項(xiàng)目范圍管理的界定和說明

　　摘要：5．3 范圍界定和項(xiàng)目范圍說明書 項(xiàng)目范圍管理的下一個(gè)步驟是進(jìn)一步界定項(xiàng)目需要的工作。表5-2 進(jìn)一步界定項(xiàng)目范圍 項(xiàng)目章程： 升級可能會(huì)影響服務(wù)器…… 初步的范圍說明書： 服務(wù)器：如果支持這個(gè)項(xiàng)目需要額外數(shù)量的服務(wù)器，那么這些新購進(jìn)的服務(wù)器需要和現(xiàn)存的服務(wù)器相互兼容。

　　5．3 范圍界定和項(xiàng)目范圍說明書

　　項(xiàng)目范圍管理的下一個(gè)步驟是進(jìn)一步界定項(xiàng)目需要的工作。良好的范圍界定對于項(xiàng)目的成功是非常重要的，因?yàn)榉秶缍梢詭椭纳茣r(shí)間、成本和資源估計(jì)的準(zhǔn)確性，它定義了績效測量和項(xiàng)目控制的基準(zhǔn)尺度，同時(shí)范圍界定可以輔助作業(yè)責(zé)任清晰地交流和溝通。范圍界定所使用的主要工具和技術(shù)包括：產(chǎn)品分析、確認(rèn)做一件工作的可選方法、理解和分析干系人需求和應(yīng)用專家評判。范圍界定的主要輸出是項(xiàng)目范圍說明書。

　　如第4章所述，作為項(xiàng)目綜合管理的一部分，項(xiàng)目組制定初步的項(xiàng)目范圍說明書。這份文件和項(xiàng)目章程、組織過程資產(chǎn)和批準(zhǔn)的變更請求一起提供了制作項(xiàng)目范圍說明書(project scopestatement)的基礎(chǔ)。第3章中的表3-7描述了一個(gè)項(xiàng)目范圍說明書的樣例。初步的項(xiàng)目范圍說明書應(yīng)該提供基本的項(xiàng)目范圍信息，項(xiàng)目范圍說明書應(yīng)該繼續(xù)闡明和提供更加具體的信息。

　　盡管項(xiàng)目的內(nèi)容各不相同，但項(xiàng)目范圍說明書都應(yīng)該至少包含一個(gè)項(xiàng)目描述，包括：項(xiàng)目的總體目標(biāo)和說明，詳細(xì)的有關(guān)項(xiàng)目所有可交付成果的描述以及項(xiàng)目生產(chǎn)產(chǎn)品或服務(wù)的特征和需求。記錄項(xiàng)目成功的準(zhǔn)則也同樣對項(xiàng)目范圍說明書很有幫助，提供其他與范圍相關(guān)的信息，比如項(xiàng)目邊界、產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目約束和假設(shè)、項(xiàng)目組織、可定義風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度里程碑、成本估計(jì)量的順序、配置管理需求和正式批準(zhǔn)的需求等都對項(xiàng)目范圍說明書有幫助。我們也應(yīng)該注明引用的支持文獻(xiàn)，比如影響產(chǎn)品生產(chǎn)和購買的詳細(xì)說明、以及可能會(huì)影響到產(chǎn)品或服務(wù)是如何生產(chǎn)的。很多IT項(xiàng)目同樣需要詳細(xì)的功能和設(shè)計(jì)規(guī)范來開發(fā)軟件，這些也應(yīng)該在詳細(xì)的范圍說明書中加以注明。

　　隨著時(shí)間的推移，項(xiàng)目的范圍應(yīng)該變得越來越清晰和具體。舉例來說，表5—1中顯示的IT升級項(xiàng)目章程包括這個(gè)IT項(xiàng)目可能影響到的服務(wù)器和其他計(jì)算機(jī)和軟件的簡短說明。表5-2舉例說明了項(xiàng)目范圍如何由初步的項(xiàng)目范圍說明書變得逐步細(xì)化，較終成為完整的范圍說明書。

　　 表5-2 進(jìn)一步界定項(xiàng)目范圍

　 項(xiàng)目章程：

　　升級可能會(huì)影響服務(wù)器……

　　初步的范圍說明書：

　　服務(wù)器：如果支持這個(gè)項(xiàng)目需要額外數(shù)量的服務(wù)器，那么這些新購進(jìn)的服務(wù)器需要和現(xiàn)存的服務(wù)器相互兼容。如果加強(qiáng)現(xiàn)存的服務(wù)器更加經(jīng)濟(jì)，那么有關(guān)這種加強(qiáng)的詳細(xì)方案必須提交給CIO審核通過。參見附件6里的當(dāng)前服務(wù)器規(guī)范。CEO必須在安裝前至少2星期時(shí)間內(nèi)批準(zhǔn)詳細(xì)的描述服務(wù)器和位置的計(jì)劃。

　　項(xiàng)目范圍說明書第1版：

　　服務(wù)器：這個(gè)項(xiàng)目將需要購買10臺(tái)新服務(wù)器來支持網(wǎng)頁、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用和打印功能。每種各兩臺(tái)服務(wù)器將專門服務(wù)于此項(xiàng)目。服務(wù)器的詳細(xì)資料將會(huì)在附錄8的產(chǎn)品手冊中提供，并且有一個(gè)描述服務(wù)器安裝位置的計(jì)劃說明。

　　這里需要注意在表5-2中，初步的項(xiàng)目范圍說明書常常提到相關(guān)的說明文檔，比如產(chǎn)品規(guī)范、產(chǎn)品手冊或是其他的計(jì)劃。當(dāng)更多的信息可用時(shí)，和項(xiàng)目范圍相關(guān)的決策也被制定出來，諸如將被購買的特定產(chǎn)品或是將被批準(zhǔn)通過的變更，項(xiàng)目組成員應(yīng)該更新項(xiàng)目范圍說明書。他們可以為不同的范圍說明書命名為第1版，第2版等等。這些更新同樣可能需要對項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃進(jìn)行變更。例如，如果這個(gè)公司需要從一個(gè)以前從未交易過的供應(yīng)商那里購買服務(wù)器，范圍管理計(jì)劃就應(yīng)該包括有同新供應(yīng)商管理一起合作的信息。

　　一份較新的項(xiàng)目范圍說明書對開發(fā)和確認(rèn)項(xiàng)目范圍的一般理解都是十分重要的。這份說明書詳細(xì)描述項(xiàng)目中需要完成的工作，同時(shí)也是一件保證客戶滿意和防止范圍蔓延的重要工具，這些內(nèi)容將在本章的后面部分提及。

　　如第1章中所述，強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目管理的三項(xiàng)約束——滿足范圍、時(shí)間和成本目標(biāo)是非常重要的。時(shí)間和成本目標(biāo)通常是很明顯的。例如，某個(gè)IT升級項(xiàng)目的時(shí)間目標(biāo)是9個(gè)月，成本目標(biāo)是150萬美元。通常描述“同意和滿足范圍目標(biāo)”將會(huì)更加困難。