項目綜合管理--項目執(zhí)行

　　摘要：如果組織規(guī)定所有人員都必須遵循項目管理指導(dǎo)方針，以幫助項目經(jīng)理，和團(tuán)隊的編制工作容易進(jìn)行。盡管這些工具和技術(shù)可以幫助項目執(zhí)行，項目經(jīng)理必須記住積極的領(lǐng)導(dǎo)和強(qiáng)有力的團(tuán)隊工作對于成功的項目管理是至關(guān)重要的。

　　4．5 項目執(zhí)行

　　 項目執(zhí)行是指管理并實(shí)施項目管理計劃中所規(guī)定的工作。項目的大部分時間和預(yù)算通常都花在項目執(zhí)行階段。因為項目產(chǎn)品主要是在項目執(zhí)行階段生產(chǎn)出來的，所以項目的應(yīng)用領(lǐng)域直接影響了項目的執(zhí)行。例如，開篇案例中的DNA排序儀以及所有相關(guān)的軟件和文件都是在項目執(zhí)行階段完成的。為能夠成功地生產(chǎn)出產(chǎn)品，項目團(tuán)隊需要用到生物、硬件和軟件開發(fā)、測試等方面的技術(shù)專長。

　　 項目經(jīng)理也應(yīng)該集中精力領(lǐng)導(dǎo)好項目團(tuán)隊的工作，管理好各干系人的關(guān)系，成功地將項目計劃投人實(shí)施。項目人力資源管理和項目溝通管理對于項目的成功是至關(guān)重要的。分別見第9章和第10章關(guān)于這些知識領(lǐng)域的更多信息。如果項目涉及到大量的風(fēng)險或外部資源，則項目經(jīng)理還需要精通項目風(fēng)險管理和項目采購管理。關(guān)于這些知識領(lǐng)域請參見第11章和第12章。在項目執(zhí)行過程中會出現(xiàn)一些特殊情況，因此，項目經(jīng)理必須在處理這些情況的時候具有靈活性和創(chuàng)造性?；仡櫟?章中EricaBell在項目實(shí)施中面臨的情況。并回顧ResNet案例分析(見本書同步網(wǎng)站)以理解項目經(jīng)理PeeterKivestu及他的項目團(tuán)隊所面臨的執(zhí)行挑戰(zhàn)。

　　4．5．1 協(xié)調(diào)計劃和執(zhí)行

　　 項目綜合管理將項目計劃和項目執(zhí)行視為是相互滲透、不可分割的活動。編制項目管理計劃以及所有其他項目計劃(如，范圍管理計劃、進(jìn)度管理計劃等)的主要作用是指導(dǎo)項目執(zhí)行工作。一個好的計劃應(yīng)當(dāng)有助于生產(chǎn)出好的產(chǎn)品和工作成果。計劃應(yīng)該反映好的工作成果應(yīng)包括什么。在項目前期積累的工作經(jīng)驗也應(yīng)反映到更新的項目計劃之中。技術(shù)規(guī)范差使程序編寫很累，有過這種經(jīng)歷的人都非常清楚一份好的計劃的重要性。而曾為編程很差的系統(tǒng)做過文件的人也就能懂得良好執(zhí)行過程的重要性。

　　 用于改進(jìn)項目計劃編制和實(shí)施之間協(xié)調(diào)工作的一個常用方法是遵循下述簡單的規(guī)則：誰執(zhí)行誰計劃。所有的項目團(tuán)隊成員都需要實(shí)踐并提高計劃和執(zhí)行的能力。在IT項目中，程序員首先寫出詳細(xì)的程序說明，然后按照自己寫的說明進(jìn)行編程，這樣，他們寫說明的能力就會有很大的改進(jìn)。同樣，多數(shù)系統(tǒng)分析員都是從程序員做起的，因此，他們就更能夠懂得為了寫出好程序，哪些分析和文件是真正需要的。雖然項目經(jīng)理負(fù)責(zé)編制整體項目管理計劃，但他們必須從負(fù)責(zé)編制各方面計劃的項目團(tuán)隊成員那里獲取計劃信息的基礎(chǔ)來源。

　　錯在哪里？

　　許多人對根據(jù)自己過去的經(jīng)驗而做的計劃并沒有很高的評價。上級經(jīng)理經(jīng)常要求做項目管理計劃，但隨后計劃到底有沒有執(zhí)行就沒人過問。例如，·某個項目經(jīng)理聲稱要在兩個月內(nèi)與項目團(tuán)隊的每個小組負(fù)責(zé)人談話以審查其項目計劃的執(zhí)行情況。項目經(jīng)理還為此編制了一份詳細(xì)的進(jìn)度計劃。由于忙于另外一項業(yè)務(wù)工作，他把第一次的審查會取消了。由于個人原因，他又重新安排了第二次審查會的時間。兩個月之后，這個項目經(jīng)理僅和不到了半以上的小組負(fù)責(zé)人談過話。連項目經(jīng)理都沒有很好地遵循自己編制的計劃，項目團(tuán)隊成員又怎么有理由要老老實(shí)實(shí)地遵循他的計劃呢?

