項目綜合管理--項目監(jiān)控、變更和收尾

　　摘要：4．6 監(jiān)控項目工作 在大型項目中，很多項目經(jīng)理都說90％的工作是溝通和管理變更。重要的輸出包括被批準和否決的變更請求、被批準的糾正和預(yù)防措施、被批準及確認的缺陷修復(fù)、可交付成果以及項目管理計劃和項目范圍說明的更新。

　　4．6 監(jiān)控項目工作

　　 在大型項目中，很多項目經(jīng)理都說90％的工作是溝通和管理變更。在很多項目中，變更是不可避免的，因此開發(fā)并遵循一個監(jiān)控變更的過程是非常重要的。

　　 監(jiān)測項目的工作包括收集、度量與發(fā)布績效信息。監(jiān)測項目工作還涉及評價度量與分析趨勢以確定可以做出怎樣的過程優(yōu)化。項目組應(yīng)該持續(xù)地監(jiān)測項目的績效以評價項目的整體健康并識別需要特別注意的區(qū)域。

　　 項目管理計劃、工作績效信息、績效報告以及變更請求對于監(jiān)控項目工作都是非常重要的輸入。進行這一過程的關(guān)鍵工具與技術(shù)包括使用項目管理方法論以及項目管理信息系統(tǒng)，如項目執(zhí)行中所述。其他工具與技術(shù)還包括專家評判和掙值管理，正如第7章項目成本管理中所述。

　　監(jiān)控項目工作的兩個重要輸出包括推薦糾正措施及預(yù)防措施。糾正措施應(yīng)該從改進項目績效的結(jié)果中獲得，預(yù)防措施將減少與項目風(fēng)險有關(guān)的負面影響的可能性。例如，如果項目團隊成員沒有報告他們工作的小時數(shù)，那么糾正措施將告訴他們?nèi)绾屋斎朐撔畔?，并讓他們知道必須這么做。預(yù)防措施會修改時間跟蹤系統(tǒng)的屏幕，來避免人們再犯過去的共同錯誤。預(yù)測也是監(jiān)控項目工作中的一個重要輸出，預(yù)測將基于過去的信息來估計項目未來的情況與將要發(fā)生的事件。例如，項目經(jīng)理常?；谶^去的績效給出完成一個項目所需要的資金數(shù)的預(yù)測(參見第7章項目成本管理)。監(jiān)測與控制項目工作的另外兩個重要輸出是推薦缺陷修復(fù)及需要的變更。

　　4，7 綜合變更控制

　　 綜合變更控制涉及在項目的全生命周期中識別、評價及管理變更。綜合變更控制的三個主要目標是：

　　 1．影響產(chǎn)生變更的因素以確保變更都是有利的：為了確保變更都是有利的并且項目將是成功的，項目經(jīng)理和他的團隊必須在關(guān)鍵的項目維度上進行平衡，這些維度如項目的范圍、時間、成本以及質(zhì)量。

　　 2．確定變更已經(jīng)出現(xiàn)過：為了確定變更已經(jīng)出現(xiàn)過；項目經(jīng)理必須隨時知道關(guān)鍵項目領(lǐng)域的狀態(tài)。此外，項目經(jīng)理必須與高層管理和關(guān)鍵的干系人就重要的變更進行溝通。高層管理及其他關(guān)鍵的干系人并不喜歡一些突然事件，特別是意味著減少產(chǎn)出、需要花更長時間完成、需要花費比預(yù)期更多的成本、或者比期望質(zhì)量更低的項目。

　　 3。及時地管理實際變更：管理變更是項目經(jīng)理及其團隊的一個關(guān)鍵職責(zé)，對于項目經(jīng)理來說，在管理項目時實施某些原則以盡量減少變更的出現(xiàn)是非常必要的。

　　 綜合變更控制過程的重要輸入包括項目管理計劃、工作績效信息(通常以績效報告的形式展現(xiàn))、請求變更、推薦的預(yù)防及糾正措施、推薦的缺陷修復(fù)以及可交付成果。重要的輸出包括被批準和否決的變更請求、被批準的糾正和預(yù)防措施、被批準及確認的缺陷修復(fù)、可交付成果以及項目管理計劃和項目范圍說明的更新。

