項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃、監(jiān)控及輔助軟件

　　摘要：11．7 風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)計(jì)劃 風(fēng)險(xiǎn)被識(shí)別和量化之后，組織必須一項(xiàng)響應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)的適當(dāng)計(jì)劃，包括減少負(fù)面風(fēng)險(xiǎn)和增加正面風(fēng)險(xiǎn)的建議和策略。例如，為了使這個(gè)計(jì)算機(jī)教室項(xiàng)目獲得良好的公共關(guān)系，可以讓同學(xué)、家長(zhǎng)和教師們對(duì)這個(gè)項(xiàng)目了解，進(jìn)而感興趣。

　　11．7 風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)計(jì)劃

　　 風(fēng)險(xiǎn)被識(shí)別和量化之后，組織必須一項(xiàng)響應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)的適當(dāng)計(jì)劃，包括減少負(fù)面風(fēng)險(xiǎn)和增加正面風(fēng)險(xiǎn)的建議和策略。

　　 應(yīng)對(duì)負(fù)面風(fēng)險(xiǎn)的4項(xiàng)基本措施是：

　　 1．風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避(riskavoidance)或消除具體的威脅，通常采用消除其原因的方法。當(dāng)然并不是所有的風(fēng)險(xiǎn)都能消除，但具體的風(fēng)險(xiǎn)事件是可以的。例如，一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可能會(huì)決定對(duì)一個(gè)項(xiàng)目繼續(xù)使用一種特定的硬件或軟件，原因是他們知道它能發(fā)揮作用。其他產(chǎn)品也可以用于該項(xiàng)目，但團(tuán)隊(duì)對(duì)這些產(chǎn)品不熟悉，會(huì)引起巨大的風(fēng)險(xiǎn)。使用熟悉的硬件或軟件就能消除這一風(fēng)險(xiǎn)。

　　 2．風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)(riskacceptance)或接受風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生帶來的后果。例如，一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)計(jì)劃召開一個(gè)大型項(xiàng)目審查會(huì)議，如果特定會(huì)議場(chǎng)所得不到批準(zhǔn)，那么他們會(huì)使用一項(xiàng)應(yīng)急或后備計(jì)劃來積極地應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，他們也可能采取被動(dòng)方法，接受組織提供給他們的任何會(huì)議設(shè)施。

　　 3．風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移(risk~ansference)或?qū)L(fēng)險(xiǎn)的結(jié)果及其管理責(zé)任轉(zhuǎn)移到第三方。例如，風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移經(jīng)常用于處理財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題。例如，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以為項(xiàng)目所需的特殊硬件購(gòu)買專項(xiàng)保險(xiǎn)或擔(dān)保。如果硬件不起作用了，保險(xiǎn)人必須在規(guī)定的期限內(nèi)更換新的硬件。

　　 4．風(fēng)險(xiǎn)緩解(riskmitigation)或通過減少風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的概率來減輕風(fēng)險(xiǎn)事件的影響。在本章開始時(shí)介紹過一些建議，用于降低與IT項(xiàng)目常見的風(fēng)險(xiǎn)來源。其他風(fēng)險(xiǎn)緩解的例子有使用成熟的技術(shù)、招募勝任的項(xiàng)目人員、使用各種分析和驗(yàn)證技術(shù)以及從分包商那里購(gòu)買維修或服務(wù)等。

　　 表11—8給出了緩解項(xiàng)目技術(shù)、成本和進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)的一般策略?！弊⒁?，經(jīng)常進(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)測(cè)、使用WBS和CPM，是所有三個(gè)領(lǐng)域的共同策略。增加項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)限是一項(xiàng)緩解技術(shù)和成本風(fēng)險(xiǎn)的策略，選擇較具經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理被認(rèn)為可以降低進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)，改善溝通也是一項(xiàng)緩解風(fēng)險(xiǎn)的有效策略。

　　 應(yīng)對(duì)正面風(fēng)險(xiǎn)的4項(xiàng)策略如下：

　　 1．風(fēng)險(xiǎn)挖掘(riskexploitation)或采取其他措施確保正面的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。例如，假設(shè)Cliff的公司為附近的一所學(xué)校資助新的電腦教室。項(xiàng)目經(jīng)理希望組織這個(gè)項(xiàng)目的新聞覆蓋率，撰寫新聞稿，或一些其他公開事件，確保項(xiàng)目可以產(chǎn)生較好的公共關(guān)系，從而為公司帶來更多的商業(yè)機(jī)會(huì)。

　　 2．風(fēng)險(xiǎn)共享(risksharing)或把風(fēng)險(xiǎn)所有權(quán)分配給另外一方。同樣使用上述構(gòu)建新的電腦教室實(shí)例，項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)和學(xué)校校長(zhǎng)、理事會(huì)或者教師家長(zhǎng)會(huì)建立合作關(guān)系，從而為項(xiàng)目獲取更好的公共關(guān)系。公司還可以和一家當(dāng)?shù)氐呐嘤?xùn)公司合作，免費(fèi)培訓(xùn)該學(xué)校的教師如何使用新的計(jì)算機(jī)教室。

