項(xiàng)目綜合管理--項(xiàng)目章程和范圍說(shuō)明書(shū)

　　摘要：制定項(xiàng)目章程時(shí)，經(jīng)理應(yīng)該對(duì)正式和非正式的企業(yè)計(jì)劃、制度、流程、指南和管理系績(jī) 進(jìn)行審查。在項(xiàng)目的啟動(dòng)過(guò)程中，其有助于產(chǎn)生初步的范圍說(shuō)明書(shū)，使得整個(gè)項(xiàng)目組可以開(kāi)始重要的討論并且進(jìn)行關(guān)于項(xiàng)目范圍的工作。

　　4．2。4 項(xiàng)目章程

　　 高層管理決定了要做的項(xiàng)目之后，隨后一項(xiàng)重要工作是讓組織中的所有其他部門都知道這些項(xiàng)目的存在。管理層需要制定正式文件并發(fā)放給各個(gè)部門和有關(guān)人員，以授權(quán)項(xiàng)目工作的開(kāi)展。這種文件可以有很多形式，但較常用的是項(xiàng)目章程。項(xiàng)目章程(projectcharter)是用來(lái)正式確認(rèn)項(xiàng)目存在并指明項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目管理的一種文件。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)使用組織的資源來(lái)完成項(xiàng)目。理想情況是在制定項(xiàng)目章程時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理起主要作用。一些組織不使用項(xiàng)目章程，而使用簡(jiǎn)單的協(xié)議函來(lái)啟動(dòng)項(xiàng)目，而另一些組織則使用非常長(zhǎng)的文件或正式合同的形式啟動(dòng)項(xiàng)目。主要項(xiàng)目干系人需在項(xiàng)目章程上簽字，以表示承認(rèn)在項(xiàng)目需求和目的上已達(dá)成一致。如第3章所述，啟動(dòng)過(guò)程的主要輸出是項(xiàng)目章程。

　　 《PMBOKGuide 2004》列出了七個(gè)項(xiàng)目綜合管理過(guò)程中的輸入、工具、技術(shù)和輸出，如圖4-6所示。例如，有助于制定項(xiàng)目章程的輸入包括下列內(nèi)容：

　　 ●合同：如果根據(jù)合同實(shí)施項(xiàng)目，合同應(yīng)該包括形成好的項(xiàng)目章程所需要的很多信息。有些人可能用合同代替章程，但是，相當(dāng)多的合同是很難讀懂的，并且可經(jīng)常改動(dòng)，因此較好還是形成一個(gè)項(xiàng)目章程。

　　 ●工作說(shuō)明書(shū)：工作說(shuō)明書(shū)是說(shuō)明將要由項(xiàng)目組完成的產(chǎn)品或服務(wù)。其通常包括該項(xiàng)目的業(yè)務(wù)需求說(shuō)明，產(chǎn)品或服務(wù)的要求和特點(diǎn)的綜述，以及組織信息，例如顯示項(xiàng)目與戰(zhàn)略目標(biāo)一致性的戰(zhàn)略計(jì)劃的適當(dāng)部分。

　　 ●企業(yè)環(huán)境因素：這些因素包括組織結(jié)構(gòu)、文化、基礎(chǔ)設(shè)施、人力資源、人事制度、市場(chǎng)狀況、干系人的風(fēng)險(xiǎn)承受力、行業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)信息以及項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。

　　 ●組織過(guò)程資產(chǎn)信息：組織過(guò)程資產(chǎn)(Organizationalprocessassets)包括正式和非正式的計(jì)劃、制度、流程、指南、信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、獲得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及便于在特定組織中人們理解、遵守以及改進(jìn)業(yè)務(wù)過(guò)程的歷史信息。當(dāng)一個(gè)組織在形成項(xiàng)目章程時(shí)，該組織如何管理其業(yè)務(wù)過(guò)程、促進(jìn)學(xué)習(xí)，以及共享知識(shí)還可為其提供重要信息。當(dāng)制定項(xiàng)目章程時(shí)，經(jīng)理應(yīng)該對(duì)正式和非正式的企業(yè)計(jì)劃、制度、流程、指南和供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)進(jìn)行審查。

　　 制訂列在《PMBOKGuide 2004》中的項(xiàng)目章程的工具和技術(shù)包括項(xiàng)目選擇方法、項(xiàng)目管理方法論、項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)以及專家決策。前一節(jié)描述了幾種項(xiàng)目選擇方法，第3章討論了使用項(xiàng)目管理方法論。項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)是一組有助于組織和綜合整個(gè)組織的項(xiàng)目管理信息的自動(dòng)仕工具。除了項(xiàng)目管理軟件，例如Project2003或類似軟件，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)可包括幫助組織牛的人員生成、修改、跟蹤和交流項(xiàng)目信息的附加OA軟件。見(jiàn)本書(shū)第4—12章有關(guān)使用軟件輔助每個(gè)知識(shí)領(lǐng)域的說(shuō)明。專家決策也是產(chǎn)生項(xiàng)目章程以及執(zhí)行許多其他項(xiàng)目管理過(guò)程的重要方法。

　　制訂項(xiàng)目章程過(guò)程的唯一產(chǎn)品是項(xiàng)目章程。盡管項(xiàng)目章程的形式可以有很大的變化，但它們應(yīng)該包括下列基本信息：

　　 ●項(xiàng)目名稱和授權(quán)日期：

　　 ●項(xiàng)目經(jīng)理姓名和聯(lián)絡(luò)信息

　　 ●概要進(jìn)度，包括計(jì)劃開(kāi)始日期和完成日期；如果可以進(jìn)行總里程碑計(jì)劃，也應(yīng)該包括或 參考總里程碑計(jì)劃

