管理項目團隊和輔助軟件在人力資源管理中的作用

　　9．7 管理項目團隊

　　 除了建設項目團隊，項目經(jīng)理還必須領導團隊完成各種項目活動。在評定團隊績效和相關(guān)信息之后，項目經(jīng)理必須決定是否應該要求變更項目，是否應該建議糾正或預防性的措施，或者是否需要更新項目管理計劃或組織過程資產(chǎn)。項目經(jīng)理必須用他們的軟技能發(fā)現(xiàn)激勵和管理每一個團隊成員的較好方法。

　　 9。7．1 管理項目團隊的工具和技術(shù)

　　 有許多工具和技術(shù)能夠用來幫助管理項目團隊：

　　 ·觀察與交談：如果你從沒看過或討論過這些問題，而去評定團隊成員是如何完成任務的或者他們對其工作的感覺如何是很困難的。許多項目經(jīng)理習慣于“走看管理”，即喜歡親自看到和聽到他們的團隊成員在工作。通過正式或非正式的談話來了解項目是如何進行的，能夠提供極其重要的信息。對虛擬工人來說，項目經(jīng)理仍能通過e—mail、電話或其他通訊媒介來觀察和討論工作和私人問題。

　　 ·項目績效評價：正如普通管理者一樣，項目經(jīng)理也能夠?qū)T工進行績效評價。項目績效管理的要求和類型將隨著項目周期的長短、復雜程度、組織政策、合同要求和相關(guān)溝通的不同而不同。即使項目經(jīng)理不能給團隊成員提供正式的項目績效評價，但提供及時的績效反饋仍是很重要的。如果一個團隊成員工作馬馬虎虎或延誤，那么，項目經(jīng)理就應該判斷產(chǎn)生這種行為的原因并采取適當?shù)男袆?。也許這個員工家中有人去世，以至于不能集中精力；也許這個員工正計劃離開項目組。這些行為產(chǎn)生的原因?qū)⒔o項目經(jīng)理應該采取的行動提供重要的影響。

　　 ·沖突管理：很少有項目完全沒有沖突。有些沖突事實上正是項目所希望的，但是大多數(shù)都不是。正如第10章項目溝通管理所述，有許多種處理沖突的方法。了解處理沖突的策略和主動地管理沖突對項目經(jīng)理來說是重要的。

　　 ·問題日志：許多項目經(jīng)理用問題日志(issuelog)來記錄、監(jiān)測和跟蹤項目團隊有效工作所需要解決的問題。這些問題可能包括人們的不同觀點、需要更多的解釋或研究的情況，或者需要集中關(guān)注的事。確認損害團隊績效的問題并采取行動來解決它們是很重要的。

　　 項目經(jīng)理應該委派專人來解決每一個問題并設定解決問題的目標時間。

　　9．7．2 關(guān)于團隊管理的一般性建議

　　 有效的項目經(jīng)理必須是一個出色的團隊領導者。為保證團隊高效，提出以下建議：

　　 ．對你的團隊成員友好、耐心。認為他們都是較好的，千萬不要把他們都認為是懶惰和粗心大意的。

　　 ·解決問題而不是責備人。關(guān)注行動來幫助員工們解決問題。

　　 ·建立定期而有效的會議。會議應注重項目目標的實現(xiàn)并產(chǎn)生積極的結(jié)果。

　　 ·允許團隊有時間來經(jīng)歷團隊建設的基本階段：形成階段、震蕩階段、規(guī)范階段、執(zhí)行階段和中止階段。不要期望團隊立即在較高的績效水平上工作。

　　 ·把每個工作組的人數(shù)限制在3—7人。

　　 ·計劃一些社交活動來幫助項目團隊成員和其他的干系人更好地相互了解。讓社交活動變得有趣而不是強制性非參加不可的。

　　 ．強調(diào)團隊的同一性。建立團隊成員喜歡的傳統(tǒng)或慣例。

　　 ·培養(yǎng)項目團隊成員，鼓勵他們互相幫助。確定并提供培訓以幫助個人和項目團隊成為一個更有效的整體。

　　 ．認可個人和團隊的成績。

　　 ．采取輔助的行動來與虛擬團隊成員一塊工作。如果可能，在虛擬項目開始時或在介紹一個虛擬團隊成員時開一個見面會或電話會議。電子商務聯(lián)絡員應認真確保他們能在虛擬環(huán)境中有效工作。弄清楚虛擬團隊成員間是如何溝通的。