　　 另一個使用計劃不當(dāng)?shù)睦觼碜杂诰芙^批準(zhǔn)雇用新職員的院長，即使在那個學(xué)科有一半的課程是由助理教員來講授的。院長說系里的戰(zhàn)略計劃已經(jīng)過期；在他們有了新的戰(zhàn)略計劃之前不能雇用任何人。單院本身六年都沒有更新它的戰(zhàn)略計劃了，而且系里的成員們都看到這一情況與院長在等待更多的政治權(quán)利有關(guān)。一個講授戰(zhàn)略規(guī)劃的教員很快地寫出一個新的系戰(zhàn)略計劃，并獲得其他泵內(nèi)成員的同意；該戰(zhàn)略計劃送給了院長。這個系沒有雇用新的教職人員，但是再也沒有人看那個戰(zhàn)略計劃了。記住，項目計劃不像很多其他的計劃，將有助于執(zhí)行而不是滿足個人目的或政治目的。

　　4．5．2 提供強(qiáng)大的領(lǐng)導(dǎo)力和支持性文化

　　 在項目的實(shí)施過程中，強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)力和支持性的組織文化是非常關(guān)鍵的。項目經(jīng)理必須能夠親自作表率，體現(xiàn)編制好的項目計劃并在實(shí)執(zhí)行階段很好地遵循計劃的重要性。項目經(jīng)理經(jīng)常為自己要做的事情編制計劃。如果項目經(jīng)理能夠貫徹自己的計劃，那項目團(tuán)隊成員很可能會照做。

好的項目執(zhí)行還需要支持性的組織文化。例如，組織程序可能有助于項目計劃的執(zhí)行，也引能阻礙項目計劃的執(zhí)行。如果組織規(guī)定所有人員都必須遵循項目管理指導(dǎo)方針，以幫助項目經(jīng)理，和團(tuán)隊的編制工作容易進(jìn)行。如果組織能夠把項目計劃作為執(zhí)行期間實(shí)施和監(jiān)督項目進(jìn)程的引礎(chǔ)，這種公司文化將會促進(jìn)計劃和執(zhí)行之間的關(guān)系。另一方面，如果組織的工作指南使項目管理，混亂或者官僚化，進(jìn)而妨礙了工作的完成或不把進(jìn)度和計劃進(jìn)行比較，項目經(jīng)理和他的團(tuán)隊就會精疲力竭。

　　即使具有支持性的組織文化，項目經(jīng)理還會發(fā)現(xiàn)有必要打破組織的條條框框以實(shí)現(xiàn)項目成果。當(dāng)項目經(jīng)理要違反組織規(guī)則行事時，政治技巧將發(fā)揮很大作用。例如，如果某個項目需要使用非標(biāo)準(zhǔn)化的協(xié)同軟件，那項目經(jīng)理就必須通過使用他的政治技能，讓有關(guān)人員相信有必要打破只用標(biāo)準(zhǔn)軟件的老規(guī)矩。要做到打破組織規(guī)則之后又能避免麻煩，就需要具備杰出的領(lǐng)導(dǎo)才能、溝通能力和政治技巧。

　　4．5．3 為產(chǎn)品、業(yè)務(wù)和應(yīng)用領(lǐng)域的知識投資

　　 除了具備杰出的領(lǐng)導(dǎo)才能、溝通能力和政治技巧外，項目經(jīng)理還需要具有產(chǎn)品、業(yè)務(wù)和應(yīng)用領(lǐng)域的知識來成功地執(zhí)行項目。通常IT項目經(jīng)理有一些先前的技術(shù)經(jīng)驗或至少有一些IT產(chǎn)品的工作知識是有幫助的。例如，如果項目經(jīng)理曾經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過聯(lián)合應(yīng)用程序設(shè)計(JAD)項目組來幫助確定用戶需求，那么對于他或她來說，理解業(yè)務(wù)員和團(tuán)隊中的技術(shù)專家是非常有幫助的。關(guān)于JAD的更多信息，參見第5章“項目范圍的管理”。

