項(xiàng)目范圍管理--工作分解結(jié)構(gòu)

　　摘要：5．4 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu) 在完成了范圍計(jì)劃和界定過程之后，項(xiàng)目范圍管理的下一個(gè)步驟是創(chuàng)建一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)。項(xiàng)目經(jīng)理通常運(yùn)用自下而上的方法處理代表整個(gè)全新系統(tǒng)或是完成某項(xiàng)任務(wù)的方法，抑或是協(xié)助創(chuàng)建大宗買進(jìn)和項(xiàng)目組的內(nèi)部協(xié)同。

　　5．4 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)

　　 在完成了范圍計(jì)劃和界定過程之后，項(xiàng)目范圍管理的下一個(gè)步驟是創(chuàng)建一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)。工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)是基于交付成果對(duì)項(xiàng)目工作進(jìn)行分組，它定義了項(xiàng)目的全部范圍。由于大多數(shù)項(xiàng)目都包括很多人和很多不同的可交付成果，將工作按照實(shí)施的方式分為合理的部分對(duì)組織是十分重要的。WBS是項(xiàng)目管理中的基礎(chǔ)文檔，由于它提供了計(jì)劃和管理項(xiàng)目進(jìn)度、成本、資源和變更的基礎(chǔ)。WBS定義了項(xiàng)目的總體范圍，因此，一些項(xiàng)目管理專家認(rèn)為如果工作沒有包含在WBS中，那么此項(xiàng)工作也就不應(yīng)該做。從而，開發(fā)一個(gè)合理的WBS是至關(guān)重要的。

　　 項(xiàng)目范圍說明書和項(xiàng)目管理計(jì)劃是創(chuàng)建WBS的主要輸入條件。主要的工具和技術(shù)包括使用WBS模板(如下文所述)、使用分解(decomposition)或是將項(xiàng)目可交付成果進(jìn)一步細(xì)分。創(chuàng)建WBS過程的主要輸出是WBS本身、WBS字典、一個(gè)范圍基線以及項(xiàng)目范圍說明書和項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃的更新。

　　 WBS是什么樣子?WBS一般刻畫為以任務(wù)為取向的活動(dòng)家族樹，和組織結(jié)構(gòu)圖類似。項(xiàng)目組總是圍繞項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目階段或是使用項(xiàng)目管理過程組對(duì)WBS進(jìn)行組織。很多人偏好創(chuàng)建圖表格式的WBS，先幫助他們看到項(xiàng)目的整體和所有的主要部分。例如，圖5—1展示了一個(gè)內(nèi)部局域網(wǎng)項(xiàng)目。注意產(chǎn)品領(lǐng)域是組織的基礎(chǔ)。在這個(gè)案例中，開發(fā)網(wǎng)站設(shè)計(jì)、企業(yè)內(nèi)網(wǎng)主頁、市場(chǎng)部的網(wǎng)頁和銷售部的網(wǎng)頁都包括基于WBS的主要框圖或分組。

　　 與之相對(duì)比，同樣的內(nèi)部網(wǎng)項(xiàng)目的WBS也可以圍繞項(xiàng)目階段組織，如圖5—2所示?！枰⒁忭?xiàng)目階段的概念，網(wǎng)站設(shè)計(jì)、網(wǎng)站開發(fā)、大量生產(chǎn)和支持為組織提供了基礎(chǔ)。

　　 WBS也可以通過列表的形式表現(xiàn)為縮進(jìn)的任務(wù)列表，反映工作的相同分組。舉例來說，表5—3以列表的形式描述了圖5-2中的WBS信息。WBS中的項(xiàng)是一致的，然而縮進(jìn)和序號(hào)清楚地展現(xiàn)出了結(jié)構(gòu)。很多文件諸如合同使用這種列表形式。項(xiàng)目管理軟件也使用這種列表形式。WBS實(shí)際上是Project2003“任務(wù)名稱欄”中的內(nèi)容。有關(guān)在Project 2003中創(chuàng)建WBS的詳細(xì)信息參見附錄A。

