項(xiàng)目執(zhí)行報(bào)告和干系人管理

　　摘要：例如，表10—3顯示一個(gè)期望管理矩陣，開篇案例中的項(xiàng)目經(jīng)理Peter可以用來幫助管理關(guān)鍵的干系人。一些項(xiàng)目經(jīng)理可能選擇不把低優(yōu)先級(jí)的問題和已經(jīng)解決的小問題進(jìn)行歸檔，從而不把它們記人日志中。

　　10。4 執(zhí)行報(bào)告

　　 執(zhí)行報(bào)告使干系人知曉為了達(dá)到項(xiàng)目的目標(biāo)，該如何使用資源。工作績(jī)效信息和測(cè)量、預(yù)測(cè)完成日期、質(zhì)量控制測(cè)量、項(xiàng)目管理計(jì)劃、被批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求和可交付成果等所有重要信息都包含在執(zhí)行報(bào)告中。執(zhí)行報(bào)告的兩個(gè)關(guān)鍵輸出是執(zhí)行報(bào)告和預(yù)測(cè)。執(zhí)行報(bào)告一般提供狀態(tài)報(bào)告或進(jìn)展報(bào)告。許多人交替使用這兩個(gè)詞，但是有些人是如下區(qū)分它們的。

　　 ●狀態(tài)報(bào)告(statusreports)介紹項(xiàng)目在某一特定時(shí)間點(diǎn)上所處的狀況。回憶一下三項(xiàng)約束的重要性。狀態(tài)報(bào)告表明項(xiàng)目滿足范圍、時(shí)間和成本目標(biāo)的狀態(tài)。至今已經(jīng)花費(fèi)多少資金?完成某項(xiàng)任務(wù)要多長(zhǎng)時(shí)間?工作是否如期完成?狀態(tài)報(bào)告根據(jù)干系人的需要有不同的格式。

　　 ●進(jìn)展報(bào)告(progressreporlts)介紹項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在某一特定時(shí)期內(nèi)所完成的工作。許多項(xiàng)目要求每個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員準(zhǔn)備一份月度進(jìn)展報(bào)告，有時(shí)是每周進(jìn)展報(bào)告。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人根據(jù)從各個(gè)成員收集的信息完成統(tǒng)一的進(jìn)展報(bào)告。在本章的后面提供了一個(gè)月度進(jìn)展報(bào)告的模板范例。

　　 預(yù)測(cè)(Forecasts)是在以往信息和發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上，預(yù)測(cè)項(xiàng)目未來的狀態(tài)和進(jìn)度。根據(jù)當(dāng)前事情的進(jìn)展情況，預(yù)計(jì)完成項(xiàng)目要多長(zhǎng)時(shí)間?完成項(xiàng)目需要多少資金?項(xiàng)目經(jīng)理也可以使用掙值管理(見第7章項(xiàng)目成本管理)回答這些問題，方法是根據(jù)項(xiàng)目目前進(jìn)展情況，進(jìn)行完工預(yù)算的估算。

　　 執(zhí)行報(bào)告的另一種重要技術(shù)是狀態(tài)評(píng)審會(huì)議。正如在第4章項(xiàng)目綜合管理中，狀態(tài)評(píng)審會(huì)議是一個(gè)很好的辦法，它能突出一些重要項(xiàng)目文件提供的信息，使人們對(duì)工作負(fù)責(zé)，以及對(duì)重要的項(xiàng)目問題進(jìn)行面對(duì)面的討論。許多項(xiàng)目經(jīng)理定期召開狀態(tài)評(píng)審會(huì)議來交換重要項(xiàng)目信息，激勵(lì)員工在自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目上取得進(jìn)展。同樣，許多高級(jí)經(jīng)理召開月度或季度的狀態(tài)評(píng)審會(huì)議，在會(huì)上，項(xiàng)目經(jīng)理必須匯報(bào)全部狀態(tài)信息。

