項目綜合管理--項目管理計劃

　　摘要：與項目團隊以及其他的干系人一起工作來創(chuàng)建項目管理計劃將幫助項目經(jīng)理指導(dǎo)項目的執(zhí)行并理解整個項目。很多政府機構(gòu)都提供編制項目管理計劃的指導(dǎo)反NL例如，美國國防部(DOD)的2167標準“軟件開發(fā)計劃”就是一個例子，它用以指導(dǎo)為國防部項目編制軟件開發(fā)計劃。

　　4．4 項目管理計劃

　　 為了將整個公司的項目管理知識領(lǐng)域的信息整合起來，必須有一個非常好的項目管理計劃。項目管理計劃(ProjectManagementPlan)是一個用于協(xié)調(diào)所有項目計劃文檔的文件，可以幫助指導(dǎo)項目的執(zhí)行和控制。在其他知識領(lǐng)域所創(chuàng)建的計劃可以認為是整個項目管理計劃的補充部分。項目管理計劃還將項目計劃的假設(shè)和決定納入文檔，這些假設(shè)和決定是關(guān)于一些選擇、促進項目干系人之間的通信、定義關(guān)鍵的管理審查的內(nèi)涵、外延以及時間點、和提供一個進度衡量和項目控制的基準。項目管理計劃應(yīng)該是動態(tài)的、靈活的、并且隨著環(huán)境或項目的變化而變化。這些計劃應(yīng)該很好地幫助項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)項目團隊并評價項目狀態(tài)。

　　為了創(chuàng)建并整合一個很好的項目管理計劃，項目經(jīng)理必須運用項目整合管理技巧，因為需要來自項目管理知識領(lǐng)域方方面面的信息。與項目團隊以及其他的干系人一起工作來創(chuàng)建項目管理計劃將幫助項目經(jīng)理指導(dǎo)項目的執(zhí)行并理解整個項目。

　　4．4．1 項目管理計劃的內(nèi)容

　　 正如項目都是特定的，項目管理計劃也都是特定的。一個涉及若干人、若干月的小的項目，可能會有這樣一個項目管理計劃：僅包含一個項目章程、范圍說明和甘特圖。而一個涉及成百人三年多的大項目將可能涉及更加詳盡的項目管理計劃。將一個項目管理計劃進行剪裁，使之適合特殊項目的需求是非常重要的。項目管理計劃應(yīng)該對工作起指導(dǎo)作用。所以對于每個項目來說，它們應(yīng)該盡可能詳盡(關(guān)于評價一個完整的項目管理計劃的真實案例請參見第一個推薦讀物)。

　　 然而，大多數(shù)的項目管理計劃有一些共同的組成部分。項目管理計劃的各個部分包括項目的簡介或者概況、項目如何組織的描述、在項目中所采用的管理和技術(shù)過程、以及描述將要進行的工作、進度安排和預(yù)算。

　　 項目的簡介或概況至少應(yīng)該包括以下信息：

　　 ●項目名稱：每個項目都應(yīng)該有特定的名字。獨特的名字將有助于區(qū)別每個項目并避免相關(guān)項目之間的混淆。

　　 ●項目及其需求的簡單說明：這個說明必須清晰地勾勒出項目的目的和理由。應(yīng)該用外行者的術(shù)語來書寫，避免技術(shù)行話，并且包括一個粗略的時間和成本估計。

　　 ●發(fā)起人姓名：每個項目都需要一個發(fā)起人。包括姓名，頭銜以及在簡介中所述發(fā)起人的聯(lián)系信息。

　　 ●項目經(jīng)理和項目關(guān)鍵成員的姓名：項目經(jīng)理通常是項目信息的聯(lián)系人。根據(jù)項目的規(guī)模和性質(zhì)特點，關(guān)鍵成員的姓名也可以包括在內(nèi)。

　　 ●項目的可交付成果：這部分應(yīng)該簡要地列出并且描述項目將要產(chǎn)出的部分產(chǎn)品。軟件包、硬件、技術(shù)報告以及培訓(xùn)資料都是可交付成果的例子。

　　 ●重要參考資料的列表：很多項目在之前都有歷史，列出與之相關(guān)的重要文檔或會議，將幫助項目的干系人理解那段歷史。這部分應(yīng)該列出參考其他知識領(lǐng)域所制定的計劃(請回顧第3章，每一個知識領(lǐng)域都包括一些計劃過程)。因此，項目管理計劃應(yīng)該參考并且總結(jié)范圍管理、進度管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險管理以及過程管理計劃的重要部分。

　　 ●關(guān)于定義及縮略語的列表(如果需要的話)：很多項目，特別是IT項目涉及一些特殊行業(yè)或技術(shù)的特殊術(shù)語。提供一個定義及縮略語的列表將有助于避免誤解。項目如何組織的描述應(yīng)該包括以下信息：

　　 ●組織結(jié)構(gòu)圖：除了項目發(fā)起人公司以及客戶公司(如果有一個外在客戶的話)的組織結(jié)構(gòu)圖之外，還需要有一個展示負責人、職責以及項目溝通的項目組織結(jié)構(gòu)圖。例如，第1章中的Manhattan項目有一個非常詳盡的組織結(jié)構(gòu)圖，用于展示在項目中工作的所有人。

