項(xiàng)目綜合管理--選擇項(xiàng)目的方法

　　摘要：例如，圖4-3中使用的折現(xiàn)因子計(jì)算如下： 第0年：折現(xiàn)因子=1／(1+0．08)0=1 第1年：折現(xiàn)因子=1／(1+0．08)¹=0．93 第2年：折現(xiàn)因子=1／(1+0．08)²=0．86 第3年：折現(xiàn)因子=1／(1+0．08)³=0．79 確定每年的折現(xiàn)因子之后，將每年的成本和收益與恰當(dāng)?shù)恼郜F(xiàn)率相乘。

　　4．2．3 選擇項(xiàng)目的方法

　　 組織識(shí)別了很多潛在項(xiàng)目作為其戰(zhàn)略規(guī)劃過(guò)程的一部分，常常依賴有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)幫助做出項(xiàng)目選擇的決定。然而，組織需要將這些潛在項(xiàng)目列表進(jìn)行精簡(jiǎn)，以選擇將帶來(lái)較大收益的項(xiàng)目。選擇項(xiàng)目并非精確科學(xué)，但卻是項(xiàng)目管理中十分關(guān)鍵的部分。從潛在項(xiàng)目中作出選擇有很多方法。下面列出五個(gè)常用技術(shù)：

　　 1．集中在主要的組織需求上

　　 2．將IT項(xiàng)目分類

　　 3．進(jìn)行凈現(xiàn)值分析或其他的財(cái)務(wù)分析

　　 4．使用權(quán)重計(jì)分模型

　　 5．實(shí)施平衡記分卡

　　 在實(shí)踐中，組織常?；旌鲜褂蒙鲜龇椒▉?lái)選擇項(xiàng)目。每一種方法都有其優(yōu)缺點(diǎn)，選擇項(xiàng)目的較佳方法有賴于管理層基于特定的組織來(lái)決定。聚集于廣泛的組織需求高層經(jīng)理在決定進(jìn)行什么項(xiàng)目、伺時(shí)進(jìn)行以及將項(xiàng)目進(jìn)行到何種程度時(shí)，必須將集中考慮滿足其組織的多數(shù)需求。能夠達(dá)到組織需求的項(xiàng)目更可能獲勝，因?yàn)樗鼈儗?duì)組織十分重要。例如，一個(gè)主要的組織需求可能是改善安全性、提高土氣、提供更好的通信、或者改善客戶服務(wù)然而，對(duì)于很多IT項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，提出一個(gè)強(qiáng)有力的判斷與這些主要的組織需求相關(guān)往往是很困難的。例如，估算這些項(xiàng)目的財(cái)務(wù)價(jià)值通常是可能的，但是人人都認(rèn)為這些項(xiàng)目確實(shí)具有很高的價(jià)值。正如古老的諺語(yǔ)所說(shuō)，“粗略的衡量金子的價(jià)值比精確地?cái)?shù)硬幣要容易”。

　　 基于主要的組織需求來(lái)選擇項(xiàng)目的一個(gè)方法是確定它們首先是否滿足三個(gè)重要的標(biāo)準(zhǔn)：需求、資金和意愿。組織成員是否認(rèn)為該項(xiàng)目應(yīng)該做?組織是否愿意并有能力提供足夠的資金來(lái)實(shí)施該項(xiàng)目?對(duì)于該項(xiàng)目的成功是否存在強(qiáng)烈的愿望?例如，很多有遠(yuǎn)見(jiàn)的CEO可以描述一個(gè)主要的需求去改善他們組織的某些方面，比如通信。盡管他們不能確切地描述如何改善通信，但是他們會(huì)向解決這一需求的項(xiàng)目分配資金。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，組織必須重新為每一個(gè)項(xiàng)目評(píng)價(jià)需求、資金和意愿，以確定該項(xiàng)目是否該繼續(xù)、重新定義或者終止。

　　將IT項(xiàng)目分類

　　 選擇項(xiàng)目的另一種方法是基于各種分類。一種分類法是評(píng)估項(xiàng)目是否對(duì)一個(gè)問(wèn)題、機(jī)遇或者指示提供響應(yīng)。

　　問(wèn)題(problems)是阻止組織成就其目標(biāo)的不希望的情形。這些問(wèn)題可能是現(xiàn)存的或是預(yù)期的。例如，一個(gè)信息系統(tǒng)的用戶可能會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)達(dá)到容量極限而出現(xiàn)系統(tǒng)登錄故障或者不能及時(shí)獲取信息。作為響應(yīng)，公司可能會(huì)發(fā)起一個(gè)項(xiàng)目來(lái)增強(qiáng)現(xiàn)有系統(tǒng)，通過(guò)增加更多的訪問(wèn)線路或者用更快的處理器、更多的內(nèi)存或者更大的存儲(chǔ)空間來(lái)升級(jí)硬件。

