項(xiàng)目的進(jìn)度控制和輔助軟件

　　摘要：在項(xiàng)目時(shí)間管理中較后的過(guò)程是進(jìn)度控制。類(lèi)似于范圍控制，進(jìn)度控制是項(xiàng)目綜合管理下的綜合變更控制過(guò)程的一部分。幾種類(lèi)型的軟件可以用來(lái)輔助項(xiàng)目時(shí)間管理。促進(jìn)通信的軟件幫助項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目干系人來(lái)交換與進(jìn)度相關(guān)的信息。

　　6．7 進(jìn)度控制

　　 在項(xiàng)目時(shí)間管理中較后的過(guò)程是進(jìn)度控制。類(lèi)似于范圍控制，進(jìn)度控制是項(xiàng)目綜合管理下的綜合變更控制過(guò)程的一部分。進(jìn)度控制的目標(biāo)是了解進(jìn)度狀態(tài)、造成進(jìn)度變更的影響因素、進(jìn)度變更決定和管理變更。

　　 進(jìn)度控制的主要輸入是進(jìn)度基線、績(jī)效報(bào)告、批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求和進(jìn)度管理計(jì)劃。工具和技術(shù)包括：

　　 ●進(jìn)度報(bào)告

　　 ●進(jìn)度變更控制系統(tǒng)，作為第4章項(xiàng)目綜合管理中描述的綜合變更控制系統(tǒng)的一部分進(jìn)行操作

　　 ●項(xiàng)目協(xié)同管理軟件，例如Project 2003或者類(lèi)似軟件

　　 ●進(jìn)度對(duì)比圖，例如跟蹤甘特圖

　　 ●差異分析，例如分析浮動(dòng)時(shí)間或者時(shí)差

　　 ●績(jī)效管理，如第7章項(xiàng)目成本管理中描述的掙值

　　 進(jìn)度控制的主要輸出包括績(jī)效度量、請(qǐng)求變更、建議的糾正措施、進(jìn)度基線的更新、進(jìn)度模型數(shù)據(jù)、活動(dòng)清單、活動(dòng)屬性、項(xiàng)目管理計(jì)劃和組織過(guò)程資產(chǎn)，如與進(jìn)度控制相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)報(bào)告等。

　　 在控制項(xiàng)目進(jìn)度的變更中有很多問(wèn)題。第一重要的是保證項(xiàng)目進(jìn)度是實(shí)際的。許多項(xiàng)目，特別是在IT項(xiàng)目，人們都有非常不切實(shí)際的期望。此外，使用紀(jì)律和領(lǐng)導(dǎo)能力來(lái)強(qiáng)調(diào)遵守和滿足項(xiàng)目進(jìn)度的重要性也很關(guān)鍵。盡管有多種工具和技術(shù)可以幫助開(kāi)發(fā)和管理項(xiàng)目進(jìn)度，但是，項(xiàng)目經(jīng)理還必須處理一些與人相關(guān)的問(wèn)題來(lái)保證項(xiàng)目的進(jìn)展?！岸鄶?shù)項(xiàng)目的失敗是因?yàn)槿说膯?wèn)題，而不是因?yàn)闆](méi)畫(huà)好PERT圖””。項(xiàng)目經(jīng)理可以執(zhí)行許多現(xiàn)實(shí)性檢查，幫助管理項(xiàng)目進(jìn)度的變更。一些軟件技巧能幫助項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)控制進(jìn)度變更。

　　6．7．1 進(jìn)度的現(xiàn)實(shí)性檢查

　　 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該做的第一個(gè)現(xiàn)實(shí)性檢查是評(píng)審進(jìn)度草案，該草案通常包含在項(xiàng)目章程中。盡管進(jìn)度草案也許只包括一個(gè)項(xiàng)目開(kāi)始和結(jié)束日期，。但項(xiàng)目章程還是設(shè)定了項(xiàng)目的一些較初的進(jìn)度期望。下一步，項(xiàng)目經(jīng)理和他／她的團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)準(zhǔn)備更加詳細(xì)的進(jìn)度并得到干系人的認(rèn)可。為了確定進(jìn)度表，需要所有的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、高層管理、客戶和其他的關(guān)鍵干系人的參與并承擔(dān)義務(wù)。

