項(xiàng)目溝通管理中信息分發(fā)的重要性分析

　　摘要；10．3 信息分發(fā) 把項(xiàng)目信息在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、以可用的格式送給適當(dāng)?shù)娜?，與在第一地點(diǎn)采集信息同樣重要。對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，了解每個(gè)人以及其他項(xiàng)目的干系人的溝通風(fēng)格和偏好也非常重要。

　　10．3 信息分發(fā)

　　 把項(xiàng)目信息在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、以可用的格式送給適當(dāng)?shù)娜?，與在第一地點(diǎn)采集信息同樣重要。干系人溝通分析是一個(gè)好的信息分發(fā)的出發(fā)點(diǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須確定誰(shuí)接收什么信息，還必須確定信息分發(fā)的較佳方式。是否只發(fā)送關(guān)于項(xiàng)目信息的書(shū)面報(bào)告就足夠了?會(huì)議是分發(fā)項(xiàng)目信息的唯一有效方式嗎?項(xiàng)目信息是否需要會(huì)議和書(shū)面溝通兩種方式?什么樣的方式是與虛擬團(tuán)隊(duì)成員溝通的較佳方式?

　　 當(dāng)意識(shí)到這些問(wèn)題之后，項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須確定分發(fā)信息的較佳方式。關(guān)于信息分發(fā)的重要考慮事項(xiàng)包括技術(shù)的使用、正式和非正式的溝通以及溝通的復(fù)雜性。

　　 10．3．1 使用技術(shù)改善信息分發(fā)

　　 正確運(yùn)用技術(shù)能使信息分發(fā)過(guò)程更方便。通過(guò)使用內(nèi)部項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，能把項(xiàng)目文件、會(huì)議記錄、客戶(hù)要求以及變更請(qǐng)求的狀態(tài)等組織起來(lái)，以電子商務(wù)格式供人們使用。也可以把信息儲(chǔ)存在本地軟件或者放在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)上使用。如果不是敏感信息，也可以把它儲(chǔ)存在互聯(lián)網(wǎng)上。以電子格式存儲(chǔ)一些項(xiàng)目文件的模板和實(shí)例可以使訪問(wèn)標(biāo)準(zhǔn)的表格更容易，從而使信息分發(fā)更為容易。在本章后面部分可以了解更多關(guān)于使用軟件來(lái)輔助項(xiàng)目溝通管理。

　　 10．3．2 分發(fā)信息的正式和非正式方法

　　 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員向項(xiàng)目經(jīng)理和其他干系人提交狀態(tài)報(bào)告，并且假定每一個(gè)需要知道該信息的人都會(huì)看這個(gè)報(bào)告，但這是不夠的。一些技術(shù)專(zhuān)業(yè)人員可能認(rèn)為提交適當(dāng)?shù)臓顟B(tài)報(bào)告就足夠了。非正式的口頭溝通也是分發(fā)信息的有效方式，但是技術(shù)專(zhuān)業(yè)人員有忽視非正式溝通技術(shù)的傾向。通常許多非技術(shù)專(zhuān)業(yè)人員——從同事到領(lǐng)導(dǎo)，更愿意以雙向會(huì)談來(lái)了解項(xiàng)目信息，他們不愿意看詳盡的報(bào)告、電子郵件或網(wǎng)頁(yè)來(lái)發(fā)現(xiàn)有關(guān)信息。

　　 許多同事和經(jīng)理不是集中于閱讀技術(shù)文件獲得信息，而是想了解在項(xiàng)目里工作的人員，并與他們發(fā)展信任的關(guān)系。他們通過(guò)關(guān)于項(xiàng)目的非正式討論來(lái)建立這種關(guān)系。因此，項(xiàng)目經(jīng)理必須擅長(zhǎng)通過(guò)良好的溝通來(lái)培養(yǎng)人際關(guān)系。許多專(zhuān)家認(rèn)為好的項(xiàng)目經(jīng)理與優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理之間的區(qū)別就在于他們培養(yǎng)關(guān)系的能力和關(guān)注傾聽(tīng)能力不同，正如第9章項(xiàng)目人力資源管理中描述的那樣。

　　 有效地分發(fā)信息依賴(lài)于項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員具有良好的溝通能力。溝通包括許多不同的方式，如寫(xiě)、說(shuō)和聽(tīng)。在日常事務(wù)中，項(xiàng)目的每個(gè)員工需要使用所有這些溝通方式。此外，不同的人對(duì)不同水平或類(lèi)型的溝通反應(yīng)不同。舉例來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目發(fā)起人選擇每周一次咖啡會(huì)的方式進(jìn)行非正式討論。項(xiàng)目經(jīng)理需要知道和利用特殊的溝通需求。通過(guò)非正式會(huì)談，項(xiàng)目發(fā)起人可以獲得關(guān)于項(xiàng)目的反饋意見(jiàn)，這些意見(jiàn)比他(或她)通過(guò)其他溝通方式反饋回的意見(jiàn)更好一些。非正式談話允許項(xiàng)目發(fā)起人發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，提供重要的見(jiàn)識(shí)和信息，這些信息對(duì)項(xiàng)目和整個(gè)組織的成功都是很關(guān)鍵的。短時(shí)間的面對(duì)面會(huì)議通常比電子溝通方式更有效，特別是對(duì)于一些敏感的信息。