　　 狀態(tài)評(píng)審會(huì)議有時(shí)會(huì)成為不同各方之間沖突白熱化的地方。因此，項(xiàng)目經(jīng)理或更高級(jí)的高級(jí)經(jīng)理應(yīng)為狀態(tài)評(píng)審會(huì)議制定基本規(guī)則，以控制沖突的數(shù)量，并解決潛在的問題。記住，讓項(xiàng)目干系人一道解決執(zhí)行中的問題是很重要的。

　　10．5 管理干系人

　　 項(xiàng)目經(jīng)理必須了解和與各種各樣的干系人共事。為此，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該特別忙于溝通來滿足項(xiàng)目干系人的需求和期望。另外，項(xiàng)目經(jīng)理需要設(shè)計(jì)一種方式來識(shí)別和解決問題。有兩種重要工具可以有所幫助：期望管理矩陣和問題日志。

　　 對(duì)成功的項(xiàng)目進(jìn)行回顧，常有不同的方法。許多研究把項(xiàng)目成功定義為滿足項(xiàng)目范圍、時(shí)間和成本目標(biāo)。然而許多創(chuàng)業(yè)者把項(xiàng)目成功定義為使客戶／發(fā)起人滿意。在一次也沒有修改目標(biāo)情況下滿足范圍、時(shí)間和成本目標(biāo)是非常少見的。項(xiàng)目發(fā)起人常按重要性對(duì)范圍、時(shí)間和成本排序，并提供如何平衡這三方面的指南。這種排序以期望管理矩陣(expectationsmanagementma—trix)形式表示。它可把期望清晰化。例如，表10—3顯示一個(gè)期望管理矩陣，開篇案例中的項(xiàng)目經(jīng)理Peter可以用來幫助管理關(guān)鍵的干系人。這個(gè)期望管理矩陣包括兩項(xiàng)評(píng)價(jià)成果的度量：優(yōu)先級(jí)和期望值，以及與每個(gè)度量相關(guān)的指南?？梢栽黾宇~外的成功度量，以滿足個(gè)體項(xiàng)目需求，比如滿足質(zhì)量期望，獲取特殊客戶滿意排名，在項(xiàng)目完成后滿足ROI估計(jì)等。

另一個(gè)幫助管理干系人的工具是問題日志，問題(issue)是質(zhì)疑或者爭(zhēng)論，可能阻止項(xiàng)目成功。問題日志(issuelog)是歸檔和監(jiān)控項(xiàng)目問題的解決方案的工具。表10-4給出了項(xiàng)目經(jīng)理Peter的問題日志的一部分，用于幫助歸檔和監(jiān)控項(xiàng)目解決方案。問題日志包含：?jiǎn)栴}編號(hào)、問題描述、問題對(duì)項(xiàng)目的影響、問題提交的日期和由誰提交、分配給誰來解決問題、問題的優(yōu)先級(jí)(高、中或低)、對(duì)問題反饋的預(yù)期日期以及與問題相關(guān)的注釋。項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)需要修改問題日志的格式。盡可能快地解決問題是非常重要的，以便于項(xiàng)目的所有活動(dòng)進(jìn)行下去。不深陷于問題中也是極其重要的。一些項(xiàng)目經(jīng)理可能選擇不把低優(yōu)先級(jí)的問題和已經(jīng)解決的小問題進(jìn)行歸檔，從而不把它們記人日志中。

　　 注意了解干系人的期望可以幫助供應(yīng)鏈管理問題。如果項(xiàng)目經(jīng)理知道優(yōu)先級(jí)高的問題的成本并不像：計(jì)劃的那么高，那么他(她)將知道只要有好的請(qǐng)求邏輯，向項(xiàng)目發(fā)起人申請(qǐng)需要的資金并不困難。未解決的問題是沖突的主要來源，導(dǎo)致不能滿足干系人的期望。