　　 有幾個(gè)專(zhuān)家已經(jīng)指出在玎項(xiàng)目中缺乏現(xiàn)實(shí)的進(jìn)度估算。一位知名和備受尊重的軟件開(kāi)發(fā)專(zhuān)家艾德·約頓(EdYourdon)描述因不現(xiàn)實(shí)的期望(尤其是滿足時(shí)間限制)，而從開(kāi)頭就注定失敗的項(xiàng)目為“死亡之旅”項(xiàng)目。許多嵌入式軟件系統(tǒng)的進(jìn)度是“由祈禱和抱有希望的愿望來(lái)支持的?！薄诟邔庸芾砘蚱渌M織(例如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo))的壓力，決定項(xiàng)目的進(jìn)度完全是謊言?；煦缯摰膶?zhuān)家建議項(xiàng)目經(jīng)理必須考慮到組織的復(fù)雜行為，從而要安排附加的資源到項(xiàng)目中。類(lèi)似于高速路上如何防止交通堵塞，他們建議項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)資源使用時(shí)間表進(jìn)行計(jì)劃確保每個(gè)資源的利用時(shí)間不超過(guò)75％?！?，設(shè)定一個(gè)現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目進(jìn)度，允許在全項(xiàng)目生命周期中出現(xiàn)異常是非常重要的。

　　 另一類(lèi)現(xiàn)實(shí)性檢查是與干系人的進(jìn)展會(huì)議。項(xiàng)目經(jīng)理有責(zé)任保證項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行，保持與關(guān)鍵的干系人的溝通，通常通過(guò)高層次的定期評(píng)審來(lái)實(shí)現(xiàn)。經(jīng)理們希望看到每個(gè)月項(xiàng)目的大致進(jìn)展。項(xiàng)目經(jīng)理通常畫(huà)出跟蹤甘特圖來(lái)解釋關(guān)鍵可交付成果和活動(dòng)，并以此說(shuō)明進(jìn)度。項(xiàng)目經(jīng)理需要理解進(jìn)度，包括活動(dòng)是否正常執(zhí)行及原因，同時(shí)采取積極主動(dòng)的方法來(lái)滿足干系人的需求。驗(yàn)證進(jìn)度進(jìn)展也是很重要的，例如SueJohnson在開(kāi)篇案例中所發(fā)現(xiàn)的(見(jiàn)案例結(jié)局)。一個(gè)項(xiàng)目成員說(shuō)他按時(shí)完成了一項(xiàng)任務(wù)，而事實(shí)并不一定是那樣。項(xiàng)目經(jīng)理必須審核實(shí)際的工作流，與團(tuán)隊(duì)成員保持一個(gè)良好的關(guān)系；以保證工作按計(jì)劃完成，如果需要?jiǎng)t報(bào)告變更。

　　 高層管理討厭驚訝，所以項(xiàng)目經(jīng)理在匯報(bào)項(xiàng)目狀態(tài)的時(shí)候要清晰和誠(chéng)實(shí)。絕不能項(xiàng)目經(jīng)理說(shuō)項(xiàng)目進(jìn)展很好，而實(shí)際上卻碰到了嚴(yán)重的問(wèn)題。當(dāng)發(fā)生了可能影響項(xiàng)目進(jìn)度的嚴(yán)重沖突的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理必須通知高層管理并和他們一起來(lái)解決沖突。

　　6．7。2 與人合作的問(wèn)題

　　 在許多人參與的活動(dòng)中，通常技術(shù)問(wèn)題不是較困難的，而是人的問(wèn)題。創(chuàng)建一個(gè)好的網(wǎng)絡(luò)圖和詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度是項(xiàng)目經(jīng)理的杰出技能，但是好的項(xiàng)目經(jīng)理意識(shí)到他們的主要工作是領(lǐng)導(dǎo)在項(xiàng)目中的人。根據(jù)項(xiàng)目的大小，許多項(xiàng)目經(jīng)理需要有一個(gè)或者多個(gè)人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)來(lái)自許多其他人的輸入，創(chuàng)建和更新項(xiàng)目進(jìn)度。從項(xiàng)目進(jìn)度的細(xì)節(jié)脫身使得項(xiàng)目經(jīng)理掌握大局和領(lǐng)導(dǎo)整個(gè)項(xiàng)目，從而保證項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行。以下幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)技巧能夠幫助項(xiàng)目經(jīng)理控制進(jìn)度的變更：