　　 3．風(fēng)險(xiǎn)增強(qiáng)(riskenhancement)或通過識(shí)別和較大化正面風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)因素來增大機(jī)會(huì)。例如，為了使這個(gè)計(jì)算機(jī)教室項(xiàng)目獲得良好的公共關(guān)系，可以讓同學(xué)、家長(zhǎng)和教師們對(duì)這個(gè)項(xiàng)目了解，進(jìn)而感興趣。然后他們可以提供正式或非正式的項(xiàng)目廣告，進(jìn)而可以使其他組織感興趣，為公司帶來更多的商業(yè)機(jī)會(huì)。

　　 4．當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不能或者選擇對(duì)風(fēng)險(xiǎn)不采取任何行動(dòng)時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)也應(yīng)用到正面風(fēng)險(xiǎn)中。例如，上面的計(jì)算機(jī)教室的項(xiàng)目經(jīng)理可以不采取其他任何措施也能為公司帶來較好的聲譽(yù)。險(xiǎn)響應(yīng)計(jì)劃的主要成果包括與風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的合同條款、項(xiàng)目管理計(jì)劃的更新和風(fēng)險(xiǎn)注冊(cè)的更新。例如，如果Cliff的公司決定就計(jì)算機(jī)教室項(xiàng)目培訓(xùn)與一個(gè)當(dāng)?shù)氐呐嘤?xùn)公司合作，來共享良好社會(huì)關(guān)系的目的，那么將與那家公司簽訂合同。如果風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)策略中需要額外的任務(wù)、資源或時(shí)間才能完成時(shí)，就需要更新項(xiàng)目管理計(jì)劃和相關(guān)的計(jì)劃。風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)策略常導(dǎo)致WBS和項(xiàng)目進(jìn)度的改變，所以與此相關(guān)的計(jì)劃也要更新。同時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)策略也通過描述風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)、風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任人和狀態(tài)信息提供風(fēng)險(xiǎn)注冊(cè)的更新信息。

　　 風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)策略常包括殘余風(fēng)險(xiǎn)和二次風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別，還有前面提到的應(yīng)急計(jì)劃和儲(chǔ)備金。殘余風(fēng)險(xiǎn)(residualrisk)是指實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施后剩余的風(fēng)險(xiǎn)。例如，即使使用在項(xiàng)目中已經(jīng)用過的非常穩(wěn)定的硬件產(chǎn)品．仍舊存在著不能正常運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)。二次風(fēng)險(xiǎn)(secondaryrisk)是實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施后的直接結(jié)果。比如，使用更加穩(wěn)定的硬件產(chǎn)品可能引起外設(shè)運(yùn)行異常的風(fēng)險(xiǎn)。

　　11．8 風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控

　　 風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控包括執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)管理過程以應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事件。執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)管理過程是指確保風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)是一項(xiàng)在整個(gè)項(xiàng)目過程中，全部由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員執(zhí)行的不間斷的活動(dòng)。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理并不會(huì)停留在較初的風(fēng)險(xiǎn)分析上。識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)也許并不真地發(fā)生，或者它們發(fā)生或損失的概率會(huì)消失。先前識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)也可能被確定有更大的發(fā)生概率，或更高的損失估計(jì)值。同理，在項(xiàng)目的進(jìn)行過程中，還會(huì)識(shí)別出新的風(fēng)險(xiǎn)。新識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)需要和已經(jīng)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)歷同樣的過程。由于風(fēng)險(xiǎn)暴露的相對(duì)變動(dòng)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有必要對(duì)用于風(fēng)險(xiǎn)管理的資源進(jìn)行再分配。

　　 實(shí)施單獨(dú)的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃包括：根據(jù)制定的里程碑監(jiān)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)、制定關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)和風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)的策略。如果一項(xiàng)策略無效，則需要改變這一策略，實(shí)施計(jì)劃好的應(yīng)急活動(dòng)，或者當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)不存在時(shí)，將其從潛在風(fēng)險(xiǎn)列表中消除。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在沒有可使用的應(yīng)急計(jì)劃時(shí)，有時(shí)會(huì)使用權(quán)變措施(workarounds)，即對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事件的無計(jì)劃響應(yīng)措施。

　　 風(fēng)險(xiǎn)再評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)、變量和趨勢(shì)分析、技術(shù)性能測(cè)量、儲(chǔ)備金分析、狀態(tài)要求或定期的項(xiàng)目評(píng)審，比如十大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)追蹤方法等都是實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)和控制的工具和技術(shù)。這一過程的輸出是請(qǐng)求變更、建議的糾正和預(yù)防措施、以及對(duì)風(fēng)險(xiǎn)注冊(cè)、項(xiàng)目供應(yīng)鏈管理計(jì)劃和組織過程資產(chǎn)的更新，比如能對(duì)未來項(xiàng)目有幫助的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)信息。