　　 項目管理計劃提供用于識別和控制項目變更的基線?；€(baseUne)是被批準的項目管理計劃加上被批準的變更。例如，項目管理計劃中包括一節(jié)描述在項目中需要進行的工作。該節(jié)描述項目中的關(guān)鍵可交付成果、項目的產(chǎn)品以及質(zhì)量需求。項目管理計劃中的進度安排節(jié)列出了完成關(guān)鍵可交付成果的計劃日期，項目管理計劃中的預(yù)算節(jié)提供了項目可交付成果的計劃成本。項目團隊必須集中精力按照計劃提交工作。如果在項目的執(zhí)行中項目團隊和其他任何人導(dǎo)致了變更，必須修改項目管理計劃，并將其提交項目發(fā)起人批準。很多人參照不同類型的基線，例如成本基線或進度基線來更清晰地描述不同的項目目標以及實現(xiàn)這些目標的行為。

　　 績效報告提供項目執(zhí)行情況的信息。這類報告的主要目的是為項目經(jīng)理和項目成員提供在未來可能會出現(xiàn)問題的警示。項目經(jīng)理和項目組必須確定是否需要糾正和預(yù)防措施、完成措施的較佳過程是什么以及何時進行。例如，在一個項目管理計劃中，開篇案例中一個關(guān)鍵可交付成果是為項目安裝一個新的服務(wù)器。如果項目成員之一報告在協(xié)調(diào)購買與安裝這臺服務(wù)器上出現(xiàn)了問題，項目經(jīng)理就必須評價這個可交付成果稍微晚一些完成對于整個項目來說將會發(fā)生什么。如果服務(wù)器推遲安裝將導(dǎo)致在項目其他領(lǐng)域的問題，那么項目經(jīng)理應(yīng)該采取必要的措施幫助這個成員按時完成這個任務(wù)?？赡苓@個購買請求因為一個采購員在度假而被擱置，項目經(jīng)理就應(yīng)該與采購部門的領(lǐng)導(dǎo)溝通以確保有人來處理這一請求。如果對于實現(xiàn)這一計劃安裝日期確實無能為力，那么項目經(jīng)理就應(yīng)該向其他可能受到這一進度變化影響的人提出警示。項目經(jīng)理還應(yīng)該了解項目進展的大局。如果持續(xù)出現(xiàn)項目進度拖延的趨勢，項目經(jīng)理就應(yīng)該向關(guān)鍵的干系人提出警示并協(xié)商一個稍微滯后的項目完成時間。

　　 變更請求在項目中是很尋常的，并且會以各種不同的形式出現(xiàn)。他們可以是口頭的或書面的、正式的或非正式的。例如，負責(zé)安裝服務(wù)器的項目組成員可能會在一個進度總結(jié)會上詢問項目經(jīng)理，從同一個廠商那里以幾乎同樣的價格訂購一臺擁有比計劃中更快處理器的服務(wù)器是否合適。因為這一變更是積極的并且不會對項目造成任何負面影響，項目經(jīng)理可能會在項目總結(jié)會上給出一個口頭同意。盡管如此，對于項目經(jīng)理來說，在文檔中記錄這一變更以避免在將來發(fā)生任何可能的問題是十分重要的。適當(dāng)?shù)捻椖砍蓡T應(yīng)該用新的服務(wù)器說明來為這臺服務(wù)器更新范圍說明的相關(guān)部分。盡管如此，我們?nèi)孕枳⒁夂芏嘧兏埱蠖伎赡軐椖慨a(chǎn)生巨大的影響。例如，顧客改變了關(guān)于硬件數(shù)量的決定，這作為項目中的一個部分將對項目的范圍和成本有絕對的影響。這樣的變更還可能影響到項目的進度安排。項目組必須將這樣的重大變更以書面形式呈現(xiàn)，并且需要一個正式的評審過程來分析并決定是否批準這些變更。