　　 ●賦權(quán)

　　 ●激勵(lì)

　　 ●紀(jì)律

　　 ●談判

　　 項(xiàng)目經(jīng)理把權(quán)利下放給項(xiàng)目組成員，讓他們對(duì)活動(dòng)負(fù)責(zé)，這一點(diǎn)是很重要的。讓團(tuán)隊(duì)成員幫助創(chuàng)建詳細(xì)的進(jìn)度并提供及時(shí)的狀態(tài)信息，促使他們對(duì)其活動(dòng)負(fù)責(zé)。這樣，他們應(yīng)該更加忠于項(xiàng)目。項(xiàng)目經(jīng)理也能夠使用經(jīng)濟(jì)和其他的激勵(lì)來(lái)鼓勵(lì)人們滿足進(jìn)度期望。反之，有時(shí)使用強(qiáng)制的方法或者負(fù)面的激勵(lì)來(lái)防止人們錯(cuò)過(guò)較終期限是有效的。例如，一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于晚提交周時(shí)間表的人每次罰款25美分。她發(fā)現(xiàn)在實(shí)施了這個(gè)簡(jiǎn)單的策略后，晚提交的人大大減少了。

　　 項(xiàng)目經(jīng)理也必須使用紀(jì)律來(lái)控制項(xiàng)目進(jìn)度。一些IT項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)對(duì)于關(guān)鍵的項(xiàng)目里程碑設(shè)定嚴(yán)格的日期，能夠使得進(jìn)度的變更較小。在rr項(xiàng)目中很容易產(chǎn)生范圍蔓延。堅(jiān)持滿足重要的進(jìn)度日期，預(yù)先完成合適的計(jì)劃和分析幫助每個(gè)人關(guān)注項(xiàng)目中較重要的部分。紀(jì)律導(dǎo)致滿足項(xiàng)目進(jìn)度。

　　對(duì)在哪里？

　　Chris Higgins使用他在美國(guó)軍隊(duì)中學(xué)到的紀(jì)律來(lái)把項(xiàng)目管理變成美國(guó)銀行的文化。Higgins知道在項(xiàng)目的前端花費(fèi)時(shí)間能夠大量節(jié)省后端所需要的時(shí)間和金錢(qián)。作為軍隊(duì)的軍需官，當(dāng)Higgins的人在收帳篷的時(shí)候，他設(shè)計(jì)了一個(gè)競(jìng)賽來(lái)找出較好的方法來(lái)疊帳篷，以及確定釘子和裝備的精確放置地點(diǎn)來(lái)用于較快的可能組裝。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)州際銀行項(xiàng)目來(lái)集成不同州之間的不匹配的支票處理、支票賬號(hào)和儲(chǔ)蓄賬號(hào)平臺(tái)時(shí)，Higgins使用了同樣的方法。合同要求要在一年或者更少的時(shí)間內(nèi)解決這個(gè)問(wèn)題。Higgins的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)希望快速進(jìn)入項(xiàng)目的編碼階段，但是Higgins把他們攔了回來(lái)。他讓團(tuán)隊(duì)成員來(lái)分析、計(jì)劃和寫(xiě)出系統(tǒng)的需求文檔，做得如此之細(xì)，以至于花費(fèi)了六個(gè)月的時(shí)間來(lái)完成這個(gè)階段。然而；前面的規(guī)范使得軟件開(kāi)發(fā)人員只用了三個(gè)月的時(shí)間來(lái)進(jìn)行編碼，結(jié)果項(xiàng)目按時(shí)完成了。

　　 加拿大帝國(guó)商業(yè)銀行(CIBC)提供了另外一個(gè)較近的成功控制進(jìn)度的例子，該例子是在銀行業(yè)中的IT項(xiàng)目，OBC在一年內(nèi)改造了20 000個(gè)工作站和1 200個(gè)分散的金融分支。他們創(chuàng)建了一個(gè)基于Web的工具來(lái)幫助大量的、地理上分散的田隊(duì)來(lái)同時(shí)訪問(wèn)信息。200個(gè)點(diǎn)的每個(gè)點(diǎn)上有75個(gè)里程碑來(lái)跟蹤，包括基線、較近計(jì)劃和實(shí)際完成日期，產(chǎn)生了90000個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)。按照公司的應(yīng)用支持主管JackNewhouse的說(shuō)法，他們的基于Web的跟蹤工具“是成功的一個(gè)至關(guān)重要的成分…精確、及時(shí)的數(shù)據(jù)是無(wú)價(jià)的管理工具”。