　　 ●項(xiàng)目概要預(yù)算或預(yù)算文檔的參考信息

　　 ●項(xiàng)目目標(biāo)的簡(jiǎn)要說(shuō)明，包括業(yè)務(wù)需要或批準(zhǔn)項(xiàng)目的其他理由

　　 ●管理項(xiàng)目的計(jì)劃方法概要，應(yīng)該描述干系人的需要和期望、重要的假設(shè)、限制條件，并且參照相關(guān)文檔，例如通信管理計(jì)劃，如果有的話

　　 ●角色和職責(zé)矩陣圖

　　 ●簽名部分，主要干系人在此簽名

　　 ●評(píng)述部分，干系人在此可以記錄與項(xiàng)目有關(guān)的一些重要評(píng)述

　　 第3章和第5章包括項(xiàng)目章程的一些例子。遺憾的是，許多內(nèi)部項(xiàng)目(如這一章的開(kāi)篇實(shí)例中的一個(gè)項(xiàng)目)沒(méi)有項(xiàng)目章程。它們通常具有預(yù)算和一般性的指南，但不是正式的簽過(guò)字的文檔。如果Nick參照項(xiàng)目章程，尤其是如果其包括有關(guān)管理項(xiàng)目方法的信息，那么他的工作就簡(jiǎn)單了。項(xiàng)目章程通常并不難寫。困難的是讓人們具有正確的知識(shí)和權(quán)利來(lái)撰寫項(xiàng)目章程并簽字。由于Nick是項(xiàng)目經(jīng)理，因此，高層管理應(yīng)該與Nick審查章程。在初次會(huì)議中，他們應(yīng)該討論過(guò)角色和職責(zé)以及他們期望Nick應(yīng)該怎樣與他們一起工作。如果沒(méi)有項(xiàng)目章程，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該與主要干系人(包括高層管理)一起制定一個(gè)項(xiàng)目章程。

　　 由于不清楚需求和期望的結(jié)果導(dǎo)致了許多項(xiàng)目的失敗，在開(kāi)始時(shí)制定項(xiàng)目章程會(huì)有很多好處。例如，如果項(xiàng)目經(jīng)理難以得到項(xiàng)目的干系人的支持，則他可以求助于項(xiàng)目章程所一致商定的每一位。在正式確認(rèn)項(xiàng)目存在之后，項(xiàng)目綜合管理的下一步工作是準(zhǔn)備初步的范圍說(shuō)明書(shū)。

　　4．3 初步的范圍說(shuō)明書(shū)

　　 范圍說(shuō)明書(shū)(scopestatement)是一份文件，用以對(duì)項(xiàng)目范圍達(dá)成共同的理解和確認(rèn)。其詳細(xì)描述了在項(xiàng)目中要完成的工作，并且是防止范圍蔓延(scope creep，項(xiàng)目范圍逐漸變大的趨勢(shì)，將在第5章中詳細(xì)地說(shuō)明)的重要工具。在項(xiàng)目的啟動(dòng)過(guò)程中，其有助于產(chǎn)生初步的范圍說(shuō)明書(shū)，使得整個(gè)項(xiàng)目組可以開(kāi)始重要的討論并且進(jìn)行關(guān)于項(xiàng)目范圍的工作?？蓽?zhǔn)備更詳細(xì)的范圍說(shuō)明書(shū)作為項(xiàng)目范圍管理的一部分。通常有幾個(gè)范圍說(shuō)明書(shū)的版本，隨著項(xiàng)目的進(jìn)展每個(gè)版本都變得更詳細(xì)，且可獲得更多的信息。

　　 范圍說(shuō)明書(shū)和項(xiàng)目章程一樣，隨著項(xiàng)目的類型而不同。復(fù)雜的項(xiàng)目有很長(zhǎng)的范圍說(shuō)明書(shū)，而較小的項(xiàng)目的范圍說(shuō)明書(shū)則較短。見(jiàn)第3章中關(guān)于JWD咨詢項(xiàng)目管理內(nèi)網(wǎng)項(xiàng)目。在初步的范圍說(shuō)明書(shū)中經(jīng)常說(shuō)明的條目包括項(xiàng)目目標(biāo)、產(chǎn)品或服務(wù)的需求和特點(diǎn)、項(xiàng)目的界限、可交付成果、產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目的條件和約束、項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)，可限制風(fēng)險(xiǎn)的初始列表、概要的進(jìn)度里程碑、主要成本粗略的估計(jì)、配置管理需求以及批準(zhǔn)需求的描述。

　　 再次參照開(kāi)篇案例，可以假設(shè)Nick和他的項(xiàng)目組因?yàn)榈拇_產(chǎn)生了期望的產(chǎn)品和結(jié)果而對(duì)項(xiàng)目范圍具有很好的處理能力。大多數(shù)組員已經(jīng)進(jìn)行這個(gè)項(xiàng)目很長(zhǎng)時(shí)間了，他們是生物技術(shù)各個(gè)方面的專家。但是，Nick和高層管理應(yīng)該已經(jīng)討論并在他們需要審查什么信息方面達(dá)成一致，比如進(jìn)度里程碑和產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)檫@些條目對(duì)公司的全部買下具有很大的影響。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，初步的和詳細(xì)的范圍說(shuō)明書(shū)已經(jīng)成為改善Nick和高級(jí)管理之間溝通的另一工具。