項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在人力資源管理中的重要作用

　　摘要：例如，項(xiàng)目經(jīng)理可以在諸如測試咨詢師這種特定的分包商所做的工作中平衡資源。一個(gè)明智的項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)讓一個(gè)擅長使用項(xiàng)目管理軟件的項(xiàng)目組成員專門負(fù)責(zé)資源平衡工作以保證平衡結(jié)果的正確性。

　　9．5 獲取項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

　　 在20世紀(jì)90年代末，IT人才市場的競爭變得十分激烈。IT人才市場已成為賣方市場，各個(gè)公司為了爭奪日益緊缺的合格并富有經(jīng)驗(yàn)的IT專業(yè)人員競爭得非常激烈。在21世紀(jì)早期，IT市場極度蕭條，因此，管理者對人員的獲得具有非常大的選擇性。即使在當(dāng)前的人才市場情況下，獲取合格的IT專業(yè)人員仍然是至關(guān)重要的。也就是說，項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目組中較聰明的人，卻做著較簡單的人員招聘工作。除了招聘項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員外，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間給項(xiàng)目的各項(xiàng)工作分配適當(dāng)種類和數(shù)量的人員也是很重要的。本節(jié)陳述與獲取項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)相關(guān)的重要內(nèi)容：人力資源分配、人力資源負(fù)荷和人力資源平衡。

　　9．5．1 人力資源分配

　　 在完成了人員配置管理計(jì)劃之后，項(xiàng)目經(jīng)理就要與組織的人員一起商量如何給項(xiàng)目分配特定的人員，或者從外部獲取項(xiàng)目所需的人力資源。具有強(qiáng)影響力和談判技巧的項(xiàng)目經(jīng)理往往善于讓內(nèi)部員工參與到項(xiàng)目中來。當(dāng)然，組織必須能確保分配到項(xiàng)目工作的員工是較適合組織需要的、同時(shí)也較能發(fā)揮他們的技術(shù)特長。人員獲取過程的主要輸出是項(xiàng)目人員分配、人力資源可用性信息和更新人員配置管理計(jì)劃。許多項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也發(fā)現(xiàn)了人員獲取過程對創(chuàng)建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)名錄的用處。

　　 能做好人員獲取的組織一般都有完善的人員配置計(jì)劃。這些人員配置計(jì)劃要描述目前組織中員工的數(shù)量和類型，同時(shí)還要描述項(xiàng)目現(xiàn)在和將來的活動(dòng)所需的人員的類型和數(shù)量。人員配置計(jì)劃中很重要的一步就是列出完整和準(zhǔn)確的員工技能清單。如果出現(xiàn)員工的技術(shù)和組織的需求不匹配，那么項(xiàng)目經(jīng)理就要和高層管理、人力資源部經(jīng)理以及組織中其他的人員共同進(jìn)行商討人員的配置和培訓(xùn)需要。

　　 建立一套完善的程序來獲取分包合同商和招聘新員工也是很重要的。既然人力資源部通常負(fù)責(zé)人員的招聘，那么，項(xiàng)目經(jīng)理必須與人力資源部經(jīng)理一起處理招聘合適人員的問題。首要問題是留住人才，尤其是IT專業(yè)人才。

　　 一種聘用和留住IT人員的新方法是，給協(xié)助招聘和留住人才的在職人員提供激勵(lì)。例如，有些咨詢公司給能招來新人的員工每小時(shí)1美元的獎(jiǎng)勵(lì)。這種方法一方面激勵(lì)現(xiàn)有的員工幫助吸收新的人員。另一方面公司留住了他們，同時(shí)也留住了他們招聘來的新員工。有些咨詢公司用來吸引和留住IT人才的另一種方法是，根據(jù)他們各自的需要提供津貼。比如，有些人想一個(gè)星期只工作4天，還有的想一個(gè)星期有2天能選擇在家工作。由于發(fā)現(xiàn)好的IT專業(yè)人才變得越來越難，組織必須在這些問題上采取更有新意和更實(shí)用的方法。

