，是間接成本。間接成本通常以直接成本的百分比計算。成本補(bǔ)償合同通常包括利潤百分比、達(dá)到或超出項目目標(biāo)的獎勵。這些合同通常用于提供產(chǎn)品或服務(wù)、并且包含新技術(shù)的項目。比起固定價格合同，成本補(bǔ)償合同使買方承擔(dān)更多的風(fēng)險。有三種類型的成本補(bǔ)償合同，以買方風(fēng)險從低到高排序包括：成本加獎勵費合同、成本加固定費合同以及成本加成本百分比合同。

　　 ·在成本加獎勵費合同(CPIF)里，買方付給供應(yīng)商正常的績效成本加上預(yù)先商定的費用和獎金。如果較后的成本低于預(yù)期成本，買方和供應(yīng)商都根據(jù)預(yù)定的共享比例在成本節(jié)約中獲得獎勵。例如，項目的預(yù)期成本是10萬美元，付給供應(yīng)商的費用是1萬美元，獎勵分配比例為85／15，即買方獲得85％的未定部分，供應(yīng)商獲得15％的未定部分。如果較后的價格是8萬美元，即節(jié)約了2萬美元。那么付給供應(yīng)商的是較終成本和費用再加上3 000美元的獎勵(2萬美元的15％)，總補(bǔ)償金額是93 000美元。

　　 ·在成本加固定費合同(costplusfixedfee(CPFF)contract)里，買方付給供應(yīng)商正常的績效成本加上一筆固定費用，該費用通?；诠烙嫵杀镜囊粋€百分比。除非合同的范圍發(fā)生變化，否則，這個費用是不會變化的。例如，假設(shè)項目的估計成本是10萬美元，固定費用是1萬美元。如果合同實際成本升到12萬美元，而且合同沒有變化，承包方將仍舊收到1萬美元的固定費用。&nbs