　　 很多IT項目是非常小的，因此項目經(jīng)理需要完成一些技術(shù)工作流或者指導(dǎo)項目成員完成項目。例如，開發(fā)一個要持續(xù)三個月的基于Web的應(yīng)用，且項目中只有三個成員，這種小項目將從一個可以完成某些技術(shù)工作的項目經(jīng)理那兒獲得很多益處。然而，在更大一些的項目中，項目經(jīng)理的主要職責(zé)是領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊并與關(guān)鍵的干系人進(jìn)行溝通。他或她可能沒有時間完成任何技術(shù)工作。在這種情況下，通常項目經(jīng)理能夠了解項目中的業(yè)務(wù)和應(yīng)用領(lǐng)域?qū)⒈攘私忭椖恐兴婕暗降募夹g(shù)要重要得多。

　　 在大型項目中，對于項目經(jīng)理來說，了解其項目的業(yè)務(wù)和應(yīng)用領(lǐng)域是非常重要的。例如，美國西北航空公司在過去十年中完成了一系列的項目以開發(fā)和更新訂票系統(tǒng)。該公司在巔峰時期在這個項目上花費(fèi)了數(shù)百萬美元以及70多個全職人員。該項目的項目經(jīng)理PeeterKivestu從來沒有在IT部門工作過，但是他具有豐富的航空工業(yè)和訂票處理過程的知識。他仔細(xì)地挑選著他的團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)，確保他們擁有必要的技術(shù)和產(chǎn)品知識。ResNet是美國西北航空公司的第一個大型IT項目，由一個業(yè)務(wù)經(jīng)理而不是由一個技術(shù)專家來領(lǐng)導(dǎo)，該項目相當(dāng)?shù)某晒?。很多機(jī)構(gòu)都發(fā)現(xiàn)大型的IT項目需要富有經(jīng)驗的、能夠了解技術(shù)中的業(yè)務(wù)和技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域而不是技術(shù)本身的總經(jīng)理。(你可以從本書同步網(wǎng)站中所列出的第3章第2個推薦閱讀材料來了解整個ResNet的案例分析。)

　　4．5．4 項目執(zhí)行工具和技術(shù)

　　 指導(dǎo)和管理項目執(zhí)行需要特殊的工具和技術(shù)，某些工具和技術(shù)專用于項目管理。項目經(jīng)理可以使用特殊的工具和技術(shù)來完成執(zhí)行過程中的一部分活動。它們包括：

　　 ·項目管理方法論：如前所述，很多富有經(jīng)驗的項目經(jīng)理認(rèn)為改善項目管理的較有效方法是遵循一種方法論。該方法論不僅說明在項目管理中要做些什么，還說明了如何做。例如，如果Nick和他的高管Ahmed都同意在Ahmed的辦公室里進(jìn)行每周一次的狀態(tài)評審會，在這個會議中，Nick和他的關(guān)鍵項目成員將就某些專門的論題作簡短的報告，那么，該項目的執(zhí)行將會更為順利。

　　 ·項目管理信息系統(tǒng)：如第1章所述，如今在市場上有成百上千的項目管理軟件產(chǎn)品。很多大型的機(jī)構(gòu)正朝著功能強(qiáng)大的企業(yè)級項目管理系統(tǒng)邁進(jìn)。這樣的系統(tǒng)可以通過Intemet訪問。項目經(jīng)理或其他項目成員可以生成甘特圖，其中包括與其他計劃文檔的鏈接。例如，Nick或他的一個隊友可以為其生物技術(shù)項目創(chuàng)建一個詳細(xì)的甘特圖并創(chuàng)建一個到其他關(guān)鍵計劃文檔的鏈接。Nick可以在狀態(tài)評審會上展示主要任務(wù)，如果高管提問的話，可以將這些主要任務(wù)鏈接到那些支持細(xì)節(jié)上。他們還可以為項目的完成設(shè)置一些基準(zhǔn)，并且跟蹤它們的進(jìn)展以朝著這些目標(biāo)努力。

　　 盡管這些工具和技術(shù)可以幫助項目執(zhí)行，項目經(jīng)理必須記住積極的領(lǐng)導(dǎo)和強(qiáng)有力的團(tuán)隊工作對于成功的項目管理是至關(guān)重要的。項目經(jīng)理應(yīng)該將細(xì)節(jié)工作委派給其他的項目成員并集中精力領(lǐng)導(dǎo)整個項目以確保整個項目的成功。

　　對在哪里？

　　 馬來西亞的首都吉