　　 一些組織、出版物和網(wǎng)站都需要招聘并留住好的員工。例如，ICEX公司做了一些調(diào)查研究來識別較佳實(shí)踐方法。他們發(fā)現(xiàn)世界級的IT組織都有專門的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)管理IT人員的招聘。他們還發(fā)現(xiàn)較有效的招聘信息強(qiáng)調(diào)“這是一個(gè)非常好的工作場所，你有機(jī)會(huì)在創(chuàng)新性的IT項(xiàng)目上工作。””《FastCompany》雜志的合伙創(chuàng)建人和公開發(fā)言人威廉·泰勒(WilliamCTaylor)也強(qiáng)調(diào)，現(xiàn)在的人們對工作的要求和期望更高，而不僅是為了掙錢。他的公司研究發(fā)現(xiàn)人們離職的原因有：

　　 ．他們感到?jīng)]有區(qū)別。

　　 ．他們沒有得到應(yīng)有的肯定。

　　 · 他們沒有學(xué)到任何新東西或獲得個(gè)人成長。

　　 ．他們不喜歡同事。

　　 ．他們想掙到更多的錢。

　　在做出招聘和留任員工決定的時(shí)候，考慮個(gè)人和組織的需求，并且研究在這些領(lǐng)域中領(lǐng)先公司的較佳慣例是非常重要的。由于許多項(xiàng)目組成員都在一個(gè)虛擬環(huán)境中工作，所以，制定他們的職業(yè)發(fā)展計(jì)劃也是很重要的。見管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)部分關(guān)于與虛擬項(xiàng)目組成員工作的建議。

　　9．5．2 人力資源負(fù)荷

　　 第6章項(xiàng)目時(shí)間管理闡述了如何用網(wǎng)絡(luò)圖幫助管理項(xiàng)目進(jìn)度。這種進(jìn)度計(jì)劃存在的問題或危險(xiǎn)之一是它通常無法反映出資源的利用和可用性(見第6章描述的關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制。)項(xiàng)目進(jìn)度主要考慮時(shí)間，而沒有將時(shí)間和資源兩者兼顧，資源中包括人力資源。評價(jià)項(xiàng)目經(jīng)理做得是否成功的標(biāo)準(zhǔn)就是看他能否在績效、時(shí)間和成本之間掌握平衡。在經(jīng)濟(jì)危機(jī)時(shí)期，以很低的成本或是無成本來獲得資源，比如增加人力資源是有可能的。但是，在大多數(shù)情況下，解決績效、時(shí)間和成本之間的平衡往往會(huì)給組織增加成本。項(xiàng)目經(jīng)理的目標(biāo)就是盡可能不增加組織的成本或者不拖延項(xiàng)目完成的時(shí)間來獲得項(xiàng)目成功。那么，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的關(guān)鍵是有效地管理項(xiàng)目的人力資源。

　　 一旦把人員分配到項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理有兩種方法較有效地使用項(xiàng)目人員：資源負(fù)荷和資源平衡。資源負(fù)荷(resourceloading)是指在特定時(shí)段內(nèi)既定進(jìn)度計(jì)劃所需的個(gè)體資源的數(shù)量。這個(gè)方法有助于項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目所需的組織資源以及各成員的進(jìn)度有一個(gè)總體的了解。項(xiàng)目經(jīng)理常使用直方圖來描繪不同時(shí)段所需的資源負(fù)荷，如圖9-6所示。直方圖對于確定人員需求和識別人員配置問題非常有幫助。

　　 資源負(fù)荷直方圖也可以反應(yīng)出什么時(shí)候某個(gè)員工或小組被過度分配工作。過度分配(overal。location)是指在給定時(shí)間內(nèi)分配給某項(xiàng)工作流的資源超過了它可用的資源。例如，圖9—7給出了用微軟Projet2003制作的資源直方圖范例。這個(gè)直方圖反映了名叫JoeFranklin的人每個(gè)星期所分配的項(xiàng)目工作量。縱坐標(biāo)的百分?jǐn)?shù)表示Joe用于項(xiàng)目的可用時(shí)間，頂端橫坐標(biāo)以星期為單位表示時(shí)間。注意，大多數(shù)時(shí)間JoeFranklin是超負(fù)荷的。比如，在3月、4月的大部分時(shí)間和5月的一部分時(shí)間里，分配給Joe的工作是他可用時(shí)間的300％。這意味著如果每天正常工作8小時(shí)的話，那么他不得不工作24小時(shí)才能滿足這個(gè)人力計(jì)劃的要求!許多人不能正確使用項(xiàng)目管理軟件的資源分配功能，請參見附錄A來了解使用Project2003的詳細(xì)信息。