　　錯(cuò)在哪里？

　　一個(gè)眾所周知的關(guān)于濫用電子郵件的例子是1998年美國(guó)司法部反微軟壟斷的訴訟，在案中電子郵件被作為主要證據(jù)。許多管理人員傳遞的信息從不以書(shū)面的方式留檔。盡管信息的發(fā)送人認(rèn)為對(duì)信息的解釋脫離了上下文，法庭還是把電子郵件作為證據(jù)使用。

　　 一些公司制定了嚴(yán)格的關(guān)于使用電子郵件、即時(shí)消息或其他技術(shù)性工具的政策。員工在工作期間如果通過(guò)電子郵件發(fā)送色情作品或?yàn)g覽不適當(dāng)?shù)木W(wǎng)站，將會(huì)被開(kāi)除。

　　另外，下面是一個(gè)大公可的溝通總監(jiān)舉出的一個(gè)溝通不利的有趣例子：

　　 有人要求我準(zhǔn)備一份總結(jié)我們公司培訓(xùn)項(xiàng)目和資料的備忘錄。在備忘錄的一句話中我提到在某個(gè)培訓(xùn)手冊(cè)中用過(guò)的“教學(xué)(pedagogical)方法”。在我將備忘錄提交給執(zhí)行委員會(huì)的第二天，我被叫到人力資源總監(jiān)的辦公室，被告知執(zhí)行副總要求我在午餐之前離開(kāi)公司。我詢(xún)問(wèn)原因，他們告訴我執(zhí)行副總不能夠容忍在她的公司中有變態(tài)者(性變態(tài)者(pedophile）)。較后，人力資源總監(jiān)給我看了一份我所做的備忘錄的副本，上面寫(xiě)著執(zhí)行副總要求我離開(kāi)的批示。 同時(shí)，備忘錄上“教學(xué)法的(edagogical)’一詞用紅筆圈著。人力資源經(jīng)理非常公正，他還曾查了詞典，把這個(gè)詞的意思抄下來(lái)發(fā)送給執(zhí)行副總。他告訴我別擔(dān)心，他會(huì)處理這件事。兩天后，公司向全體員工發(fā)布了一個(gè)備忘錄，要求在當(dāng)?shù)亍缎瞧谌請(qǐng)?bào)》上沒(méi)有出觀過(guò)的詞匯不允許出觀在公司的備忘錄中。一個(gè)月以后，我辭職了。為了遵守公司的規(guī)定，我從《星期日?qǐng)?bào)》上取下一些詞匯粘貼成了我的辭呈。

　　10．3．3 以一種有效和及時(shí)的方式分發(fā)重要信息

　　 許多書(shū)面報(bào)告都忽視了提供給優(yōu)秀的經(jīng)理和技術(shù)人員想要尋求的重要信息。例如，對(duì)于公司正在生產(chǎn)的作為項(xiàng)目一部分的產(chǎn)品，包括影響產(chǎn)品關(guān)鍵性能的詳細(xì)技術(shù)信息是很重要的。記錄歸檔那些可能影響產(chǎn)品性能的技術(shù)規(guī)范的變更則更為重要。例如，如果海底通信項(xiàng)目群包含一個(gè)購(gòu)買(mǎi)和提供專(zhuān)門(mén)潛水裝置的項(xiàng)目，而提供氧氣罐的供應(yīng)商改進(jìn)了氧氣罐，于是潛水員在水下能呆更長(zhǎng)的時(shí)間，讓其他人知道這種新的能力就非常重要。這一信息不應(yīng)作為供應(yīng)商新產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)的附件而被埋沒(méi)。

　　 人們還有不愿報(bào)告壞消息的傾向。如果氧氣罐供應(yīng)商管理的生產(chǎn)滯后，購(gòu)買(mǎi)罐的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人往往要等到較后一分鐘才會(huì)報(bào)告這個(gè)嚴(yán)峻的消息。通過(guò)會(huì)議和非正式會(huì)談等方式進(jìn)行口頭溝通，有助于使重要信息——不論積極的還是消極的，得以公開(kāi)。