　　項(xiàng)目經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)成員同樣需要具有好的談判技巧?？蛻艉凸芾韺油ǔＪ┘訅毫σs短項(xiàng)目進(jìn)程。一些人將IT項(xiàng)目進(jìn)度逾期歸咎于糟糕的估算，但是另外一些人則說(shuō)真正的問(wèn)題是軟件開(kāi)發(fā)人員和其他IT專(zhuān)業(yè)人員保護(hù)自己進(jìn)度估算的能力太差勁。與一般人不同，多數(shù)的IT專(zhuān)家性格內(nèi)向，當(dāng)市場(chǎng)、銷(xiāo)售或者高層管理等性格外向的人告訴他們要縮短進(jìn)度估算的時(shí)候，他們不能堅(jiān)持己見(jiàn)。許多盯專(zhuān)家比要求縮短進(jìn)度的干系人要年輕，使得他們難于質(zhì)疑高級(jí)成員的意見(jiàn)。因此，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目成員來(lái)說(shuō)，重要的是保護(hù)自己的估算，并學(xué)會(huì)與要求苛刻的干系人談判。

　　6．8 使用軟件輔助項(xiàng)目時(shí)間管理

　　 幾種類(lèi)型的軟件可以用來(lái)輔助項(xiàng)目時(shí)間管理。促進(jìn)通信的軟件幫助項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目干系人來(lái)交換與進(jìn)度相關(guān)的信息。決策支持模型能夠幫助項(xiàng)目經(jīng)理分析與進(jìn)度問(wèn)題相關(guān)的平衡關(guān)系。然而，項(xiàng)目管理軟件，如微軟Project 2003，是專(zhuān)門(mén)用來(lái)執(zhí)行項(xiàng)目管理任務(wù)的。你可以使用項(xiàng)目管理軟件來(lái)畫(huà)出網(wǎng)絡(luò)圖、決定項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑、創(chuàng)建甘特圖以及報(bào)告，查看和過(guò)濾特定的項(xiàng)目時(shí)間管理信息。

　　 許多項(xiàng)目中成百上千的任務(wù)之間有著復(fù)雜的依賴(lài)關(guān)系。在輸入了必要的信息之后，項(xiàng)目管理軟件能夠自動(dòng)產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)圖和計(jì)算項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑。在網(wǎng)絡(luò)圖中，關(guān)鍵路徑高亮為紅色。項(xiàng)目管理軟件還計(jì)算所有活動(dòng)的自由和總浮動(dòng)時(shí)間或時(shí)差。例如，在表6—1中的數(shù)據(jù)是用Proiect 2003通過(guò)選擇菜單條中的進(jìn)度表視圖來(lái)創(chuàng)建的。使用項(xiàng)目管理軟件可以避免煩瑣的手工計(jì)算，隨著活動(dòng)的工期估算或者依賴(lài)改變能夠進(jìn)行“如果……那么”分析。回憶一下，如果知道了哪些活動(dòng)有較長(zhǎng)的時(shí)差那么項(xiàng)目經(jīng)理有機(jī)會(huì)重新分配資源或者做其他的變更以壓縮進(jìn)度，或者幫助項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行。

　　 Project 2003能夠很容易地創(chuàng)建甘特圖和跟蹤甘特圖，這使得跟蹤實(shí)際的進(jìn)度性能相對(duì)于跟蹤計(jì)劃或者基線進(jìn)度更加容易。然而，重要的是及時(shí)地輸入實(shí)際的進(jìn)度信息以利用跟蹤甘特圖的特征。一些組織使用電子郵件或者其他的通信軟件來(lái)發(fā)送較新的任務(wù)和進(jìn)度信息給負(fù)責(zé)更新進(jìn)度的人。他／她能夠很快地批準(zhǔn)這些更新，然后直接輸入到項(xiàng)目管理軟件中。這個(gè)過(guò)程以甘特圖的形