　　9．5。3 人力資源平衡

　　 資源平衡(resourceleVehng)是通過任務(wù)延遲來解決資源沖突的技術(shù)。這是一種網(wǎng)絡(luò)分析方法，以資源管理要素驅(qū)動(dòng)進(jìn)度決策(開始和結(jié)束時(shí)間)。資源平衡的主要目的是建立更平穩(wěn)的資源分配使用。項(xiàng)目經(jīng)理檢查網(wǎng)絡(luò)圖中的時(shí)差或浮動(dòng)時(shí)間來識別資源沖突。比如，你有時(shí)可以通過對非重要任務(wù)的延遲來消除過度分配，因?yàn)檫@并不會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目總體進(jìn)度的延遲。其他時(shí)候你需要通過延遲項(xiàng)目完成日期來降低或消除過度分配。附錄A提供了在Project 2003中使用上述兩種方法來平衡資源的應(yīng)用。在關(guān)鍵鏈進(jìn)度中對資源約束的闡述中你也可以看到資源平衡(見第6章項(xiàng)目時(shí)間管理)。

　　 過度分配就是一種資源沖突。如果一種資源過度分配了，項(xiàng)目經(jīng)理可以修改進(jìn)度來消除資源過度分配。如果一種資源處于過剩狀態(tài)，那么項(xiàng)目經(jīng)理也可以修改進(jìn)度盡量使資源得到充分利用。因此，資源平衡的目的就是在允許的時(shí)差范圍內(nèi)調(diào)整任務(wù)，從而使各個(gè)時(shí)段的資源負(fù)荷變化達(dá)到較小。

　　 圖9—8舉了一個(gè)資源平衡的簡單例子。這個(gè)圖上方的網(wǎng)絡(luò)圖表示活動(dòng)A、B、C可以同時(shí)開始?；顒?dòng)A需要2天、2個(gè)員工才能完成；活動(dòng)B需要5天、4個(gè)員工才能完成；活動(dòng)C需要3天、2個(gè)員工才能完成。圖的左下方的直方圖表示所有活動(dòng)同時(shí)開始的資源使用情況。圖的右下方的直方圖表示在活動(dòng)C延遲2天，即其總的時(shí)差容許時(shí)間量。注意到右下方的直方圖是平坦的或水平的，也就是說，每一個(gè)方塊(活動(dòng))安排在占據(jù)較小空間的地方(節(jié)省天數(shù)和人員數(shù))。也許你可以從計(jì)算機(jī)的俄羅斯方塊游戲中得到啟示。盡可能迅速地把方塊放在合適的位置你才能得分。得分較高者將贏得比賽(所有形狀的方塊都水平放置)。當(dāng)全部為水平時(shí)，資源的利用達(dá)到較佳狀態(tài)。

　　 資源的平衡有幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)。首先，當(dāng)資源的使用情況比較穩(wěn)定時(shí)，它們需要的管理就較少。舉個(gè)例子來說，一個(gè)項(xiàng)目中的兼職職員安排在今后3個(gè)月里每周工作20小時(shí)，這樣非常容易。但是，如果安排他第一周10小時(shí)、第二周40小時(shí)及第三周5小時(shí)等，那么管理起來就要復(fù)雜得多。

　　其次，資源平衡可使項(xiàng)目經(jīng)理通過使用分包商或者其他昂貴的資源而使用零庫存策略。例如，項(xiàng)目經(jīng)理可以在諸如測試咨詢師這種特定的分包商所做的工作中平衡資源。這種平衡可能使項(xiàng)目只需從外部聘用4個(gè)全職的咨詢師，在4個(gè)月內(nèi)專門從事測試工作，而無需花更多的時(shí)間或用更多的人。后面一種方式通常成本更大。

　　 第三，資源平衡可以減少財(cái)務(wù)部與項(xiàng)目人員方面的問題。增加或減少勞動(dòng)力和特殊人力資源往往會(huì)帶來額外的工作和混亂。例如，如果一個(gè)項(xiàng)目安排一個(gè)在特定領(lǐng)域有專門特長的職員一星期工作2天，而另外一個(gè)需要與他一起工作的職員在這幾天卻沒有被安排進(jìn)來，那么他們就無法一起合作。財(cái)務(wù)部可能會(huì)抱怨這些外包的供應(yīng)商在每周工作少于20小時(shí)的情況下索取的成本更高。財(cái)務(wù)部的會(huì)計(jì)