項目溝通中輔助軟件的使用

　　摘要：10．7 使用軟件輔助項目溝通 許多組織正在尋找更有價值的管理軟件來輔助單個項目和多個項目之間的信息溝通。為了更有效和集成化地溝通，企業(yè)項目管理軟件提供工作組(workgroup)功能，允許在不同地方的項目組成員協(xié)同工作和共享項目信息。

　　10．7 使用軟件輔助項目溝通

　　 許多組織正在尋找更有價值的管理軟件來輔助單個項目和多個項目之間的信息溝通。項目管理軟件可以提供不同的信息視角來滿足各種溝通需求。例如，高層管理者也許只需要看不同顏色標識的所有項目的健康狀況的概要信息。中層管理者想看所管轄范圍內所有項目的里程碑的狀態(tài)。項目組成員經常需要看所有的項目文檔內容。經常，項目群的較大的溝通問題之一就是及時地向所有人或經選擇的干系人提供較近的項目計劃、甘特圖、技術規(guī)范、會議信息和變更請求等。許多項目管理軟件允許用戶插入超級鏈接到其他與項目相關的文件中。在微軟Proiect 2003中，你可以在甘特圖中列出的一個任務或里程碑事件中插入超級鏈接到另外一個包含相關信息的文件中。例如，有一個里程碑標識項目章程已經簽字，你可以在甘特圖中插入一個超級鏈接到包含項目章程的Word文件，或是鏈接相應的任務或里程碑到包括員工管理計劃或成本估算的Excel表格，或展示一些重要信息的PowerPiont文件中。微軟Project 2003文件和所有相關的超級鏈接文件可以放置在局域網服務器或Web服務器上，讓所有項目干系人能方便地訪問重要的項目信息。附錄A中有更多關于使用微軟Project 2003的相關信息輔助項目溝通管理；在附錄D中有關于使用項目模板的信息。

　　 盡管組織例行公事地使用許多類型的硬件和軟件來改善溝通，但他們仍需要利用更先進的新技術并調整現(xiàn)有零售系統(tǒng)來滿足客戶和項目團隊的特殊溝通需求。除了不同的客戶和項目需求外，他們還必須標識客戶的變更期望和總工作量。例如，一些電視節(jié)目利用通信技術讓觀眾通過網絡或通過電話等為喜歡的歌手投票、發(fā)送電子賀卡或者登錄到網站獲取信息。許多人，特別是年輕人每天使用即時消息與朋友溝通。一些業(yè)務和技術專家也發(fā)現(xiàn)即時消息是一個非常有用的工具，可以快速地與同事、顧客、供應商以及其他人進行溝通。博客(blogs)是易于發(fā)表的Web日志，允許用戶寫文章，響應其他人的評論，創(chuàng)建鏈接，上傳照片和張貼評論等。博客在過去一年中已經成為流行的一種溝通技術。如果電視節(jié)目及非專業(yè)技術人員可應用先進的技術溝通手段，為什么項目干系人不能應用呢？

　　 雇員們正在做出改變以滿足變更的期望和溝通需求，今天，根據Gartner公司統(tǒng)計研究表明，超過37％的人們在家里通過使用與工作單位連接的計算機終端遠距離二仁作。在一些IT項目中，項目經理發(fā)現(xiàn)允許團隊成員在家中工作會比平時工作效率高得多。當一些或所有的項目組成員必須遠程工作時，項目經理沒法選擇工作方式。正如第9章項目人力資源管理所述，研究表明提供一個安靜的工作環(huán)境和專門的工作空間可以提高編程效率。大多數在家工作的人員具有很好的裝備，舒適的、比公司辦公室更少分心和更大空間的家庭辦公室。由于避免了交通阻塞和有了更靈活的工作進度，工作人員獲得了額外福利。然而，確保工作是明確界定的和遠程通信環(huán)境，才能允許工作人員遠程高效地工作。

　　對在哪里？

　　Friito-Lay公司在過去幾十年中已經采用了多種溝通技術。它的銷售隊伍在20世紀80年代中期應用計算機處理業(yè)務。現(xiàn)在Frito-Lay利用新技術管理它的軟件開發(fā)項目。“我們做自己的開發(fā)，許多公司開發(fā)人員全部或部分時間在家工作，還有一些在不同的州’，F(xiàn)ritoLay在美國亞利桑那州的Tucson的軟件工程系統(tǒng)主管AnthonyKing說。Frito-Lay公司的應用本廣泛了，而VPN又太慢了，所以沒法完成所需功能。2001年，公司安裝了在加州的SanntaBarbara的：Expercity公司的GoToMyPC產品+它應用Web技術使開發(fā)人員在遠程環(huán)境中開發(fā)更快，具有跟蹤用戶上線時間的功能。這項功能可以使審計人員知道King是如何監(jiān)控遠超工柞人員的。