　　機(jī)遇(opponunities)是改善組織的機(jī)會(huì)。例如，在開篇案例中所描述的項(xiàng)目涉及創(chuàng)造一個(gè)新產(chǎn)品，該產(chǎn)品可能成就或者毀掉整個(gè)公司。

　　指示(directives)是由管理層、政府或者某些外部影響強(qiáng)加的新要求。例如，很多項(xiàng)目所涉及的醫(yī)學(xué)技術(shù)都必須符合嚴(yán)格的政府要求。

　　 組織機(jī)構(gòu)因?yàn)樯鲜龅娜魏我环N原因而選擇項(xiàng)目。通常，解決問(wèn)題或者指示的項(xiàng)目更容易獲得批準(zhǔn)和資金，因?yàn)榻M織機(jī)構(gòu)必須對(duì)這類項(xiàng)目做出響應(yīng)以避免影響業(yè)務(wù)。很多問(wèn)題和指示必須快速地解決，但是經(jīng)理們必須進(jìn)行系統(tǒng)化的思考并尋求通過(guò)IT項(xiàng)目來(lái)改善組織以尋求機(jī)遇。

　　另外一種IT項(xiàng)目的分類法是基于完成項(xiàng)目的時(shí)間或者項(xiàng)目必須完成的日期。例如，某些可能的項(xiàng)目必須在一個(gè)特定的時(shí)間段中完成。如果它們無(wú)法在這個(gè)設(shè)定的日期內(nèi)完成，就不再是有效的項(xiàng)目。有些項(xiàng)目可以很快地完成——在幾個(gè)星期、幾天甚至幾分鐘。很多組織都有一個(gè)終端用戶支持部門來(lái)處理可以很快完成的小項(xiàng)目。盡管很多項(xiàng)目能很快完成，但是把它們優(yōu)先次序排列仍然很重要。

　　 第三種項(xiàng)目選擇的分類法是考慮整個(gè)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)。很多組織將IT項(xiàng)目根據(jù)當(dāng)前的業(yè)務(wù)狀況分為高、中、低不同的優(yōu)先級(jí)。例如，如果快速削減運(yùn)營(yíng)費(fèi)用十分關(guān)鍵，那么對(duì)削減費(fèi)用可能幫助較大的項(xiàng)目將被賦予高優(yōu)先級(jí)。組織應(yīng)該總是首先完成具有高優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目，即使完成中、低優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目所需的時(shí)間更少。通常，任意時(shí)刻一個(gè)組織中有可能做的IT項(xiàng)目總是比可以做的項(xiàng)目多，因此首先做那些較重要的工作流是十分重要的。

　　進(jìn)行凈現(xiàn)值分析、投資回報(bào)率和投資回收期分析

　　 財(cái)務(wù)考慮常常是項(xiàng)目選擇過(guò)程中一個(gè)重要的方面，特別是在經(jīng)濟(jì)緊張的時(shí)候。正如丹尼斯·科恩(DennisCohen)和羅伯特·格雷厄姆(Robert Graham)所說(shuō)， “項(xiàng)目從來(lái)不自己結(jié)束。它們總是以一種財(cái)務(wù)方式結(jié)束，那就是現(xiàn)金?！薄焙芏嘟M織需要在項(xiàng)目進(jìn)行前通過(guò)電子商務(wù)案例，而財(cái)政預(yù)測(cè)是商務(wù)案例中的一個(gè)關(guān)鍵組成部分(關(guān)于商務(wù)案例的例子參見(jiàn)第3章)。用于確定預(yù)期的財(cái)務(wù)價(jià)值主要有三種基本方法，包括凈現(xiàn)值分析、投資回報(bào)率和投資回收期分析。因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理常常要和業(yè)務(wù)主管打交道，因此必須理解如何用他們的語(yǔ)言來(lái)溝通，而他們的語(yǔ)言常常歸結(jié)為這些重要的財(cái)務(wù)概念。

　　凈現(xiàn)值分析

　　 人人都知道今天掙的一美元要比五年后掙的一美元具有更多的價(jià)值。凈現(xiàn)值(NPV)分析是一種計(jì)算預(yù)期凈貨幣收益或損失的方法，該計(jì)算方法將當(dāng)前時(shí)間點(diǎn)之后的所有未來(lái)預(yù)期現(xiàn)金流人和流出作折現(xiàn)計(jì)算。如果財(cái)務(wù)價(jià)值是項(xiàng)目選擇的關(guān)鍵評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，那么組織就應(yīng)該只考慮那些NPV值為正的項(xiàng)目。因?yàn)檎腘PV值意味著一個(gè)項(xiàng)目的回報(bào)超過(guò)了其資本成本——可以將回報(bào)資金投資在別的地方。在其他因素都一樣的情況下，具有較高NPV值的項(xiàng)目比具有較低NPV值的項(xiàng)目更理想。