　　 口頭溝通還有助于在項(xiàng)目人員和干系人之間建立較強(qiáng)的聯(lián)系。人們進(jìn)行或暫停項(xiàng)目時(shí)，喜歡通過(guò)相互的溝通來(lái)獲得項(xiàng)目進(jìn)展情況的真實(shí)感受。許多人引證研究說(shuō)，在面對(duì)面交流中，58％的溝通通過(guò)肢體語(yǔ)言完成，35％的溝通通過(guò)如何解釋來(lái)完成，只有7％的溝通通過(guò)所說(shuō)的內(nèi)容完成。相關(guān)信息(請(qǐng)參照SilentMessagesbyAlbertMehrabian，1980)詳細(xì)說(shuō)明了這些數(shù)據(jù)的來(lái)歷。即使實(shí)際的百分比在今天的溝通中是不同的，但肯定的是，人的說(shuō)話語(yǔ)氣和肢體語(yǔ)言表現(xiàn)的真實(shí)感受比說(shuō)的實(shí)際內(nèi)容更為重要。

　　 由于IT項(xiàng)目通常需要進(jìn)行大量的協(xié)調(diào)，所以開(kāi)簡(jiǎn)短而頻繁的會(huì)是一個(gè)好主意。例如，一些IT項(xiàng)目經(jīng)理要求所有的項(xiàng)目人員參加“站立”會(huì)議。根據(jù)項(xiàng)目的需要，這種會(huì)議每周或每天早晨召開(kāi)一次。這種會(huì)議沒(méi)有椅子，迫使與會(huì)人員把精力集中在真正需要溝通的問(wèn)題上。如果人們不能面對(duì)面地溝通，他們常常通過(guò)移動(dòng)電話、電子郵件、短信或其他技術(shù)來(lái)保持溝通。

　　 為了鼓勵(lì)面對(duì)面的、非正式的溝通，一些公司規(guī)定員工在工作時(shí)間中固定的時(shí)間段內(nèi)、甚至一周的幾個(gè)全天的時(shí)間內(nèi)不能使用電子郵件的政策。例如，2004年夏天，硅谷一個(gè)大公司的市場(chǎng)副總裁杰里米·伯頓(JeremyBurton)規(guī)定，在他的部門(mén)周五才可以自由使用電子郵件。其他時(shí)間內(nèi)部門(mén)的240名員工必須用電話或面對(duì)面交流的形式溝通，違反規(guī)定者將被罰款。

　　10．3．4 選擇合適的溝通媒介

　　 表10—2給出一個(gè)溝通咨詢(xún)公司(PracticalCommunications，Inc．)的指導(dǎo)方針，關(guān)于不同類(lèi)型媒介，比如硬拷貝、電話、語(yǔ)音郵件、電子郵件、會(huì)議和網(wǎng)址等，是如何滿足不同的溝通需求的。例如，如果要獲得項(xiàng)目干系人的支持，會(huì)議是較合適的溝通方式。電話的方式也可以，但是通過(guò)其他媒介進(jìn)行溝通是不可取的。項(xiàng)目經(jīng)理必須評(píng)估組織、項(xiàng)目以及個(gè)人的需求，從而確定使用哪種溝通媒介以及什么時(shí)候使用。

　　10．3．5 理解團(tuán)隊(duì)和個(gè)人溝通的需求

　　許多高級(jí)經(jīng)理認(rèn)為在進(jìn)度落后的項(xiàng)目中只需增加人員。遺憾的是，這種做法常常因?yàn)樵黾恿藴贤◤?fù)雜性而導(dǎo)致更多的挫折。在暢銷(xiāo)書(shū)《TheMythicalMan-Month》中，作者FrederickBrooks非常清楚地闡述了這種觀念。人是不可互換的，不能假定一項(xiàng)任務(wù)較初計(jì)劃由一個(gè)人花兩個(gè)月時(shí)間完成，現(xiàn)在可以由兩個(gè)人一個(gè)月完成。更通俗的類(lèi)比是，你不能讓9個(gè)婦女一個(gè)月完成生一個(gè)孩子的任務(wù)!

　　 為了理解人是不可互換的，了解溝通中每個(gè)人的個(gè)人偏好也是非常重要的。正如在第9章中描述的，人們有不同的個(gè)性，這常常影響他們的溝通偏好。例如，如果你想表?yè)P(yáng)項(xiàng)目組成員工作做得好，性格內(nèi)向型的人可能更愿意私下里接受贊揚(yáng)，而性格外向型的人希望每個(gè)人都聽(tīng)到表?yè)P(yáng)她或他工作做得好。直覺(jué)型的人希望了解影片中包含什么，而感覺(jué)型的人更注重每一步細(xì)節(jié)。較強(qiáng)理智型的人希望了解信息后面的邏輯關(guān)系，而感性型的人希望了解信息是如何像影響他人一樣而影響