　　每天人們應用新的溝通技術把世界各地的人員聚在一起支持項目，尤其是當他們可以幫助所喜愛的項目時。在2003年，當服務人員被通知到波斯灣工作時，人們應用技術以創(chuàng)新竹方式來展現(xiàn)對他們的支持?！甆BC“Toay Show”調查一位服務人員的妻子，她建立了一個叫‘‘Hugs to Kuwait”的Web網站與自己的丈夫溝通并且?guī)椭吮镜氐募彝コ蓡T。她的行為使許多人對她的工作感興趣，使世界各地的人們互相支持。Girl SCOUt軍隊以小組形式給士兵送支持信，就像扶持GirlScout餅干一樣。

　　目前好多產品可以有效地協(xié)助個體及組織進行溝通。在21世紀初，人們開發(fā)和改進了許多的產品，以提供快速、便捷、連貫和較新的項目信息。網絡播放現(xiàn)在是一種提供視頻、圖像、聲音和參與現(xiàn)場反饋的通用工具。大多數有工作的成年人或大學生擁有移動電話，今天用移動電話接收發(fā)送照片和文本消息非常普通。很多高中學生或大學生利用短信與朋友計劃社會活動或偶爾討論學術問題。

　　 上述技術可以增強項目溝通。為了更有效和集成化地溝通，企業(yè)項目管理軟件提供工作組(workgroup)功能，允許在不同地方的項目組成員協(xié)同工作和共享項目信息。工作組功能允許通過電子郵件、內網、無線設備或Web方式等交換信息。例如，你可應用Porject 2003提醒項目組成員注意新的或變更的任務分配，項目成員返回狀態(tài)信息和通知其他工作組成員注意進度表或其他項目參數的變更。

　　 微軟的企業(yè)項目管理(EPM)解決方案和類似產品也提供以下工具以增強通信：

　　 ·組合管理：通過提供集中統(tǒng)一的視角觀察項目群和項目，用戶可以改進和設定組織活動的優(yōu)先級。該項功能可以利用較小的成本產生較大的價值，并保持活動一致的戰(zhàn)略目標。

　　 ·資源管理：較大化人力資源常是項目成本較小化的關鍵。該項功能可以使用戶較大化資源應用于整個組織中，幫助有效地計劃和管理工作量。

　　 ·項目協(xié)同：共享項目信息經常是偶然的努力結果。項目協(xié)同能使組織直接一致地共享知識以改善溝通、決策決定、消除冗余和利用較好的經驗進行項目管理。

　　 溝通是項目管理成功的重要因素。盡管技術對溝通過程有幫助作用，是溝通過程里較容易處理的方面，但不是溝通過程里較重要的方面。較重要的應是提高組織的溝通能力。溝通能力的提高通常要求組織的文化發(fā)生變化，這需要花許多時間、艱苦的工作和耐心。特別是IT專業(yè)人員常常需要特別的培訓來提高溝通技能。項目經理在溝通過程中的主要角色是推動者，項目經理必須培訓所有的干系人——管理人員、項目團隊成員和客戶，認識到良好的項目溝通的重要性。確保項目有一個溝通管理計劃來幫助實現(xiàn)良好的溝通。

　　案例結局

　　 ChristineBraun與PeterGumpert和項目經理們一起為所有的海底光纖通信系統(tǒng)項目編制了溝通計劃。Peter精于主持有效的會議，所以每個人都注重會議的具體目標。Peter強調保持自己、項目經理和其他主要干系人知道所有項目的狀態(tài)的重要性。他強調項目經理對項目負責，他不會告訴他們如何去做。他只需要精確而連貫的信息來幫助協(xié)調所有的項目，使每個人工作起來更容易。有些項目經理不肯做額外的工作，即用不同的格式提供更多的項目信息。這時，Peter會與他們開誠布公地詳細討論這個問題，然后授權每個項目經理使用額外的人員幫助制定和遵循所有的項目溝通標準。

　　 Christine利用她很強的技術和溝通能力建立了一個網站，內容包括重要項目文檔、講稿和模板的范例，其他人可以下載這些范例用于自己的項目中。在確定了需要更遠距離的溝通之后，Christine和其他人員調查了可行的較新的軟硬件產品。Peter批準了資金估算用于Christine領導的新項目，購買了幾款手提設備和能通過網絡進行訪問的企業(yè)項目管理軟件。任何項目干系人都能使用這些手提設備中的任意一種，并獲得如何使用它和Web新軟件的一對一培訓，甚至Peter也學會了如何使用其中的一種，在所有的商務旅行中都隨身攜帶。