　　 你可以想像，團隊建設和管理對于大多數(shù)IT項目來說都是非常重要的。許多IT項目經(jīng)理必須突破直覺／理性的性格偏好，而關(guān)注于積極地聽取他人的意見，解決他們關(guān)心的問題，創(chuàng)造個人和項目團隊共同發(fā)展和進步的良好環(huán)境。

　　9．8 使用軟件輔助人力資源管理

　　 在本章的前面你所了解的簡單的責任分配矩陣(圖9—4和圖9—5)和直方圖(圖9—6和圖9-7)都是有助于項目有效管理人力資源的有用工具。你可以使用幾種不同的軟件包來產(chǎn)生矩陣和直方圖，這些軟件包包括電子制表軟件或者項目管理軟件，如微軟Project 2003。很多人并不知道Project 2003提供了許多人力資源管理的工具，其中包括分配和跟蹤資源、資源平衡、資源使用報表、超負荷資源報告以及計劃列表等。在附錄A中你可以學到使用該軟件的許多功能和特點。(在第10章項目溝通管理中描述了合作軟件有助于人員的溝通)。

　　 你可以使用Project2003給任務分配資源(包括設備、材料、設施或者人力)。Project 2003使你能夠?qū)€體資源分配到個體項目，或者使許多項目集中和共享資源。在Project 2003中通過界定和分配資源，你可以：

　　 ．通過庫存信息和資源分配報告跟蹤資源去向·識別潛在的資源短缺情況，資源短缺可能會導致項目錯過進度的截止期限，還有可能使項目工期延長。

　　 ·識別未充分使用的資源并進行重新分配，可以縮短項目進度，還可能縮減成本。

　　 ·使用自動平衡功能使資源平衡和管理更容易。

　　 正如大多數(shù)項目管理專家忽略了Project2003成本管理的強大功能，同樣，他們也常忽視該軟件人力資源管理的強大功能。微軟企業(yè)項目管理解決方案提供了額外的人力資源管理能力。你也可以購買微軟產(chǎn)品的補丁軟件，或者購買其他公司的軟件來完成各種不同的項目人力資源管理功能。有了這種協(xié)同軟件的幫助，項目經(jīng)理可以獲得更豐富的信息來幫助他們更有效地對人力資源管理進行決策。

　　 項目資源管理遠不止使用軟件評定和跟蹤資源負荷、平衡資源等內(nèi)容。人力資源對于大多數(shù)項目來說都是較重要的資源，而且完全不同于其他的資源。你不可能像替換一臺機器一樣簡單地替換一個人。要使人們很好地工作，偶爾進行協(xié)調(diào)是遠遠不夠的。人們需要體諒和尊重，要理解能夠激勵人們的因素，也需要認真地與人們交流。優(yōu)秀的項目經(jīng)理成功的關(guān)鍵不是使用工具的能力，而是能否讓他的團隊成員盡量把項目工作做好。

　　案例結(jié)局

　　 在Sarah也對著Ben大聲指責之后，Ben說“你是第一個敢與我針鋒相對的人。”在簡短的介紹之后，Sarah、Ben和其他參加會議的人對F-44項目實際出現(xiàn)的問題進行了深入討論。Ben的部門需要一個特殊的軟件并從舊系統(tǒng)下載關(guān)鍵信息，這樣他們就可以更好地管理項目，Sarah可以就此寫一份論證。當Sarah和Ben面對面并對著他大聲指責時，她使用了稱為“鏡像”的方法來建立人際關(guān)系。雖然Sarah決不是一個大嗓門和令人討厭的人，但是她看到了Ben正是這種人，于是決定“鏡像”他的行為和態(tài)度。她從Ben的角度出發(fā)想問題，這么做有助于打破僵局，Sarah、Ben和其他參加會議的人能真正開始溝通，作為一個團隊共同合作來解決問題。