　　 變更是不可避免的，在很多IT項目中是常常期望出現(xiàn)的。技術(shù)的變更、人員的變更、組織優(yōu)先級的變更等等。在IT項目中，小心仔細地進行變更控制是一個關(guān)鍵的成功因素。一個好的變更控制系統(tǒng)對于項目的成功也是非常重要的。

　　4．7．1 IT項目中的變更控制

　　 從20世紀50年代到20世紀80年代，對于IT(在那時通常稱為數(shù)據(jù)自動化)項目管理的一個廣泛持有的觀點是項目團隊必須嚴格地按照計劃時間并且在預(yù)算內(nèi)完成工作。這一觀點的問題在于項目團隊幾乎不可能實現(xiàn)較初的項目目標，特別是涉及到新技術(shù)的項目。干系人幾乎不能就項目的真正范圍達成一致或者對完成的產(chǎn)品將是什么樣子達成一致。在項目早期，估計的時間和成本也很少是準確的。

　　 從20世紀90年代開始，越來越多的項目經(jīng)理和高層管理開始意識到項目管理是對于項目目標和干系人的期望進行不斷地溝通和協(xié)商形成的一個過程。這一觀點假設(shè)在整個項目的生命周期中變更是不斷發(fā)生的，并意識到對于一些項目來說變更常常是有好處的。例如，如果一個項目組成員發(fā)現(xiàn)了一個新的硬件或者協(xié)同軟件技術(shù)可以用更少的時間和金錢來滿足客戶的需求，項目團隊和關(guān)鍵的干系人就應(yīng)該以開放的姿態(tài)在項目中進行大的變更。

　　 所有的項目都會有一些變更，管理它們是項目管理中的關(guān)鍵問題，特別是對IT項目。很多IT項目涉及硬件和軟件的使用，而硬件和OA軟件是頻繁地更新?lián)Q代的。例如，較初關(guān)于服務(wù)器說明的描述在那個時候可能是前沿的技術(shù)。如果實際的服務(wù)器訂購是在六個月之后，那么極有可能將以同樣的價格訂購到功能更強的眼務(wù)器。這個例子展示了一個積極的變更。另一方面，在項目計劃中指定的服務(wù)器廠商可能會倒閉，這將導(dǎo)致一個消極的變更。IT項目經(jīng)理應(yīng)該習(xí)慣于這樣的變化，并且在它們的項目計劃和實施中建立一些靈活的機制。IT項目的客戶也應(yīng)該以開放叫姿態(tài)以不同的方式達成項目的目標。

　　 即使項目經(jīng)理、項目團隊以及客戶都很靈活，有一個正式的變更控制系統(tǒng)對于項目來說仍是非常重要的。這個正式的變更控制系統(tǒng)對于管理變更是很有必要的。

　　 4．7．2 變更系統(tǒng)控制

　　 變更控制系統(tǒng)(changecontrolsystem)是一個正式的、文檔化的過程，這一過程描述了官方的正式文檔可以何時以及如何變更。它還描述哪些人被授權(quán)進行變更、變更所需的文案工作以及項目將要使用的自動或手工跟蹤系統(tǒng)。變更控制系統(tǒng)通常包括變更控制委員會(CCB)、配置管理以及用于溝通變更的過程。

　　 變更控制委員會(CCB)是負責(zé)批準或否決項目變更的正式團體。變更控制委員會的主要職責(zé)是為準備變更請求提供指南、評價變更請求以及管理和實施核準的變更。一個組織可以將關(guān)鍵的干系人安排在這個委員會中，并且少數(shù)成員可以根據(jù)每個項目的特殊需求進行輪值。通過為管理變更而創(chuàng)建正式的委員會和流程，將獲得更好的整體變更控制。

　　 然而，CCB也許會有一些缺陷，一個缺陷就是對提交的變更作出決定所花費的時間。CCB通常每周或每個月才開一次會，并且一般不可能開一次會就作出決定。有些組織對于較小的項目變更采取流水線式的過程以快速作出決定。有一個公司創(chuàng)建了一個“48小時制度”，在這一制度中，一個大型IT項目的任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者將在他們的專業(yè)和職權(quán)范圍內(nèi)就關(guān)鍵的決定或變更