　　 ●項目責任：項目計劃的該部分應(yīng)該描述主要的項目功能、活動、并且區(qū)分負責這些功能和活動的人。一個責任分配矩陣(在第9章中描述的)是用于展示這些信息的常用工具。

　　 ●其他組織或與過程相關(guān)信息：根據(jù)項目的性質(zhì)特征，可能需要對項目必須遵循的主要過程載人文檔。例如，如果項目涉及發(fā)布一個主要的軟件升級包，那么該文檔將幫助項目中的每一個成員看到涉及這一過程關(guān)鍵步驟的圖表或者時間表。項目管理計劃中描述管理和技術(shù)方法的部分應(yīng)該包括下列信息：

　　 ●管理目標：理解高層管理關(guān)于項目的觀點是非常重要的，項目應(yīng)該優(yōu)先照顧哪些方面，以及主要的假設(shè)或約束。

　　 ●項目控制：這部分描述如何監(jiān)管項目進度及處理變更。有月狀態(tài)檢查和季度進度評審嗎？有特殊的表格或圖表來監(jiān)控進度嗎?項目將會使用掙值管理(如第7章中所述)來評價和跟蹤績效嗎？變更管理的流程是怎樣的?需要什么樣的管理級別來批準不同類型的變更?(你將在本章中的稍后部分了解關(guān)于變更控制的更多信息。)

　　 ●風(fēng)險管理：這部分簡要地陳述項目團隊將如何識別、管理并控制風(fēng)險，如果項目中需要這一部分，就應(yīng)該參照風(fēng)險管理計劃。

　　 ●項目人員安排：本節(jié)描述項目所需人員的數(shù)量和類型，如果需要這一部分的話，應(yīng)該參照人員管理計劃。

　　 ●技術(shù)過程：這部分描述項目可能會使用的特殊方法，并解釋如何記載信息。例如，很多IT項目遵循特殊的協(xié)同軟件開發(fā)方法或使用特別的計算機輔助軟件工程(CASE)工具。很多公司或顧客還要求技術(shù)文檔有一些特殊的格式。在項目管理計劃中澄清這些技術(shù)過程是非常重要的。

　　 項目管理計劃的下一部分應(yīng)該描述將要進行的工作流以及與范圍管理計劃的參照?？偟膩碚f應(yīng)該包括以下幾個部分：

　　 ●主要工作包：項目經(jīng)理通常使用工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)將項目工作組織成為若干個工作包，并給出一個范圍說明來更詳細地描述這項工作。這部分應(yīng)該簡要地概述項目的主要工作包并且參照范圍管理計劃中的對應(yīng)章節(jié)。

　　 ●關(guān)鍵可交付成果：列出并描述項目中的關(guān)鍵產(chǎn)品。它還應(yīng)當描述這些可交付成果的質(zhì)量預(yù)期。

　　 ●與其他工作相關(guān)的信息：這一部分突出項目中與工作表現(xiàn)有關(guān)的關(guān)鍵信息。例如，會列出項目中使用的特殊硬件或軟件，或者遵循的某些規(guī)范。本節(jié)還應(yīng)該記載在定義項目工作時所作出的主要假設(shè)。項目進度信息部分應(yīng)當包括：

　　 ●總體進度：查看一頁的項目總體進度表是有幫助的。根據(jù)項目的規(guī)模和復(fù)雜性，總體進度可能會僅列出關(guān)鍵可交付成果和計劃完成它們的日期。對于更小的一些項目，總體進度可能會在一張甘特圖中包括所有的工作以及相關(guān)日期。例如，第3章中為JWD咨詢公司所提供的甘特圖及里程碑日程安排就非常簡短。

　　 ●詳細進度安排：這部分給出更詳細的項目進度信息。應(yīng)該參照進度管理計劃并討論項目。活動之間的依賴關(guān)系對項目進度可能造成的影響。例如，該部分可能會解釋在一個外部機構(gòu)提供資金之前項目中的一個主要工作是不能啟動的。一個網(wǎng)絡(luò)圖可以解釋這些相互依賴關(guān)系(參見第6章項目時間管理)。

　　 ●與其他進度有關(guān)信息：在準備項目進度時通常需要作出許多假設(shè)，這部分應(yīng)該記載一些主要的假設(shè)并強調(diào)與項目進度有關(guān)的其他重要信息。

項目管理計劃的預(yù)算部分應(yīng)該包括：

　　 ●概要預(yù)算：概要預(yù)算要對整個項目的總體預(yù)算有一個估計。還可以按特定的預(yù)算種類給出每月或每年的預(yù)算估計。對這些數(shù)字給出一定的解釋和說明是十分重要的。例如，總預(yù)算是不是固定不能改變的，還是只是依據(jù)未來3年預(yù)測的成本所做出的一個大致估算?

　　 ●詳細預(yù)算：該部分需總結(jié)成本管理計劃的有關(guān)內(nèi)容，給出較為詳細的預(yù)算資料。例如，每年預(yù)估的項目固定和變動成本各是多少?項目預(yù)計的經(jīng)濟收益是什么?項目工作都需要哪些類型的人員?勞動成本又是如何計算的?見第7章項目成本管理中關(guān)于成本估計和預(yù)算的更多信息。

　　 ●與項目預(yù)算有關(guān)的其他信息：該部分需記錄一些主要假設(shè)條件并重點說明與項目預(yù)算有關(guān)的其他重要信息。