　　圖5—3顯示了使用表5—3中同樣的序號(hào)編排的以階段為排序方案的內(nèi)部網(wǎng)的WBS，在Project 2003中以甘特圖的形式表現(xiàn)。從這張圖中可以看到WBS是項(xiàng)目時(shí)間表制定的基礎(chǔ)。注意WBS是在“任務(wù)名稱欄”下邊左側(cè)的內(nèi)容。其余的時(shí)間表放在圖的右側(cè)。在第6章項(xiàng)目時(shí)間管理中你將會(huì)學(xué)到更多有關(guān)甘特圖的知識(shí)。

　　 圖5—1、5—2、5—3和表5—3中表述的信息以層次化的框架反映WBS。WBS中第0層代表整個(gè)項(xiàng)目，是較高層(參看圖5-2中的左側(cè)標(biāo)注，同時(shí)注意某些文獻(xiàn)在定義項(xiàng)目整體時(shí)使用第1層而不是第0層)。下一層是第1層，代表項(xiàng)目的主要產(chǎn)品或階段。第2層包含第1層的主要子集。例如，在圖5—2中，第1層“概念”之下的第2層中條目包括：評(píng)價(jià)現(xiàn)存系統(tǒng)、定義需求、定義特定的功能、定義風(fēng)險(xiǎn)及其風(fēng)險(xiǎn)管理方法、開發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃和簡(jiǎn)要網(wǎng)頁開發(fā)組。在第2層“定義需求”的下面是4個(gè)WBS的第3層的條目：定義客戶需求、定義內(nèi)容需求、定義服務(wù)器需求和定義服務(wù)器所有者需求。

　　 在圖5-2中，較底層是第3層。工作包(workpackage)定義為WBS中較底層的一項(xiàng)任務(wù)。它也代表項(xiàng)目經(jīng)理監(jiān)督和控制項(xiàng)目進(jìn)度的較低層工作。總體上講，WBS中的每個(gè)工作包代表大概80個(gè)小時(shí)的工作。你也可以將工作包看作說明和報(bào)告。如果一個(gè)項(xiàng)目有一個(gè)相對(duì)較短的時(shí)間框架并需要每周的進(jìn)度報(bào)告，那么工作包可能只代表40個(gè)小時(shí)的工作或更少。相反，如果一個(gè)項(xiàng)目包含很長(zhǎng)的時(shí)間范圍并且需要一個(gè)季度性的進(jìn)度報(bào)告，工作包可能代表超過100工時(shí)。工作包也可能指代一件特別的硬件或設(shè)備，如特定的服務(wù)器。

　　 另外一種考慮工作包的方式是將數(shù)據(jù)輸入到項(xiàng)目管理軟件中。你只能輸入工作包的估算時(shí)間。WBS中剩余的部分只不過是分組或是概要的工作包任務(wù)。軟件可以自動(dòng)計(jì)算各種不同的WBS層次需要的時(shí)間，只要事先輸入各個(gè)工作包的數(shù)據(jù)和WBS的層次。

　　 示例中的WBS看上去很容易構(gòu)造和理解。然而，創(chuàng)建一個(gè)良好的WBS是非常困難的。創(chuàng)建一個(gè)良好的WBS必須首先理解這個(gè)項(xiàng)目以及項(xiàng)目的范圍和干系人的需求和知識(shí)。項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組必須組成一個(gè)整體來決定如何組織工作和WBS中包含的層次。很多項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)一個(gè)良好的WBS頂層開端比直接進(jìn)入詳細(xì)的項(xiàng)目?jī)?nèi)容要好得多。

　　 很多人對(duì)WBS的說明感到迷惑。WBS中的任務(wù)指完成項(xiàng)目所必須完成的工作。例如，如果需要為重新設(shè)計(jì)廚房做一個(gè)WBS，那么你會(huì)有WBS的第一層包括設(shè)計(jì)、購買、鋪地板、墻壁壁柜和小物品。在鋪地板這個(gè)子項(xiàng)目中，你可能會(huì)移除舊地板、安裝新地板和安裝踢腳。你不會(huì)有諸如“12還是14英寸橡木”或“地板必須很結(jié)實(shí)”這樣的任務(wù)。