　　11。9 使用軟件輔助項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理

　　 如本章前面所述，可以使用軟件工具來改善各種風(fēng)險(xiǎn)管理過程。大多數(shù)組織使用軟件在風(fēng)險(xiǎn)注冊(cè)中創(chuàng)建、更新、分發(fā)信息。風(fēng)險(xiǎn)注冊(cè)通常是簡(jiǎn)單的Word或者Excel文件，不過也可以是復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫。電子數(shù)據(jù)表可以幫助追蹤和量化風(fēng)險(xiǎn)、準(zhǔn)備圖表和完成靈敏度分析。軟件可以用來創(chuàng)建決策樹和評(píng)估預(yù)期貨幣值。更復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)管理軟件，像蒙特卡羅模擬軟件，可以幫助你創(chuàng)建模型，使用模擬來分析和響應(yīng)各種風(fēng)險(xiǎn)。你也可以購(gòu)買插件使用Excel(例如DecisioneeringCrystalBall或者Palisade@Risk)或者Project2003(例如CSSolutionsRisk+或者Palisade@Risk)來完成蒙特卡羅模擬。還有一些專門用于項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的軟件包，可以訪問項(xiàng)目管理研究所風(fēng)險(xiǎn)興趣項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的網(wǎng)站W(wǎng)WW．risksig．com獲取更詳細(xì)的用于輔助執(zhí)行項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的協(xié)同軟件產(chǎn)品。

　　 盡管使用新的軟件工具可以更容易地進(jìn)行復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)分析，但是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還是要注意在項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理中不要過度依賴這些軟件。如果一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)沒有被識(shí)別，那它是無法被管理的。此時(shí)需要有經(jīng)驗(yàn)和有智慧的人來識(shí)別這些風(fēng)險(xiǎn)。同樣，也需要付出很大的努力來開發(fā)和實(shí)現(xiàn)好的風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)策略。軟件應(yīng)該用來作為輔助好的決策使用的工具，而不是錯(cuò)誤的替罪羊。

　　 運(yùn)行良好的項(xiàng)目就像一個(gè)熟練的小提琴手的表演，一個(gè)奧林匹克運(yùn)動(dòng)員獲得金牌或者一本獲得普利策獎(jiǎng)的書，表面上看幾乎是不費(fèi)力的。外部人員——無論是觀眾、顧客還是管理者——都不能觀察到超級(jí)表現(xiàn)背后的努力。他們不能看到成年累月的訓(xùn)練，整理的草稿或者計(jì)劃編排、管理和造成容易假象的遠(yuǎn)見。為了提高IT項(xiàng)目管理，項(xiàng)目經(jīng)理們應(yīng)該努力使他們的工作看起來容易，這樣能影響良好運(yùn)行項(xiàng)目的結(jié)果。

　　案例結(jié)局

　　 CliffBranch和他的兩個(gè)高級(jí)助手參加一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理的研討會(huì)，與會(huì)者討論了幾種技術(shù)，如評(píng)估項(xiàng)目的預(yù)期貨幣值，蒙特卡羅模擬等。Cliff詢問演講者如何使用這些技術(shù)，才能幫助他的公司決定進(jìn)行哪個(gè)項(xiàng)目的投標(biāo)，因?yàn)閷?duì)這些項(xiàng)目投標(biāo)需要很大的投資付出，而且很可能沒有任何回報(bào)。演講者講述了EMV的一個(gè)示例，并快速地演示了蒙特卡羅模擬程序。Cliff的數(shù)學(xué)背景不是很好，對(duì)于EMV計(jì)算的理解比較吃力。他認(rèn)為這些模擬太容易讓人困惑，對(duì)自己也沒有太大的用途。相對(duì)于數(shù)學(xué)計(jì)算或計(jì)算機(jī)輸出，他還是更多地相信他自己的直覺。

　　 這個(gè)演講者后來意識(shí)到Cliff好像沒什么收獲，因此她進(jìn)一步解釋了查看獲取項(xiàng)目回報(bào)概率的重要性，而不是僅盯著潛在利潤(rùn)。她建議使用風(fēng)險(xiǎn)中等的策略來投標(biāo)，有50％的機(jī)會(huì)可中標(biāo)，而不只是關(guān)注有較大回報(bào)卻只有小概率中標(biāo)的項(xiàng)目。Cliff不同意其意見，執(zhí)意要投高風(fēng)險(xiǎn)的項(xiàng)目。他的兩個(gè)經(jīng)理助手現(xiàn)在明白了為什么公司總是面臨著困難——他們的領(lǐng)導(dǎo)喜歡冒險(xiǎn)，即使冒險(xiǎn)會(huì)損害公司。他們不久就在競(jìng)爭(zhēng)公司里找到了工作，而且還有其他職員也這么做了。