　　 圖4—2為兩個(gè)不同的項(xiàng)目展示了這一概念。請(qǐng)注意這個(gè)例子從第一年就開始計(jì)算折現(xiàn)，并且折現(xiàn)率是10％。你可以使用微軟Excel中的NPV函數(shù)快速計(jì)算NPV。關(guān)于手工計(jì)算的詳細(xì)步驟將在本節(jié)的稍后部分給出。請(qǐng)注意圖4—2首先列出預(yù)期收益，接著是成本，然后是計(jì)算得出的現(xiàn)金流量。請(qǐng)注意現(xiàn)金流的和(收益減去成本、或者收入減去開銷)兩個(gè)項(xiàng)目都是5 000美元。然而兩個(gè)項(xiàng)目的NPV卻不同，因?yàn)镹PV還將金錢的時(shí)間價(jià)值考慮在內(nèi)了。在第一年中項(xiàng)目1有5 000美元的負(fù)現(xiàn)金流，而在第一年項(xiàng)目2僅有1 000美元的負(fù)現(xiàn)金流。盡管在不做折現(xiàn)時(shí)兩個(gè)項(xiàng)目有相同的總現(xiàn)金流，但是這些現(xiàn)金流并沒(méi)有財(cái)務(wù)價(jià)值的可比性。項(xiàng)目2的3 201美元的NPV比項(xiàng)目1的2 316美元的NPV要好。從這個(gè)例子中我們可以看到，NPV分析是一種對(duì)持續(xù)多年項(xiàng)目的現(xiàn)金流的一種公平比較方法。

　　 在計(jì)算NPV時(shí)有一些方面需要考慮。有些組織將項(xiàng)目投資年作為第0年而不是第1年，并且對(duì)第0年不做成本折現(xiàn)。而有的組織基于其財(cái)務(wù)章程馬上開始做折現(xiàn)；這僅取決于組織的偏好。折現(xiàn)率也可以變化，它通常取決于較低銀行利率和其他經(jīng)濟(jì)考慮。你可以將成本輸入為負(fù)數(shù)而不是正數(shù)，同時(shí)，也可以先列成本再列收益。例如，圖4—3給出了第3章中JWD咨詢公司為項(xiàng)目管理內(nèi)網(wǎng)項(xiàng)目的商務(wù)案給出的財(cái)務(wù)計(jì)算。請(qǐng)注意，這里的折現(xiàn)率是8％，收益被先列出，而成本輸入為正數(shù)。NPV和其他值的計(jì)算都與前例相同，只是格式不同。項(xiàng)目經(jīng)理必須確保與其組織核對(duì)清楚何時(shí)開始計(jì)算折現(xiàn)、使用什么折現(xiàn)率以及組織所偏好的格式。

　　要確定NPV，可按照以下步驟進(jìn)行：

　　 1．為項(xiàng)目生命周期和產(chǎn)出的產(chǎn)品確定預(yù)期成本和收益。例如，JWD咨詢公司假設(shè)項(xiàng)目可以在約六個(gè)月內(nèi)制造出一個(gè)系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以使用三年，因此在第0年里系統(tǒng)開發(fā)的時(shí)候包含有成本，之后在第1、2、3年里包含有持續(xù)的系統(tǒng)成本和預(yù)期收益。

　　 2．確定折現(xiàn)率。折現(xiàn)率(discountrate)是用于為未來(lái)現(xiàn)金流作折扣的比率。它也稱為資本率或者資本的機(jī)會(huì)成本。在圖4—2中，折現(xiàn)率是每年10％，而在圖4—3中，折現(xiàn)率是每年8％。

　　 3．計(jì)算NPV。計(jì)算NPV有幾種方法。大多數(shù)電子制表軟件中都有用于計(jì)算NPV的內(nèi)置函數(shù)《例如，圖4—2展示了微軟Excel中使用的公式： ’npv(折現(xiàn)率，現(xiàn)金流的范圍)，其中折現(xiàn)率在B1單元中、項(xiàng)目1的現(xiàn)金流的范圍從B6到F6(關(guān)于現(xiàn)金流和其他成本有關(guān)的名詞參見(jiàn)第7章項(xiàng)目成本管理)。為了使用NPV函數(shù)，在數(shù)據(jù)表中必須有一行(或者一列，這依賴于數(shù)據(jù)表是如何組織的)對(duì)應(yīng)每年的現(xiàn)金流，即該年的收益值減去成本值。公式的結(jié)果得出項(xiàng)目1的NPV是2 316美元、項(xiàng)目2的NPV是3 201美元。因?yàn)閮蓚€(gè)項(xiàng)目的NPV值都為正，所以它們都是項(xiàng)目選擇的好候選。然而，因?yàn)轫?xiàng)目2的NPV值比項(xiàng)目1的NPV值高(高出38％)，因此在兩者中項(xiàng)目2應(yīng)該是更好的選擇。如果兩個(gè)項(xiàng)目的NPV值很接近，那么就得采用其他的方法幫助確定究竟選擇哪一個(gè)項(xiàng)目。

　　 計(jì)算NPV的數(shù)學(xué)公式是：

　　其中，等于現(xiàn)金流的某年，n為現(xiàn)